Cahier des charges SIRH : exemple et conseils

Rédiger un cahier des charges SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est une étape indispensable pour assurer la réussite d’un projet de digitalisation RH. Ce document permet de définir précisément les besoins de l’organisation, ses contraintes et donc de sécuriser le choix du logiciel. Qu’est-ce qu’un cahier des charges SIRH ? À quoi sert-il et comment le rédiger ? Voici tout ce qu’il faut savoir, ainsi qu’un exemple de cahier des charges SIRH.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges SIRH ?

Un cahier des charges SIRH est un document détaillé qui formalise les besoins, attentes et contraintes liés à la mise en place ou à l’évolution d’un système d’information des ressources humaines (SIRH) au sein d’une entreprise. Il sert de référence pour piloter le projet et guider le choix des prestataires ou éditeurs de logiciels.

Par ailleurs, le cahier des charges SIRH est un document à valeur contractuelle qui définit le cadre du déploiement de la solution RH et les responsabilités des intervenants aux différents stades du projet.

Pour rappel, un logiciel SIRH vise à simplifier la gestion des ressources humaines, du recrutement à la sortie du salarié des effectifs de l’entreprise (élaboration de fiches de paie, gestion des congés, gestion des temps et activité, recrutement, onboarding, etc.). Utiliser un logiciel SIRH garantit aussi la sécurité des données RH, conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD).

Pourquoi rédiger un cahier des charges SIRH ?

La rédaction d’un cahier des charges est une étape indispensable avant de sélectionner le logiciel adapté à votre entreprise. Voici pourquoi.

Cibler précisément les besoins de votre entreprise

Rédiger un cahier des charges SIRH est tout d’abord l’occasion d’identifier les besoins spécifiques de votre organisation. Elle vous oblige à réaliser un état des lieux complet de vos processus actuels, en analysant notamment les flux d’informations entre les services RH, financiers ou encore opérationnels.

Grâce à cet audit approfondi, vous allez aussi mieux cerner le périmètre que devra couvrir le SIRH. Cela inclut des aspects tels que la gestion des talents, la paie, le suivi des temps ou encore la gestion des formations.

Il est recommandé d’intégrer les futurs utilisateurs (managers, RH, IT) dans cette phase d’audit. Cela permet de garantir la prise en compte de leurs besoins et leur future adhésion au logiciel choisi.

Cerner les spécificités et exigences de votre secteur d’activité

Chaque secteur d’activité a ses caractéristiques propres concernant la gestion des ressources humaines. Par exemple, le secteur du bâtiment doit gérer des équipes mobiles, des contrats courts ou encore des heures supplémentaires. À l’inverse, dans le secteur des services, la DRH mettra davantage l’accent sur la formation continue, la gestion des compétences ou encore le suivi de la satisfaction des collaborateurs.

Un cahier des charges SIRH bien construit doit donc prendre en compte vos spécificités. Cela implique aussi d’identifier les contraintes réglementaires propres à votre secteur (gestion des congés, suivi des temps de travail, conformité avec le droit social) et vos objectifs stratégiques.

Centraliser l’ensemble des informations relatives au projet

Le déploiement d’un SIRH implique la collaboration de plusieurs acteurs au sein de l’entreprise, tels que les équipes RH, IT, financières, ainsi que les managers. Le cahier des charges permet donc de regrouper toutes les informations relatives au projet et de coordonner les actions de chacun.

Cette centralisation réduit les risques de malentendus et accélère la prise de décision.

Faciliter la comparaison des logiciels SIRH

Le cahier des charges constitue un référentiel pour évaluer les propositions des différents prestataires de logiciels RH. Cela simplifie la mise en perspective des fonctionnalités clés (gestion de la paie, suivi des compétences, reporting), des coûts associés (licences, maintenance, déploiement) et des contraintes d’intégration avec vos systèmes existants.

Il peut d’ailleurs être intéressant d’utiliser des critères de pondération pour hiérarchiser vos priorités (par exemple la facilité d’utilisation ou la flexibilité du support).

5 conseils pour bien rédiger un cahier des charges SIRH

Le cahier des charges SIRH est un document dont la valeur contractuelle doit permettre d’éviter toutes pertes d’informations, quiproquos et bien sûr tous litiges éventuels avec le fournisseur de solution RH. Voici 5 conseils pour faciliter la rédaction de votre cahier des charges SIRH.

1. Analyser l’existant

Il s’agit ici de resituer le contexte du projet RH afin de trouver la solution la plus adéquate.

Cette étape consiste à évaluer les outils, les pratiques et les flux d’informations utilisés à l’instant T, en identifiant ce qui fonctionne bien et ce qui nécessite des améliorations.

Par exemple, vous pourriez détecter des problèmes liés à la gestion des absences, au suivi des compétences ou à l’établissement des paies. Il s’agit également de repérer les redondances, les tâches chronophages ou les erreurs fréquentes dans la gestion des données RH.

2. Mettre en place l’équipe projet et sa gouvernance

Lors de la rédaction du cahier des charges SIRH, vous allez clairement définir les rôles et responsabilités des membres de l’équipe projet. Vous devez identifier par exemple les personnes les plus compétentes pour piloter l’implémentation du projet, les formations nécessaires ou le post-déploiement. Il peut s’agir notamment des responsables RH ou d’experts IT.

