Note de frais : tout savoir en 2024

Vous désirez tout savoir sur les notes de frais ? Suivez le guide. Cet article va vous dévoiler tous les petits secrets d’une note de frais, avec un objectif : vous rendre incollable sur le sujet.

Une note de frais : qu’est-ce que c’est, et à quoi ça sert ?

Définition

Une note de frais est un document papier ou dématérialisé établi par un salarié pour justifier des dépenses effectuées dans le cadre professionnel, dans le but de se les faire rembourser par son employeur. Ce dernier a l’obligation de procéder au remboursement et peut y procéder de 2 façons : au réel ou au forfait.

Les dépenses professionnelles – on parle aussi de frais professionnels – sont généralement des frais de déplacement, des frais de restauration, ou encore des frais d’hébergement. Ils font partie des dépenses d’une entreprise.

Selon une étude menée par Expensya, le salarié français dépense en moyenne 2 456€ par an en notes de frais, dont 42% en restauration. En se faisant rembourser, le salarié n’a pas à payer de sa poche des dépenses liées à son activité professionnelle. Et côté entreprise, gérer les remboursements et la comptabilité des notes de frais est aussi très important. Malheureusement, les notes de frais peuvent représenter un casse-tête pour votre entreprise, aussi bien pour vous que pour vos salariés. D’abord, la gestion des notes de frais est très chronophage. En moyenne, le salarié consacre 30 minutes pour traiter une seule note de frais. Ensuite, les notes de frais sont potentiellement source d’erreurs (ex : mauvaise saisie d’un montant), ce qui engendre certains risques tels qu’un redressement fiscal lors d’un contrôle Urssaf.

Notes de frais : qui est concerné ?

Vos salariés (cadres, agents de maîtrise etc.), mais aussi vous-même en tant que dirigeant, peuvent utiliser une note de frais pour se faire rembourser les dépenses professionnelles avancées.

Un bénévole a par exemple le droit de se faire rembourser les frais engagés au titre de son association (ex : achat de matériel, courses, frais de restauration).

La principale exception concerne le régime de la micro-entreprise. En raison de sa spécificité, les dépenses sont déjà comprises, de manière forfaitaire, dans le calcul des cotisations sociales. Si vous êtes auto-entrepreneur, vous ne pouvez donc pas déduire vos frais professionnels de votre chiffre d’affaires. La seule alternative est les frais de débours, lorsque ce sont vos clients qui prennent en charge certaines de vos dépenses professionnelles (ex : achat d’un logiciel si vous êtes informaticien). Cela vous évite de gonfler votre chiffre d’affaires et limite le montant de vos cotisations sociales.

Les types de notes de frais et leurs exemples

Au début de cet article, on a brièvement évoqué les frais professionnels concernés par les notes de frais. Développons ce point plus en détail maintenant. Les dépenses professionnelles qui ouvrent le droit à l’établissement d’une note de frais peuvent en effet être de différentes natures.

Les notes de frais de déplacement

Les frais de déplacement concernent de nombreuses dépenses comme les voyages en avion, voiture, transports en commun ou train, mais aussi tous les coûts engendrés (essence, stationnement, péage, location d’un véhicule etc.).

Elles ne peuvent pas s’appliquer sur les trajets entre le domicile et le travail et prennent en charge des frais relatifs à l’usage du véhicule (carburant, assurance, frais de réparation, usure des pneumatiques etc.).

Un barème est fixé par l’Urssaf. Il prend en compte le type de véhicule (auto, moto, vélo), la puissance fiscale et le kilométrage effectué pour calculer les frais de déplacement et remplir la note de frais kilométrique.

Attention, les notes de frais kilométrique des bénévoles des associations sont gérées différemment.

Les notes de frais d’hébergement

Les frais d’hébergement concernent les dépenses professionnelles liées au logement, comme un séjour à l’hôtel, la location d’un appartement lors d’un déplacement professionnel, etc.

L’Urssaf parle aussi de “grand déplacement”. Dans ce cas, pour obtenir un remboursement des frais engagés, deux conditions doivent être simultanément réunies :

• vous devez travailler à au moins 50km de votre domicile (trajet aller) ;
• il est impossible de parcourir ce trajet aller en transports en commun en moins d’1h30.

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Les notes de frais de restauration

Troisième grande catégorie de frais professionnels : les frais de restauration. On parle aussi de frais de bouche. Cela correspond à des sommes dépensées pour vous restaurer personnellement lors d’un déplacement professionnel, ou lorsque vous invitez un ou des clients (repas d’affaires).

