Logiciel RH / SIRH

La gestion des ressources humaines est très chronophage, que ce soit pour une TPE, une PME ou bien sûr ETI ou un grand groupe. Entre l'onboarding des nouveaux employés, la gestion des effectifs ou bien de la paie, ce ne sont pas les besoins RH qui manquent. Dans l'optique d'optimiser et d'automatiser certaines de ces tâches, vous êtes nombreux à chercher un logiciel RH. Dans ce guide, nous vous aidons à y voir plus clair sur les logiciels SIRH / RH, leurs fonctionnalités et tarifs, et surtout nous vous accompagnons pour choisir le meilleur logiciel RH : celui qui vous convient !

Logiciel RH : définitions et utilité

À quoi sert un logiciel RH ?

Dans logiciel RH, il y a logiciel d'une part, et RH (Ressources Humaines) de l'autre. Un logiciel RH est donc tout simplement un logiciel qui vous permet d'optimiser et d'automatiser vos processus de gestion des ressources humaines. Nous rentrerons un peu dans le détail de ces processus dans la section des fonctionnalités, mais rappelons rapidement quels sont les processus RH pour lesquels vous avez sans doute besoin d'un logiciel :

• la gestion de la paie ;
• la gestion des notes de frais ;
• la création d'un portail RH ;
• la formation des collaborateurs ;
• la gestion des informations ;
• le suivi des congés et du temps de travail ;
• le recrutement et l'onboarding de nouveaux collaborateurs ;
• la gestion des talents (formations, compétences).

En général, on a l'habitude de séparer ces fonctions RH en deux grandes catégories : la gestion adminitrative (paie, congés...) et la gestion plus opérationnelle (recrutement, bilans de compétences...).

Logiciel SIRH ou logiciel RH : quelle différence ?

SIRH signifie Système d’Information des Ressources Humaines. Un logiciel SIRH est donc le terme un peu technique utilisé pour désigner un logiciel RH, mais ces deux termes désignent la même chose : un outil pour gérer les ressources humaines.

Comment fonctionne un logiciel RH ?

Un outil RH permet d'automatiser et d'optimiser les processus

Quels que soient les besoins RH concernés, un logiciel SIRH vous permet de dématérialiser la fonction RH et d'automatiser tout ou partie des processus concernés. Concrètement, les processus de gestion des ressources humaines sont nombreux et répétitifs, et un logiciel RH permet de sécuriser ces processus et de les rendre plus fiables.

Quelques exemples :

• un logiciel de paie en ligne sera à jour concernant les mentions obligatoires sur une fiche de paie ;
• un logiciel de notes de frais sera capable de servir de "valeur probante" et vous n'aurez pas à garder les justificatifs ;

La création d'interfaces entre les RH et les collaborateurs

Chaque processus RH qui se traduira alors soit en un logiciel dédié, soit en une fonctionnalité d'un logiciel RH plus complet. Côté fonctionnement, et sans rentrer dans le détail de chaque processus, vous aurez en général :

• un espace dédié aux équipes RH pour paramétrer, gérer les processus et et en effectuer le suivi via des outils de reporting et de statistiques poussés ;
• un espace dédié aux collaborateurs où ils pourront réaliser les actions liées aux processus automatisés (demander un congé, récupérer leur fiche de paie dématérialisée, récupérer des documents...).

Les différents types de logiciels RH

Dans notre comparatif RH, nous allons intégrer des logiciels de gestion RH de 3 types :

• les logiciels complets qui permettent de gérer l'ensemble des processus RH (exemple Nibelis) ;
• les logiciels spécialisés qui permettent de gérer l'une ou l'autre des fonctionnalités (exemple Cleemy) ;
• les logiciels de gestion qui proposent des fonctionnalités RH (exemple Axonaut).

La gestion des ressources humaines est effet composé de différentes briques, ou modules. Certains logiciels sont complets, mais peuvent être plus chers et peu adaptés pour les TPE. D'autres, très spécialisés, peuvent manquer clairement de modules mais êtres les meilleurs sur leur catégorie fonctionnelle. Le périmètre d'action de votre logiciel RH, comme nous le verrons plus tard, est donc un critère de choix majeur.

