Créer une matrice des compétences : utilité et modèle

Afin de rester compétitif et d’assurer la performance de votre entreprise, la gestion de vos talents est essentielle. Pour évaluer les compétences de vos collaborateurs, il existe un outil précieux : la matrice de compétences et de polyvalence.

Qu’est-ce que la matrice de compétences ? Comment l’utiliser ? Comment réaliser votre matrice de compétences et avec quels outils ?

Qu’est-ce qu’une matrice de compétences et de polyvalence ?

Une matrice de compétences et de polyvalence est un outil utilisé pour la gestion des ressources humaines. On s’en sert plus précisément dans le cadre de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC).

Contrairement à la grille d’évaluation des compétences utilisée à titre individuel lors des entretiens, la matrice de compétences et de polyvalence est un outil organisationnel. Il sert à cartographier les compétences requises de manière globale pour répondre aux besoins opérationnels de l’entreprise.

Grâce à cet outil, vous pourrez donc savoir si vos équipes possèdent les compétences nécessaires leur permettant d’être polyvalentes au sein de l’entreprise. Et si le niveau de performance de vos collaborateurs est à la hauteur des objectifs fixés par l’entreprise.

Quels sont les enjeux et avantages de la matrice de compétences ?

La matrice de compétences et de polyvalence est un outil RH précieux qui regroupe plusieurs enjeux de taille :

• identifier les lacunes en matière de compétences de vos collaborateurs : la matrice vous apporte une vision globale des compétences nécessaires et celles que possèdent vos collaborateurs. L’analyse de cet écart vous permettra alors de déterminer le plan de formations à mettre en place ou le cas échéant pour prioriser vos besoins futurs en recrutement ;
• développer la carrière de vos salariés : cet outil sera utile dans le suivi de carrière de vos salariés (formations réalisées, nouvelles compétences acquises, etc.). Ce suivi est essentiel pour la mise en place d’une démarche GPEC efficace ;
• gérer la charge de travail : cette matrice, en évaluant le niveau de polyvalence de chacun de vos collaborateurs, permet ainsi de mieux répartir la charge de travail, de sorte qu’elle soit plus équilibrée entre vos salariés.

L’utilisation de cet outil vous permet alors :

• d’optimiser la gestion des ressources humaines (mobilité interne) ;
• d’établir une stratégie GPEC efficace et mettre en place vos plans de formation ;
• d’identifier les besoins en recrutement futurs et optimiser votre processus avec une description précise du profil de poste recherché et des compétences attendues (très utile pour la rédaction de votre annonce de recrutement) ;
• de communiquer auprès de vos salariés sur vos attentes et ainsi leur donner les clés pour prendre en main le développement de leur carrière.

Comment faire une matrice des compétences ?

Pour réaliser une matrice de compétences efficace, il est nécessaire de suivre quelques étapes clés.

1. Rassembler les données

Il est essentiel dans un premier temps de rassembler l’ensemble des données nécessaires à la réalisation de votre matrice :

• les postes clés, les tâches à réaliser, le niveau d’expertise demandé ;
• les compétences requises pour occuper ces postes ou réalisées les tâches identifiées (savoirs, savoir-faire, savoir-être) ;
• les collaborateurs concernés.

Certaines de ces données peuvent provenir des entretiens individuels, des évaluations des compétences mais aussi des échanges avec les managers et responsables de services.

2. Construire le tableau

Pour réaliser votre matrice des compétences, vous pouvez utiliser un tableur Excel.

Ainsi, la matrice de compétence se décompose généralement en deux axes :

• le premier axe avec la liste des collaborateurs occupant les postes clés au sein de votre entreprise ou ceux sélectionnés pour réaliser un projet en particulier ;
• le deuxième axe avec les compétences demandées pour occuper ces postes.

N’hésitez pas à télécharger notre modèle Excel disponible ci-dessous !

3. Déterminer le niveau de compétences

Pour déterminer le niveau de compétence de chacun de vos collaborateurs, vous pouvez recourir aux évaluations déjà réalisées (entretiens individuels, tests de compétences, etc.). Vous pouvez aussi vous adresser directement à eux pour obtenir des informations plus précises. Vous pouvez approfondir votre démarche, en sollicitant également l’avis de leurs managers.

Une fois les données récoltées, vous devrez les reporter dans votre matrice. À vous de choisir ensuite le système de notation qui vous semble le plus pertinent pour évaluer le niveau d’expertise et de maîtrise des compétences pour chacun de vos collaborateurs. Vous pouvez opter pour une échelle d’évaluation (entre 1 et 5) ou encore si vous préférez via un système de lettre (E = expert, F = formation nécessaire, etc.).

