Logiciel de trésorerie

Nombreuses sont les entreprises qui ne parviennent pas à avoir une vision claire de leur trésorerie or, une entreprise en bonne santé rime avec des budgets suivis et bien organisés. Vous souhaitez investir dans un logiciel de gestion de trésorerie ? Suivez le guide, on vous explique tout sur cet outil indispensable à la bonne santé financière de votre société !

Logiciel de suivi de trésorerie : Rappel et définition

Un logiciel de suivi de trésorerie est un outil qui vous permet de gérer les fonds de votre entreprise de manière simple et efficiente. 

Si cette tâche était jusqu’alors considérée comme chronophage et source d’erreurs, les logiciels de gestion de trésorerie apportent aujourd’hui des solutions faciles à prendre en main et entièrement automatisées pour répondre aux besoins les plus spécifiques de chaque société.

Comment fonctionne un logiciel de gestion de trésorerie ?

Le logiciel de gestion de trésorerie est un outil que vous pouvez synchroniser avec votre logiciel de caisse afin d’en suivre les flux mais aussi à votre logiciel de facturation ou de comptabilité afin d’avoir une vue d’ensemble sur vos opérations bancaires. Un bon logiciel de trésorerie est une solution facile à prendre en main qui vous donne un accès rapide et visible sur les éléments de votre trésorerie tels que :

• des scénarios de prévision telles qu’une future embauche, un plan social, le renouvellement de votre matériel ou encore des formations;
• une synchronisation en temps réel avec les flux de votre caisse ainsi que les mouvements bancaires de vos comptes bancaires professionnels ;
• une définition rapide et précise des budgets de votre société ;
• la possibilité d’anticiper les éventuels retards de paiement.

Tous ces éléments sont indispensables au dirigeant et au responsable financier pour assurer la pérennité d’une entreprise.

Les différents types de logiciels de suivi de trésorerie

Parmi les solutions de gestion de trésorerie, nous retrouvons deux catégories :

• les logiciels spécialisés : dédiés uniquement au suivi de trésorerie tels que Fygr, RocketChart ou Agicap ;
• les logiciels généralistes comme Pennylane ou encore Sage qui couvrent un ensemble de fonctionnalités plus variées.

Dans le premier cas, les fonctionnalités seront plus limitées mais aussi plus précises en termes de gestion de trésorerie. Nous vous recommandons alors d’opter pour un logiciel spécialisé si vous disposez déjà d’un logiciel de comptabilité ou de facturation auquel vous souhaitez ajouter des fonctionnalités propres au suivi de vos flux bancaires.

Les logiciels généralistes quant à eux proposent des fonctionnalités plus complètes mais moins axées sur la gestion pure de la trésorerie de votre entreprise. Même si ces logiciels gardent à cœur de développer des solutions fonctionnelles et efficaces, le suivi de trésorerie n’étant pas leur créneau principal, vous ne disposerez peut-être pas de toutes les fonctionnalités nécessaires à la bonne gestion des fonds de votre société.

Accessibilité et hébergement des logiciels de suivi de trésorerie

Les logiciels de suivi de trésorerie tels que Fygr et Agicap sont des solutions entièrement accessibles en SaaS. Si aucune de ces solutions n’a pour l’instant été développée en tant qu’application native, toutes deux ont mis à disposition une version web-responsive qui s’adapte parfaitement à des supports comme les smartphones ou les tablettes. Si la plupart des logiciels sont aujourd’hui accessibles 100% en ligne, il existe aussi des solutions comme Jesper qui ne propose leur logiciel qu’à l’achat d’une licence à 99€.

Certains logiciels de suivi de paiement tels qu’Exabanque ou encore Ciel Business mobile propose également des applications natives développées sur Android et iOS.

Quels sont les avantages d’un logiciel de trésorerie ?

