Logiciel de notes de frais

Dans ce guide, nous vous expliquons pourquoi utiliser un logiciel pour gérer vos notes de frais et vos dépenses professionnelles, et comment bien le choisir. C’est parti !

Une note de frais, c’est quoi ?

Pour bien comprendre l’utilité d’un logiciel de notes de frais, arrêtons-nous d’abord sur quelques concepts qu’il est bon de maîtriser.

Une note de frais est un document qui permet à un salarié de justifier ses frais professionnels, afin de se les faire rembourser. La plupart du temps, ces frais concernent :

• des frais de repas (restaurants) ;
• des frais de déplacement (ex : péage, parking, indemnités kilométriques, billets d’avion et de train) ;
• des frais d’hébergement (ex : séjour à l’hôtel).

Plusieurs conditions doivent être respectées afin que le salarié se fasse rembourser. Il doit notamment produire un justificatif original attestant la dépense (ex : une facture).

Pourquoi utiliser un logiciel ou une application pour gérer ses notes de frais ?

Une entreprise est libre de choisir sa façon de gérer ses notes de frais. Rien ne lui est légalement imposé. Elle peut donc le faire à la main, mais le processus est souvent chronophage et fastidieux.

L’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais permet de dégager un temps précieux, tout en gagnant en efficacité. Mais ce n’est pas tout.

Un logiciel de gestion des notes de frais embarque de nombreuses autres fonctionnalités liées à la gestion des dépenses globales d’une entreprise : achat, facturation, comptabilité, … Il devient un outil indispensable aux entreprises qui veulent simplifier et accélérer la gestion de ces tâches administratives.

À qui s’adressent les logiciels de notes de frais ?

Globalement, les logiciels de gestion des notes de frais et des dépenses d’entreprise s’adressent à la plupart des professionnels et des entreprises.

Freelances, artisans, professions libérales et TPE (surtout dans des domaines imposant de nombreux frais professionnels) pourront se servir de ces outils pour gagner du temps lors d’invitation de clients au restaurant, de déplacements professionnels, etc. Si c’est votre cas, jetez un œil à des outils comme Expensya ou N2F dont les plans tarifaires bas correspondent à tous les besoins et budgets.

Pour les entreprises de plus grande taille, vous pouvez opter pour un outil de gestion des dépenses d’entreprise plus complet. Selon vos besoins, le nombre de collaborateurs et vos préférences, des solutions comme Wallester, Soldo ou iPaidThat sont particulièrement pertinentes.

Voici un tableau comparatif des principaux logiciels de notes de frais et du type d’entreprises auxquels ils conviennent :

Comment fonctionne un logiciel de notes de frais ?

Un logiciel de gestion des notes de frais est composé de plusieurs fonctionnalités qui permettent de centraliser et automatiser la gestion des frais professionnels sur un seul et même outil.

On peut distinguer deux types d’outil :

• les logiciels uniquement dédiés au traitement des notes de frais ;
• les logiciels plus complets de gestion des dépenses professionnelles.

Bien qu’il existe des différences, ces logiciels embarquent quand même pas mal de fonctionnalités communes :

• visibilité en temps réel des dépenses ;
• présence d’une application mobile pour utiliser le logiciel n’importe où ;
• numérisation des justificatifs grâce à la prise de photos ou de scans depuis votre smartphone ;
• rapprochement bancaire ;
• archivage à valeur probante des factures numérisées pour vous permettre de vous passer du papier, etc…

D’autres modules, services ou fonctions viennent compléter le socle de base. Selon vos besoins, vous pourriez notamment requérir :

• des cartes de paiement : physiques, virtuelles, carburant, multidevises, … ;
• la gestion de déplacements professionnels (réservation, assistance, …) ;
• la gestion des budgets ou de portefeuilles par équipes, projets, … ;
• un module de facturation pour traiter vos factures clients (édition) et factures fournisseurs (collecte) ;
• un module comptabilité pour préparer le traitement comptable de vos dépenses d’entreprise ;
• des tableaux de bord, statistiques, reporting sur les dépenses professionnelles.

