Les meilleurs outils collaboratifs en 2024

Outils collaboratifs : qu’est-ce que c’est ?

Si nous devions donner une définition simple d’un outil collaboratif, on pourrait dire qu’il s’agit d’une solution informatisée conçue pour faciliter la collaboration et la contribution de plusieurs personnes ou équipes. Il a pour objectif d’aider les professionnels et entreprises à travailler mieux ensemble et plus efficacement. Mais la réalité est un peu plus complexe, et ce n’est pas pour nous déplaire !

Comme nous le verrons plus loin, cette catégorie regroupe en effet différents types d’outils, allant des logiciels de gestion de projet aux outils de communication en passant par la création de documents ou les solutions de messagerie. Certains sont spécialisés, d’autres sont plus complets. C’est surtout leur finalité qui nous incite à les classifier sous une catégorie commune puisqu’ils cherchent avant tout à améliorer la communication et la coopération au sein d’une équipe, d’une entreprise ou entre différents professionnels, .

Avec l’évolution des modes de travail et l’accélération des processus, les entreprises adoptent volontiers ce type de solutions afin de faire face aux nouvelles exigences de leur marché, de leurs collaborateurs et d’autres parties prenantes (clients, fournisseurs, tiers, etc.).

À qui s’adressent les logiciels collaboratifs ?

Les logiciels collaboratifs sont utiles et utilisés par différents types de professionnels, entrepreneurs et entreprises.

Les TPE, PME et ETI sont les premières à s’équiper de ce genre de solutions. Puisqu’elles comptent des salariés et des équipes, faciliter la communication et la coordination semble primordiale. En effet, une petite entreprise qui ne compte que deux salariés, qui travaillent dans un même bureau et sur des projets différents pourra certainement se passer de ce genre d’outils si les processus sont clairement définis en interne. Par contre, à mesure que le nombre de collaborateurs augmente (en interne ou en externe), les échanges se multiplient, tout autant que les tâches, les projets ou les processus. Ces outils deviennent donc vite indispensables.

On pense aussi aux entreprises qui ont généralisé le télétravail. Les échanges sont dans ce cas souvent plus limités et la communication risque d’être moins fluide et réactive. Un outil collaboratif prend alors tout son sens.

Mais un logiciel collaboratif peut aussi être intéressant pour un indépendant ou un freelance. Même s’il n’a pas de collègues ou salariés, il est amené à travailler avec des clients, voire des partenaires. Centraliser ses échanges et processus depuis un outil collaboratif, selon les besoins de son activité, offre de nombreux avantages.

Pourquoi utiliser un outil de travail collaboratif ?

Une communication plus fluide

Les outils collaboratifs cherchent avant tout à favoriser la coopération entre les collaborateurs et les équipes. En centralisant les informations et les processus, ils rendent la communication plus fluide mais aussi plus réactive et plus fiable.

Finies les pertes d’informations ou les informations erronées ! Tous les intéressés ont accès instantanément aux différentes données, qu’il s’agisse de vos disponibilités (grâce à un agenda partagé), de l’avancement d’un projet ou d’un document de travail.

Une prise de décision plus rapide

Avec une communication plus fluide, voire instantanée, vous gagnez du temps, évitez les erreurs ou les retards et gagnez en efficacité. Toutes les données sont aussi facilement accessibles par tous, en toute transparence.

Les processus d’approbation sont également accélérés puisque le nombre d’échanges et d’allers-retours diminue. Il est ainsi plus aisé de prendre des décisions.

Une meilleure productivité

Une étude McKinsey réalisée en 2012 révèle que l’utilisation d’outils collaboratifs en entreprise augmenterait la productivité des collaborateurs de 20 à 25%. Un chiffre qui en dit long sur l’intérêt de ces solutions ! Une communication plus fluide, un travail plus efficace, un suivi plus transparent, une diminution des pertes d’informations et des erreurs : tous ces éléments combinés assurent une amélioration certaine de la productivité.

Une organisation plus souple

Avec la montée du télétravail, surtout depuis la crise du Covid, les outils collaboratifs représentent un moyen efficace pour répondre aux besoins de flexibilité. Ils apportent davantage de souplesse dans l’organisation du travail. Plus besoin d’être dans le même bureau que vos collaborateurs pour travailler. Grâce à eux, vous pouvez communiquer de vive voix en un clic, travailler ensemble sur un même document ou encore connaître l’agenda de vos collaborateurs pour organiser la prochaine réunion d’équipe, tout cela à distance.