Ensuite, il faudra distinguer deux types de solutions différentes :

• les outils RH à télécharger (à acheter en format "licence annuelle") ;
• les logiciels RH en SaaS (100% en ligne).

Les avantages d'un logiciel RH

Efficacité opérationnelle et gain de temps RH

Premier avantage et le plus évident : un logiciel SIRH permet d'automatiser les processus RH et particulièrement les tâches chronopages. Pour les équipes RH, c'est un gain de temps indéniable et surtout l'assurance de limiter les erreurs liées aux tâches manuelles et répétitives.

Finie la création à la main de dizaines de fiches de paie. Finies les validations de congés payés ou de notes de frais par email. Finies aussi les collaboratteurs qui défilent dans votre bureau pour obtenir tel document ou telle attestation.

Choisir un des logiciels RH de notre comparatif est donc auss un moyen de vous recentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée pour l'entreprise et les collaborateurs (c'est donc aussi un bon moyen de fidéliser les équipes RH).

Gain de temps pour les collaborateurs

Côté collaborateurs, idem, un bon logiciel RH leur permettra de gagner du temps pour gérer de nombreuses tâches chronophages. Un exemple parmi d'autres : la gestion des notes de frais. Une étude de 2017 réalisée par Concur estimait que chaque salarié passe en moyenne 27 minutes par note.

Côté portail RH idem, les employés gagnent un temps précieux lors de leur arrivée dans l'entreprise, mais aussi lors de leur quotidien, grâce au stockage des informations dans une plateforme collaborative. Accéder à tout cela en "self-service" fait gagner du temps à toute l'entreprise.

Pour les entreprises, ce gain de temps se traduit en amélioration de la productivité et en gain financier.

Centralisation des documents

La centralisation des documents (contrats, attestations, bulletins de salaires, chartes..) est aussi un avantage. En plus du gain de temps déjà mentionné, centraliser au même endroit les documents qui touchent de près ou de loin aux ressources humaines permet :

• que tout le monde ait toujours la bonne version des documents ;
• de limiter les erreurs ;
• de travailler en collaboration ;
• d'éviter la perte d'information au départ d'un collaborateur.

Optimisation des processus grâce aux données

Enfin, et c'est sans doute un des avantages les plus importants. Centraliser les données au même endroit et automatiser permet d'optimiser les processus. La plupart des logiciels SIRH proposent des outils de reporting ou business intelligence très poussés, qui permettent de suivre l'ensemble des processus de A à Z, comprendre le temps gagné / perdu et les points de blocages. Mis dans les mains de gestionnaires des RH qui apprécient les données, un logiciel de gestion du personnel et des ressources humaines permet donc de trouver des améliorations à tous les niveaux.

À qui s'adresse un logiciel RH ?

En dehors des utilisateurs finaux déjà cités (à savoir les équipes RH, les managers et les collaborateurs), ce qui nous intéresse surtout dans cette section concerne le type d'entreprise qui peut être intéressé par un logiciel de gestion RH. Mis à part les indépendants et les professions libérales, dès lors qu'une entreprise a des employés, certains logiciels de gestion des ressources humaines vont s'avérer intéressants.

Évidemment, une TPE pourra se concentrer sur des modules liés à la paie uniquement. Mais dès qu'on va monter en nombre d'employés pour tendre vers la PME et l'ETI, un logiciel RH complet s'avère nécessaire, presque incontournable. Les PME notamment, qui n'ont pas forcément toujours une équipe RH dédiée, se tournent de plus en plus vers ces solutions, d'autant que des solutions RH dédiés aux PME apparaissent sur le marché. Citons ainsii KiwiHR, Eurécia, Personnio ou encore Kammi.

Les startups sont aussi de plus en plus nombreuses à s'équiper, elles qui cherchent si souvent à améliorer leurs processus internes. Quant aux grandes entreprises, la plupart ont déjà amorcé ces sujets depuis un moment. Pour elles, prendre un voire plusieurs logiciels de gestion RH sont de l'ordre de l'évidence, tant le temps gagné est colossal sur certaines tâches à faible valeur ajoutée.

