Processus RH : 10 exemples et 5 conseils pour les cartographier

Si les entreprises ont développé des pratiques RH leur permettant de fonctionner à court terme, toutes n’ont pas formalisé leurs processus RH, ou bien, si c’est le cas, ils le sont sans doute depuis trop longtemps.

Pour optimiser la performance de l’entreprise sur le long terme, les processus RH méritent d’être réinterrogés en mode collaboratif, cartographiés et pensés de manière agile. Explications.

Qu’est-ce qu’un processus RH ?

Un processus RH regroupe l’ensemble des actions à mener ainsi que leurs modalités, sur une thématique RH donnée, avec des objectifs prédéfinis.

Chaque processus peut être modélisé sous la forme d’une cartographie qui présente les différentes étapes de manière chronologique, les flux d’informations, les acteurs concernés, les documents et outils à utiliser.

10 Exemples de processus RH critiques pour l’entreprise

Voici une liste de processus RH critiques du point de vue de la gestion des données et de leur impact sur la performance de l’entreprise.

Le recrutement

Coûteux, entre 3 000 et 10 000 € selon le Figaro Recruteur, le processus de recrutement reste un enjeu majeur pour l’entreprise.

Ajoutée à cela la pénurie de candidats, l’optimisation du processus de recrutement est devenu une nécessité pour attirer les meilleurs talents, mais surtout pour les fidéliser. Les entreprises mettent alors tout en œuvre pour améliorer l’expérience candidat (formulaire simplifié pour postuler, un processus plus court, des échanges réguliers avec les candidats, etc.).

De plus en plus d’entreprises optent aussi pour la création d’un site carrière, afin de promouvoir leur marque employeur et de centraliser l’ensemble des offres d’emplois. Les candidats potentiels disposent ainsi d’une vision globale des opportunités de carrière au sein de l’entreprise.

Pour garantir l’efficacité de votre processus de recrutement, il est indispensable de mettre en place le suivi d’indicateurs clés de performance (KPI). Intégrez ensuite l’ensemble des résultats obtenus dans des tableaux de bord pour un suivi optimal. Cela vaut pour l’ensemble de vos processus RH.

Le processus d’onboarding

L’onboarding ou processus d’intégration correspond à la dernière phase de votre processus de recrutement.

La qualité du parcours d’intégration de votre nouvelle recrue aura un impact significatif sur l’engagement et l’implication de ce dernier au sein de l’entreprise. C’est pourquoi, il est indispensable de préparer minutieusement l’arrivée de votre futur collaborateur.

Au-delà de lui réserver un bon accueil, vous devez vous assurer de lui transmettre les valeurs de l’entreprise, le familiariser avec son nouvel environnement de travail et ses nouveaux collègues. Soyez à l’écoute, prenez le temps de répondre à ses questions.

N’oubliez pas que le processus d’onboarding ne se limite pas au premier jour de travail de votre nouvelle recrue, mais qu’il qui s’étend plutôt sur plusieurs mois (en moyenne entre 6 et 8 mois). Prendre ses marques prend du temps.

Un bon onboarding RH est un levier puissant pour fidéliser vos nouveaux collaborateurs.

La formation

Avec la formation, l’entreprise choisit d’investir dans le développement des compétences de ses collaborateurs.

La gestion de la formation est un processus plutôt fastidieux, avec de nombreuses formalités qu’il convient de bien formaliser dans la cartographie. Il s’agit, entre autres :

• d’identifier les besoins en formation ;
• du processus de validation par les managers ;
• du financement et des relations avec les OPCO (les opérateurs de compétences, ex-OPCA) ;
• du choix des organismes et des programmes ;
• de la sélection des salariés ;
• des formalités administratives (dates de formation, convocation, feuilles de présence, etc.) ;
• de l’évaluation des actions de formation (KPI) ;
• du retour sur investissement (ROI).

Pour identifier les besoins en formation, vous pouvez utiliser une matrice de compétences et de polyvalence. Cet outil va vous permettre alors de cartographier les compétences nécessaires d’un point de vue global pour répondre aux besoins opérationnels de l’entreprise.

