Si les entreprises ont développé des pratiques RH leur permettant de fonctionner à court terme, toutes n’ont pas formalisé leurs processus RH, ou bien, si ceux-ci sont déjà structurés, ils le sont peut-être depuis trop longtemps. Pour optimiser la performance de l’entreprise sur le long terme, les processus RH méritent d’être réinterrogés en mode collaboratif, cartographiés, et pensés de manière agile. Explications.
Qu’est-ce qu’un processus RH ?
Un processus RH regroupe l’ensemble des actions à mener et leurs modalités, pour une thématique RH donnée, avec des objectifs prédéfinis. Chaque processus peut être modélisé sous la forme d’une cartographie qui présente les différentes étapes de manière chronologique, les flux d’informations, les acteurs concernés, les documents et outils à utiliser.
10 Exemples de processus RH critiques pour l’entreprise
Voici une liste de processus RH critiques du point de vue de la gestion des données et de leur impact sur la performance de l’entreprise.
Le recrutement
Coûteux pour l’entreprise, le processus de recrutement est un enjeu majeur pour l’entreprise. Dans un contexte de pénurie de candidats, il est essentiel de l’optimiser afin d’attirer les bons talents mais aussi les retenir. Il est possible notamment de faciliter l’acte de candidature et de réduire les délais, de mettre en place un site carrière reflétant la marque employeur, ou encore de se constituer un tableau de suivi de candidatures. Pour être certain que vos processus soient optimaux, pensez à étudier différents indicateurs de performance du recrutement.
Le processus d’onboarding
L’onboarding ou processus d’intégration est également déterminant pour engager les nouvelles recrues. Il s’agit de leur réserver un bon accueil, leur transmettre les valeurs de l’entreprise, les former, suivre leur intégration et leur donner envie de rester. Toutes les activités correspondantes sont à intégrer dans ce processus RH.
La formation
Avec la formation, l’entreprise choisit d’investir dans le développement des compétences de ses collaborateurs. La gestion de la formation est un processus plutôt fastidieux, avec de nombreuses formalités qu’il convient de bien formaliser dans la cartographie. Il s’agit, entre autres, d’identifier les besoins en formation, de la validation par les managers, du financement, des relations avec les OPCO, du choix des organismes et programmes, de la sélection des salariés, du choix des dates, des convocations, des feuilles de présence, de l’évaluation, du retour sur investissement.
La gestion et le développement des compétences
La gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP, ex-GPEC) passe aussi par une cartographie des compétences.
Le plan de développement des compétences et des parcours professionnels (ex-plan de formation) est un outil décisif de cette GEPP. En effet, l’épanouissement des salariés passe aussi par leur montée en compétences, en plus de profiter à l’innovation et à la compétitivité de l’entreprise.
La gestion des carrières
Autre processus RH crucial pour l’entreprise : la gestion des carrières. Celle-ci inclut en particulier la mobilité interne et la promotion, des leviers de reconnaissance qui boostent la motivation des salariés, et par voie de conséquence, la productivité et la fidélisation.
L’évaluation de la performance
L’évaluation de la performance est généralement réalisée au cours de l’entretien annuel (qui reste facultatif), sur la base des objectifs fixés en N -1. Ce processus RH est également formalisé, notamment par une grille d’évaluation des compétences professionnelles fondée sur différents critères. Les flux d’informations sont à identifier, en particulier la transmission des résultats au service RH, qui pourra donner suite le cas échéant (formation, promotion…).
La communication interne
Souvent délaissée au profit de la communication externe, la communication interne améliore pourtant la transparence du dialogue social, et les relations entre les salariés et la direction RH. Avec l’écoute et la prise en compte des besoins des collaborateurs, la valorisation de leurs missions, elle apparaît comme un véritable levier de motivation. De fait, elle contribue à développer le sentiment d’appartenance à l’entreprise, voire l’ambassadoring.
Les relations sociales
Les relations avec les instances représentatives du personnel sont également à soigner pour préserver un climat social serein et répondre aux obligations légales. Dans ce processus RH particulièrement sensible figurent les négociations obligatoires, les accords d’entreprise, les obligations de consultation du CSE, l’organisation très protocolaire des élections.
