Vous gérez un ou des salariés qui réalisent souvent des déplacements ou doivent faire face à des dépenses professionnelles ? L’avance sur frais présente des avantages pour vos salariés mais n’est pas toujours évidente à gérer. En quoi consiste l’avance sur frais ? Comment la mettre en place et quelles sont ses alternatives ? Toutes les réponses dans cet article.
Avance sur frais professionnels : définition
Pour l’exercice de sa fonction, un salarié peut être amené à devoir effectuer certaines dépenses pour mener à bien sa mission : hébergement, repas, transport, … Ces sommes représentent parfois des montants importants, notamment lorsque les déplacements sont fréquents ou de longue durée.
Pour éviter au salarié de devoir assumer ces dépenses en recourant à sa trésorerie personnelle, certaines entreprises pratiquent ce que l’on appelle les avances sur frais.
Cette avance sur frais est une estimation, plus ou moins précise, des dépenses engendrées par la mission. On distingue deux types d’avances sur frais professionnels.
L’avance permanente
L’avance permanente consiste en un versement mensuel (lors du paiement du salaire) d’une somme fixe qui servira à couvrir les dépenses professionnelles du mois suivant. Cette somme est estimée en fonction des dépenses prévues pour réaliser la mission. Elle est définie entre le salarié et l’employeur, généralement au moment de la signature du contrat d’embauche, et est valable pendant toute la durée du contrat de travail.
L’avance permanente sur frais est souvent appliquée pour les salariés qui réalisent des déplacements fréquents, de longues durées, à l’étranger : commerciaux, postes de direction,…
L’avance ponctuelle
Si les dépenses sont plus occasionnelles, il est possible de réaliser une avance sur frais ponctuelle. Comme son nom l’indique, elle concerne les dépenses effectuées pour une ou des missions ponctuelles ou exceptionnelles. Encore une fois, l’employeur et le salarié essaient ensemble d’estimer au plus juste les dépenses à survenir et nécessaires à la mission.
L’avance sur frais professionnels est-elle obligatoire ?
Effectuer une avance sur frais professionnels n’est pas une obligation légale. Toutefois, cela peut être obligatoire dans 3 cas :
- c’est l’usage de l’entreprise, c’est-à-dire qu’elle accorde des avances sur frais professionnels à des salariés depuis un certain temps ;
- la convention collective de l’entreprise le prévoit ;
- un accord d’entreprise a été établi concernant les avances sur frais professionnels.
Dans les autres cas, l’employeur est libre de refuser les avances sur frais pro.
Quels sont les justificatifs à produire ?
Dans tous les cas, qu’il s’agisse d’avances sur frais permanentes ou ponctuelles, le salarié est toujours dans l’obligation de réaliser des notes de frais pour chacune de ses dépenses.
Si l’avance sur frais était supérieure aux sommes effectivement dépensées, alors le salarié devra rembourser la différence ou se verra déduire ce montant de son prochain salaire. Au contraire, si l’avance sur frais était insuffisante, le salarié se verra verser un complément.
Les limites des avances sur frais professionnels
Même si elles ont certains avantages, les avances sur frais présentent aussi quelques inconvénients.
Comme vous l’aurez compris, il est généralement difficile d’estimer de manière précise les montants nécessaires à avancer. Dans la majorité des cas, un ajustement devra être réalisé (soit par remboursement soit par versement d’un complément), ce qui augmente d’autant la charge de travail administratif lié au traitement des notes de frais.
D’autre part, en recourant aux avances sur frais, l’entreprise n’a que très peu de moyens d’anticiper les dépenses à venir. À moins de mettre en place une politique de dépenses professionnelles en entreprise, les salariés peuvent potentiellement engager des dépenses importantes sur lesquelles l’entreprise a peu de contrôle.
Les avances sur frais professionnels sont donc difficiles à estimer, difficiles à anticiper et surtout n’enlèvent en rien toute la gestion administrative des notes de frais à venir.
Heureusement, d’autres solutions existent !
Comment limiter les avances sur frais professionnels ?
La carte bancaire virtuelle
La carte bancaire virtuelle d’entreprise est une carte bancaire dématérialisée dont le numéro de carte est généré de manière aléatoire au moment de la dépense, qu’elle soit occasionnelle ou régulière. Elle confère une grande sécurité et fait gagner du temps aussi bien à l’employeur ou au manager qu’aux salariés.
Du côté du salarié, il peut télécharger directement ses justificatifs de dépenses qui seront sauvegardés et synchronisés avec chaque dépense. Pour l’employeur, elle a pour avantage de pouvoir mettre en place des plafonds de dépense, voire d’interdire certaines dépenses. La gestion des notes de frais est aussi simplifiée.
La carte carburant et le badge de télépéage
Si vos salariés sont beaucoup sur la route (on pense aux commerciaux notamment), il peut être judicieux de leur mettre à disposition des cartes « carburant » et/ou un badge de télépéage. Les salariés n’ont plus à avancer ces frais et disposent d’un moyen de paiement dédié et autonome. Vous gagnez donc en contrôle sur ce type de dépense et eux en autonomie.
La carte de société
La carte de société ou carte professionnelle est directement reliée au compte bancaire de l’entreprise. Ces solutions modernes permettent d’appliquer des plafonds ou des restrictions de dépense, d’approuver ou refuser en temps réel certaines dépenses à distance ou encore d’obtenir des analyses précises sur les dépenses (par salariés, par types, …).
La gestion des notes de frais est nettement simplifiée puisque toutes les dépenses sont centralisées sur le compte bancaire de l’entreprise. Puis, ces cartes pros sont souvent accompagnées d’un outil de gestion des notes de frais permettant :
- pour le salarié de scanner ou télécharger son justificatif à chaque dépense ;
- pour l’employeur de pointer rapidement le justificatif lié à la dépense.
Mooncard par exemple propose un logiciel et une application pour la gestion des notes de frais et des cartes professionnelles conçues pour les salariés. Similaire, Spendesk propose aussi des cartes virtuelles. On peut aussi citer ManagerOne avec son nombre illimité de cartes professionnelles.
FAQ
Qu’est-ce qu’une avance de frais professionnels ?
Une avance de frais professionnels est une somme versée par un employeur à son salarié pour faire face à des dépenses à venir liées à un déplacement ou à la réalisation d’une mission. Elle permet au salarié de ne pas utiliser sa trésorerie personnelle.
Quels sont les frais professionnels remboursés par une entreprise ?
L’ensemble des frais engagés dans le cadre d’un déplacement ou d’une mission professionnelle peuvent être remboursés par l’entreprise : carburant, péage, parking, hébergement, frais de bouche, etc.
Quelles sont les alternatives aux avances de frais professionnels ?
Pour limiter les avances de frais professionnels, les entreprises peuvent recourir à des cartes bancaires professionnelles ou virtuelles, à des cartes carburant ou des badges de télépéage.