Ce tableau comparatif reprend quelques-unes des principales fonctionnalités que l’on peut trouver chez les meilleurs logiciels de gestion des notes de frais afin de vous aider à les distinguer :

Les avantages d’un logiciel de notes de frais

Venons-en maintenant aux avantages des logiciels de gestion de notes de frais, qui sont clairement la raison principale d’en utiliser.

Gain de temps

27 minutes. Il s’agit du temps moyen passé par un salarié pour traiter une seule note de frais, selon une étude de Concur en 2017.

Votre salarié, par exemple, n’a plus besoin de s’embêter à saisir toutes ses notes à la main. Un logiciel lui permet de prendre en photo ou de scanner son justificatif en quelques secondes.

Gain financier

Traiter une note de frais manuellement, ça coûte aussi (beaucoup) d’argent à l’entreprise.

D’après une étude menée en 2015, une note de frais relative à un déplacement professionnel avec hébergement engendrerait un coût pour l’entreprise estimé à 53 €, et coûter 48 € supplémentaires, en cas d’erreur dans la saisie. C’est là qu’un logiciel de notes de frais devient intéressant. Il permet de réduire la marge d’erreur, tout en limitant le coût financier, de façon indirecte.

De même, utiliser un outil unique pour gérer les dépenses d’entreprise, incluant l’édition de factures clients, la collecte de factures fournisseurs et le traitement comptable entre autres, réduit le risque d’erreurs grâce à la synchronisation et la centralisation des données.

Simplification du processus comptable

Troisième avantage d’un logiciel de notes de frais : la simplification et la fluidification du processus comptable, qui permet de renforcer le travail collaboratif.

Grâce à une plateforme automatisée, tous les membres concernés de l’entreprise disposent d’un aperçu en temps réel du traitement des notes de frais. Tout le monde peut consulter et travailler sur le même outil partagé. La traçabilité s’en trouve aussi renforcée.

Accessibilité

Toutes les données sont accessibles instantanément pour tous les acteurs de la chaîne, avec la possibilité d’octroyer des droits d’usage plus ou moins permissifs.

Par ailleurs, avec un logiciel en ligne, le salarié en déplacement pro est en mesure de renseigner ses frais, sans avoir à attendre de rentrer au siège de l’entreprise.

Sécurité des données

Les logiciels de gestion de notes de frais conservent et protègent les données de façon sécurisée afin de se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Vous réduisez aussi le risque de fraude. Il est souvent capable de détecter les déclarations en double. De même, les applications qui mettent à disposition des cartes virtuelles permettent par exemple de sécuriser les achats en ligne.

Enfin, en travaillant avec un logiciel ou une application de notes de frais, aucun risque de perdre vos données comptables si votre ordinateur tombe en panne ou si vous supprimez les fichiers par erreur. Vous pourrez toujours les retrouver, et les exporter.

Une solution écologique

Si vous êtes sensible à la question environnementale, et vous avez raison, un logiciel de gestion de notes de frais présente aussi l’avantage de réduire considérablement votre consommation de papier.

Les critères pour bien choisir son logiciel de notes de frais

Plusieurs critères sont à prendre en compte au moment de choisir votre logiciel de notes de frais.

Pour commencer, ne vous jetez pas dans la gueule du premier logiciel venu parce qu’il vous semble super ou qu’un collègue entrepreneur l’utilise. Profitez-en plutôt pour vous demander quels sont vos besoins. Après cette phase de réflexion, voici les critères de choix qui nous semblent les plus importants.

La taille de votre entreprise (et le nombre d’utilisateurs)

La plupart des logiciels de notes de frais de notre comparatif proposent une facturation selon le nombre d’utilisateurs. Essayez déjà d’estimer qui va utiliser l’application dans votre organisation :

• certains collaborateurs ;
• les managers ;
• la direction financière ;
• votre expert-comptable ou équipe comptable ?