Les fonctionnalités d'un logiciel RH / SIRH

Les meilleurs logiciels de gestion du personnel et des ressources humaines présents dans notre comparatif sont complets, et proposent l'intégralité des fonctions suivantes, ou presque :

Dématérialisation de documents

• Stockage et archivage (coffre-fort numérique)
• Notes de frais
• Archivage à valeur probante
• Signature électronique

Gestion de la paie

• Dématérialisation des bulletins
• DSN
• Prélèvement à la source
• Export-comptable

Gestion du temps et des activités (GTA)

• Planning d’activité
• Suivi de présence
• Congés et absences

Gestion des talents & GPEC

• Recrutement et onboarding
• Organigramme
• Fiches de fonctions
• Bilan de compétence
• Entretiens
• Formations

Suivi et reporting

• Business intelligence
• Simulation budgétaire
• Rapport légaux

Et pour chaque fonction, il y a un certain nombresde fonctionnalités à envisager au cas par cas. Un exemple concret : certains logiciels SIRH permettent de gérer la paie, mais pas la DSN (qui est une sous-fonctionnalité de la paie).

Ceci-dit, certaines solutions RH sont plus spécialisées et ne proposent que certains modules comme la paie ou bien les notes de frais. Tout dépendra de vos besoins, mais aussi et surtout de votre budget. Rien ne sert d'opter pour un logiciel RH complet dédié aux très grandes entreprises si vous gérez une PME avec 5 employés.

Comment choisir un logiciel RH ?

Pour vous aider à choisir la solution RH la plus adaptée à votre activité, nous avons listé ici les principaux critères de choix.

Les fonctionnalités dont vous avez besoin

Il existe tellement de solutions RH sur le marché que notre comparatif ne sera sans doute jamais exhaustif. Soyez rassurés, nous avons quand même sélectionné suffisamment de logiciels de gestion des ressources humaines pour couvrir l'intégralité de vos besoins.

Ces besoins justement, sont le critère de choix principal du meilleur logiciel RH pour votre entreprise. Avez-vous besoin d'un logiciel ou d'une suite couvrant toutes les briques fonctionnelles déjà évoquées ? Avez-vous au contraire besoin du meilleur logiciel de paie et rien d'autre ? Ou simplement d'un logiciel de gestion des temps et activités.

Commencez par rassembler autour d'une table tous les collaborateurs concernés par ces projets, tant les équipes RH évidemment que les managers et certains collaborateurs. Faites un bilan complet et détaillé des besoins de chacun avant de comparer les solutions RH. Pour les TPE et PME cela devrait aller assez vite. Pour les entreprises de taille supérieures, nous vous conseillons même de faire un cahier des charges.

La taille de votre entreprise

Deuxième critère de choix, la taille de votre entreprise et le nombre de collaborateurs va avoir un impact, tant sur vos besoins fonctionnels que votre budget, puisqu'une grande entreprise aura beaucoup plus à gagner des automatisations. Idem, si votre entreprise est de taille intermédiaire mais en forte croissance, optez pour une solution adaptée à votre croissance et vos besoins à venir.

La sécurité des données

Autre point très important, la sécurité de vos données. Les logiciels RH vont servir à stocker et dématérialiser des données très sensibles (paie, contrats....). Il s'agit donc de choisir un logiciel fiable, et qui respecte les réglementations en vigueur (notamment RGPD). Il s'agit aussi de choisir une solution qui vous permet de gérer les accès à différents niveaux pour tous les collaborateurs.

Le support et l'accompagnement

Évidemment, le niveau de support et d'accompagnement dépend non seulement des fonctionnalités que vous souhaitez utiliser, mais aussi de la taille de votre entreprise. Renseignez-vous sur la phase d'implémentation de la solution RH et vérifiez si la formation et le support sont inclus. C'est d'autant plus important pour les entreprises avec de nombreux collaborateurs.

Sans être du support, renseignez-vous aussi sur l'externalisation de services RH. Certains logiciels SIRH proposent ainsi des briques fonctionnelles certes, mais aussi et surtout du service. L'exemple le plus concret est sans doute la paie, que vous pouvez externaliser à 100%.