Le motif de l’invitation, le nom des invités ou encore le prix et le nom du restaurant doivent notamment être indiqués sur la note de frais, en plus des informations de base (on y revient un peu plus bas).

Les autres types de notes de frais professionnels

Parmi les autres types de frais professionnels, on pourrait aussi vous citer :

• les frais de NTIC (Nouvelles Technologie d’Information et de Communication) : forfait internet, téléphonie, clé 3G, matériel informatique, etc. (attention : ces frais ne peuvent être remboursés qu’à hauteur de 50 % des sommes engagées ;
• les frais liés aux fournitures de bureau (ramette de feuilles, encre pour une imprimante etc.) ;
• les frais de documentation ;
• les cadeaux offerts à des tiers ;
• les frais liés à la mobilité professionnelle (déménagement).

Le remboursement des notes de frais

De façon générale, peuvent être remboursées les dépenses qui entrent dans le cadre d’une activité professionnelle, à condition de respecter certaines règles.

Remboursement au réel vs remboursement forfaitaire

Pour rembourser les notes de frais à vos salariés, vous avez le choix entre 2 méthodes.

La première est le remboursement des frais réels. Dans ce cas, vous remboursez le montant exact des frais engagés. L’employé doit créer une note de frais et vous fournir un justificatif (ex : reçu, facture).

La seconde méthode est le remboursement forfaitaire. Ici, vous procédez à un remboursement en versant un forfait global comprenant toutes les dépenses professionnelles (déplacements, restauration, logement).
L’allocation forfaitaire se base sur un barème de l’Urssaf, qui comprend des montants à ne pas dépasser (sinon, ils restent à la charge de l’employé). Le montant d’un repas est par exemple de 19€ s’il est pris dans un restaurant.

Notez que l’indemnisation forfaitaire n’est pas possible pour les notes de frais des dirigeants relevant du régime social des non-salariés.

Pour information, une troisième méthode de remboursement des frais professionnels est possible : la déduction forfaitaire spécifique. Cette déduction ne concerne que certaines catégories de salariés (ouvriers du bâtiment, artistes, VRP etc.) et elle est limitée à 7 600€ par an et par salarié.

Conditions

Pour qu’une note de frais puisse être remboursée, elle doit répondre à 3 critères majeurs : 

• Elle doit être engagée dans l’intérêt de l’entreprise et pour les besoins de l’activité : par exemple, si vous dirigez une entreprise spécialisée dans le bricolage, vous ne pourrez pas faire passer en note de frais l’achat d’un skateboard pour votre usage personnel ;
• Elle doit être raisonnable ou “proportionnée” : ne profitez pas de vos frais professionnels pour régler votre nuit d’hébergement dans un palace 5 étoiles.
• Elle doit être justifiée à l’aide d’un justificatif original recevable (ex : facture, reçu, ticket de péage etc.) pour prouver la réalité de la dépense.

Dans le cadre d’une indemnisation forfaitaire, votre employé n’a pas besoin de vous transmettre un justificatif. Par contre, en cas de contrôle par l’Urssaf et l’administration fiscale, vous devrez être en mesure de prouver que l’indemnité forfaitaire versée correspond à un contexte professionnel.

Les informations à ne pas oublier dans vos notes de frais

Pour être valide, une note de frais doit comporter certaines informations essentielles telles que : 

• votre nom et prénom (ou celui de votre salarié, si cela le concerne) ;
• la date de la dépense et celle de la demande de remboursement ;
• le montant de la dépense (HT, TTC et TVA) ;
• le type de dépense ;
• le moyen de paiement utilisé.

Quels délais ?

Il n’existe pas de délai légal de remboursement d’une note de frais. Cependant, les entreprises peuvent imposer, en interne, un délai “raisonnable” pour le traitement des notes de frais par les employés.

En cas de non-respect de ce délai, le salarié disposerait de 3 ans pour intenter une action en justice. L’article L3245-1 du Code de travail stipule en effet que “l’action en paiement ou en répétition du salaire se prescrit par trois ans à compter du jour où celui qui l’exerce a connu ou aurait dû connaître les faits”. Ici, on parle bien du salaire, mais ce délai de 3 ans s’appliquerait aussi au remboursement de frais professionnels.

Que faire en cas de perte du justificatif de note de frais ?

En tant qu’employeur, il est de votre responsabilité de recevoir et conserver les justificatifs des notes de frais de vos salariés. Ils sont indispensables lors d’un contrôle fiscal. Mais que faire lorsque l’on a perdu un justificatif de note de frais ? Quelques solutions existent.