L’idée est de prendre une solution adaptée à votre nombre d’utilisateurs actuels mais aussi de connaître les tarifs et fonctionnalités proposés en cas d’évolution de ce nombre d’utilisateurs à la hausse ou à la baisse.

Si vous êtes indépendant, vous ne pourrez pas accéder à certaines solutions, qui nécessitent un minimum d’utilisateurs (Soldo ou encore Mooncard) et irez plutôt voir chez Expensya ou N2F par exemple.

Pour les plus grandes entreprises, ce sont surtout les fonctionnalités qui vous orienteront davantage dans le choix de votre logiciel de notes de frais.

Fonctionnalités

La clé pour choisir le bon outil est de connaître vos process actuels et d’identifier les blocages ou les éléments qui méritent d’être améliorés. Vous pourrez ainsi définir vos besoins et déterminer les outils qui y répondent le mieux.

Au-delà des nombreuses fonctionnalités que nous avons déjà citées, nous vous recommandons de jeter un œil aux caractéristiques techniques suivantes. Elles ne seront pas toujours obligatoires en fonction de votre profil, mais elles constitueront un plus non négligeable :

• la création de profils utilisateurs avec des paramètres d’accès et d’usage plus ou moins larges ;
• la définition de processus de validation ;
• la création d’alertes ;
• le suivi en temps réel des dépenses et des paiements ;
• la vérification automatique de la TVA déductible ;
• l’exportation des écritures comptables ou l’intégration dans votre outil comptable ;
• le rapprochement bancaire automatique ;
• les intégrations possibles.

Pensez aussi à regarder les éventuels autres modules disponibles chez l’éditeur du logiciel. Prenons l’exemple de Cleemy, qui appartient à Lucca, une plateforme SIRH très complète. L’intérêt est de centraliser votre gestion sur un outil unique.

Facilité d’utilisation

Un logiciel simple d’utilisation et intuitif nous semble être un critère de choix prépondérant. N’oubliez pas que plusieurs types d’employés au sein de votre entreprise peuvent être amenés à utiliser votre logiciel de notes de frais. Leur niveau de maîtrise informatique ne sera pas forcément toujours le même.

Voici l’exemple de la plateforme N2F, particulièrement appréciée de ses utilisateurs pour son ergonomie et son utilisation intuitive.

Flexibilité, évolutivité et mobilité

Les besoins de votre activité en matière de gestion de notes de frais et de dépenses d’entreprise peuvent être amenés à évoluer au fil du temps. Le logiciel que vous allez choisir doit pouvoir se paramétrer comme bon vous semble et s’adapter à des évolutions futures.

Un outil mobile (avec une application) est aussi un plus non négligeable. Grâce à une application dédiée, vos collaborateurs pourront traiter et gérer leurs notes de frais quand ils veulent.

Efficacité du service client

La prise en main d’un nouvel outil demande une certaine courbe d’apprentissage. Dans ce cas, il est appréciable de pouvoir compter sur une équipe à l’écoute et efficace, mais aussi sur des supports d’aide (tutos, forums etc.).

Vérifiez que le service client soit joignable facilement, sans coût supplémentaire (attention aux plateformes téléphoniques basées à l’étranger). Un conseiller dédié sera par exemple un vrai plus.

Conformité avec la loi

Il existe des dizaines et des dizaines de logiciels de notes de frais. Au moment de faire votre choix, assurez-vous que la plateforme qui vous intéresse soit conforme à la législation en vigueur.

Depuis un arrêté du 22 mars 2017, vous pouvez dématérialiser vos notes de frais en les numérisant, afin de vous passer du papier.

On parle alors d’archivage à valeur probante. Et dans ce cas, c’est votre logiciel qui va se charger de stocker vos notes de frais et qui servira de preuve en cas de contrôle URSSAF.