La gestion des temps de travail
La gestion des plannings de vos employés peut s’avérer un véritable casse-tête. Entre les forfaits jours, le temps partiel, les horaires variables, les heures supplémentaires, les demandes de congés, les absences, le contrôle du temps de travail, obligatoire pour l’employeur, doit faire l’objet de processus RH rigoureux, d’autant plus qu’il est relié à la paie.
La gestion de la paie
C’est l’un des processus les plus critiques au sens où il ne supporte pas l’erreur (au risque de conflits ou de mouvements sociaux). La fiabilité et la récurrence de la rémunération sont conditionnées par l’exactitude de nombreuses données, dites « variables de paie » (congés payés, heures supplémentaires, arrêt de travail…). À cela s’ajoutent l’intéressement, la participation, les primes, la déclaration des cotisations DSN, etc.
Il existe des logiciels SIRH pour la gestion de la paie ! Ces solutions permettent d’optimiser vos processus et de gagner du temps efficient sur vos autres missions.
Ces 10 processus définis par thématique RH peuvent être déclinés en différents sous-processus, pour davantage de précision.
Pourquoi faut-il absolument cartographier les processus RH d’une entreprise ?
Réaliser une cartographie permet de structurer ses processus RH pour un meilleur fonctionnement de l’organisation et donc, une optimisation de la performance.
Disposer d’une vision globale
Une cartographie des processus RH offre une vision exhaustive des missions stratégiques de la fonction RH. De plus, réaliser une cartographie aide à comprendre les liens ou interactions entre chaque processus RH. Et surtout, cela permet d’identifier les différentes actions à réaliser au sein de chaque processus, les acteurs concernés, les documents et outils utilisés etc. Vous aurez alors toutes les clés pour mener à bien vos projets ressources humaines.
Communiquer clairement auprès de vos collaborateurs
De par son caractère très visuel, une cartographie constitue un excellent outil de communication car elle favorise la compréhension des différents processus RH et aide à leur optimisation. Elle valorise le rôle de chacun et souligne les interactions qui existent et/ou les liens potentiels à créer, tout en favorisant l’adhésion des parties prenantes. La cartographie participe également à la formation des nouveaux arrivants et renseigne sur les pratiques au sein de chaque processus.
Optimiser l’organisation
Détailler les processus avec les opérationnels permet de repérer les activités inutiles ou redondantes, les dysfonctionnements, et donc déjà de les optimiser, en les simplifiant ou en apportant d’autres actions correctives. De plus, grâce à l’élaboration collaborative d’une cartographie, l’ensemble des acteurs impliqués dans les processus RH travaillent sur une base commune. Non seulement cela limite le risque d’erreurs, mais encore les salariés gagnent en efficacité et en temps.
Automatiser les processus RH
Une cartographie actualisée de tous les processus RH est un préalable si vous souhaitez acquérir un outil SIRH sur-mesure, adapté à votre organisation. Ce type de logiciel vous permet d’automatiser tout (ou une partie de) vos processus RH, en particulier les plus chronophages. Par exemple, la gestion de l’onboarding peut être en partie automatisée, avec la transmission des documents indispensables à toute nouvelle recrue (contrat de travail, livret d’accueil, règlement intérieur…).
Sécuriser ses pratiques
Le fait de cartographier les processus RH améliore également l’efficacité et la sécurisation des pratiques. En effet, l’analyse réalisée et l’optimisation des processus limitent les risques sociaux, en mettant l’accent sur le respect des obligations légales (RGPD, RPS, QVT, inclusion, consultations du CSE etc.).
Comment cartographier les processus RH ? Nos 5 conseils
Cartographier les processus RH nécessite de les identifier, avec leurs objectifs, selon une méthodologie simple et efficace.
1. Réalisez un état des lieux de l’existant
La première étape consiste à recenser les processus RH existant par le biais d’une collecte d’informations sur le terrain. En effet, il peut exister des décalages entre ce que le service RH pense et la réalité quotidienne des opérationnels. Il s’agit donc de réaliser une cartographie des processus actuels avant de concevoir la nouvelle cartographie, notamment pour détecter les points d’amélioration. Commencez par lister les activités pour chaque domaine RH, classez-les par ordre chronologique. En face de chaque étape ou chaque activité, il est important de faire figurer les acteurs qui sont impliqués, ainsi que les documents et/ou outils nécessaires.
