Logiciels de Facturation

Logiciel de facturation : le guide pour bien choisir

Découvrez en détails dans ce guide tout ce qu’il faut savoir pour dénicher le logiciel de facturation le plus adapté à vos besoins. Focus sur les avantages de ce type d’outil, les fonctionnalités incontournables à prendre en compte, les critères de choix, ou encore le prix.

Logiciel de facturation : définition et quelques rappels

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation est un outil informatique qui permet de simplifier et d’automatiser la gestion commerciale des factures d’une entreprise (et de ses devis), en particulier leur édition, leur diffusion, ou encore leur archivage dans son système comptable.

Il existe des solutions à la fois gratuites et payantes. Chaque logiciel propose des fonctionnalités qui lui sont propres, et qui vont souvent au-delà de la simple facturation (ex : suivi comptable, envoi d’emails, paiement etc.).

Ce type de logiciel peut convenir à n’importe quelle entreprise (micro-entreprise, TPE, PME, grandes entreprises etc.).

Un outil de facturation est-il obligatoire ?

N’importe quel professionnel indépendant peut utiliser un outil de facturation, mais en est-il légalement contraint ?

Pas mal d’informations contradictoires circulent à ce sujet, notamment en raison d’évolutions législatives qui ont eu lieu ces dernières années.

Cependant, l’usage d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire, quel que soit le statut de votre entreprise.

Une précision, quand même : afin de lutter contre la fraude à la TVA, la loi de finances pour l’année 2018 impose l’utilisation d’un logiciel de caisse qui soit certifié, mais pas celle d’une solution de facturation.

Si vous êtes réglementairement obligé de tenir une comptabilité (édition de factures et de devis par exemple), libre à vous d’utiliser l’outil qui vous semble le plus adéquat.

Vous pouvez donc passer par :

• un logiciel de facturation
• un tableur type Excel ou un modèle créé sur un traitement de texte (Word, OpenOffice).
• un facturier papier.

Par rapport aux deux dernières solutions sus-citées, un logiciel pour concevoir vos factures présente pas mal d’atouts non négligeables (nous y reviendrons) qui vous aideront à faciliter la gestion comptable, commerciale et financière de votre entreprise.

Comment fonctionne un logiciel de facturation ?

Avant de nous pencher sur l’utilité d’un outil de facturation, rappelons d’abord qu’une facture doit comporter un certain nombre de mentions légales obligatoires pour être valable, qu’elle soit destinée à un particulier ou à un professionnel.

Vous les retrouverez listées sur le site du Service Public. Pêle-mêle, on pourrait vous citer des mentions classiques (date d’émission de la facture, numérotation de la facture, identité de l’acheteur), et d’autres plus particulières à ne surtout pas oublier.

Par exemple, le micro-entrepreneur a l’obligation d’apposer sur ses factures la mention “TVA non applicable, article 293-B du CGI ”, car il n’est pas assujetti à la TVA, jusqu’à un certain seuil de chiffre d’affaires.

Cela fait quand même pas mal de choses à penser lors de l’émission de vos factures, sous peine de vous exposer à des sanctions pénales et financières pouvant aller jusqu’à 375 000€ d’amende.

Un logiciel de facturation “sécurise” ce point précis en vous mettant à disposition des modèles de factures toutes prêtes comprenant déjà les mentions légales obligatoires.

L’outil est aussi en mesure de s’adapter aux différentes évolutions législatives et, de façon générale, automatise toute votre gestion comptable en vous permettant par exemple :

• d’éditer et d’émettre vos factures et devis de façon automatique. Toutes les informations de vos clients sont enregistrées dans une base de données et vous pouvez les réutiliser plus rapidement au coup par coup.
• d’opérer un suivi de vos factures par le biais de tableaux de bord.
• de créer des modèles de factures personnalisés contenant vos informations professionnelles (ex : logo).
• d’envoyer vos documents comptables par email.
• d’archiver vos documents de manière simple.
  de communiquer vos pièces à votre expert-comptable.

En fait, les avantages d’une solution de facturation sont assez nombreux. On va développer tout cela dans la partie suivante.

En fait, les avantages d’une solution de facturation sont assez nombreux. C’est ce que nous allons voir dans la partie suivante.