Le logiciel de suivi de trésorerie porte un nombre d’avantages considérables qui vous permettront d’assurer la bonne santé financière de votre projet. Parmi ces avantages, nous observons :

• l’automatisation de la gestion de vos comptes bancaires pro ;
• le suivi en temps réel des flux de trésorerie ;
• la réduction des erreurs liées à une tâche chronophage et source d’anxiété ;
• le reporting des données claires et précises sur la santé financière de votre société ;
• le partage des accès à votre directeur financiers et à tous responsables à qui vous souhaitez donner une visibilité sur les budgets ;
• le traitement des données en toute sécurité ;
• l’accès où que vous soyez à toutes les opérations bancaires de votre entreprise.

En bref, le logiciel de trésorerie a été développé afin de permettre aux dirigeants de s’assurer de la pérennité de leur entreprise en toute sérénité. Cet outil a été pensé pour économiser du temps et permettre à une entreprise d’anticiper les potentiels risques financiers auxquels elle pourra être exposée.

Les prévisions précises et le suivi en temps réel vous permettront ainsi d'anticiper un besoin de trésorerie, et d'activer rapidement des solutions de financement (crédit pro, découvert autorisé, affacturage...)

Fonctionnalités d’un logiciel de gestion de trésorerie

Suivi de trésorerie

Le suivi de trésorerie est l’une des principales fonctionnalités qui vous permettra de garantir une bonne gestion des fonds de votre entreprise. Complet et précis, ce module vous permettra d’accéder à des fonctions telles que :

• une vue d’ensemble de vos mouvements de trésorerie sous forme de graphiques évolutifs ;
• un tableau de bord personnalisable et ergonomique qui vous permet de travailler facilement avec plusieurs collaborateurs.

Le suivi des tendances sera en temps réel, notamment grâce à la connexion avec les différents outils (facturation, banque...). Vous aurez une vision plus claire et sans erreurs des finances de votre entreprise, et gagnerez un temps précieux pour vous concentrer sur votre activité.

Reporting

Les outils de reporting se révéleront être incontournables si vous souhaitez garantir la bonne santé financière de votre entreprise, d'une part pour le suivi, mais aussi pour fournir des informations, lors d'une demande de financement ou encore auprès de vos partenaires par exemple. Le fait d’offrir une vision claire de vos fonds à vos interlocuteurs vous permettra alors d’établir une relation de confiance saine et transparente.

Prévisionnel de trésorerie et scénarios

La plupart des logiciels de gestion de trésorerie s’appliquent à proposer une solution de prévisionnel évolutive. Cette option vous donnera la possibilité d’anticiper vos dépenses et de garantir la bonne gestion de votre trésorerie. 

La fonctionnalité de scénarios de simulation est également appréciée si vous souhaitez effectuer des simulations de vos futures dépenses comme :

• le renouvellement du matériel informatique ;
• une ou plusieurs embauches ;
• les frais de personnels ;
• les charges financières…

Toutes ces dépenses qui pourraient avoir de lourdes conséquences sur la pérennité de votre entreprise si elles sont mal anticipées.

Catégorisation

Afin d’avoir une vision claire sur vos mouvements bancaires, les logiciels de suivi de trésorerie mettent une fonctionnalité de catégorisation à votre disposition. Vous pourrez alors suivre et gérer les encaissements et décaissements de vos équipes telles que :

• les factures clients ;
• les subventions ;
• les emprunts…

Synchronisation bancaire

La synchronisation bancaire est une fonctionnalité essentielle au logiciel de suivi de trésorerie. Vous pourrez alors synchroniser vos comptes bancaires professionnels afin de suivre vos flux en temps réel, ce qui simplifiera entre autres le rapprochement bancaire.

Multi-comptes et consolidation

Certains logiciels proposent également la consolidation, ce qui vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur tous vos comptes bancaires sous forme de graphiques dynamiques. Vous pourrez alors partager vos accès aux personnes en charge de la gestion de la trésorerie de façon à la gérer en collaboration.