Par ailleurs, n’oubliez pas que la législation évolue de façon continue. Dans la mesure du possible, le logiciel que vous choisirez devrait pouvoir se paramétrer pour rester en conformité avec la loi.

Budget

Quel budget consacrer à un logiciel de notes de frais ? Comme vous pouvez le constater, ce n’est pas le critère de choix numéro 1 dans ce guide de choix. La raison est simple : si un logiciel vous fait gagner plus de temps qu’un autre, alors vous pouvez vous permettre de le payer plus cher.

La plupart des logiciels que nous vous avons présentés sont payants. Ils proposent souvent des abonnements mensuels, parfois avec une politique tarifaire dégressive : plus vous avez d’utilisateurs, moins vous payez.

Et puis il y a aussi les logiciels de notes de frais gratuits, vers lesquels on est souvent tenté de se diriger. Encore une fois, si le logiciel gratuit répond à tous vos besoins, pourquoi pas. Si ce n’est pas le cas, il est parfois plus judicieux de dépenser quelques euros par mois pour un outil plus performant.

Si vous dépensez 10€/mois pour un logiciel qui vous fait gagner 20 heures de travail, le jeu en vaut sûrement la chandelle.

Les alternatives au logiciel de notes de frais

Dotés de nombreux atouts, les logiciels de notes de frais et de gestion des dépenses pro ne représentent pas pour autant l’unique option pour traiter et gérer les dépenses de votre entreprise. Découvrez un aperçu des alternatives.

Faire vos notes de frais vous-même

Pour commencer, vous pouvez établir vos notes de frais à l’aide d’un tableur Excel, par exemple.

Pour vous aider, vous pouvez utiliser un modèle de note de frais à télécharger. Cela vous permettra de gagner du temps, plutôt que de partir de zéro. Par contre, la tâche sera beaucoup plus chronophage qu’avec un logiciel : vous devrez saisir vos notes une par une. Vous devrez aussi penser à conserver tous les justificatifs liés à vos dépenses, afin d’être remboursé de vos notes de frais.

N’oubliez pas aussi que manuellement, les risques d’erreur potentiels (fautes de frappe, oublis) sont accrus : soyez très vigilant là-dessus.

Utiliser un logiciel de comptabilité plus complet

Certains logiciels de comptabilité, comme Evoliz par exemple ou bien encore certains logiciels ERP proposent des modules pour gérer les notes de frais, parmi les nombreuses fonctionnalités de facturation et comptabilité.

Bénéficier de l’aide d’un expert-comptable

Autre possibilité : déléguer le traitement de vos notes de frais à un expert-comptable (en physique ou en ligne).

Grâce à un suivi sur-mesure, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé par un spécialiste de la comptabilité. Vous diminuez fortement les risques d’erreur. Vous gagnerez en sérénité et économiserez un temps précieux pour vous concentrer sur votre métier. L’expert-comptable saura aussi vous prévenir en cas d’évolutions législatives et vous alertera sur des points de vigilance à surveiller.

Par contre, les tarifs auront souvent tendance à être plus élevés qu’avec un logiciel en ligne. Et notez aussi que la plupart des experts-comptables vous proposeront d’utiliser un logiciel de notes de frais. La boucle est bouclée !

Certaines banques professionnelles

Enfin, vous pouvez opter pour une banque professionnelle pour la gestion de vos notes de frais. Dans ce cas, les organismes bancaires vous préconiseront d’utiliser des cartes professionnelles matérielles ou virtuelles directement rattachées au compte bancaire professionnel de l’entreprise.

Elle permet à vos salariés d’effectuer des dépenses sans effectuer d’avance sur frais professionnels. L’entreprise peut ainsi contrôler les dépenses professionnelles effectuées. En revanche, elle doit toujours assurer le suivi comptable en recueillant tous les justificatifs. Citons par exemple Qonto ou Shine, qui ont développé ces fonctionnalités.