La rétention de vos talents passe aussi indéniablement par la formation de ces derniers.

La gestion et le développement des compétences

La gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP, ex-GPEC) passe aussi par une cartographie des compétences.

Le plan de développement des compétences et des parcours professionnels (ex-plan de formation) est un outil décisif de cette GEPP. En effet, l’épanouissement des salariés passe aussi par leur montée en compétences, en plus de profiter à l’innovation et à la compétitivité de l’entreprise.

La gestion des carrières

Autre processus RH crucial pour l’entreprise : la gestion des carrières. Celle-ci inclut en particulier la mobilité interne et la promotion, des leviers de reconnaissance qui boostent la motivation des salariés, et par voie de conséquence, la productivité et la fidélisation.

Une cartographie des métiers est alors un outil indispensable pour avoir une vision globale de l’ensemble des métiers présents au sein de l’entreprise. Le but est d’identifier et de décrire précisément chaque métier (missions, responsabilités, compétences requises, formations, etc.). Ainsi, à travers la cartographie des métiers, il vous sera plus facile de modéliser les parcours professionnels de vos collaborateurs et d’envisager les différentes évolutions au sein de l’entreprise.

L’évaluation de la performance

L’évaluation de la performance est généralement réalisée au cours de l’entretien annuel (qui reste facultatif), sur la base des objectifs fixés en N -1. Ce processus RH est également formalisé, notamment par une grille d’évaluation des compétences professionnelles fondée sur différents critères. Les flux d’informations sont à identifier, en particulier la transmission des résultats au service RH, qui pourra donner suite le cas échéant (formation, promotion, etc.).

La communication interne

Souvent délaissée au profit de la communication externe, une bonne communication interne améliore pourtant la transparence du dialogue social, et les relations entre les salariés et la direction RH. Avec l’écoute et la prise en compte des besoins des collaborateurs, la valorisation de leurs missions, elle apparaît comme un véritable levier de motivation. De fait, elle contribue à développer le sentiment d’appartenance à l’entreprise, voire l’ambassadoring.

Les relations sociales

Les relations avec les instances représentatives du personnel sont également à soigner pour préserver un climat social serein et répondre aux obligations légales. Dans ce processus RH particulièrement sensible figurent les négociations obligatoires, les accords d’entreprise, les obligations de consultation du CSE, l’organisation très protocolaire des élections.

La gestion des temps de travail

La gestion des plannings de vos employés peut s’avérer un véritable casse-tête.

L’employeur doit, en effet, respecter plusieurs règles en la matière, afin d’être en conformité avec la loi, telles que :

• la durée légale du travail (35 heures en France) ;
• les heures supplémentaires (à partir de la 36ème heure et les majorations associées) ;
• le temps de repos (11 heures minimum consécutives) ;
• les demandes de congés (types de congés, durée, etc.) ;
• la gestion des absences ;
• les modalités spécifiques pour les forfaits jours ou encore le temps partiel ;
• le contrôle du temps de travail.

La prise en compte de ces éléments doit faire l’objet d’un processus RH rigoureux. D’autant plus que ces derniers sont utilisés pour réaliser la paie de vos collaborateurs et faire valoir leurs droits (versement des indemnités journalières en cas d’absence par exemple).

La gestion de la paie

C’est l’un des processus les plus critiques au sens où il ne supporte pas l’erreur (au risque de conflits ou de mouvements sociaux). La fiabilité et la récurrence de la rémunération sont conditionnées par l’exactitude de nombreuses données, dites « variables de paie » (congés payés, heures supplémentaires, arrêt de travail…). À cela, s’ajoutent l’intéressement, la participation, les primes, la déclaration des cotisations, la DSN événementielle et mensuelle, etc. Un ensemble d’éléments donc à prendre en compte ainsi que des démarches à réaliser pour produire une paie conforme à la réglementation en vigueur.

Il existe des logiciels SIRH pour la gestion de la paie ! Ces solutions permettent d’optimiser vos processus et de gagner du temps efficient sur vos autres missions.

Ces 10 processus définis par thématique RH peuvent être déclinés en différents sous-processus, pour davantage de précision.

Pourquoi faut-il absolument cartographier les processus RH d’une entreprise ?