Intégration

Les outils de gestion de trésorerie vous proposent également d’intégrer directement toutes leurs fonctionnalités sur vos outils de gestion favoris ou encore vos logiciels de facturation tels que :

• Sellsy ;
• Sage ;
• Axonaut ;
• ou encore Salesforce.

À qui s’adressent les logiciels de gestion de trésorerie ?

Le logiciel de suivi de trésorerie s’adresse à toute entreprise qui souhaite assurer la pérennité de son projet. Si la plupart des outils comme Pennylane ou Agicap sont aujourd’hui optimisés pour les TPE et PME et startups, il existe aussi des solutions telles que Kyriba, davantage adaptées aux plus grandes entreprises.

Parmi les cas d’usages les plus fréquents nous observons des sociétés issues de champs d’activités variés tels que :

• des agences digitales ;
• des cabinets d’expertise comptable ;
• des groupes de grande distribution ;
• des industries textiles ;
• des promoteurs immobiliers ;
• des industries pharmaceutiques et bien d’autres.

Nous remarquons également que les associations représentent une cible intéressante pour les logiciels de trésorerie.

Comment choisir un logiciel de suivi de trésorerie ?

Afin de choisir le logiciel de suivi de trésorerie adapté à vos besoins et à ceux de votre société, vous devez prendre quelques éléments en compte. Nous avons donc rassemblé une liste non exhaustive de critères sélectifs pour vous aider à vous diriger vers le meilleur outil.

Taille de votre entreprise

Si la plupart des logiciels de suivi de trésorerie s’efforcent de répondre aux besoins du plus grand nombre d’entreprises, certains présentent tout de même des spécificités plus adaptées à un type d’entreprise en particulier.

Si vous êtes indépendant ou que vous démarrez tout juste votre activité, il se peut que vos besoins en termes de gestion de flux financiers soient moins importants qu’une entreprise avec plusieurs départements. Veillez alors à choisir un outil précis mais flexible comme Fygr, destiné aux startups et TP, qui saura s’adapter à l’évolution de votre société. 

Il existe des outils de gestion de trésorerie dédiés aux entreprises dont le nombre de salariés varie de 10 à 1000… Agicap et Exabanque se positionnent par exemple comme des solutions qui sauront répondre à la croissance des PME grâce à :

• la compatibilité avec vos outils CRM, ERP ;
• un tableau de bord évolutif et personnalisable ;
• un accès avec plusieurs utilisateurs ;
• une consolidation en temps réel des différents comptes bancaires ;
• un accès comptable à vos mouvements bancaires.

Facilité d’utilisation

L’intérêt de faire appel à un logiciel de trésorerie est de vous faire gagner du temps efficient. Veillez donc à choisir une solution facile à prendre en main que vous pourrez rapidement intégrer à vos outils favoris.

Fonctionnalités

Même si les logiciels de suivi de trésorerie s’appliquent à développer des fonctionnalités qui ont pour objectif commun de faciliter la gestion des finances d’une entreprise, chacun dispose d’options et de services propres.

Certaines solutions comme Fygr ou Agicap ont fait le choix de proposer des interfaces modernes et ergonomiques qui s’adressent aux entreprises qui souhaitent travailler sur un outil facile d’accès. Leurs services clients proposent également un onboarding lors de la version d’essai qui vous permet de découvrir le fonctionnement du logiciel sans perdre trop de temps.

Des logiciels comme Jesper ou Exabanque par exemple, proposent une solution plus traditionnelle. Cela n’enlève rien à l’efficacité de l’outil, il vous faudra tout simplement veiller à choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise mais aussi à vos collaborateurs. 

Possibilité d’être rallié à la caisse

Si vous utilisez un logiciel de caisse, prêtez attention aux intégrations proposées par votre outil de gestion de trésorerie.

L’avantage d’avoir vos deux logiciels synchronisés sera de pouvoir suivre tous les mouvements en temps réel en plus de faire des simulations. Vous assurerez alors le contrôle sur toutes les opérations effectuées au sein de votre société.

