Logiciel de notes de frais

Dans ce guide, nous vous expliquerons pourquoi utiliser un logiciel pour gérer vos notes de frais et vos dépenses professionnelles, et comment bien le choisir. C'est parti !

Une note de frais, c’est quoi ?

Pour bien comprendre l’utilité d’un logiciel de notes de frais, arrêtons-nous d’abord sur quelques concepts qu’il est bon de maîtriser.

Une note de frais est un document qui permet à un salarié de justifier ses frais professionnels, afin de se les faire rembourser. La plupart du temps, ces frais concernent :

• des frais de repas (restaurants) ;
• des frais de déplacement (ex : péage, parking, indemnités kilométriques, billets d'avion et de train) ;
• des frais d’hébergement (ex : séjour à l’hôtel).

Plusieurs conditions doivent être respectées afin que le salarié se fasse rembourser. Il doit notamment produire un justificatif original attestant la dépense (ex : une facture).

Pourquoi utiliser un logiciel ou une application pour gérer ses notes de frais ?

Une entreprise est libre de choisir sa façon d’éditer et de gérer ses notes de frais. Rien ne lui est légalement imposé. Elle peut donc le faire à la main, mais le processus est souvent chronophage et fastidieux.

L’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais permet de dégager un temps précieux, tout en gagnant en efficacité. Mais ce n’est pas tout. On vous dévoile ses avantages juste en-dessous.

Comment fonctionne un logiciel de notes de frais ?

Un logiciel de gestion de notes de frais est une plateforme qui centralise et automatise la gestion des notes de frais sur un seul et même outil.

Bien qu’il existe des différences entre les prestataires, comme vous avez pu le constater, ces logiciels embarquent quand même pas mal de fonctionnalités communes :

• Visibilité en temps réel des dépenses.
• Présence d’une application mobile pour utiliser le logiciel n’importe où.
• Numérisation des justificatifs grâce à la prise de photos ou de scans depuis votre smartphone.
• Archivage à valeur probante des factures numérisées pour vous permettre de vous passer du papier etc.

À qui s'adressent les logiciels de notes de frais ?

Globalement, les logiciels de gestion des notes de frais s'adressent à la plupart des professionnels et des entreprises.

Freelances, artisans, professions libérales et TPE...surtout dans des domaines imposant de nombreux frais professionnels (invitation de clients au restaurant, déplacements professionnels...) pourront se servir de ces outils pour gagner du temps. Si c'est votre cas, jetez un oeil à un outil comme N2F, dont les plans tarifaires bas correspondent à tous besoins et budgets.

Pour les entreprises de plus grande taille, un logiciel est même à notre avis incontournable. Selon vos besoins, le nombre de collaborateurs et vos préférences, vous pourrez opter pour des solutions comme iPaidThat, Mooncard  ou encore Spendesk. Plus l'entreprise est grande, et plus l'outil fait gagner du temps sur tous les processus de gestion des notes de frais, de la collecte des justificatifs au remboursement, en passant par les validations des managers ou des équipes financières.

Les avantages d’un logiciel de notes de frais

Venons-en maintenant aux avantages des logiciels de gestion de notes de frais, qui sont clairement la raison principale d'en utiliser. Vous allez voir, ils ont pas mal d’atouts à faire valoir.

Gain de temps

27 minutes. Il s’agit du temps moyen passé par un salarié pour traiter une seule note de frais, selon une étude de Concur en 2017. Mensuellement, on peut vite arriver à une, voire plusieurs journées mobilisées seulement pour établir des notes de frais !

Votre salarié, par exemple, n’a plus besoin de s’embêter à saisir toutes ses notes à la main, que ce soit sur Excel ou sur papier. Un logiciel lui permettra bien souvent de prendre en photo ou de scanner son justificatif. Le tout en quelques secondes. Il pourra ensuite utiliser ce temps économisé pour se consacrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée correspondant à son coeur de métier.

Gain financier

Traiter une note de frais manuellement, ça prend du temps. Et ça coûte aussi (beaucoup) d’argent à l’entreprise.

D’après une étude menée en 2015, une note de frais relative à un déplacement professionnel avec hébergement engendrerait un coût pour l’entreprise estimé à 53 €, en moyenne. Ce coût peut s’envoler de 48 €48 € supplémentaires, en cas d’erreur dans la saisie, par exemple. C’est là qu’un logiciel de notes de frais devient intéressant. Il permet de réduire la marge d’erreur, tout en limitant le coût financier, de façon indirecte.

