Tarifs N2F
La tarification de N2F est simple et dépendra de votre statut. Avec un prix d’appel à 3,15€ par mois par utilisateur, la formule Business comprend tout le nécessaire pour les besoins en notes de frais des indépendants.
| Formule Business | Formule Entreprise | Formule Advanced | |
|---|---|---|---|
| Pour qui ? | Freelance, Profession libérale, Artisan | TPE & PME | Entreprises avec des besoins avancés |
| Tarif Mensuel | 4,60€ | 6,60€ | Sur devis |
| Tarif Annuel (25% de réduction) | 3,45€ | 4,95€ | Sur devis |
À la différence de la formule Business, la formule entreprise inclut donc en plus quelques fonctionnalités plus avancées, adaptées aux plus grandes entreprises, et toujours à un tarif très intéressant par utilisateur.
Avec chaque formule, vous pouvez aussi choisir d’ajouter la fonction d’archivage à valeur probante de vos justificatifs au tarif d’1,50€/mois/utilisateur.
Nous reviendrons plus en détail sur les fonctionnalités du logiciel dans la suite de cet avis.
Si vos besoins sont plus complexes, vous pouvez faire une demande de devis à N2F pour la solution Advanced, qui permet de rajouter des fonctionnalités beaucoup plus avancées comme l’intégration à votre système d’information, la gestion multisociété / holding…
N2F propose en plus de tester gratuitement son logiciel pendant 20 jours.
Pour qui ?
N2F s’adresse à absolument tous les types de professionnels et d’entreprises et c’est son point fort en comparaison d’autres logiciels de notes de frais. Les trois formules s’adaptent aux besoins de tous et ses tarifs sont accessibles dans les 2 versions de base.
Vous êtes donc susceptible d’être intéressé par l’offre d’N2F si vous effectuez beaucoup de frais professionnels et êtes :
- artisan
- professionnel libéral
- freelance
- expert-comptable
- dirigeant de TPE ou PME
Certains logiciels de facturation ou de comptabilité disposent aussi d’un module de gestion des notes de frais. On est loin du niveau de fonctionnalités de N2F mais cela peut suffire si vous souhaitez une solution tout-en-un ou si vous engagez peu de frais professionnels. Si par contre vous avez un nombre assez important de nombre de frais et/ou cherchez une solution qui fait vraiment gagner du temps, alors nous vous recommandons de tester N2F.
Inscription et utilisation de N2F
Nous avons profité de l’essai gratuit pour nous inscrire et tester N2F. Premier point, l’inscription à N2F est rapide et ne prend que quelques minutes.
Commencez par vous rendre ici pour profiter de l’essai gratuit. Une fois vos coordonnées renseignées, on vous demande de paramétrer la langue, le pays et la devise, d’ajouter le nom de votre entreprise, puis de choisir le type de compte souhaité : Business ou Entreprise.
L’interface est simple, tout ce qu’on attend d’un logiciel uniquement dédié à la gestion des notes de frais ! Plusieurs paramétrages sont toutefois requis pour pouvoir commencer à utiliser le logiciel. Vous devrez notamment :
- indiquer vos informations personnelles
- télécharger l’application et associer vos appareils mobiles (smartphones, tablettes)
- créer vos utilisateurs (pour le compte Entreprise)
- définir les catégories de dépenses : carburant, hôtel, abonnement internet, …
- indiquer les règles de gestion des taxes
Si vous rencontrez des difficultés, le service assistance est là pour vous accompagner, c’est rassurant. D’ailleurs, nous avons reçu un mail nous proposant une démonstration de l’outil lors de notre inscription, ce que prouve que N2F est là pour vous guider.
Fonctionnalités
Gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais avec N2F repose sur la technologie de reconnaissance optique OCR (reconnaissance des images).
Concrètement, prendre en photo le justificatif de dépense permet de :
- déclencher la saisie automatique de la dépense dans l’application grâce à la reconnaissance des informations clés (date, montant HT, TVA, montant TTC) et des informations additionnelles (volume de carburant, taxes de séjour, type de repas…)
- servir de justificatif à valeur probante (donc plus besoin de garder le reçu !) si vous optez pour cette option payante
La démarche est simple depuis l’application : lors d’une dépense professionnelle, vous prenez en photo le justificatif et vous sélectionnez la catégorie de dépense. Les informations sont automatiquement transférées et la note de frais est créée. L’application inclut un suivi rapide des notes de frais.
Pour la formule Entreprise, le collaborateur voit lesquelles ont été traitées, en cours de remboursement, remboursées, etc… Le manager accède de son côté à la liste des notes de frais pour les approuver ou non.