Budget

Le coût du logiciel de trésorerie est un critère important à prendre en compte. Veillez à étudier minutieusement les besoins de votre entreprise pour vous diriger vers la solution qui répondra le mieux à vos attentes. 

Il n’est pas nécessaire de prendre un outil très onéreux si vous ne souhaitez pas bénéficier de fonctionnalités très techniques mais veillez cependant à opter pour un outil qui vous permettra de gérer minutieusement votre trésorerie.

Quel est le coût d’un logiciel de suivi de trésorerie ?

Le coût d’un logiciel de suivi de trésorerie peut être très différent d’une solution à une autre. Si on observe une fourchette de prix généralement située entre 20€ et 50€ par mois.

La meilleure façon d’évaluer le coût d’un outil de gestion de trésorerie est de comparer les fonctionnalités proposées selon l’abonnement auquel vous souhaiterez souscrire. La différence de prix entre chaque abonnement pour un même logiciel dépendra notamment des services comme :

• la mise à disposition d’un expert-comptable ;
• un service client joignable par mail et par téléphone ;
• le reporting via un document Excel ;
• la possibilité d’associer plusieurs comptes ;
• le partage des droits avec plusieurs utilisateurs…

Certaines solutions comme Agicap ne mettent pas de tarification à disposition dans le but de proposer un outil sur-mesure selon les besoins de chaque société. Nous vous invitons donc, pour chaque logiciel de suivi de trésorerie, de profiter d’une version d’essai si possible, mais aussi de vous renseigner et d’échanger avec un conseiller afin de ne manquer d’aucune information précieuse.

Quelles alternatives au logiciel de suivi de trésorerie ?

Il existe plusieurs alternatives au logiciel de suivi de trésorerie. Cependant, ces solutions manquent souvent de précision et d’ergonomie. Parmi ces alternatives nous vous avons dressé une liste des solutions les plus fréquemment utilisées.

Le tableau Excel ou Google Sheets 

Certainement l’une des alternatives les plus utilisées mais aussi les plus à risque ! Le modèle Excel, s’il est rempli correctement est un document fiable mais il est aussi source d’erreurs et de stress pour beaucoup de sociétés. 

De plus, les tableurs comme Excel ou Google Sheets n’étant pas directement reliés à votre banque, vous devrez effectuer toutes les modifications manuellement et régulièrement sans avoir la possibilité de faire des scénarios prévisionnels sur vos futures dépenses. Ce n'est donc pas un outil idéal pour anticiper le manque de trésorerie d'une entreprise.

Votre expert-comptable

Les rapports de votre expert-comptable représentent l’une des sources plus fiables en alternative au logiciel de trésorerie. Leur connaissance de votre entreprise alliée à leur expertise vous permettra d’avoir une vision assez globale de la santé financière de votre société. Cependant, vous n’aurez pas accès à des mises à jour en temps réel de vos mouvements bancaires (un peu moins pratique pour suivre votre cash burn !) et l’expert-comptable ne propose généralement pas de prévisionnel de trésorerie personnalisé.

Vous ne disposerez alors la plupart du temps que de rapports sous forme de tableurs qui vous permettront ensuite d’effectuer vous-même vos prévisionnels selon les dépenses que vous souhaitez réaliser.

Le compte bancaire professionnel

Cette méthode peut être suffisante si vous démarrez tout juste votre projet. Comme lors de chaque lancement d’activité, vous ne disposez pas d’importants mouvements bancaires, vous pouvez alors suivre vos flux directement depuis le site ou l’application de votre compte bancaire professionnel.

En observant les synthèses, vous pourrez estimer la pérennité de votre entreprise mais cette solution reste tout de même conseillée seulement si vous lancez une activité avec peu d’opérations bancaires. Vous pourrez estimer vos budgets mais vous ne serez pas en mesure d’anticiper les potentiels retards de paiements, ou vos futures dépenses.