2. Impliquez les collaborateurs concernés
Le recueil d’informations peut être mené sous la forme d’entretiens avec les salariés concernés. Il s’agit en effet de parvenir à une description exhaustive des processus, de repérer d’éventuels décalages, et de comprendre les besoins des opérationnels. Vous vous assurez ainsi de la coopération de vos collaborateurs dans la suite du projet de cartographie. Lors de la phase d’optimisation de chaque processus, vous devrez mentionner, en face de chaque mission ou tâche, le nom d’un collaborateur ou le poste concerné, pour indiquer clairement qui fait quoi. Consulter vos collaborateurs dès le départ renforce également la communication interne et le dialogue social.
3. Recensez les documents et les outils
Pour que les flux de travail reflètent l’organisation, tous les documents et outils utilisés au cours d’un processus doivent être identifiés. Cela permet de vérifier les doublons, d’homogénéiser les éléments de communication, et de déterminer quels documents doivent être générés et/ou téléchargés à chaque étape. Par la suite, cela contribue également à harmoniser les pratiques, en s’appuyant sur la même source d’information dont la pertinence a été validée par le collectif.
4. Définissez des objectifs pour chaque processus RH
Après avoir recensé chaque processus RH dans son état actuel, l’étape suivante consiste à mettre en place la nouvelle cartographie. Pour ce faire, il est indispensable d’attribuer des objectifs à chaque nouveau processus, définis à partir des objectifs de l’entreprise. Puis, tout en prenant en compte les besoins et les retours formulés par les salariés interrogés, les points d’amélioration sont examinés et formalisés, ainsi que les responsabilités de chacun. Enfin, pour que la démarche soit efficiente, il est nécessaire de définir des indicateurs (ou KPI) RH qui permettront de réaliser le suivi des processus et d’en mesurer les résultats (atteinte des objectifs).
5. Cartographiez !
La cartographie des processus RH peut prendre différentes formes mais l’idéal, si l’on s’inspire d’un logigramme, est de reprendre des symboles standardisés, aux normes BPMN (Business Process Model and Notation), utilisées pour modéliser des processus métier. Dans ce cas, chaque processus RH est représenté par un diagramme, utilisant des formes géométriques : le rond pour créer un événement, le rectangle pour désigner une activité, la flèche pour indiquer le sens du flux, le losange pour symboliser un point de décision. Une représentation graphique simple à comprendre et accessible à tous.
Le résultat final doit aboutir à une vision globale de l’ensemble des processus RH dans l’entreprise avec les liens existant entre chaque processus. Puis, chaque processus RH est décliné de manière détaillée.
Exemple de cartographie des processus RH
Voici un exemple de cartographie réalisée par nos soins. Il s’agit d’un exemple assez lisible qui permet d’identifier tous les points d’attention du processus RH.
Chaque cartographie doit être réalisée en fonction des besoins et des processus de chaque entreprise.
Vous pouvez vous appuyer sur un ERP des ressources humaines afin d’implémenter et automatiser vos processus.
FAQ
Qu’est-ce qu’un processus RH ?
Un processus RH est un ensemble d’actions, menées avec un objectif prédéfini, dans l’un des domaines de la fonction RH. Il permet de formaliser la marche à suivre pour parvenir au résultat escompté, avec les différentes étapes, les acteurs concernés et les documents auxquels se référer.
Pourquoi les processus RH sont-ils si importants ?
Les processus RH permettent d’harmoniser les pratiques, de les optimiser afin d’améliorer la stratégie RH et sa contribution à la performance de l’entreprise. Ils renforcent également l’engagement des collaborateurs, à condition d’être impliqués dans la structuration des processus et que ceux-ci répondent à leurs besoins.
Comment cartographier les processus RH ?
Pour réaliser une cartographie, il est nécessaire de lister les activités RH à partir de la réalité du terrain, en consultant les acteurs concernés. Ces activités sont ensuite à classer en différents processus RH, avec des objectifs déterminés, les responsabilités de chacun, les flux de travail et les documents de référence.
Comment rédiger un processus RH ?
Rédiger un processus RH peut se faire sous la forme d’un tableau ou d’une fiche par processus de ressources humaines, en y intégrant : les objectifs du processus, les activités et les flux de travail, les acteurs, les données d’entrées et de sorties, les documents supports, ainsi que les indicateurs de suivi.
