Guide de la GEPP : 4 étapes pour la mettre en place

La Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP), anciennement appelée GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences), constitue un outil stratégique pour les entreprises. Cette méthode vise à anticiper les besoins en compétences des organisations tout en s’adaptant aux évolutions du marché et aux mutations internes. Qu’est-ce que la GEPP ? Est-elle obligatoire ? Pourquoi et comment la mettre en place ? La réponse dans cet article.

Qu’est-ce que la GEPP ?

La Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP) est une démarche permettant d’anticiper l’évolution des métiers, des compétences et des qualifications futurs pour faire face aux mutations du marché (économique, démographique et technologique).

Concrètement, la GEPP consiste à identifier les écarts entre les compétences présentes au sein de l’organisation et celles nécessaires à l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Elle inclut des actions comme la formation, la mobilité interne ou le recrutement.

Ce concept a vu le jour suite à la promulgation de la loi Avenir du 5 septembre 2018 portant sur la liberté de choisir son avenir professionnel. Cette loi a en effet revu intégralement le système de la formation professionnelle, propulsant les salariés au premier rang en tant qu’acteur de leur carrière professionnelle.

De la GPEC à la GEPP : définition et différences

La GEPP est la version modernisée de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC). Cette dernière permettait de faire le point sur les compétences afin que les entreprises puissent réaliser leurs plans de recrutement et de formation à venir.

La GEPP propose ainsi 3 nouveaux grands axes d’amélioration :

• une approche plus dynamique, davantage en phase avec les mutations de la société et notamment sur la place des nouvelles technologies ;
• la possibilité d’allonger la périodicité de la négociation de la GEPP avec les partenaires sociaux (jusqu’à 4 ans maximum), dans le cadre d’un accord d’entreprise spécifique ;
• la mise en place du parcours professionnel via la formation continue.

En résumé, alors que la GPEC restait centrée sur les compétences, la GEPP, elle, a une approche plus axée sur les parcours professionnels.

Quelles sont les obligations légales en matière de GEPP ?

La mise en place d’une telle démarche n’est obligatoire que pour les entreprises de plus de 300 salariés ou possédant un établissement communautaire de plus de 150 salariés en France (article L2242-20 du Code du travail).

La loi prévoit également qu’une négociation triennale sur la gestion des emplois et des parcours professionnels soit réalisée, entre l’employeur et les partenaires sociaux.

À la suite de cette négociation, deux issues sont possibles :

• la signature d’un accord collectif GEPP par les deux parties (employeur et partenaires sociaux) ;
• l’établissement d’un procès-verbal, si la négociation n’a pas abouti, avec les propositions suggérées et les mesures à appliquer.

Obligatoire uniquement, pour les grandes entreprises (plus de 300 salariés), la GEPP peut aussi être mise en place dans les PME.

Quels sont les avantages de la GEPP ?

Les avantages pour les employeurs

En tant que dirigeant, la mise en place d’un plan GEPP vous permet de :

• dialoguer avec les partenaires sociaux de la vision stratégique de l’entreprise ;
• renforcer votre productivité et votre compétitivité en anticipant les évolutions du marché ;
• optimiser la gestion de vos ressources humaines ;
• développer votre marque employeur ;
• maintenir votre attractivité (rétention des talents) et attirer de nouveau talents.

Les avantages pour les salariés

Pour les salariés, la mise en place d’une telle démarche au sein de leur entreprise leur permet de bénéficier de toutes les informations et des outils nécessaires pour prendre en main leurs parcours professionnels. Ils pourront ainsi :

• développer leurs compétences via la formation continue ;
• bénéficier d’un suivi régulier de leur évolution de carrière ;
• évoluer en interne et occuper des postes en phase avec leurs compétences ;
• conserver leur niveau d’employabilité.

Sachez qu’il existe pour les salariés occupant des métiers fragilisés, le dispositif Transitions collectives. Aussi appelé dispositif Transco, il propose un accompagnement à ceux qui souhaitent se reconvertir vers un métier porteur.

Quels sont les défis de la GEPP ?

