La gestion des notes de frais, une vraie galère ? Non ! Entre réglementation, astuces et organisation, retrouvez 9 bonnes pratiques & 3 écueils à éviter pour gagner du temps et éviter les erreurs. Envie d’une gestion des notes de frais facilitée ? Suivez le guide !
Gestion des notes de frais : réglementation & informations clés
Tout d’abord, il est important de rappeler les dépenses qui peuvent faire l’objet d’une note de frais et la réglementation des remboursements.
La gestion des notes de frais est régie par la loi, ce qui signifie que les dirigeants et les collaborateurs ont des droits et des devoirs. Parmi ceux-ci, rappelons :
- les frais doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise ;
- la preuve des dépenses doit être conservée et transmise au service concerné (facture, relevé de CB) ;
- les frais doivent entrer dans la politique de dépenses de l’entreprise : repas, voyage, achat de matériel ou fournitures, nuit d’hôtel, trajet en voiture, etc. ;
- le remboursement des frais doit avoir lieu dans un “délai raisonnable”.
La loi n’impose aucun formalisme pour la tenue des notes de frais. Cependant, elle impose des règles :
- pour la gestion des justificatifs de paiement sans lesquels il est interdit de procéder au remboursement d’une note de frais ;
- pour les délais : le collaborateur dispose de 3 ans maximum pour fournir une note de frais professionnels, et l’employeur dispose de 5 ans maximum pour la rembourser.
9 bonnes pratiques pour optimiser la gestion de ses notes de frais
Considérée comme étant une tâche répétitive et chronophage, il existe heureusement des bonnes pratiques à mettre en place pour optimiser la gestion de ses notes de frais !
1 – Etablir une politique de dépense et de remboursement claire
L’élément crucial de la gestion des notes de frais est d’établir clairement les règles dès le départ. Idéalement, créez un document regroupant toutes les informations relatives aux notes de frais :
- le type de frais professionnels remboursés : repas, nuit d’hôtel, trajets, etc. ;
- les modalités de remboursements des frais : au réel ou au forfait ;
- le plafonnement de certains remboursements : montant maximum pour un repas, un voyage, l’achat du matériel, etc. ;
- le délai pour fournir ses notes de frais et leurs justificatifs ;
- le délai de remboursement.
Vous éviterez ainsi les erreurs et incompréhensions à la fois côté employeur et côté employé !
2 – Instaurer un processus de validation simplifié
Qui dit processus de validation simplifiée, dit gain de temps ! Alors comment faire ? Afin d’aider le valideur final et éliminer les doutes, questions et ambiguïtés, il est nécessaire d’établir un processus clair, avec au maximum 2 niveaux d’approbation. Celui-ci peut comporter les étapes suivantes par exemple :
- approbation des dépenses par le manager ;
- collecte des justificatifs et contrôle par le service comptable ;
- validation et remboursement des notes de frais.
3 – Réduire au maximum les avances sur les frais
Quel meilleur moyen pour optimiser la gestion des notes de frais que de réduire au maximum les avances sur frais professionnels ? Qu’elle soit permanente ou ponctuelle, l’avance sur frais coûte parfois cher à l’entreprise et complexifie considérablement le travail de la comptabilité. Il est préférable de fournir à vos collaborateurs une carte bancaire professionnelle.
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4 – Automatiser le suivi des notes de frais
L’automatisation du suivi des notes de frais représente un gain de temps considérable. Pour cela, vous pouvez avoir recours à un logiciel de note de frais. Une fois paramétrée, cette solution permet par exemple aux salariés de fournir de manière dématérialisée leur note de frais et de centraliser les demandes. Il ne vous reste plus qu’à procéder au remboursement de toutes notes de frais en une seule fois !
5 – Effectuer des prévisionnels de dépenses
Le prévisionnel de dépenses vous permet d’anticiper et mieux maîtriser les dépenses liées aux notes de frais. Pour cela, il vous suffit de compiler les montants des notes de frais des 2 ou 3 dernières années pour établir une moyenne de dépenses annuelles par collaborateur ou pour l’entreprise. Ce prévisionnel de dépenses est un moyen de contrôler les dépenses et d’éventuellement corriger les excès.
