Vos salariés se déplacent-ils régulièrement dans le cadre de leur fonction ? Alors vous devrez nécessairement rembourser les dépenses professionnelles associées, afin de respecter les conditions du contrat de travail.
Pour ce faire, vos salariés devront remplir une note de frais et joindre les justificatifs de paiement. Mais que faire quand ces derniers ne peuvent pas vous fournir de justificatif ? Avez-vous déjà entendu parler de l’attestation sur l’honneur de note de frais ? Dans quels cas peut-on utiliser cette attestation sur l’honneur et comment la réaliser ?
Pas de panique, on vous explique tout dans notre article dédié et nous vous proposons même un modèle d’attestation sur l’honneur à télécharger.
À quoi sert une note de frais ?
Une note de frais est un document dans lequel le salarié ou le dirigeant demande le remboursement de l’ensemble des frais professionnels qu’il a avancés dans l’exécution de son activité.
Il peut s’agir alors :
- des frais de déplacement ou indemnités kilométriques (IK) ;
- des frais de repas ;
- des frais de péages ;
- des frais de parking ;
- des frais d’hébergement ;
- des frais de matériel.
Pour rappel, les IK sont dus uniquement si le salarié utilise son véhicule personnel. Le remboursement des IK peut se faire soit au réel, soit au forfait (barème). Le barème du paiement des IK dépendra du nombre de chevaux fiscaux du véhicule du salarié. Ainsi, ce dernier devra fournir une copie de sa carte grise à son employeur.
Le remboursement devra nécessairement apparaître sur le bulletin de salaire du salarié, sous la rémunération. En effet, les indemnités de frais professionnels sont exonérées de cotisations sociales et ne sont pas imposables.
Ce délai vaut, même si votre salarié ne fait plus partie de l’entreprise (article L3245-1 du Code du travail). D’où l’importance de bien gérer les dépenses professionnelles de vos salariés et d’effectuer le remboursement dans un délai raisonnable de 30 jours (en même temps que le versement de la paie).
D’ailleurs, si vos équipes sont amenées à réaliser des dépenses professionnelles de manière régulière dans le cadre de leur activité, sachez qu’il existe des solutions pour simplifier la gestion de ces dépenses d’équipes et ne plus avoir besoin de demander à vos salariés d’avancer leurs frais professionnels.
Pourquoi faire une attestation sur l’honneur de note de frais ?
Par principe, pour qu’une note de frais soit conforme, les dépenses engagées doivent être :
- professionnelles : c’est-à-dire réalisée dans le cadre de l’activité du salarié ;
- raisonnables et limitées (respect des plafonds d’exonération) ;
- justifiées : le salarié doit pouvoir fournir un justificatif de paiement (facture ou reçu).
C’est seulement dans ces conditions que le remboursement des dépenses professionnelles peut être réalisé.
N’oubliez pas qu’il est essentiel de mettre en place une procédure claire concernant les justificatifs à fournir, le système de validation et les modalités de remboursement des frais professionnels de vos salariés. Vous devez communiquer en toute transparence sur le sujet auprès de vos collaborateurs et mettre à leur disposition les barèmes à respecter pour chaque catégorie de dépense.
Cependant, certaines circonstances (perte, dysfonctionnement de la machine, etc.) font que le salarié se trouve dans l’impossibilité de fournir les justificatifs de dépense demandés. Il est alors possible, de manière exceptionnelle, de réaliser une attestation sur l’honneur de note de frais. Votre salarié doit ainsi certifier qu’il a bien engagé des dépenses professionnelles dans le cadre de son activité et fournir, si possible, une copie de son relevé bancaire afin de justifier l’ensemble des dépenses professionnelles réalisées.
Pour rappel, cette pratique doit rester exceptionnelle et doit porter sur des montants non significatifs.
L’attestation sur l’honneur de note de frais sert ainsi de preuve en cas de litige, mais pas seulement. Cette dernière vous sert également de justificatif auprès de l’administration fiscale ou en cas de contrôle de l’URSSAF.
Que contient une attestation sur l’honneur de note de frais ?
L’attestation sur l’honneur de note de frais doit respecter un certain formalisme. Ainsi, vous devez vous assurer que les mentions obligatoires suivantes, y figurent :
- le nom et le prénom du salarié ;
- l’adresse personnelle du salarié ;
- la date et le lieu de la dépense ;
- le motif de la dépense (réunion, rendez-vous client, séminaire, etc.) ;
- le montant de chaque poste de dépense et le montant total.
L’attestation sur l’honneur de note de frais doit être datée et signée par le salarié.
Pour rappel, cette attestation fait office de pièce justificative et dès lors, elle doit être conservée, en cas de contrôle. Ainsi, conformément à l’article L243-16 du Code de la sécurité sociale, les pièces justificatives doivent être conservées au moins 6 ans, à compter de la date à laquelle elles ont été réalisées ou reçues.
Sachez que depuis le 1ᵉʳ juillet 2019, vous avez la possibilité de dématérialiser les notes de frais et de numériser les justificatifs fournis par vos salariés (arrêté du 23 mai 2019).
Modèle d’attestation sur l’honneur de note de frais
Envie de gagner du temps ? Nous vous proposons un modèle d’attestation sur l’honneur de note de frais que vous pourrez mettre à la disposition de vos salariés et personnaliser à l’effigie de votre entreprise.
Il s’agit d’une base que vous pouvez bien évidemment adaptée aux besoins de votre entreprise.
FAQ
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document qui regroupe l’ensemble des frais avancés par le salarié dans le cadre de l’exercice de ces fonctions, pour lesquels ce dernier demande un remboursement.
Quel(s) justificatif(s) fournir avec une note de frais ?
La note de frais doit nécessairement être accompagnée de justificatifs (les tickets de péages, les notes du restaurant, les titres de transport, etc.). Pour les indemnités kilométriques, il est généralement demandé de communiquer le nombre de kilomètres parcourus avec le descriptif de la mission réalisée à chaque fois (il est important aussi de dater).
Dans quel cas faire une attestation sur l’honneur d’une note de frais ?
Une attestation sur l’honneur d’une note de frais doit être réalisée en cas d’impossibilité pour le salarié de fournir de justificatifs pour diverses raisons (perte, vol, dysfonctionnement du matériel du restaurant, etc.).