Les services RH peuvent toutefois faire face à quelques difficultés lors de la mise en place de la GEPP :

• la résistance au changement : la GEPP peut être perçue comme une contrainte par certains collaborateurs et managers ;
• le manque de données fiables : des informations de qualité insuffisante compliquent l’analyse et l’anticipation des besoins en ressources humaines ;
• la complexité de la planification : les métiers, les technologies et le marché de l’emploi évoluent rapidement, ce qui contraint l’organisation à ajuster ses prévisions ;
• l’engagement des parties prenantes : la réussite de la GEPP nécessite l’implication active des partenaires sociaux, des managers et des responsables RH.

Notez enfin que le déploiement de la GEPP nécessite un investissement en temps, en budget et en compétences internes. Certaines entreprises peuvent être bloquées à cause de ressources limitées.

Quelles sont les étapes pour instaurer une GEPP dans votre entreprise ?

Pour instaurer une GEPP au sein de votre entreprise, il est nécessaire de suivre quelques étapes clés.

1. Réaliser un diagnostic global

Pour élaborer un plan d’action efficace, il est primordial de connaître en amont vos forces et vos faiblesses. Vous devez donc commencer par étudier l’ensemble des ressources disponibles au sein de votre entreprise.

Ainsi, votre étude portera sur :

• vos ressources humaines, à savoir l’ensemble de vos collaborateurs (bilan social individuel, comptes rendus des entretiens, etc.) ;
• vos ressources financières en termes de formation et de recrutement ;
• vos ressources matérielles ou technologiques (savoir-faire, outils spécifiques).

2. Identifier les besoins en compétences

Ici, l’entreprise doit prévoir les compétences nécessaires à court et moyen terme, en tenant compte des évolutions internes et externes (technologiques, organisationnelles ou sectorielles).

Une fois les besoins identifiés, les services RH doivent repérer les écarts entre les compétences actuelles et celles requises (compétences manquantes, manque de personnel).

Ces écarts doivent ensuite être hiérarchisés en fonction des priorités stratégiques de l’entreprise. Plus précisément, il s’agit d’identifier les compétences critiques à combler en urgence et celles qui peuvent être développées progressivement.

Vous pouvez ensuite proposer des solutions, comme des plans de formation, des recrutements externes ou des réorganisations internes. Votre plan d’action doit être solide et répondre aux besoins de l’organisation à moyen et long terme.

3. Impliquer les équipes

Le service RH doit valider sa stratégie auprès de la direction. Celle-ci s’assure que la GEPP est alignée avec les objectifs de l’entreprise. Les managers, quant à eux, jouent un rôle clé dans la mise en œuvre opérationnelle de ces actions. Ils peuvent fournir des informations sur les besoins de leurs équipes. Ils sont également là pour expliquer les changements et assurer l’adhésion des collaborateurs.

Les représentants du personnel doivent enfin être associés dès le début afin de garantir un dialogue social transparent.

4. Suivre et ajuster sa stratégie

Une fois le plan d’action mis en place, il est indispensable de suivre régulièrement les résultats obtenus. Ce suivi se fait généralement par le biais d’indicateurs de performance (KPI), de bilans de compétences ou d’entretiens avec les managers et les collaborateurs.

Le service RH peut aussi ajuster ses process en fonction des changements dans l’environnement économique, des innovations technologiques ou des réorientations stratégiques de l’entreprise.

Quels outils utiliser pour bien gérer la GEPP ?

Il existe une multitude d’outils pour bien gérer la GEPP :

• le bilan des entretiens annuels (avec notamment la grille d’évaluation des compétences) ;
• la matrice de compétences et de polyvalence ;
• le référentiel métiers et compétences ;
• la pyramide des âges (anticiper les départs à la retraite).

Afin de vous faire gagner du temps, n’hésitez pas à recourir à des solutions SIRH ou des logiciels RH, tels que Payfit ou Factorial. En effet, ces derniers vous permettront de centraliser vos données et de réaliser des analyses précises, via la création de tableaux de bord. Vous pourrez ainsi disposer d’une vision globale des compétences de vos collaborateurs.

La mise en place d’une GEPP nécessite un certain temps, mais construire cette vision stratégique vous sera bénéfique sur le long terme. Gage d’attractivité et de compétitivité de votre entreprise, la GEPP vous permettra de rester performant et de fidéliser vos collaborateurs. Ne passez pas à côté de cet outil puissant de gestion des ressources humaines.

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