Enfin, l’utilisation d’un logiciel permet de récupérer un volume de TVA déductible plus important que lors d’un processus manuel. En effet, les erreurs sont immédiatement repérées et corrigées, et toutes les dépenses sont enregistrées, même les moins significatives.

Simplification du processus comptable

Troisième avantage d’un logiciel de notes de frais : la simplification et la fluidification du processus comptable, qui permet de renforcer le travail collaboratif.

Grâce à une plateforme automatisée, tous les membres concernés de l’entreprise disposent d’un aperçu en temps réel du traitement des notes de frais. Tout le monde peut consulter et travailler sur le même outil partagé. La traçabilité s’en trouve aussi renforcée.

• Le salarié n’a plus à s’embêter à saisir toutes ses notes à la fin du mois. À l’aide de l’application mobile de son choix, par exemple, il peut traiter sa note de frais quand bon lui semble.
• Vous êtes dirigeant d’entreprise ? Vous pouvez immédiatement suivre les notes de frais injustifiées, et les annuler. Vous réduisez ainsi vos dépenses.
• Quant au comptable, il n’a plus besoin de faire la police auprès des salariés pour recevoir les notes dans les temps. Toutes les notes de frais sont importées automatiquement, au fur et à mesure.

Accessibilité

Toutes les données sont accessibles instantanément pour tous les acteurs de la chaîne, avec la possibilité d’octroyer des droits d’usage plus ou moins permissifs.

Par ailleurs, l’immense majorité des logiciels de notes de frais présentés dans notre sélection sont accessibles depuis un ordinateur, une tablette ou un mobile. Il vous suffit juste de disposer d’une connexion internet pour en profiter, quelle que soit votre position géographique.

Le salarié en déplacement est ainsi en mesure de renseigner ses frais, sans avoir à attendre de rentrer au siège de l’entreprise.

Sécurité des données

Les logiciels de gestion de notes de frais conservent et protègent les données de façon sécurisée. Afin de se conformer au Règlement général sur la protection des données (RGPD), elles ont par exemple l’obligation d’obtenir le consentement des salariés dans le recueil de leurs informations personnelles.

Grâce à un logiciel de notes de frais, vous réduisez aussi le risque de fraude. Il est souvent capable de détecter les déclarations en double. Par ailleurs, les applications qui mettent à disposition des cartes virtuelles permettent par exemple de sécuriser les achats en ligne.

Enfin, en travaillant avec un logiciel ou une application de notes de frais, aucun risque de perdre vos données comptables si votre ordinateur tombe en panne ou si vous supprimez les fichiers par erreur. Vous pourrez toujours les retrouver, et les exporter.

Une solution écologique

Si vous êtes sensible à la question environnementale, et vous avez raison, un logiciel de gestion de notes de frais présente l’avantage de réduire considérablement votre consommation de papier.

Les critères pour bien choisir son logiciel de notes de frais

Plusieurs critères sont à prendre en compte au moment de choisir votre logiciel de notes de frais. Voici ceux qui nous semblent être les plus importants.

Pour commencer, ne vous jetez pas dans la gueule du premier logiciel venu parce qu’il vous semble super, ou qu’un collègue entrepreneur l’utilise. Profitez-en plutôt pour vous demander quels sont vos besoins. Après cette phase de réflexion, plusieurs fonctionnalités phares devraient se dégager. Pour vous aider, on en a listé quelques-unes qui nous semblent cruciales.

La taille de votre entreprise (et le nombre d'utilisateurs)

La plupart des logiciels de notes de frais de notre comparatif proposent une facturation selon le nombre d'utilisateurs. Essayez donc d'estimer qui va utiliser l'application dans votre organisation :

• certains collaborateurs ;
• les managers ;
• la direction financière ;
• votre expert-comptable ou équipe comptable?

L'idée est de prendre une solution adaptée à votre nombre d'utilisateurs actuels. Profitez-en pour regarder les tarifs et fonctionnalités en cas d'évolution de ce nombre d'utilisateurs à la hausse ou à la baisse.

