En bref
- Tout comme ses collaborateurs, le dirigeant d’entreprise peut être remboursé pour certains frais professionnels qu’il engage pour le compte de son entreprise.
- Une note de frais accompagnée de son justificatif est indispensable pour comptabiliser la dépense professionnelle correctement.
- Pour éviter les erreurs de gestion des notes de frais du dirigeant et les risques liés, plusieurs solutions s’offrent à vous tels que les logiciels de notes de frais;
Gérants, chefs d’entreprise, indépendants : si vous effectuez des dépenses professionnelles pour le compte de votre entreprise, vous devez alors recourir aux notes de frais pour être remboursés. Comment gérer les notes de frais du dirigeant d’entreprise ? Obligations, enregistrement comptable, pièges à éviter, outils, on fait le point sur la note de frais du gérant avec vous !
Notes de frais du dirigeant : quelques rappels
Qu’est-ce qu’une note de frais pour dirigeant ?
En tant que dirigeant d’entreprise, vous êtes amené à effectuer des dépenses dans le cadre de votre activité professionnelle. Ces frais engagés personnellement à titre professionnel peuvent être pris en charge par votre entreprise et ainsi faire l’objet d’un remboursement à l’aide d’une note de frais.
Une note de frais pour dirigeant est donc un document qui permet de justifier des dépenses engagées dans le cadre professionnel et de recevoir un remboursement de la part de son entreprise.
Les conditions à respecter
Pour pouvoir vous rembourser une dépense avancée à votre entreprise, trois règles doivent être respectées.
La dépense doit avoir été réalisée dans l’intérêt de l’entreprise.
Seconde condition, toutes vos dépenses professionnelles doivent être prouvées par un justificatif (facture ou reçu par exemple) qui donne des informations suffisamment détaillées sur la dépense.
Enfin, contrairement aux notes de frais des salariés, les notes de frais d’un dirigeant doivent être remboursées aux frais réels, c’est-à-dire “à l’euro”. C’est indispensable pour que ces montants soient exonérés d’impôt et de charges sociales.
Si l’une de ces conditions n’est pas respectée, le remboursement de votre note de frais de gérant sera requalifié en rémunération. Ce montant est alors soumis à l’impôt sur le revenu et aux charges sociales.
Les types de dépenses du gérant
Les notes de frais du dirigeant peuvent concerner différents types de dépenses pour une entreprise.
Les frais de restauration
Parmi les dépenses les plus fréquentes d’un chef d’entreprise, on retrouve les frais de repas. On distingue deux types de frais de bouche. Les premiers sont les frais de repas pris dans le cadre de déplacements professionnels ou de repas d’affaires. Pour être remboursés, ils doivent être justifiés par une facture au nom de votre entreprise mentionnant notamment le nom des invités, leur qualité et le motif de l’invitation.
D’autre part, selon le régime d’imposition, il est possible de se faire rembourser des frais de repas personnels. Les dirigeants de sociétés assujetties à l’IS n’en bénéficient pas. Mais si vous êtes indépendant assujetti à l’IR, vous pouvez vous faire rembourser vos frais de repas dans la limite de la différence entre un repas pris à domicile et la dépense réellement engagée (selon le barème). Pour cela, la distance entre votre domicile et votre lieu de travail doit être considérée trop importante (à l’appréciation des inspecteurs au cas par cas) et vous devez, comme toujours, posséder un justificatif de la dépense.
Les frais de déplacement
Billet de train, d’avion, stationnement, parking, transport en commun, péage, location de véhicule sont des exemples de frais de déplacement qui entrent en compte dans les notes de frais d’un gérant d’entreprise. Tous ces frais doivent être remboursés aux réels.