L'egonomie et la facilité d'utilisation

Si vous choisissez de prendre un outil de gestion des ressources humaines, c'est avant tout pour gagner du temps et automatiser des tâches. II faut donc absolument opter pour une solution moderne et simple à utiliser tant pour les collaborateurs que pour les équipes RH. Pour vous faire une idée, n'hésitez pas à demander une démonstration à l'éditeur, voire à tester vous-même le logiciel si celui-ci propose un essai gratuit. Nous avons ainsi testé directement certaines des solutions RH de notre comparatif.

Le budget

Notez que la question du prix d'un logiciel RH est le dernier critère que nous avons listé. Raisonnez plutôt en temps gagné et profondeur fonctionnelle à budget équivalent au moment de comparer les solutions RH. Le prix est un élément à prendre en compte, mais ce n'est pas le critère de choix principal.

Combien coûte un logiciel SIRH ?

Existe-t-il des logiciels RH gratuits ?

Avant de rentrer dans le détail des coûts, faisons un aparté pour répondre à une question souvent posée, celle des solutions gratuites. Lors de notre veille, nous avons (comme tout le monde) cherché un logiciel RH "gratuit". Nous avons trouvé plusieurs solutions avec des offres gratuites comme HR.my, Teamdeck ou encore Zoho People.

Par contre, si certains sont bien sûr 100% gratuits, on remarque que non seulement l'offre est limitée à un certains nombres d'utilisateurs et/ou de fonctionnalités, mais surtout que la plupart de ces logiciels RH gratuits sont des solutions anglo-saxonnes, sans doute moins adaptées aux contraintes réglementaires françaises.

Il serait dommage de devoir surpayer ou changer de solution plus tard car vous avez voulu économiser quelques euros par mois. Il existe en plus déjà des logiciels RH pas chers, comme par exemple KiwiHR qui commence à 2,5€ par utilisateur et par mois.

Comment se décompose le coût total ?

Il est très dur de répondre à cette question du coût total d'un SIRH. Comme nous venons de le mentionner, certaines solutions RH SaaS commencent à quelques euros par mois et par utilisateurs.

D'après ce que nous avons vu, vous pouvez compter entre 1 et 4€ par employé pour les fonctionnalités centrales, et jusqu'à beaucoup plus si vous avez besoin de tous les modules. Parfois moins, comme la solution pour les TPE d'Eurécia qui coûte 69€ par mois pour 10 utilisateurs. Prévoyez aussi un budget pour des frais annexes avec certaines solutions, comme la formation ou bien les mises à jour (pas toujours incluses).

Après, cette question du prix d'un logiciel SIRH n'a pas vraiment lieu d'être sans évaluer le retour sur investissement d'un tel outil. Quand on sait qu'une étude de 2015 a évalué le coût de traitement d'une seule note de frais à plusieurs dizaines d'euros, on conçoît rapidement que tout est une question de rentabilité. Voyez votre projet SIRH comme un investissement qui va vous faire gagner du temps et de l'argent.

Les alternatives au logiciel SIRH ?

Tout au long de cet article, vous avez découvert les multiples avantages d’un logiciel RH / SIRH. Si malgré tout vous n’en voulez, sachez qu’il existe plusieurs alternatives.

Vous pouvez par exemple vous servir d’Excel ou de Google Sheets pour pas mal de processus. Vous pouvez aussi continuer de réaliser de nombreuses tâches chronophages à la main et sans les automatiser. Cependant, cette approche comporte pas mal de limites. En procédant de façon manuelle, les risques d’erreurs s’accroissent à mesure que les process sont plus complexes, comme c'est le cas si vous utilisez un modèle de planning pour restaurant gratuit par exemple,

Enfin, vous pouvez aussi, pour quasiment tous les besoins RH, faire appel à des prestataires externes. La paie peut être externalisée à un expert-comptable ou à un gestionnaire de paie. Le bilan de compétence à des cabinets spécialisés. Cela coûtera par contre sans doute beaucoup plus cher in fine, et vous prenez en plus le risque d'éparpiller vos données et de ne pas être capable de déceler des pistes d'optimisation de votre activité.