Si vous êtes indépendant, vous ne pourrez pas accéder à certaines solutions, qui nécessitent un minimum d'utilisateurs (Spendesk, Cleemy ou encore Mooncard) et irez plutôt voir chez Jenji ou N2F par exemple.

Pour les plus grandes entreprises, ce sont plutôt les fonctionnalités (à un budget contrôlé) qui vous orienteront davantage dans le choix de votre logiciel de notes de frais.

Facilité d’utilisation

Un logiciel simple d’utilisation et intuitif nous semble être un critère de choix prépondérant. N’oubliez pas que plusieurs types d’employés au sein de votre entreprise peuvent être amenés à utiliser votre logiciel de notes de frais. Leur niveau de maîtrise informatique ne sera pas forcément toujours le même.

Flexibilité et évolutivité

Les besoins de votre entreprise en matière de gestion de notes de frais et de dépenses peuvent être amenés à évoluer au fil du temps. Le logiciel que vous allez choisir doit pouvoir s’adapter à des évolutions futures et se paramétrer comme bon vous semble. C'est une des raisons pour lesquels nous choisissons dans notre sélection plutôt des logiciels en ligne et des solutions fiables et modernes.

Caractéristiques techniques

On vous recommande particulièrement de jeter un oeil aux caractéristiques suivantes. Elles ne seront pas toujours obligatoires en fonction de votre profil, mais elles constitueront un plus non négligeable :

• le plafonnement des dépenses par utilisateur ;
• la vérification automatique de la TVA déductible ;
• l’exportation des écritures comptables ;
• la création d’alertes ;
• l’enregistrement automatique des dépenses ;
• l’adaptation du logiciel à l’outil de gestion comptable que vous possédez déjà ;
• la création de profils utilisateurs avec des modalités d’accès et d’usage plus ou moins larges ;
• le suivi en temps réel des dépenses et des paiements.

Mobilité

Un outil mobile est un plus non négligeable pour accompagner vos salariés et collaborateurs en déplacement. Grâce à une application dédiée, ils pourront traiter et gérer leurs notes de frais quand ils veulent. Choisissez donc un logiciel qui est couplé à une application de notes de frais, ou bien au moins un logiciel en ligne et accessible facilement sur mobile.

Efficacité du service-clients

La prise en main d’un nouvel outil demande une certaine courbe d’apprentissage. Dans ce cas, il est appréciable de pouvoir compter sur une équipe à l’écoute et efficace, mais aussi sur des supports d’aide (tutos, forums etc.).

Privilégiez un outil capable de résoudre vos problèmes rapidement. Vérifiez que le service client soit joignable facilement, sans coût supplémentaire (attention aux plateformes téléphoniques basées à l’étranger). Un conseiller dédié sera par exemple un vrai plus.

Préférences d’usage

Comme vous avez pu le constater au début de cet article, il existe majoritairement deux types de logiciels/applications de notes de frais : des logiciels généralistes (comme iPaidThat ou Spendesk) et des logiciels dédiés (N2F, Cleemy, ...).

Quel système est le plus simple à utiliser ? Encore une fois, tout dépend de vos besoins. Une solution généraliste peut convenir à la fois aux TPE-PME, mais surtout aux grandes entreprises. Ces dernières pourront aussi choisir de gérer leurs dépenses de A à Z, en utilisant des cartes de paiement physiques ou virtuelles.

Côté pratique, les logiciels de notes de frais en ligne et les applications mobiles présentent l’avantage d’être flexibles. Si vous et/ou vos salariés êtes souvent en déplacement, vous leur ferez gagner un temps précieux en leur permettant d’accéder à la plateforme à n’importe quel moment.

Conformité avec la loi

Il existe des dizaines et des dizaines de logiciels de notes de frais. Au moment de faire votre choix, assurez-vous que la plateforme qui vous intéresse soit conforme à la législation en vigueur.

Depuis un arrêté du 22 mars 2017, vous pouvez dématérialiser vos notes de frais en les numérisant, afin de vous passer du papier.

On parle alors d’archivage à valeur probante. Et dans ce cas, c’est votre logiciel qui va se charger de stocker vos notes de frais. C’est ce système qui servira de preuve en cas de contrôle URSSAF. Si la dématérialisation vous intéresse, pensez à vérifier que le logiciel de notes de frais qui vous fait de l’œil soit bien équipé de ce côté-là.