Tout d’abord, vous pouvez contacter le commerçant, restaurateur ou prestataire et demander un duplicata. Si cela n’est pas possible, alors vous pouvez utiliser un relevé de compte bancaire prouvant la dépense.

En dernier recours, vous pouvez demander à votre salarié d’établir une attestation sur l’honneur. Cette option n’est envisageable que pour les dépenses de petits montants. Pour être valide, l’attestation sur l’honneur doit comporter :

• l’identité et les coordonnées du salarié ;
• la nature de la dépense ;
• la mention de la connaissance des sanctions pénales encourues.

N’hésitez pas à joindre une copie du relevé bancaire pour appuyer l’attestation.

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Comptabiliser les notes de frais : les règles à respecter

Comment sont comptabilisées les notes de frais ? C’est l’objet de cette nouvelle partie.

Le principe

Techniquement parlant, l’enregistrement d’une note de frais se base sur une écriture comptable au débit d’un compte de classe 6. En comptabilité d’entreprise, la classe 6 correspond aux comptes de charges.

Sans entrer dans les détails, voici quelques exemples : 

• le compte 6234 “Cadeaux” classe les cadeaux offerts à des clients ou partenaires ;
• le compte 6251 “Voyages et déplacements” classe les frais de déplacement ;
• le compte 6256 “Missions” classe les dépenses de restauration et de logement ;
• le compte 6257 “Réceptions” classe les dépenses relatives aux repas au cours desquels vous avez invité des clients de l’entreprise ;
• le compte 6064 “Fournitures administratives” classe les achats de petites fournitures ;
• le compte 647 “Autres charges sociales” classe les frais de transport entre le lieu du domicile et le lieu de travail.

Pour la TVA, ça marche comment ?

La TVA peut être récupérée sur les notes de frais, mais plusieurs conditions doivent être respectées : 

• Le justificatif de la note de frais doit faire apparaître son taux et son montant ;
• le justificatif doit être libellé au nom de l’entreprise ;
• la TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer ;
• la dépense doit être nécessaire à l’activité de l’entreprise.

De plus, il faut savoir que certaines dépenses professionnelles ne sont pas déductibles. Par exemple, vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur :

• certains frais de déplacement (avion, train, bateau) ;
• les tickets de parking ;
• les indemnités kilométriques ;
• les frais de carburant (essence, sans plomb 95, 98 et l’E10) ;
• les frais d’hébergement (hôtels, appart-hôtels, Airbnb) etc.

Par contre, la TVA est récupérable sur les frais de péages, les locations de véhicule, les frais de repas.

Et pour les cotisations sociales ?

Le montant perçu lors du remboursement d’une note de frais n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu. Les notes de frais remboursées aux frais réels ne sont pas soumises aux cotisations sociales, dans la mesure où elles peuvent être justifiées. C’est aussi le cas pour celles remboursées sur la base d’une allocation forfaitaire, mais dans la limite des plafonds fixés par l’Urssaf. Enfin, notez que votre entreprise peut déduire les frais réels et les frais forfaitaires de son bénéfice imposable.

La fraude et les notes de frais

Malheureusement, la fraude est monnaie courante dans la gestion des notes de frais. Certains salariés malintentionnés n’hésitent pas à profiter du remboursement de leurs frais professionnels pour en abuser. Une étude menée en 2017 et publiée par Les Echos fait mention d’un coût d’environ 700€ par an et par employé attribué à la fraude des notes de frais.

Voici quelques conseils pour essayer de limiter la fraude à la note de frais dans votre entreprise :

• mettez en place des processus de traitement clairs et compris de tous ;
• utilisez un outil adapté (voir ci-dessous) pour automatiser et contrôler le traitement ;
• procédez à des contrôles plus poussés de manière aléatoire ;
• instaurez des plafonds de dépenses ;
• recevez des plaintes de manière anonyme.

Il est presque impossible de garantir de 0 fraude dans votre entreprise, surtout si elle compte de nombreux salariés effectuant de larges dépenses professionnelles. Mais en mettant en place de bonnes pratiques, vous pouvez mieux la contrôler.

Comment faire des notes de frais : vos options

À présent, les notes de frais ne doivent plus avoir beaucoup de secrets pour vous. Reste à savoir comment les concevoir. Pour cela, il existe plusieurs options à votre disposition. On vous les détaille en vous présentant leurs avantages et inconvénients majeurs.