Si vous utilisez votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels, alors vous pouvez être indemnisé sur la base des indemnités kilométriques établies par l’Administration Générale. Les indemnités kilométriques couvrent les frais d’entretien, l’usure de votre véhicule, l’essence, l’assurance…
Les frais d’hébergement
Lors d’un déplacement professionnel, les frais engagés pour vous héberger (hôtel par exemple) sont pris en charge par votre entreprise à deux conditions :
- vous habitez à plus de 50 km du lieu de destination de votre déplacement ;
- le temps de trajet en transport en commun pour y parvenir est d’au moins 1h30.
Les autres frais
Si vous exercez depuis votre domicile, vous pouvez déduire certains frais en tant que notes de frais. C’est notamment le cas d’une partie du loyer et de charges telles que l’électricité ou les NTIC (internet, téléphone, …).
Dans certains cas très précis, les frais liés à l’équipement et l’habillement peuvent être remboursés par votre entreprise. Les dépenses engagées doivent concerner des produits de nécessité pour l’exécution de votre travail, comme des chaussures de sécurité pour un artisan par exemple.
Si vous souhaitez faire des cadeaux à vos fournisseurs, vos clients, vos partenaires, ces achats peuvent faire l’objet d’une note de frais tant qu’ils respectent l’obligation de servir l’intérêt de l’entreprise.
Comment comptabiliser les notes de frais du gérant ?
La comptabilisation des notes de frais du gérant est une procédure indispensable et chronophage qui requiert rigueur et attention. Voici les étapes à suivre.
1. Compléter la note de frais
La première étape consiste à compléter avec attention la note de frais. Chacune des dépenses doit être ajoutée sur une ligne distincte et indiquer de façon détaillée :
- le montant HT et TTC ;
- le montant de TVA ;
- la date de la dépense ;
- le type de dépense ;
- le moyen de paiement ;
- votre nom et prénom.
Selon le type, d’autres informations peuvent être requises tels que le nom des convives lors d’un repas d’affaires ou encore la raison d’un déplacement (une visite de client par exemple).
2. Conserver le justificatif
Nous l’avons déjà évoqué, pour être valide, une note de frais doit impérativement être accompagnée d’un justificatif. Ils doivent être conservés par l’entreprise pendant une durée de 10 ans et être présentés en cas de contrôle.
3. L’enregistrer au niveau comptable
Chaque note de frais doit être traitée au niveau comptable. Vous devez tout d’abord l’enregistrer dans le journal des achats avant de procéder à la comptabilisation de la note de frais.
Le compte de charges à débiter va dépendre de la nature de la dépense. La plupart des frais professionnels sont généralement comptabilisés dans le compte 625. Mais voici plus de détails sur les principales dépenses et les comptes à débiter :
- compte 6251 : Voyages et déplacements (billets, stationnement, péage, …) ;
- compte 6256 : Missions (pour les frais de restauration ou de transport lors de déplacements professionnels par exemple) ;
- compte 6414 : Indemnités et avantages divers (pour les indemnités kilométriques) ;
- compte 6257 : Réceptions (si vous invitez des clients au restaurant) ;
- compte 6234 : Cadeaux à la clientèle.
Selon les cas, vous devez ensuite créditer le compte 108 – Compte de l’exploitant ou le compte 4551 – Compte courant d’associé (pour les sociétés). Enfin, si la TVA est déductible, vous devez également inscrire le montant au débit du compte 4456 – TVA déductible.
4. Etre indemnisé
Le remboursement d’une note de frais intervient généralement lors du paiement du salaire et est ainsi indiqué sur la fiche de paie. Mais il est possible de procéder aux remboursements de façon périodique ou ponctuelle.
Les 5 points d’attention sur les notes de frais du dirigeant
Le mauvais type de dépense
Une dépense personnelle ne peut pas faire l’objet d’une note de frais et être remboursée par l’entreprise. Seules les dépenses engagées en votre nom, en avance et pour l’intérêt de l’entreprise peuvent être remboursées. Par exemple, si vous êtes en déplacement professionnel, vos frais d’hébergement et de restauration sont pris en charge par l’entreprise. Mais si lors de ce déplacement, vous achetez un livre à l’aéroport, il s’agit d’une dépense personnelle non remboursable. Si votre dépense n’est pas explicitement dans l’intérêt de votre entreprise, vous risquez de devoir faire face à un redressement de la part de l’URSSAF en cas de contrôle.