Et contrairement à ce que l’on pourrait penser, mettre en place des outils collaboratifs, même dans le cas de travail à distance, renforce la cohésion des équipes et le sentiment d’appartenance des collaborateurs. Chacun peut mieux appréhender l’avancement du travail, les tâches et les responsabilités de ses collègues. Grâce à une vision d’ensemble du travail, on connaît aussi plus facilement les progrès de l’équipe.

Les différents types d’outils collaboratifs

Les solutions de travail collaboratives sont nombreuses et variées, tant par leurs fonctionnalités que par leur utilisation.

Avant de rentrer dans le détail des différents types d’outils collaboratifs, voici un aperçu des principales solutions.

Les outils collaboratifs complets

Ce sont des solutions qui rassemblent de nombreuses fonctionnalités ayant pour objectif de centraliser différents processus sur un même outil. Sous forme de modules, on peut notamment retrouver :

• un ou des outils de communication ;
• un agenda ou un calendrier en ligne ;
• la création de documents qui peuvent être partageables et modifiables en temps réel ;
• le stockage de documents ;
• la gestion de projet, de plannings ou encore de processus internes.

Certains incluent encore d’autres fonctionnalités, comme la possibilité de créer des sondages, la création de site internet ou l’utilisation de tableau blanc collaboratif.

Parmi les plus complets, on peut bien évidemment citer Google Workspace et Microsoft 365, les deux mastodontes du secteur.

Les logiciels de gestion de projet

Un logiciel de gestion de projet est l’outil collaboratif par excellence. Ses fonctionnalités consistent à collaborer autour d’un ou plusieurs projets pour le planifier et suivre son avancement. Ce sont donc plusieurs intervenants, internes ou externes à l’entreprise, qui peuvent ainsi travailler et communiquer plus facilement autour du projet.

Ce type d’outil convient donc aussi bien aux entreprises et équipes qu’aux indépendants solo. Ces derniers sont capables de collaborer avec leurs clients, partenaires ou sous-traitants tout en limitant les allers-retours sans fin pour valider les étapes et avancer sur le projet.

Les meilleurs logiciels collaboratifs de gestion de projet comptent Asana, Notion ou encore Monday.

Les outils de communication

Les fonctionnalités de communication font partie intégrante de tous les types de logiciels collaboratifs. En effet, la majorité d’entre eux disposent d’une ou plusieurs fonctionnalités dédiées à la communication :

• une solution de messagerie (email) ;
• une messagerie instantanée ;
• les notifications ;
• la visioconférence ;
• les webinaires.

Ils vous permettent ainsi de discuter en temps réel avec vos collègues, d’organiser des réunions virtuelles ou encore de réserver des réunions dans les agendas en ligne.

Pour d’autres, un ou plusieurs modules sont inclus dans leur offre : Gmail, Meet et Chat pour Google Workspace, Teams et Exchange pour Microsoft 365.

Les outils de collaboration documentaire

À la croisée des fonctionnalités de communication et de gestion de projet, les outils de collaboration documentaire permettent de travailler, coopérer et contribuer sur divers supports, en temps réel et à distance. Plus concrètement, vous créez un document (sur un outil d’éditeur de texte ou de tableur par exemple), puis vous le partagez avec un ou plusieurs collaborateurs. Ensuite, vous pouvez tous travailler, modifier (selon le niveau d’autorisation défini par le créateur), commenter ce document.

Grâce un accès en ligne, ces documents sont en plus disponibles depuis n’importe quel navigateur web. Les outils collaboratifs sont ou contiennent aussi des espaces de stockage, comme les célèbres Dropbox ou Google Drive.

Les logiciels de gestion

D’une manière générale, les logiciels de gestion d’entreprise en ligne ont tous une dimension collaborative. Accessibles à distance et simultanément par plusieurs collaborateurs, les outils sur le Cloud sont en effet par nature voués à être utilisés en collaboration. Ils contiennent par exemple très souvent un service de messagerie ou un système de notifications. C’est le cas des logiciels RH, comme Skello, qui permet d’échanger entre managers, salariés et équipes RH par exemple.

Les autres logiciels collaboratifs

Il existe bien d’autres solutions dites collaboratives et plus spécifiques. On peut citer par exemple des outils collaboratifs dédiés aux brainstormings (Klaxoon), les intranets (Lumapps), les tableaux blancs collaboratifs (Miro), etc.

Comment choisir un outil collaboratif ?

Vous l’aurez compris en lisant la section précédente ou en consultant notre comparateur des outils collaboratifs : ces solutions sont nombreuses et variées ! Alors comment choisir ?