Les avantages d’un logiciel de facturation

Gain de temps

Un logiciel capable d’émettre des factures permet d’aller plus vite dans l’édition et le traitement de vos factures grâce à plusieurs caractéristiques-clés :

• Des modèles de factures sont déjà prêts à l’emploi et comportent toutes les mentions légales obligatoires. Vous pouvez bien sûr créer les vôtres à votre guise, en partant de zéro, et y ajouter votre branding (logo, couleurs liées à votre charte graphique etc.).
• L’envoi des factures et devis se fait de façon dématérialisée, par email.
• Vous pouvez automatiser des factures récurrentes : plus besoin de les créer de A à Z tous les mois.
• Toutes vos informations sont centralisées sur le même tableau de bord.
• Les documents peuvent être transformés en quelques clics et passer d’un statut à un autre. Un devis peut devenir très facilement une facture, par exemple.
• Si le logiciel est utilisé par plusieurs collaborateurs, ils peuvent accéder aux informations de leur choix en s’y connectant.

Une gestion comptable facilitée

Un logiciel de facturation permet de faciliter le suivi de vos paiements, tout en simplifiant la gestion de votre comptabilité. À ce propos, si votre entreprise utilise un logiciel de comptabilité, sachez que certains outils de facturation permettent de s’y intégrer afin de disposer d’une version centralisée de vos flux financiers.

On peut aussi ajouter que le suivi de vos factures devient plus aisé. Certains logiciels permettent par exemple d’être notifié lors de l’ouverture d’un document par votre client, tout en incluant un lien pour réaliser un paiement instantané.

Grâce à ces informations, vous êtes en mesure de :

• Gérer vos relances en cas de retards de paiement.
• Planifier des envois automatiques de factures.
• Vrifier le paiement des factures.

Enfin, la plupart des logiciels donnent accès en un clin d’oeil sur votre tableau de bord à des données statistiques et financières (factures et devis édités, chiffre d’affaires et encaissements en cours ou à venir etc.).

Ces éléments peuvent être consultés n’importe où et n’importe quand, à condition que le logiciel choisi dispose d’une version mobile (c’est assez souvent le cas).

Respect de la réglementation

On a déjà évoqué cet aspect un peu plus tôt dans cet article, mais on s’y arrête de nouveau par ici, car il est très important. Comme vous le savez, une facture doit respecter des règles bien précises.

Ceci n’est pas simple et peut représenter un véritable casse-tête pour les non-initiés. En effet, la loi évolue constamment et de nouvelles réglementations, parfois complexes, peuvent pointer le bout de leur nez au fil des mois.

Un logiciel de facturation est très utile à ce niveau-là. Il se charge de tout à votre place en vous assurant un respect des règles élémentaires suivantes :

• Présence de mentions légales obligatoires (ex : taux de TVA, délai de paiement, indemnités de retard etc.).
• Attribution automatique de numéros de factures. Chaque numéro doit être unique et suivre un ordre chronologique. Un logiciel permet par exemple d’éviter la création de doublons.
• Suppression impossible d’un facture déjà établie. Si vous souhaitez l’annuler, vous devrez établir un avoir.

Réduction des erreurs

Dernier avantage, et pas des moindres : une solution de facturation limite le nombre d’erreurs que vous pourriez commettre sur vos documents. Si vous avez déjà eu l’occasion d’éditer vos factures à la main, vous voyez sûrement de quoi l’on veut parler.

Il suffit d’une simple erreur de calcul ou d’une faute de frappe pour rendre une facture caduque. Et encore, on ne prend là que des exemples classiques.

En automatisant tout le processus de facturation, un logiciel vous garantit une efficacité supérieure. Il effectue tous les calculs à votre place, tout en vous indiquant si vous avez oublié de remplir certaines données (ex : quantité, prix, réduction etc.).

À qui s’adresse un logiciel de facturation ?

Toutes les entreprises peuvent utiliser un logiciel pour concevoir des factures, quelle que soit leur taille et leur statut (freelance, profession libérale, artisan, commerçant) :

• Si vous dirigez une TPE, vous pourrez consacrer plus de temps à votre coeur de métier et à des tâches à plus haute-valeur ajoutée pour votre business. L’automatisation du processus comptable et l’utilisation de modèles de factures vous aideront à dégager du temps libre. Vous pourrez aussi suivre vos paiements et recevoir des alertes en cas de retards de paiement ou d’impayés.
• Si gérez une PME, un logiciel devrait aussi vous séduire pour avoir un oeil sur des statistiques liées à votre activité, votre chiffre d’affaires et vos clients. L’établissement de factures et devis à l’aide d’un smartphone sera aussi appréciable lorsque vous êtes en déplacement.