4. Exploiter la matrice

Une fois les données intégrées dans votre matrice, il est temps d’analyser les écarts.

L’objectif est alors d’identifier les compétences manquantes, pour élaborer un plan d’action efficace. Ce plan d’action portera essentiellement sur l’affectation de formations et sur la répartition des talents (mobilité interne) pour répondre aux besoins opérationnels de l’entreprise.

Il faut réussir à répartir équitablement vos collaborateurs en fonction de leurs niveaux d’expertise pour assurer la performance de votre entreprise.

5. Maintenir à jour le tableau

Votre matrice va nécessairement évoluer dans le temps (acquisitions de nouvelles compétences, nouveaux besoins en matière d’organisation, etc.). C’est là tout l’intérêt de cet outil évolutif. Il doit permettre d’effectuer un suivi sur le long terme de la montée en compétences de vos équipes.

Il est important pour cela de réaliser des mises à jour régulières des données dans votre matrice. Ainsi, vous aurez la garantie d’une analyse toujours pertinente de vos données et l’assurance de mettre en place un plan d’action en adéquation avec les objectifs fixés.

Exemples et modèle d’une matrice de compétences

Il n’existe pas de modèle type de matrice de compétences. Chaque entreprise est libre de réaliser la matrice de son choix en fonction de ces spécificités et de ces besoins. Cependant, pour vous aider dans la réalisation de votre propre matrice, nous vous avons sélectionné quelques exemples pour que vous puissiez vous en inspirer.

Exemple de matrice des compétences sur un logiciel RH

Dans cet exemple, les compétences clés sont listées par catégorie (comportementales, techniques, etc.). Le visuel est lisible et très parlant (échelle d’évaluation et code couleur). La matrice de compétences est alors réalisée sous la forme d’un tableau de bord, via un logiciel SIRH. L’avantage est qu’il permet de mettre facilement en avant les évolutions de chaque salarié).

Exemple de matrice des compétences réalisée sur Excel

Dans ce second exemple, il s’agit d’un tableau des compétences réalisé à partir d’un tableur Excel. Les compétences nécessaires sont listées avec l’intégration des objectifs opérationnels. Par exemple : maîtrise du logiciel de comptabilité pour mars sur le 2e et 3e trimestre pour permettre l’autonomie de l’équipe. Les collaborateurs sont clairement identifiés et le système de notation est clair. Dans ce modèle, les données devront être mises à jour de manière régulière manuellement.

Modèle Excel

Pour la réalisation de votre première matrice de compétences, nous vous proposons de télécharger notre modèle réalisé sur le tableur Excel. N’hésitez pas à ajouter d’autres éléments pour répondre aux spécificités de votre entreprise.

• Modèle de matrice des compétences Excel (gratuit)

Quels outils utiliser pour créer une matrice de compétences ?

Vous pouvez utiliser différents outils pour créer votre matrice de compétences.

Cette dernière se présentant sous forme de tableau, l’utilisation d’un fichier Excel peut suffire à réaliser facilement votre matrice de compétences comme dans l’exemple ci-dessus.

Cependant, cet outil nécessite de réaliser vous-même des mises à jour régulières pour garantir son efficacité. Cette tâche répétitive peut s’avérer contraignante sur le long terme. De plus, ces saisies manuelles peuvent comporter plus facilement des erreurs pouvant fausser votre analyse.

Il est préférable de réaliser votre matrice de compétences à partir d’un logiciel RH ou d’un logiciel spécifique de gestion des compétences (Eurécia, Talentsoft ou encore Alcuin). En effet, ces derniers vous permettront notamment de :

• gagner du temps grâce à la mise à jour automatique des données ;
• limiter le risque d’erreurs ;
• partager vos documents et les informations (plus compliqué avec Excel qui n’est pas un outil collaboratif, mais Google Sheets de Google Workspace peut être une alternative) ;
• établir des liens entre les différents processus (cartographie des compétences, formations réalisées, etc) et ainsi assurer un suivi optimal de la gestion des compétences de vos collaborateurs ;
• utiliser les données pour mettre en place une GPEC efficace.

À vous de choisir l’outil qui correspondra le mieux à vos attentes (en termes de fonctionnalités), à vos spécificités, mais aussi à votre budget.

Le plus important est surtout que vous ne passiez pas à côté d’un tel outil RH qu’est la matrice de compétences. Pour le développement de votre entreprise, pour maintenir votre compétitivité et assurer ainsi la performance de votre entreprise, la clé, c’est le suivi et la gestion de vos talents.

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