L’oubli du justificatif
Un justificatif pour chaque note de frais est obligatoire et indispensable. Ses références sont enregistrées et classées comptablement afin de pouvoir appuyer et justifier la dépense concernée. Vous devez donc :
- penser à obtenir un justificatif auprès du prestataire ;
- vous assurer qu’il contient toutes les informations requises ;
- le conserver pendant 10 ans.
Le manque d’informations
Une note de frais et son justificatif doivent contenir tous les éléments nécessaires pour justifier précisément et lisiblement les caractéristiques de la dépense. On doit notamment trouver la date, le lieu et le type de dépense. Mais d’autres informations peuvent être obligatoires selon le type de frais. Un reçu bancaire, s’il est plutôt succinct, ne suffit pas toujours. N’hésitez pas à demander aux prestataires (restaurant, hôtel, …) une facture détaillée. Soyez le plus exhaustif sur ces informations pour lever tout doute ou suspicion.
Le retard du traitement de la note de frais
Pour être déductibles du résultat imposable, les charges doivent être enregistrées pour l’exercice comptable au cours duquel elles ont eu lieu. Si vous déclarez vos frais professionnels sur l’exercice suivant, ils ne peuvent pas être déduits du résultat. Pensez donc à bien traiter et comptabiliser toutes vos notes de frais avant la clôture de l’exercice comptable.
Le remboursement forfaitaire
Un gérant d’entreprise se fait rembourser ses frais professionnels “aux réels”. Contrairement aux salariés, il ne peut pas bénéficier d’un remboursement forfaitaire. Si par erreur, vous appliquez un remboursement forfaitaire, ces montants sont assimilés à de la rémunération et deviennent imposables à l’IR et soumis aux cotisations sociales.
Quels outils de comptabilisation des notes de frais du gérant utiliser ?
Pour gérer les notes de frais d’un dirigeant, vous pouvez utiliser des modèles de notes frais sur Excel. Facilement accessible et simple à utiliser, ce système vous permet de traiter vos notes de frais relativement rapidement.
Mais si vos dépenses professionnelles sont nombreuses ou si vous voulez gagner du temps sur cette tâche chronophage, nous vous conseillons plutôt d’utiliser un logiciel de note de frais. L’avantage est que non seulement ces outils accélèrent la gestion des notes de frais, mais surtout ils sont très fiables et permettent de réduire les erreurs liées à la saisie manuelle. Comme N2F, ils sont souvent dotés d’application mobile ou d’une fonction de reconnaissance optique pour l’enregistrement automatique de la dépense. Enfin, ils permettent aussi de sauvegarder le justificatif lié à la note de frais. Plus de risque de perte !
Dernière solution pour gérer les notes de frais (mais pas pour les comptabiliser), une carte bancaire professionnelle peut être utilisée pour toutes vos dépenses professionnelles et évite d’avoir à avancer les frais.
FAQ
Quels sont les frais remboursables pour un dirigeant ?
Les frais de déplacement, de restauration, d’hébergement sont les principales dépenses d’un dirigeant prises en charge par l’entreprise. D’autres frais peuvent être remboursés. L’une des principales conditions est que ces dépenses soient dans l’intérêt de l’entreprise.
Comment traiter les notes de frais du gérant ?
Les notes de frais d’un gérant doivent contenir toutes les informations nécessaires et être accompagnées d’un justificatif (à conserver). Les dépenses sont à enregistrer comptablement avant de procéder au remboursement.
Quels sont les risques si une note de frais de dirigeant est mal traitée ?
Si la note de frais d’un dirigeant est mal traitée, le montant risque d’être considéré comme de la rémunération et ainsi être soumis à l’impôt sur le revenu et aux charges sociales.