La mise en place de processus RH est indispensable pour garantir l’efficacité et la performance de votre stratégie RH.

La stratégie RH est au cœur de la stratégie globale de l’entreprise. C’est pourquoi il est important que chaque processus soit modélisé, pour s’assurer qu’ils répondent bien aux objectifs définis dans la stratégie RH, et de les optimiser si nécessaire.

Réaliser une cartographie permet alors de structurer ses processus RH pour un meilleur fonctionnement de l’organisation et donc, une optimisation de la performance. Bien optimiser, vos processus RH seront des leviers pour engager, fidéliser et motiver vos collaborateurs, et ainsi assurer la pérennité de votre entreprise.

Disposer d’une vision globale

Une cartographie des processus RH offre une vision exhaustive des missions stratégiques de la fonction RH. De plus, réaliser une cartographie aide à comprendre les liens ou interactions entre chaque processus RH. Et surtout, cela permet d’identifier les différentes actions à réaliser au sein de chaque processus, les acteurs concernés, les documents et outils utilisés, etc.

Vous aurez alors toutes les clés pour mener à bien vos projets ressources humaines.

Communiquer clairement auprès de vos collaborateurs

De par son caractère très visuel, une cartographie constitue un excellent outil de communication car elle favorise la compréhension des différents processus RH et aide à leur optimisation. Elle valorise le rôle de chacun et souligne les interactions qui existent et/ou les liens potentiels à créer, tout en favorisant l’adhésion des parties prenantes. La cartographie participe également à la formation des nouveaux arrivants et renseigne sur les pratiques au sein de chaque processus.

Optimiser l’organisation

Détailler les processus avec les opérationnels permet de repérer les activités inutiles ou redondantes, les dysfonctionnements, et ainsi de les optimiser, en les simplifiant ou en apportant d’autres actions correctives.

De plus, grâce à l’élaboration collaborative d’une cartographie, l’ensemble des acteurs impliqués dans les processus RH travaillent sur une base commune. Non seulement cela limite le risque d’erreurs, mais cela permet surtout aux salariés d’être plus efficace et de gagner du temps au quotidien.

Automatiser les processus RH

Une cartographie actualisée de tous les processus RH est indispensable si vous souhaitez acquérir un outil SIRH sur mesure, adapté à votre organisation.

Ce type de logiciel vous permet d’automatiser tout, ou une partie de vos processus RH, en particulier les plus chronophages. Par exemple, la gestion de l’onboarding peut être en partie automatisée, avec la transmission des documents indispensables à toute nouvelle recrue (contrat de travail, livret d’accueil, règlement intérieur, etc.).

L’automatisation des processus permet alors de limiter le risque d’erreur, mais surtout de libérer du temps à vos équipes pour la réalisation de tâches à plus forte valeur ajoutée.

Sécuriser ses pratiques

Le fait de cartographier les processus RH améliore également l’efficacité et la sécurisation des pratiques. En effet, l’analyse réalisée et l’optimisation des processus limitent les risques sociaux, en mettant l’accent sur le respect des obligations légales (RGPD, RPS, QVT, inclusion, consultations du CSE etc.).

Comment cartographier les processus RH ? Nos 5 conseils

Cartographier les processus RH nécessite de les identifier, avec leurs objectifs, selon une méthodologie simple et efficace.

1. Réalisez un état des lieux de l’existant

La première étape consiste à recenser les processus RH existant par le biais d’une collecte d’informations sur le terrain. En effet, il peut exister des décalages entre la vision du service RH et la réalité quotidienne des opérationnels. C’est pourquoi, il est essentiel de constituer un groupe de travail qui soit représentatif du personnel de l’entreprise (collaborateurs, manager, etc.).

L’idée est alors de réaliser une cartographie des processus actuels avant même de concevoir la nouvelle cartographie, notamment pour détecter les points d’amélioration.

Pour ce faire, commencez déjà par lister les activités pour chaque domaine RH et classez-les par ordre chronologique. Ensuite, pour chaque étape ou chaque activité, précisez les acteurs qui sont impliqués, ainsi que les documents et/ou les outils nécessaires.

