Le remboursement des notes de frais fait partie des tâches fastidieuses et chronophages d’une entreprise. Obligations légales, réglementations comptables et fiscales, procédures en interne… On vous aide à y voir plus clair et à optimiser le traitement du remboursement de vos notes de frais !
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document établi par un salarié ou un dirigeant qui indique différentes informations concernant une ou des dépenses qu’il a engagées pour le compte de son entreprise. Les notes de frais sont indispensables pour :
- pouvoir procéder au remboursement de la dépense professionnelle ;
- enregistrer les mouvements comptables relatifs.
Les notes de frais sont utilisées pour différents types de frais professionnels. Mais avant tout, et pour être valides, elles doivent concerner des dépenses nécessaires aux besoins de l’activité du salarié ou de l’entreprise. Elles doivent aussi être proportionnées (c’est-à-dire qu’il est souvent difficile de faire passer en note de frais une nuit dans un hôtel 5 étoiles !).
Elles doivent être impérativement accompagnées d’un justificatif de paiement, collecté et conservé par l’entreprise.
Quelles sont les dépenses concernées ?
Les frais de repas
Les dépenses de nourriture réalisées dans le cadre de son travail constituent des frais professionnels. Une facture ou un ticket de caisse sont nécessaires pour justifier la dépense et doivent indiquer la date, le montant et le nom du restaurant.
S’il s’agit d’un repas d’affaires avec des convives, le salarié ou le dirigeant doit également indiquer sur la note de frais le nom des invités, leur entreprise et leur rôle. Au-delà d’un repas d’affaires par salarié et par semaine, ce type de dépense devient un avantage en nature et doit être traité de la sorte.
Enfin, si le salarié bénéficie de tickets-restaurants, le nombre de repas pris en charge dans le cadre d’une note de frais doit être déduit du solde de tickets-restaurants.
Les frais d’hébergement et de logement
Les frais liés à l’hébergement en cas de déplacements professionnels doivent répondre à certains critères pour pouvoir faire l’objet d’un remboursement. L’URSSAF définit la notion de “grands déplacements” comme suit :
- le lieu de la mission se trouve à plus de 50 km du domicile du dirigeant ou du salarié ;
- le temps de trajet en transports en commun est supérieur à 1h30.
Dans ces cas, le salarié ou le dirigeant peut obtenir un remboursement de ses frais d’hébergement en prouvant la dépense grâce à un justificatif comportant le nombre de nuits et le détail des tarifs.
Les frais de déplacements
Appliqués lorsque vous ou vos salariés lorsque vous ou vos salariés utilisez un véhicule pour vous déplacer dans le cadre de votre activité, les frais de déplacements et leurs remboursements, varient selon que le salarié utilise son véhicule personnel ou un fourni par l’entreprise.
Les indemnités kilométriques sont un dédommagement versé au salarié ou au dirigeant qui utilise son véhicule personnel pour des trajets professionnels. Elles doivent couvrir la dépréciation du véhicule, l’entretien, les frais de carburant et l’assurance. Les indemnités kilométriques sont calculées selon deux options : des indemnités forfaitaires définies par le barème kilométrique de l’administration ou un remboursement des frais réels. Pour les associations, le calcul des indemnités kilométriques des bénévoles est différent.
Pour percevoir des indemnités kilométriques, le salarié ou le dirigeant doit établir une note de frais indiquant :
- le motif du déplacement ;
- le lieu de la mission ;
- la distance parcourue en km ;
- la puissance fiscale du véhicule (le nombre de chevaux est indiqué sur la carte grise).
Les autres dépenses, que le véhicule appartienne au salarié ou à l’entreprise (péage, stationnement et carburant dans le second cas), sont remboursées sur la base des justificatifs de paiement.
La gestion du remboursement des notes de frais
Les méthodes de remboursement des notes de frais
Nous l’avons évoqué, et ce principe s’applique pour la plupart des notes de frais : il existe principalement deux façons de rembourser les frais professionnels.
La première consiste à rembourser les frais “aux réels”, c’est-à-dire que vous remboursez exactement les montants dépensés. Dans ce cas, il est absolument impératif de collecter et conserver les justificatifs de paiement qui servent alors de preuve en cas de contrôle fiscal.
La deuxième méthode consiste à rembourser “au forfait”. Pour cela, l’administration a établi des barèmes sur lesquels s’appuient l’entreprise pour rembourser de manière forfaitaire le salarié en fonction du type de dépense. Par exemple, un repas dans un restaurant sera remboursé 19,10€, peu importe le montant réel de la dépense. Cette méthode a pour avantage de simplifier le traitement des notes de frais mais n’est pas toujours avantageuse économiquement pour votre entreprise.