Vous êtes micro-entrepreneur ? Même si vous bénéficiez d’un régime comptable et administratif simplifié, vous pouvez aussi utiliser un logiciel de facturation gratuit ou payant pour auto-entrepreneur.

Par contre, son intérêt sera moins important si vous facturez peu (ex : de 0 à 5 factures mensuelles). Dans ce cas, l’utilisation d’un tableur de type Excel devrait suffire.

Pour choisir le bon logiciel de facturation, vous devrez prendre en compte vos besoins, votre budget, votre nombre de clients, le nombre de factures/devis à éditer, vos ressources humaines en interne etc.

Disposer d’une vision claire et élargie des fonctionnalités incontournables de ce genre d’outil sera aussi très important. Pour vous aider à bien les cerner, on vous détaille celles qui nous semblent être les plus importantes tout de suite.

Les fonctionnalités d’un logiciel de facturation

Les meilleurs logiciels de facturation présents dans notre sélection disposent pour commencer des fonctionnalités “classiques” suivantes :

• Édition et émission de vos devis et factures en respectant la législation en vigueur
• Création et personnalisation de modèles-types
• Stockage de vos documents
• Gestion de vos clients, même de manière simple
• Calcul de la TVA
• Numérotation de manière automatique des factures éditées
• Automatisation de vos procédures administratives (déclaration URSSAF, TVA etc.)
• Suivi de vos règlements (éventuellement via connexion bancaire)

Ces fonctionnalités, c’est la base. Tout bon logiciel qui se respecte devrait être en mesure de proposer ce package minimum. Ensuite, chacun d’entre-eux va vous proposer d’autres fonctionnalités plus spécifiques, qui seront donc des critères de choix si vous en avez vraiment besoin.

On pourrait par exemple vous citer la signature électronique et le paiement en ligne, la gestion de vos clients ( comme sur un CRM), ou encore l’accès à un espace privé afin que vos clients puissent se connecter et accéder à leurs factures.

Les critères pour choisir un logiciel de facturation

Si avoir en tête les fonctionnalités principales d’un logiciel qui crée des factures est un préalable nécessaire pour procéder à un choix éclairé, n’oubliez pas aussi de vérifier en amont qu’il combine plusieurs critères primordiaux.

La facilité d’utilisation

Premier critère déterminant : la facilité d’utilisation.

Un logiciel de facturation efficace doit vous simplifier la tâche en se montrant intuitif et ergonomique.

Vous devez pouvoir accéder aux fonctionnalités rapidement, a fortiori si vous devez l’utiliser tous les jours.

Ceux que nous vous avons présentés dans la sélection remplissent ce critère et ne nécessitent aucune connaissance technique pour être utilisés. Notez quand même qu’une petite courbe d’apprentissage sera parfois nécessaire pour vous acclimater à l’interface et aux différents réglages.

Mais ça, c’est plutôt logique lorsque l’on découvre un nouvel outil. Par ailleurs, pour vous faire votre propre idée sur un logiciel, vous pouvez très bien profiter des essais gratuits proposés par certains outils comme Freebe, Evoliz ou Tolteck.

La taille de votre entreprise (et le nombre d’utilisateurs)

Est-ce que plusieurs personnes amenées à utiliser votre logiciel de facturation ? Vous ? Vous et votre expert-comptable ? Votre expert-comptable uniquement ? Vos salariés et collaborateurs ?

Posez-vous toutes ces questions car vous allez le voir lors de vos recherches, la plupart des logiciels proposent des offres avec un nombre d’utilisateurs limité.

En d’autres termes, plus le nombre d’utilisateurs dont vous avez besoin est important, plus le prix à payer augmentera, dans le cas d’un logiciel payant.

Les fonctionnalités

Ici, rappelez-vous : vérifiez d’abord que les fonctionnalités basiques soient comprises dans le logiciel qui vous intéresse (édition et gestion de vos factures, respect de la réglementation).

Ensuite, tout dépend de vos besoins. Pour écarter le risque d’erreur, consultez de façon attentive le site web du logiciel, qui présente de façon détaillée les fonctionnalités incluses.

Rien ne vous empêche de solliciter le service-clients, par email ou téléphone lorsque cela est possible, afin de recueillir le maximum d’informations fiables pour vous aider à trancher.

Le prix

Parler du prix, c’est avant tout parler de votre budget. Quelle somme d’argent êtes-vous prêt à allouer à votre logiciel de facturation ? En répondant à cette question, vous pourrez déjà faire un premier tri et écarter des logiciels qui ne correspondent pas à vos possibilités financières.