Le cahier des charges précise également les mécanismes de gouvernance : fréquence des réunions, processus de prise de décision et gestion des arbitrages en cas de désaccord.

3. Cadrer le budget et le calendrier du projet

Le cahier des charges doit lister toutes les dépenses à prévoir. Il doit donc couvrir l’ensemble du déploiement du projet, de sa mise en œuvre à la gestion du système. Cela inclut non seulement les coûts liés à l’achat ou à la licence du logiciel, mais aussi les frais de formation, d’intégration, de maintenance, ainsi que d’éventuels frais supplémentaires pour l’adaptation de la solution aux spécificités de l’entreprise.

En parallèle, le cahier des charges permet de formaliser un calendrier précis pour l’ensemble des étapes du projet. Vous pouvez accompagner ce calendrier d’un rétroplanning détaillant chaque action à mener, de la sélection de la solution à sa mise en production. Notez qu’il est recommandé de prévoir des marges pour les imprévus.

4. Prévoir la scalabilité du logiciel

Votre logiciel SIRH doit être en capacité d’évoluer avec les besoins de votre entreprise. Cela inclut par exemple la possibilité d’ajouter des modules, d’intégrer de nouveaux processus RH ou encore de gérer des volumes de données plus importants à mesure que votre organisation grandit.

Lors de la rédaction de votre cahier des charges, vous devez donc anticiper ces besoins futurs. Cela vous évitera de devoir changer solution SIRH ou de réaliser une nouvelle intégration coûteuse.

5. Faire un premier benchmark

Une fois que vous avez effectué un audit de l’existant, mis en place l’équipe projet, listé vos besoins et cadré le projet, vous êtes en mesure de faire un premier comparatif des divers SIRH proposés et prendre contact avec les éditeurs de solution.

Exemple de cahier des charges SIRH

La rédaction d’un cahier des charges SIRH peut se révéler un véritable défi. Voici un exemple de cahier des charges SIRH pour vous aider. Il comporte les points et le détail des éléments essentiels devant y figurer.

Introduction : le contexte de l’entreprise et le projet

Pour que le prestataire comprenne bien votre besoin, vous devez d’abord lui fournir des informations exhaustives et précises sur le contexte de votre entreprise. Il s’agit notamment, d’informations telles que l’histoire de votre entreprise, son évolution, les effectifs par service, les personnes composant le service RH et qui seront donc en première ligne pour gérer le projet.

Les objectifs du projet RH

Le déploiement de toute solution répond à un ou plusieurs objectifs précis. Par conséquent, vous devez énoncer les objectifs globaux du projet SIRH puis affiner ensuite par fonction avec des objectifs plus précis.

Pour compléter cette étape, nous vous recommandons de cartographier vos processus RH. Ainsi vous aurez une vision globale des activités RH de votre entreprise.

La gouvernance et l’équipe

Nous vous le disions, vous devez établir les responsabilités de chaque intervenant. Cette clarté est indispensable pour donner de la visibilité au projet. Vous devez donc noter ces informations noir sur blanc.

Les besoins fonctionnels

Pour chaque fonction RH, nous vous recommandons de noter ce qui est attendu de la solution RH. Par exemple, en matière de gestion de la paie, les objectifs poursuivis peuvent être la réduction du pourcentage d’erreurs de paie, la conformité des bulletins de paie en matière de dématérialisation de la paie, la sécurisation des échanges de données paie avec les prestataires externes, etc.

Les contraintes techniques

Vous devez répertorier vos contraintes techniques dans le cahier des charges. Ceci est indispensable pour être certain que le nouvel SIRH s’intégrera parfaitement avec les différents outils déjà utilisés dans l’entreprise, notamment les logiciels de gestion comptable.

La Direction des Systèmes d’information (DSI) de l’entreprise sera alors d’une aide précieuse, voire indispensable pour la rédaction de ce volet du cahier des charges SIRH.

La DSI a en outre, les compétences permettant de garantir que le déploiement du SIRH vous fera bien gagner en temps et efficacité.

Le budget et le planning

Le cahier des charges SIRH doit répondre très concrètement à la question du budget et des délais d’exécution. Cela vous permettra de suivre l’avancement du projet, de suivre les coûts et de veiller à ce qu’il n’y ait pas de dépassement de coût lors des différentes phases du projet (lancement, déploiement, exploitation). En outre, cela permet aux différentes parties de mieux savoir à quel moment elles doivent intervenir.

Les indicateurs clés de performance

À chaque étape du projet et en fonction de l’objectif défini en amont, vous devez énoncer des indicateurs clés vous permettant d’être certain que vous allez dans la bonne direction. Par exemple, si vous considérez la fonction recrutement et plus particulièrement la phase d’onboarding, la mise en place d’un SIRH complet peut vous permettre une meilleure rétention des talents.

Vous pouvez choisir de vous intéresser aux indicateurs suivants pour évaluer la pertinence de la solution digitale retenue : la proportion de nouveaux salariés durant une période donnée, le délai de retour interne ou encore le ratio de candidats retenus – candidats proposés.

Les livrables

Dans ce dernier item, vous devez préciser l’ensemble des livrables souhaités. En fonction des échéances et objectifs définis en amont, vous pouvez par exemple avoir besoin d’obtenir un support de présentation de l’offre SIRH, le contrat de fournitures de services qui précise notamment le montant global de l’offre, la durée d’engagement minimale et maximale, etc.

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