Remboursement des notes de frais : les bonnes pratiques

Le remboursement des notes de frais fait partie des tâches fastidieuses et chronophages du coté des entreprises, mais aussi du côté des salariés. Obligations légales, réglementations comptables et fiscales, procédures en interne… On vous aide à y voir plus clair et à optimiser le traitement du remboursement de vos notes de frais !

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document établi par un salarié ou un dirigeant qui indique différentes informations concernant une ou des dépenses qu’il a engagées pour le compte de son entreprise. Les notes de frais sont indispensables pour :

• pouvoir procéder au remboursement de la dépense professionnelle ;
• enregistrer les mouvements comptables relatifs.

On compte plusieurs types de notes de frais en fonction de la nature de la dépense. Les plus courants sont les suivants :

• les frais de repas et de restauration ;
• les frais d’hébergement ;
• les frais de déplacement & indemnités kilométriques ;
• les frais de télétravail.

Les conditions de remboursement des notes de frais

Conditions générales de remboursement

Une entreprise n’a pas l’obligation de rembourser n’importe quelles dépenses de son salarié. Plusieurs critères s’appliquent à ces dernières pour y associer une note de frais et effectuer un remboursement.

• Être de nature professionnelle : le collaborateur doit effecter la dépense dans le cadre d’une mission pour l’entreprise et dans l’intérêt de cette dernière ;
• Être proportionnées : les montants doivent être raisonnables ;
• Être accompagnées de justificatifs : Afin de pouvoir être comptabilisées comme notes de frais, les dépenses doivent être accompagnées de factures ou justificatifs de paiement.

Au-delà de ces règles globales qui tiennent presque du bon sens, des spécificités existent selon le type de le dépense engagée.

Les frais de repas

Pour obtenir le remboursement d’une note de frais de restauration, il faut qu’elle réunisse ces deux critères :

• Être accompagnée d’une note (addition) avec la date et le montant exact du repas ;
• Être accompagnée d’une inscription quant aux convives : noms et motif de l’invitation.

Les frais d’hébergement

Les frais liés à l’hébergement en cas de déplacements professionnels doivent répondre à certains critères afin de pouvoir faire l’objet d’un remboursement. L’URSSAF définit la notion de “grands déplacements” comme suit :

• Le lieu de la mission se trouve à plus de 50 km du domicile du dirigeant ou du salarié ;
• Le temps de trajet en transports en commun est supérieur à 1h30.

Dans ces cas, le salarié ou le dirigeant peut obtenir un remboursement de ses frais d’hébergement en prouvant la dépense grâce à un justificatif comportant le nombre de nuits et le détail des tarifs.

Les frais de déplacements et indemnités kilométriques

Les frais de déplacements s’appliquent lorsque vous ou vos salariés utilisez un véhicule pour vous déplacer dans le cadre de votre activité. Ils varient selon que le salarié utilise son véhicule personnel ou un fourni par l’entreprise.

Les indemnités kilométriques sont un dédommagement versé au salarié ou au dirigeant qui utilise son véhicule personnel pour des trajets professionnels. Elles doivent couvrir la dépréciation du véhicule, l’entretien, les frais de carburant et l’assurance. Pour les associations, le calcul des indemnités kilométriques des bénévoles est différent.

Pour percevoir des indemnités kilométriques, le salarié ou le dirigeant doit établir une note de frais indiquant :

• le motif du déplacement ;
• le lieu de la mission ;
• la distance parcourue en km ;
• la puissance fiscale du véhicule (le nombre de chevaux qu’indique la carte grise).

Les autres frais de déplacement (péage, stationnement et carburant dans le second cas) sont remboursées sur la base des justificatifs de paiement quel que soit le véhicule.

Les méthodes de remboursement des notes de frais

Il existe principalement deux façons de rembourser les frais professionnels.

Les frais réels

Cette méthode consiste à rembourser exactement les montants dépensés. Dans ce cas, il est absolument impératif de collecter et conserver les justificatifs de paiement qui servent alors de preuve en cas de contrôle fiscal.