Concernant le tarif, nous vous recommandons de ne pas faire une fixation dessus. Et cela marche dans les deux sens. Payer un produit très cher n’est pas toujours un gage de qualité absolue.

A contrario, la marche forcée vers le gratuit n’est pas forcément ce qu’il y a de plus productif. Certes, l’investissement de départ est nul dans ce cas. Vous aurez donc l’impression d’avoir fait une affaire. Si le logiciel répond à tous vos besoins, pourquoi pas.

Mais il est parfois plus judicieux de dépenser quelques euros par mois pour un outil plus performant, qui vous fera gagner un temps précieux (et donc de l’argent, par ricochet). En conclusion : si un logiciel vous fait gagner plus de temps qu’un autre, alors vous pouvez vous permettre de le payer plus cher, ou de le payer tout court.

Flexibilité et évolutivité

Vos besoins du jour ne sont pas forcément les mêmes que ceux que vous aurez demain. Si le nombre de factures que vous éditez est amené à exploser, ou simplement parce que vous souhaitez bénéficier de nouvelles fonctionnalités en raison de l’évolution de votre business, il serait dommage de ne pas pouvoir en bénéficier en raison des limitations imposées par l’outil de facturation que vous aurez choisi.

Pour faire bien, cet outil devra se montrer le plus flexible possible afin de s’adapter à des évolutions futures (ex : un changement de législation) et se paramétrer comme bon vous semble.

Vos préférences d’usage

On distingue généralement deux cas d’usage principaux :

• Les logiciels à télécharger. Vous les installez sur votre ordinateur et n’avez pas besoin de connexion internet pour vous en servir. Vous trouverez aussi bien des logiciels de facturation sur Mac que sur PC. Par contre, vous ne pouvez vous en servir que sur votre ordinateur professionnel. Pour info, on parle aussi de logiciel On Premise, lorsqu’il nécessite l’achat d’une licence.
• Les logiciels de facturation en ligne. Le gros avantage réside dans la mobilité : la majorité de ces logiciels sont accessibles n’importe où et n’importe quand de façon dématérialisée, à condition de disposer d’une connexion internet. Ici, de nombreux de logiciels fonctionnent sous la forme d’un abonnement mensuel et tout est sécurisé sur le Cloud (le logiciel est hébergé dans un centre de données par le fournisseur).

Autre point à ne pas négliger concernant vos préférences d’usage : la possibilité de pouvoir utiliser votre logiciel de facturation favori sur smartphone ou tablette (via un site ou une application mobile), en particulier si vous êtes amené à pas mal vous déplacer.

L’intégration à d’autres logiciels

L’intégration à d’autres logiciels que vous utilisez, tels qu’un CRM, un logiciel de comptabilité ou un outil de gestion de projet, peut être intéressante pour faciliter le partage de données et la communication entre les différents outils.

A ce niveau, tout dépend aussi de votre organisation et de votre façon de procéder. Si vous avez l’habitude de collaborer avec un expert-comptable, un simple logiciel pour créer des factures pourrait suffire.

Si vous décidez de tout gérez vous-même (ex : la facturation et la comptabilité), un outil tout-en-un ou qui s’intègre à d’autres logiciels sera intéressant.

Le stockage des données et la sécurité

On aborde maintenant un critère très important : la sécurité et le stockage des données (les vôtres et celles de vos clients). Assurez-vous que le logiciel de votre choix respecte les règles de confidentialité, tout en vous permettant de récupérer vos données, si besoin.

De ce côté-là, pas de panique : il faut par exemple savoir que les logiciels de facturation en ligne sont dans l’obligation de respecter des standards extrêmement exigeants en matière de protection des données, de confidentialité et de sécurité.

Certains logiciels proposent une page dédiée à la sécurité, afin de rassurer leurs futurs clients : ne vous privez pas de la consulter. Vous pouvez aussi vous renseigner sur la disponibilité de vos données et leur sauvegarde (plus elles sont régulières, mieux c’est) auprès du service-clients. Enfin, vérifiez que toutes les informations que vous envoyez soient bien cryptées.

Encore une fois, les logiciels en ligne sont très souvent transparents et efficaces là-dessus.

La conformité avec la loi et les normes en vigueur

Si la sécurité est primordiale, se conformer aux normes en vigueur l’est tout autant. Comme vous avez pu le constater plus haut avec les différentes règles à respecter en matière de facturation, il y a de nombreux écueils à éviter.

