Cahier des charges SIRH : exemple et conseils pour bien le rédiger

La gestion des ressources humaines peut se révéler particulièrement chronophage. Dans ce contexte, la digitalisation de la fonction ressources humaines apparaît souvent comme la solution la plus pertinente pour simplifier celle-ci au quotidien. Pour y parvenir, il est donc primordial de s’équiper d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH). Afin de ne rien laisser au hasard, il est également fortement recommandé de rédiger un cahier des charges SIRH.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges SIRH ? Est-il vraiment incontournable pour un projet SIRH ? Découvrez également nos 5 conseils pour bien rédiger votre cahier des charges SIRH. Enfin, pour vous aider encore plus, nous vous proposons un exemple de cahier des charges SIRH.

Cahier des charges d’un projet SIRH : de quoi parle-t-on ?

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

De manière générale, un cahier des charges est une base de travail permettant de cadrer un projet. Dans ce document, sont listées les attentes et les exigences du donneur d’ordre ainsi que les contraintes techniques et organisationnelles.

Les spécificités d’un cahier des charges SIRH

Un cahier des charges SIRH a pour objectif de faciliter l’implantation et le déploiement d’un SIRH dans l’entreprise. Il a pour finalpaité de simplifier la gestion des ressources humaines, du recrutement à la sortie du salarié des effectifs de l’entreprise (élaboration de fiches de paie, gestion des congés, gestion des temps et activité, recrutement, onboarding, etc.)

Par ailleurs, le cahier des charges SIRH est un document à valeur contractuelle qui définit le cadre du déploiement de la solution RH et les responsabilités des intervenants aux différents stades du projet.

Le cahier des charges est-il incontournable pour un projet SIRH ?

Opter pour un cahier des charges SIRH présente de nombreux atouts. Parmi ces derniers, on peut citer le fait de :

• Cibler précisément les besoins de votre organisation ;
• Cerner les spécificités et exigences de votre secteur d’activité ;
• Centraliser l’ensemble des informations relatives au projet.

Cibler précisément les besoins de votre organisation

Mettre en place un SIRH est une excellente occasion d’auditer votre organisation et de mieux comprendre les flux d’informations entre les différents services. Cela vous permettra de mieux comprendre le périmètre que devra couvrir le SIRH et les attentes qui peuvent y être associées.

Cerner les spécificités et exigences de votre secteur d’activité

La solution retenue devra être adaptée à votre secteur d’activité. En effet, à titre d’exemple, on ne gère pas les ressources humaines de la même manière dans le secteur du bâtiment que dans le secteur des services. Le SIRH devra donc répondre aux spécificités qu’impose votre secteur d’activité. Il convient donc de lister les différentes particularités de votre gestion RH pour choisir la solution digitalisée la plus adéquate.

Centraliser l’ensemble des informations relatives au projet

Le déploiement d’un SIRH fait intervenir différentes personnes. Pour coordonner l’ensemble des intervenants, le cahier des charges SIRH constitue le document de référence permettant d’évaluer les besoins, d’améliorer l’existant et réussir le déploiement d’une solution la plus satisfaisante pour tous. Le cahier des charges SIRH est aussi le meilleur moyen de permettre aux différents éditeurs de logiciels RH de savoir s’ils sont ou non les mieux placés pour répondre à vos problématiques.

5 conseils pour bien rédiger un cahier des charges SIRH

Le cahier des charges SIRH est un document dont la valeur contractuelle doit permettre d’éviter toutes pertes d’informations, quiproquos et bien sûr tous litiges éventuels avec le fournisseur de solution RH. Pour vous faciliter la rédaction d’un cahier des charges SIRH, voici nos 5 conseils pour que son utilisation rime avec efficacité :

• Analyser l’existant ;
• Mettre en place l’équipe projet et sa gouvernance ;
• Définir les enjeux et besoins du projet RH ;
• Cadrer le budget et le calendrier du projet ;
• Faire un premier benchmark.

Analyser l’existant

Il s’agit ici de resituer le contexte pour trouver la solution la plus adéquate. En d’autres termes, on s’efforcera ici d’analyser la gestion des ressources humaines à l’instant T pour mieux dégager ce qui fonctionne correctement et les axes d’amélioration sur lesquels le SIRH se révélera pertinent.

Mettre en place l’équipe projet et sa gouvernance

Lors de la rédaction d’un cahier des charges SIRH, sont précisées les personnes les plus disposées et compétentes pour accompagner la réussite du projet. Les responsabilités de chacun aux divers stades du projet sont aussi indiquées noir sur blanc.