Option n°1 : utiliser un modèle

Pour commencer, vous pouvez concevoir vos notes de frais à l’aide d’un modèle. Si vous êtes un adepte du papier, vous pouvez utiliser un carnet de notes de frais que vous trouverez au supermarché, en librairie ou en papeterie.

Si vous êtes à l’aise avec certains outils bureautiques, vous pouvez également télécharger notre modèle de note de frais sur Excel. Utiliser Excel pour établir vos notes de frais a l’avantage d’être relativement simple et surtout économique. Tous les employés de votre entreprise peuvent utiliser le logiciel sous la même licence. Vous pouvez aussi conserver numériquement les notes de frais, ce qui fait moins de paperasse qu’avec un carnet papier, même s’il faut conserver les justificatifs.

Au rayon inconvénients, il y a tout d’abord l’aspect chronophage de la tâche. Vous devrez saisir vos notes une par une. Vous devrez aussi penser à conserver tous les justificatifs liés aux dépenses. N’oubliez pas aussi que manuellement, les risques d’erreur potentiels (fautes de frappe, oublis) sont accrus.

Cette option convient essentiellement aux TPE qui n’ont pas une masse importante de notes de frais à traiter. 

Option n°2 : opter pour un logiciel ou une application

Pour optimiser la gestion de vos notes de frais, des logiciels de notes de frais (et application) existent. Pour quelques euros par mois et par employé, vous faites ainsi gagner du temps à vos employés (et donc à votre entreprise) sur la gestion des notes de frais, et limitez le risque d’erreurs.

Il en existe des dizaines sur le marché comme Expensya, N2F, Mooncard, Spendesk ou encore iPaidThat.

Par rapport à la méthode manuelle, un logiciel permet de gagner du temps et simplifie le processus comptable. La plupart d’entre eux permettent de prendre en photo vos justificatifs de paiement quand vous voulez (ex : en sortant d’un repas d’affaires), via une application disponible sur smartphone.

Ensuite, tout le processus est bien souvent dématérialisé et les écritures comptables sont générées en temps réel. Les demandes de remboursement et de validation se font donc en quelques secondes.

Enfin, une appli ou un logiciel en ligne vous permettent de remplir vos notes de frais, même lorsque vous êtes en déplacement : il vous suffit d’avoir une connexion internet, et le tour est joué (certains s’utilisent même hors connexion).

Pour les inconvénients, on pourrait vous citer le fait que certains de ces logiciels réclament un budget pour être utilisés. De plus, ils nécessitent une courbe d’apprentissage et ne conviennent pas forcément à tous les profils : les entreprises avec de nombreux salariés y trouveront de sérieux atouts, les TPE peut-être un peu moins, et encore…

La gestion de vos notes de frais peut être dématérialisée. Cela signifie que vous n’avez pas besoin de conserver vos justificatifs au format papier, à condition de les numériser. Des règles sont quand même à respecter : l’avantage d’un logiciel ou d’une application, c’est qu’ils peuvent tout prendre en charge à ce niveau-là, à condition de proposer l’archivage à valeur probante (qui vous permet de passer au zéro papier).

Option n°3 : passer par un expert-comptable

Pour établir vos notes de frais, avez-vous pensé à vous entourer d’un spécialiste ? En matière de comptabilité, on pense évidemment à un expert-comptable en ligne ou en physique. Collaborer avec un expert-comptable, c’est s’assurer de recevoir des conseils personnalisés avec un suivi sur-mesure. Ce professionnel du chiffre sera aussi à jour de la législation, ce qui limite les risques de commettre des erreurs dans la gestion comptable des notes de frais. Par contre, les tarifs auront souvent tendance à être plus élevés qu’avec un logiciel de note de frais en ligne.

Option n°4 : se servir de cartes bancaires professionnelles

En soi, il ne s’agit pas vraiment d’une option pour concevoir vos notes de frais, mais plutôt d’un moyen de les gérer plus facilement. À ce titre, il nous a semblé intéressant de vous en parler pour terminer cet article. Grâce à une carte affaires reliée au compte bancaire de votre entreprise, vous laissez la possibilité à vos salariés de réaliser leurs dépenses professionnelles.

Des banques en ligne comme Manager One et Qonto par exemple permettent de le faire et de rattacher les justificatifs aux dépenses associées. Résultat : vos salariés n’ont plus besoin de faire d’avances de trésorerie, et vous n’avez plus à gérer les remboursements associés. Pour éviter les dérives, vous pouvez par exemple fixer des plafonds de dépenses.

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