Sans oublier la loi, mouvante par défaut. Cela fait beaucoup de paramètres à contrôler mais il y a quand même une bonne nouvelle : un outil de facturation va vous être d’une aide précieuse à ce niveau, puisqu’il va se charger de tout mettre à jour pour vous.

Ainsi, les modèles de devis et factures contiennent les informations légales obligatoires, les documents comptables sont générés en accord avec les dernières recommandations ou obligations etc. Cela vous évite d’avoir à vous soucier de ces questions.

Rappelons quand même une seconde fois ici que seuls les logiciels et les systèmes de caisse sont concernés par la loi anti-fraude à la TVA pour l’enregistrement des règlements clients (et pas les logiciels de facturation).

Support et service-client

Dernier critère auquel vous devez accorder une importance particulière : le service-clients. Même si aucune connaissance technique particulière n’est requise pour vous servir d’un logiciel de facturation, vous pourrez parfois rencontrer des difficultés d’utilisation, que ce soit de votre fait (ex : vous ne savez pas comment ajouter telle ou telle chose), ou de celui du logiciel (ex : survenance d’un bug ou d’une panne).

Dans ces cas de figure, pouvoir bénéficier d’un service-clients réactif et compétent constitue un vrai plus.

Bien sûr, un outil premium vous offrira bien souvent plus de garanties à ce niveau-là qu’un concurrent gratuit (vous payez, c’est logique).

Quoi qu’il en soit, lorsqu’un service d’aide à l’utilisateur est proposé, assurez-vous qu’il soit joignable facilement, que ce soit par email ou par téléphone.

Combien coûte un logiciel de facturation ?

Existe-t-il des logiciels de facturation gratuits ?

Sur le marché, vous trouverez des logiciels de facturation gratuits comme Henrri, Facture.net ou Zervant (gratuit jusqu’à 10 clients).

Si ces logiciels s’avèrent efficaces pour effectuer des opérations de base (édition de devis et factures, gestion des clients, numérotation des factures, envoi par mail etc.), ils seront limités sur d’autres aspects :

• Certains services incluent de la publicité
  vous serez limité au niveau de la gestion comptable (notes de frais, factures fournisseurs, suivi de trésorerie etc.)
• La personnalisation sera faible ou tout simplement impossible
• Le support sera souvent limité (voire inexistant)

Un logiciel gratuit sera parfois adapté aux TPE et entrepreneurs individuels qui émettent peu de factures. Mais faites attention à certains coûts cachés : décortiquez bien les conditions avant de sauter le pas, afin d’éviter toute déception par la suite.

Si vous désirez un outil tout-en-un capable de gérer la facturation et la comptabilité, particulièrement si vous êtes une PME ou une start-up, vous devrez vous tourner vers des logiciels payants plus complets. Pour plus d’infos sur le sujet, n’hésitez pas à consulter notre article sur les meilleurs logiciels de facturation gratuits.

Comment se compose le coût d’un outil de facturation ?

Les coûts d’un logiciel de facturation payant sont variables. En moyenne, comptez une dizaine d’euros par mois pour en profiter, à l’image de ce que proposent Quickbooks ou Evoliz dans leur offre d’entrée de gamme.

Ce montant augmente en fonction des options que vous allez choisir. En règle générale, les solutions de facturation proposent plusieurs offres évolutives : plus vous choisirez de fonctionnalités, plus votre abonnement sera onéreux.

Les prix peuvent alors grimper jusqu’à une trentaine d’euros par mois pour gérer à la fois la facturation, la comptabilité, ou encore la partie commerciale.

Les alternatives au logiciel de facturation

Tout au long de cet article, vous avez découvert les multiples avantages d’un logiciel de facturation. Si ce type d’outil ne vous convient pas, sachez qu’il existe plusieurs alternatives.

Vous pouvez par exemple vous servir d’un facturier papier, de modèles de factures et devis trouvés sur internet, ou encore d’un tableur Excel.

Cependant, cela comporte pas mal de limites. En procédant de façon manuelle, les risques d’erreurs (fautes de frappes, de calculs) s’accroissent. Par ailleurs, vous devez aussi être à jour des dernières dispositions légales et réglementaires en vigueur : personne ne va le faire pour vous et vous devrez dégager un temps précieux pour faire de la veille.

Enfin, faites bien attention lorsque vous souhaiterez effectuer la bascule d’Excel vers un outil en ligne. Assurez-vous que la migration soit automatisée, afin de vous éviter de saisir manuellement toutes vos données