Une fois la cartographie de vos processus RH actuels réalisée, prenez le temps d’identifier les anomalies. Généralement, cela se traduit par :

• un volume trop important d’activités par rapport à la taille de l’équipe actuelle ;
• des activités en doublon ;
• le nombre d’échanges réalisé sous format papier ou par e-mail augmentant considérablement le risque de perte d’informations ;
• les retards récurrents lors de la réalisation de certaines tâches ;
• des activités n’apportant aucune valeur ajoutée au processus, donc à supprimer ;
• le transfert de tâches à une autre équipe pouvant générer un risque d’erreur au moment de l’échange d’informations (par exemple lors d’un processus d’embauche).

Prenez le temps de lister les principales améliorations à apporter, afin de les intégrer dans votre nouvelle cartographie.

2. Impliquez les collaborateurs concernés

Pour que vos collaborateurs soient impliqués, il est indispensable de leur expliquer précisément en quoi consiste la cartographie des processus RH et les enjeux de cette méthode, ainsi que l’importance de recueillir leur vision.

C’est en effet, à partir de ces informations précieuses que vous allez pouvoir identifier les dysfonctionnements.

Le recueil d’informations peut être mené sous la forme d’entretiens avec les salariés concernés. L’idée est alors de parvenir à une description exhaustive des processus, de repérer d’éventuels décalages, et de comprendre les besoins des opérationnels. Vous vous assurez ainsi de la coopération de vos collaborateurs dans la suite du projet de cartographie.

Lors de la phase d’optimisation de chaque processus, vous devrez mentionner, en face de chaque mission ou tâche, le nom d’un collaborateur ou le poste concerné, pour indiquer clairement qui fait quoi. Consulter vos collaborateurs dès le départ renforce également la communication interne et le dialogue social.

3. Recensez les documents et les outils

Pour que les flux de travail reflètent l’organisation, tous les documents et outils utilisés au cours d’un processus doivent être identifiés. Cela permet de d’identifier les éventuels doublons, d’homogénéiser les éléments de communication, et de déterminer les documents qui doivent être générés à chaque étape.

Par la suite, cela contribue également à harmoniser les pratiques, en s’appuyant sur la même source d’information dont la pertinence a été validée par le collectif.

4. Définissez des objectifs pour chaque processus RH

Après avoir recensé chaque processus RH dans son état actuel, l’étape suivante consiste à mettre en place la nouvelle cartographie. Pour ce faire, il est indispensable d’attribuer des objectifs à chaque nouveau processus, définis à partir des objectifs de l’entreprise. Puis, tout en prenant en compte les besoins et les retours formulés par les salariés interrogés, les points d’amélioration sont examinés et formalisés, ainsi que les responsabilités de chacun. Enfin, pour que la démarche soit efficiente, il est nécessaire de définir des indicateurs (ou KPI) RH qui permettront de réaliser le suivi des processus et d’en mesurer les résultats (atteinte des objectifs).

5. Cartographiez !

La cartographie des processus RH peut prendre différentes formes, mais l’idéal, si l’on s’inspire d’un logigramme, est de reprendre des symboles standardisés, aux normes BPMN (Business Process Model and Notation), utilisées pour modéliser des processus métier.

Dans ce cas, chaque processus RH est représenté par un diagramme, utilisant des formes géométriques :

• le rond pour créer un événement ;
• le rectangle pour désigner une activité ;
• la flèche pour indiquer le sens du flux ;
• le losange pour symboliser un point de décision.

Une représentation graphique simple à comprendre et accessible à tous.

Le résultat final doit aboutir à une vision globale de l’ensemble des processus RH dans l’entreprise avec les liens existants entre chaque processus. Puis, chaque processus RH est décliné de manière détaillée.

Exemple de cartographie des processus RH

Voici un exemple de cartographie réalisée par nos soins. Il s’agit d’un exemple assez lisible qui permet d’identifier tous les points d’attention du processus RH.

Chaque cartographie doit être réalisée en fonction des besoins et des processus de chaque entreprise.

Vous pouvez vous appuyer sur un ERP des ressources humaines afin d’implémenter et automatiser vos processus.

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