Certaines entreprises choisissent de fonctionner avec des avances sur frais professionnels. Elles n’empêchent pas la création d’une note de frais, ni la collecte d’un justificatif ni bien souvent un remboursement ultérieur en cas de discordance. Mais elles évitent au salarié d’utiliser son argent personnel pour payer des frais professionnels.
L’organisation interne
Même si les entreprises disposent d’une certaine liberté pour procéder au remboursement des notes de frais, la loi impose malgré tout un délai de 5 ans maximum (la prescription quinquennale). Du côté du salarié, il a 3 ans pour fournir sa note de frais accompagnée de ses justificatifs mais les entreprises peuvent définir en interne un délai plus court (ce qui est souvent le cas).
On constate généralement que les entreprises traitent les notes de frais chaque mois.
Le processus en interne varie selon l’organisation de votre entreprise : vérification des dépenses, enregistrement comptable, validation du remboursement, … Le traitement des remboursements de notes de frais est une tâche chronophage, souvent fastidieuse et sans aucune valeur ajoutée à l’entreprise. C’est pourquoi nous vous conseillons fortement de chercher à optimiser la gestion de vos notes de frais au maximum.
Vous pouvez créer vos notes de frais à l’aide d’un modèle ou d’un tableau Excel. Mais des outils, comme les logiciels dédiés à la gestion des notes frais ou certaines cartes professionnelles, vous permettent en plus de gérer tout le traitement administratif et apportent un vrai gain de temps.
Quant au formalisme, la loi n’en impose aucun. C’est donc selon vos préférences ! Seules certaines mentions obligatoires doivent apparaître :
- nom et prénom ;
- date de la dépense ;
- descriptif de la mission ;
- type de dépense ;
- lieu ;
- montant HT et TTC ;
- montant de TVA ;
- moyen de paiement utilisé.
Le régime fiscal et social
L’administration fiscale a défini des seuils de dépenses professionnelles à partir desquels les règles fiscales et sociales changent. Concrètement, les frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales s’ils sont :
- remboursés aux frais réels ;
- dans la limite des seuils définis par l’administration s’il s’agit de remboursements forfaitaires.
Si les sommes dépassent ces seuils, alors elles deviennent des avantages en nature et sont ainsi soumises aux cotisations sociales. Pour ne pas être soumis aux seuils de l’administration fiscale dans le cas de remboursement des frais réels, vous devez impérativement pouvoir fournir tous les justificatifs des dépenses.
Au niveau fiscal, le même principe s’applique. Les montants remboursés ne sont pas soumis à l’impôt sur le revenu :
- dans tous les cas s’ils sont remboursés aux réels ;
- dans la limite des seuils établis par l’administration si c’est au forfait.
Au-delà de ces seuils, ces sommes sont des avantages en nature et donc soumises à l’IR.
Pour l’entreprise, elle peut déduire de son bénéfice imposable l’ensemble des frais remboursés au réel ou au forfait.
La comptabilisation des notes de frais
Les notes de frais et leur remboursement doivent être enregistrés au niveau comptable comme ceci :
- enregistrer le montant dans le journal des achats ;
- débiter d’un compte de charges (classe 6) ;
- débiter du compte TVA le cas échéant ;
- créditer le compte salarié ou dirigeant.
Concernant la TVA, elle est récupérable seulement sur certaines dépenses professionnelles. Ce n’est pas le cas des frais de déplacements par exemple. Selon la nature de la dépense, vous pouvez donc récupérer la TVA si vous respectez certaines conditions dont celles-ci :
- le justificatif doit être joint et comporter le nom de votre entreprise, le montant et le taux de TVA ;
- la dépense doit être effectuée chez une entreprise soumise à TVA.
Si vous souhaitez en savoir plus, nous vous recommandons de lire notre article explicatif sur la comptabilisation des notes de frais.
FAQ
Comment rembourser une note de frais ?
Le remboursement d’une note de frais peut se faire au réel, c’est-à-dire le remboursement du montant exact dépensé, ou au forfait, selon les barèmes définis par l’administration fiscale pour chaque nature de dépenses.
Quelles dépenses doivent faire l’objet d’une note de frais ?
Les dépenses professionnelles liées aux frais de nourriture, d’hébergement (si la mission est à plus de 50 km ou 1h30 de trajet du domicile) et les frais de déplacement (indemnités kilométriques, péages, stationnement, …) peuvent être traitées en note de frais.
Quels sont les délais pour le remboursement d’une note de frais ?
Le salarié a trois ans pour fournir les documents relatifs à la note de frais, ou moins si l’entreprise a instauré un délai inférieur, et l’entreprise dispose de cinq ans pour la rembourser.