Enfin, et c’est un gros plus, l’application mobile fonctionne aussi hors ligne.
Gestion des indemnités kilométriques
Concernant la gestion des indemnités kilométriques, vous pourrez choisir lors du paramétrage du compte N2F de choisir entre :
- le barème fiscal (tout est automatiquement paramétré)
- un barème personnalisé
Grâce à l’intégration de Google Maps, les distances des trajets professionnels sont automatiquement calculées. Vous pouvez aussi marquer des trajets comme “favoris”. Encore une fois, les données sur les kilomètres parcourus sont automatiquement traitées par le logiciel, en fonction des paramètres choisis.
Gestion comptable
Tout d’abord, le logiciel N2F propose une gestion intelligente des taxes. La TVA, et notamment la TVA récupérable, est automatiquement calculée. Les cas spécifiques, en fonction du véhicule et du carburant utilisé par exemple, sont aussi identifiés et traités.
Pour vraiment aller au bout de la gestion des notes de frais, N2F facilite aussi leurs saisies comptables. Vous pouvez ainsi choisir entre :
- connecter votre logiciel comptable (N2F dit être compatible avec tous les logiciels du marché)
- exporter les données sur Excel
Les informations importées sont paramétrables : quel compte imputer, libellés, … Il n’y a donc en principe aucune saisie manuelle à réaliser.
Tableaux de bord et suivi analytique
Toutes les données qui servent à la comptabilité sont aussi utilisées pour obtenir des statistiques, par exemple sur l’évolution des dépenses par catégories ou par périodes. Ces tableaux de bord sont affichés sur la page d’accueil de l’interface (à partir de la version entreprise).
Processus de validation
L’autre point fort d’N2F, c’est aussi le processus de validation des dépenses au sein des entreprises. Tous les collaborateurs concernés peuvent traiter rapidement les dépenses professionnelles :
- les salariés savent où en sont leurs remboursements ;
- les managers voient rapidement les notes de frais à traiter, peuvent consulter les détails et les approuver ou les refuser en un clic ;
- les comptables ont leur travail simplifié. Plus de saisie, plus de calcul de la TVA récupérable, plus de contrôle sur les montants autorisés ;
- les dirigeants gardent un œil précis sur les frais professionnels et limitent les excès.
Tous travaillent directement depuis l’interface grâce au compte multi-utilisateurs.
Service client et support
Pour contacter l’équipe commerciale, un service de messagerie en ligne ainsi qu’un numéro de téléphone sont à disposition sur leur site. Ils sont joignables du lundi au vendredi de 8h à 18h30.
Les utilisateurs N2F pourront en plus accéder à un service d’aide en ligne directement depuis l’interface. Une boîte de dialogue s’ouvre et vous pouvez y poser toutes vos questions.
Enfin, notez que vos premiers pas sur l’application peuvent être guidés grâce à une démonstration de l’outil.
N2F : avis clients
20 000 entreprises (et 250 000 utilisateurs) dans le monde utilisent N2F avec un taux de satisfaction de 96% (sondage réalisé fin 2019), d’après N2F. Il y a peu d’avis sur N2F disponibles directement sur internet, par contre nous avons trouvé un grand nombre d’avis sur les applications, qui confirment notre test :
- 4,4/5 sur Google Play Store, pour un total de 960 avis
- 4,7/5 sur l’App Store Apple, pour un total de 352 avis
Des excellentes notes donc, et voici ce qu’en penses les clients :
- L’application est très facile à utiliser ;
- Le gain de temps est considérable, tant pour les petites entreprises que les grandes.
N2F : avis final
Complète et moderne, la solution spécialisée de gestion des notes de frais N2F fait sans conteste gagner du temps, et donc de l’argent, en simplifiant une tâche chronophage : la gestion des notes de frais.
Suite à notre test grâce à l’essai gratuit, on peut conclure que N2F est convaincant par :
- son grand degré d’automatisation tout au long du processus, de l’ajout de la note de frais à son traitement comptable
- l’intégration de tous les collaborateurs concernés
- une interface ergonomique et facilement accessible
Enfin, et c’est sans doute ce qui nous plaît le plus, N2F est adapté à toutes les tailles d’entreprises, en proposant un prix d’appel très bas y compris pour les artisans, freelances ou encore les professions libérales. Le gain de temps rentabilisera très vite l’outil, même si vous n’avez que peu de notes de frais à traiter. Et pour les entreprises de taille supérieure (de la TPE jusqu’au Holding) c’est la même chose, N2F saura vous accompagner.