Le remboursement forfaitaire

Cette méthode est à privilégier pour des dépenses récurrentes. Pour le remboursement forfaitaire, l’administration (URSSAF) a établi des barèmes et des plafonds sur lesquels s’appuie l’entreprise pour rembourser le salarié. Par exemple, un repas dans un restaurant sera remboursé 19,10€, peu importe le montant réel de la dépense. Cette méthode a pour avantage de simplifier le traitement des notes de frais mais est économiquement moins fiable.

Délai de remboursement des notes de frais

Même si les entreprises disposent d’une certaine liberté pour procéder au remboursement des notes de frais, la loi impose malgré tout un délai de 5 ans maximum (la prescription quinquennale). Du côté du salarié, il a 3 ans pour fournir sa note de frais accompagnée de ses justificatifs mais les entreprises peuvent définir en interne un délai plus court (ce qui est souvent le cas).

On constate généralement que les entreprises traitent les notes de frais chaque mois lors du suivi des dépenses d’entreprise.

En pratique : les règles à suivre pour établir une note de frais

Des notes de frais mal saisies sont une perte de temps et pour le salarié et pour l’entreprise, et peuvent être une source inutile de litiges et de pertes financières. C’est pourquoi une optimisation de la gestion des notes de frais est nécessaire. Et comme il n’existe pas de modèle clair pour saisir une note de frais, c’est aux entreprises de se montrer pédagogues et claires sur les modalités à respecter.

Voici quelques informations globales qui doivent impérativement être inclues sur un modèle de saisie de note de frais :

• Le nom et prénom du salarié ;
• Ses coordonnées (email, téléphone) ;
• Le nom du prestataire et ses coordonnées (et le lieu) ;
• Les montants engagés : hors-taxe, TTC ainsi que le montant de la TVA ;
• Une description succincte de la dépense et de sa nature ;
• Le moyen de paiement utilisé ;

De plus, des informations complémentaires voire des modèles spécifiques sont à prévoir pour certains types de dépenses. On pensera particulièrement à la saisie des notes de frais pour indemnités kilométriques.

Vous pouvez créer vos notes de frais à l’aide d’un modèle ou d’un tableau Excel. Mais des outils comme les logiciels dédiés à la gestion des notes frais ou certaines cartes professionnelles vous permettent en plus de gérer tout le traitement administratif et apportent un vrai gain de temps.

La comptabilisation des notes de frais

Enregistrement comptable

Les notes de frais et leur remboursement doivent être enregistrés au niveau comptable comme suit :

• enregistrer le montant dans le journal des achats ;
• débiter d’un compte de charges (classe 6) ;
• débiter du compte TVA le cas échéant ;
• créditer le compte salarié ou dirigeant.

Concernant la TVA, elle est récupérable seulement sur certaines dépenses professionnelles. Ce n’est pas le cas des frais de déplacements par exemple. Selon la nature de la dépense, vous pouvez donc récupérer la TVA si vous respectez certaines conditions dont celles-ci :

• le justificatif doit être joint et comporter le nom de votre entreprise, le montant et le taux de TVA ;
• la dépense doit être effectuée chez une entreprise soumise à TVA.

Si vous souhaitez en savoir plus, nous vous recommandons de lire notre article explicatif sur la comptabilisation des notes de frais.

Le régime fiscal et social

L’administration fiscale a défini des seuils de dépenses professionnelles à partir desquels les règles fiscales et sociales changent. Concrètement, les frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales s’ils sont :

• remboursés aux frais réels ;
• dans la limite des seuils définis par l’administration s’il s’agit de remboursements forfaitaires.

Si les sommes dépassent ces seuils, alors elles deviennent des avantages en nature et et les cotisations sociales s’appliqueront.

Au niveau fiscal, le même principe s’applique. Les montants remboursés ne sont pas soumis à l’impôt sur le revenu :

• dans tous les cas s’ils sont remboursés aux réels ;
• dans la limite des seuils établis par l’administration si c’est au forfait.

Au-delà de ces seuils, ces sommes sont des avantages en nature et donc soumises à l’IR. Pour l’entreprise, elle peut déduire de son bénéfice imposable l’ensemble des frais remboursés au réel ou au forfait.

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