Définir les enjeux et les besoins du projet RH

On listera ici les besoins fonctionnels du projet, et notamment le domaine RH concerné par le SIRH : paie, gestion des congés, gestion des plannings, suivi des indicateurs RH, etc.

Cadrer le budget et le calendrier du projet

Le cahier des charges SIRH répertorie l’ensemble des frais afin de donner un montant le plus précis possible du budget à allouer au déploiement et à la gestion du SIRH. Par ailleurs, afin de s’assurer une bonne visibilité du projet, un calendrier précis est établi avec un rétroplanning des actions à effectuer pour tenir les délais.

Faire un premier benchmark

Une fois que vous avez effectué un audit de l’existant, mis en place l’équipe projet, listé vos besoins et cadré le projet, vous êtes en mesure de faire un premier comparatif des divers SIRH proposés et prendre contact avec les éditeurs de solution.

Exemple de cahier des charges SIRH

La rédaction d’un cahier des charges SIRH peut se révéler un véritable défi. Pour relever celui-ci avec brio, nous vous proposons ci-dessous un exemple de cahier des charges SIRH comportant les points et le détail des éléments essentiels devant y figurer.

Le contexte de l’entreprise et le projet

Pour que le prestataire comprenne bien votre besoin, il est important qu’il dispose d’informations exhaustives mais précises du contexte de votre entreprise. Il s’agit notamment, d’informations telles que l’histoire de votre entreprise, son évolution, les effectifs par service et catégorie socio-professionnelle, les personnes composant le service RH et qui seront donc en première ligne pour gérer le projet, etc.

Les objectifs du projet RH

Le déploiement de toute solution répond à un ou plusieurs objectifs précis. Par conséquent, vous devrez valider en amont les différentes fonctionnalités et processus RH qui seront à digitaliser ou non. En préambule, définissez les objectifs globaux du projet SIRH puis ensuite affinez par fonction avec des objectifs plus précis.

Pour compléter cette étape, nous vous recommandons de cartographier vos processus RH. Ainsi vous aurez une vision globale des activités RH de votre entreprie.

La gouvernance et l’équipe

Comme pour tous projets, vous devrez établir les responsabilités de chaque intervenant. Cette clarté est indispensable pour donner de la visibilité au projet. Il vous faudra tâcher de détailler au maximum.

Les besoins fonctionnels

Pour chaque fonction RH, nous vous recommandons de noter ce qui est attendu de la solution RH. Par exemple, en matière de gestion de la paie, les objectifs poursuivis peuvent être la réduction du pourcentage d’erreurs de paie, la conformité des bulletins de paie en matière de dématérialisation de la paie, la sécurisation des échanges de données paie avec les prestataires externes, etc.

Les contraintes techniques

Pour que la réussite de votre projet SIRH rime avec réussite et sérénité, il convient de ne pas négliger les aspects techniques et de les répertorier dans le cahier des charges. C’est indispensable pour être certain que le nouvel SIRH s’intégrera parfaitement avec les différents outils déjà utilisés dans l’entreprise, notamment les logiciels de gestion comptable. La Direction des Systèmes d’information (DSI) de l’entreprise sera alors d’une aide précieuse, voire indispensable pour la rédaction de ce volet du cahier des charges SIRH. En effet, la DSI dispose d’une vision globale des contraintes techniques de votre entreprise.

Le budget et le planning

Le cahier des charges SIRH doit répondre très concrètement à la question du budget et des délais d’exécution. Cela vous permettra de suivre l’avancement du projet, de suivre les coûts et de veiller à ce qu’il n’y ait pas de dépassement de coût lors des différentes phases du projet (lancement, déploiement, exploitation). En outre, cela permet aux différentes parties de mieux savoir à quel moment elles doivent intervenir.

Les indicateurs clés de performance

À chaque étape du projet et en fonction de l’objectif défini en amont, vous devrez énoncer des indicateurs clés vous permettant d’être certain que vous allez dans la bonne direction. Par exemple, si vous considérez la fonction recrutement et plus particulièrement la phase d’onboarding, la mise en place d’un SIRH complet peut vous permettre une meilleure rétention des talents.

Vous pouvez choisir de vous intéresser aux indicateurs suivants pour évaluer la pertinence de la solution digitale retenue : la proportion de nouveaux salariés durant une période donnée, le délai de retour interne, ou encore le ratio de candidats retenus – candidats proposés.

Les livrables

Dans ce dernier item, vous devrez préciser l’ensemble des livrables souhaités. En fonction des échéances et objectifs définis en amont, vous pouvez par exemple avoir besoin d’obtenir un support de présentation de l’offre SIRH, le contrat de fournitures de services qui précise notamment le montant global de l’offre, la durée d’engagement minimale et maximale, etc.

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