6 – Contrôler régulièrement les notes de frais
Intégrez dans votre emploi du temps un créneau hebdomadaire pour contrôler les notes de frais. Cela vous permet de mieux situer le contexte des dépenses et de ne pas encombrer le service comptable en fin de mois ! Cette tâche parfois fastidieuse est en effet peu agréable et n’apporte aucune valeur ajoutée à l’entreprise. Pourtant, bien exécutée, elle est un atout pour la maîtrise et l’optimisation des dépenses de la société.
7 – Equiper les collaborateurs d’un moyen de paiement dédié
Avez-vous pensé à la carte de paiement dématérialisée ? Cette solution vous permet d’allouer un moyen de paiement et un budget à vos collaborateurs. En effet, il est préférable de choisir une carte de paiement plafonnée pour éviter les dérives. C’est un moyen pratique de prévoir et encadrer le montant des notes de frais.
8 – Vérifier les justificatifs pour éviter les fraudes
Cela peut sembler évident, mais vous devez être attentif aux justificatifs fournis par vos collaborateurs pour éviter les fraudes. Pour rappel, seuls certains frais peuvent être remboursés, et la note de frais doit comporter des éléments précis. Le justificatif doit correspondre parfaitement à la dépense et indiquer le nom du client, du dossier ou du besoin professionnel couvert.
9 – Etablir des rapports pour avoir une vision du flux de dépenses
Les rapports de flux de dépenses vous donnent une vision claire du budget global. En choisissant de les établir régulièrement, vous pouvez analyser les frais en un coup d’œil dans le but de les optimiser. Un envoi mensuel ou trimestriel est une bonne solution pour faciliter la gestion des notes de frais.
3 écueils à éviter pour une bonne gestion des notes de frais
1 – Avoir un processus d’archivage manuel
L’archivage manuel est chronophage, prend de la place et comporte un certain risque de perte de documents. Il est donc nécessaire de passer à une solution numérique pour l’archivage de vos notes de frais et de leurs justificatifs. L’archivage numérique représente un gain de temps, d’espace, et réduit presque à néant le risque de perte ou d’erreur.
2 – Rembourser une note de frais sans justificatif
D’une part, rembourser une note de frais sans justificatif vous expose à des sanctions de l’URSSAF ou des impôts, d’autre part, cela représente un risque élevé de fraude de la part de vos collaborateurs. Exigez toujours un justificatif avant de rembourser une note de frais. Cette obligation est aussi valable pour les notes de frais du gérant.
3 – Omettre de mentionner la politique de voyage
La politique de voyage d’entreprise (PVE) permet de réduire en moyenne les dépenses de 20 % ! Il serait alors dommage de vous en priver. La PVE peut être intégrée au règlement intérieur ou faire l’objet d’un document à part. Elle définit les règles, et le budget, pour l’organisation des déplacements professionnels :
- compagnies aériennes à privilégier ;
- chaîne d’hôtel ou catégorie autorisées ;
- budget à ne pas dépasser ;
- modalités de paiement ou de remboursement…
FAQ
Quel outil pour gérer ses notes de frais ?
Les logiciels de comptabilité ou un outil de gestion de notes de frais sont des solutions dématérialisées idéales pour gérer efficacement ses notes de frais.
Comment bien gérer ses notes de frais ?
3 règles d’or pour bien gérer ses notes de frais : les contrôler régulièrement, fixer un plafond de dépenses par poste et définir une politique de dépense et remboursement claire.
Faut-il externaliser la gestion des notes de frais ?
Les petites structures ont tout intérêt à externaliser la gestion des notes de frais afin de gagner du temps et de bénéficier du savoir-faire de professionnels spécialisés à un coût moindre que l’embauche d’un comptable ou le temps passé à les gérer vous-même.