Par ailleurs, n’oubliez pas que la législation évolue de façon continue. Dans la mesure du possible, le logiciel que vous choisirez devrait pouvoir se paramétrer pour rester en conformité avec la loi.

Budget

Quel budget consacrer à un logiciel de notes de frais ? Vous vous posez sûrement cette question pour faire votre choix. Comme vous pouvez le constater, ce n'est pas le critère de choix numéro 1 dans ce guide de choix, pour une raison simple. Si un logiciel vous fait gagner plus de temps qu'un autre, alors vous pouvez vous permettre de le payer plus cher.

La plupart des logiciels que nous vous avons présentés sont payants. Ils proposent souvent des abonnements mensuels, parfois avec une politique tarifaire dégressive : plus vous avez d’utilisateurs, moins vous payez.

Et puis il y a aussi les logiciels de notes de frais gratuits, vers lesquels on est souvent tenté de se diriger. Après tout, pourquoi se priver de faire des économies ?

Encore une fois, nous ne vous recommandons pas à tout prix de vous jeter sur du gratuit. Si le logiciel répond à tous vos besoins, pourquoi pas. Si ce n’est pas le cas, il est parfois plus judicieux de dépenser quelques euros par mois pour un outil plus performant. Pensez avant tout au retour sur investissement qu’il va générer. Si vous dépensez 10€/mois pour un logiciel qui vous fait gagner 20 heures de travail, le jeu en vaut sûrement la chandelle.

Les alternatives au logiciel de notes de frais

Dotés de nombreux atouts, les logiciels de notes de frais ne représentent pas pour autant l’unique option pour traiter et gérer vos notes de frais. Découvrez un aperçu des options alternatives.

Faire vos notes de frais vous-même

Pour commencer, vous pouvez établir vos notes de frais à l’aide d’un tableur Excel, par exemple. Cette solution traditionnelle conviendra surtout aux entrepreneurs les moins attirés par les nouvelles technologies.

Pour vous aider, vous pouvez utiliser un modèle de note de frais à télécharger. Cela vous permettra de gagner du temps, plutôt que de partir de zéro. Par contre, la tâche sera beaucoup plus chronophage qu’avec un logiciel: vous devrez saisir vos notes une par une. Vous devrez aussi penser à conserver tous les justificatifs liés à vos dépenses, afin d’être remboursé de vos notes de frais.

N’oubliez pas aussi que manuellement, les risques d’erreur potentiels (fautes de frappe, oublis) sont accrus : soyez très vigilant là-dessus.

Utiliser un logiciel de comptabilité plus complet

Certains logiciels de comptabilité, comme Evoliz ou Quickbooks par exemple ou bien encore certains logiciels ERP proposent parmi les nombreuses fonctionnalités de facturation et comptabilité des modules pour gérer les notes de frais. Intéressant pour vous si vous souhaitez une solution globale plutôt qu'une solution dédiée.

Bénéficier de l’aide d’un expert-comptable

Autre possibilité : déléguer le traitement de vos notes de frais à un expert-comptable (en physique ou en ligne).

Grâce à un suivi sur-mesure, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé par un spécialiste de la comptabilité : vous diminuez fortement les risques d’erreur.

Vous gagnerez en sérénité et économiserez un temps précieux pour vous concentrer sur votre métier. L’expert-comptable saura aussi vous prévenir en cas d’évolutions législatives et vous alertera sur des points de vigilance à surveiller.

Par contre, les tarifs auront souvent tendance à être plus élevés qu’avec un logiciel en ligne. Et notez aussi que la plupart des experts-comptables vous proposeront d'utiliser un logiciel de notes de frais. La boucle est bouclée !

Certaines banques professionnelles

Enfin, vous pouvez opter pour une banque professionnelle pour la gestion de vos notes de frais. Dans ce cas, les organismes bancaires vous préconiseront d’utiliser des cartes professionnelles matérielles ou virtuelles directement rattachées au compte bancaire professionnel de l'entreprise.

Elle permet à vos salariés d'effectuer des dépenses sans effectuer d’avance sur frais professionnels. L’entreprise peut ainsi contrôler les dépenses effectuées. En revanche, elle doit toujours assurer le suivi comptable en recueillant tous les justificatifs. Citons par exemple Qonto ou Manager.one, qui ont développé ces fonctionnalités.