La première étape consiste à définir précisément vos besoins. Pourquoi souhaitez-vous utiliser un outil collaboratif ? Ce peut être pour fluidifier la communication en interne, pour faire face au challenge induit par l’instauration du travail flexible, pour mieux échanger avec vos clients, pour organiser et structurer vos processus ou projet, pour améliorer l’innovation et la productivité en interne. Les raisons peuvent (très souvent !) être multiples ! Une fois que vous aurez une idée plus claire sur vos attentes, voici quelques critères à considérer pour comparer.

Les fonctionnalités

C’est bien évidemment le premier critère à évaluer. Votre nouvel outil doit impérativement contenir les fonctionnalités utiles pour répondre à vos besoins.

Nous avons déjà énuméré de nombreuses fonctionnalités liées aux différents types de plateforme collaborative. Pour vous guider, voici un tableau comparatif des fonctionnalités présentes dans les meilleurs logiciels de collaboration.

La prise en main et l’utilisation

Pour gagner en productivité, votre nouvel outil de travail collaboratif doit vraiment être facile à prendre en main et à utiliser par toutes les personnes amenées à s’en servir.

Généralement bien conçues, les solutions proposées dans notre comparateur ont déjà fait leur preuve auprès d’un grand nombre de nos lecteurs. Mais nous vous conseillons toujours de profiter d’une démo gratuite ou d’un essai gratuit pour vous faire votre propre idée de l’ergonomie.

Regardez aussi si une application mobile est disponible !

Les intégrations et la compatibilité

Ces outils sont destinés à vous suivre partout, au quotidien. Ils doivent ainsi communiquer avec vos autres outils de gestion et les appareils que vous utilisez déjà. Lors de votre choix d’un outil de collaboration, pensez à vérifier les intégrations disponibles avec votre logiciel CRM, de gestion de projet ou de marketing. Vous gagnerez en efficacité et en productivité.

La sécurité

Véritable allié au quotidien (voire deuxième cerveau pour certains !), un outil de collaboration dispose de nombreuses informations sur votre entreprise, les tiers, voire des données financières. Il ne faut donc pas faire l’impasse sur les questions de sécurité. La plupart des solutions sont hébergées sur le Cloud et doivent répondre à des standards exigeants concernant le traitement des données. Quelques points à surveiller concernent notamment la conformité au RGPD, les méthodes de sauvegarde ou encore la disponibilité des données.

Une solution hébergée en locale est souvent considérée comme plus sûre. Mais vous perdrez en souplesse d’utilisation, ce qui est selon nous un point bloquant pour un logiciel de travail à portée collaborative.

Le support client

Critère suivant, vous pouvez vous intéresser au niveau de support fourni par l’éditeur du logiciel. Nous l’avons dit, une solution de travail en collaboration va vite vous devenir indispensable au quotidien. En cas de bug ou de difficulté d’utilisation, vous voulez pouvoir être accompagné et dépanné rapidement.

Vous pouvez notamment comparer les moyens de contact mis à disposition : chat / email / téléphone et sur quelles plages horaires ? Quelle est la réactivité du service client ?

L’évolutivité

Un outil collaboratif est voué à grandir avec vous. Vous allez certainement choisir votre solution collaborative en fonction de la taille de votre entreprise ou du nombre d’utilisateurs. Si c’est le cas, pensez aussi à consulter les offres supérieures, leurs tarifs et les fonctionnalités incluses.

Le prix

Enfin, dernier critère (et positionné intentionnellement à la fin de cette liste), il s’agit du coût de votre outil de travail collaboratif. Au risque de nous répéter, l’objectif principal d’une telle solution est de vous faire gagner du temps et d’améliorer la productivité. In fine, cela signifie à faire des économies. Ainsi, plutôt que de ne comparer que le prix, nous vous invitons à comparer le prix mais aussi les fonctionnalités et services attachés, en prenant en considération les économies futures.

Mieux vaut dépenser quelques euros de plus pour un outil qui répond réellement à vos besoins et qui remplit ses objectifs, plutôt que de chercher à tout prix à payer moins cher mais n’être que partiellement satisfait. À bon entendeur !

Combien coûte un outil collaboratif ?

Pour continuer sur notre lancée du prix d’un logiciel collaboratif, vous vous demandez sûrement combien faut-il dépenser ? Et bien, il est presque impossible de répondre à cette question tant les solutions sont variées. Donner un prix minimum ou un tarif moyen aurait peu de sens puisque tout dépend de l’ampleur des fonctionnalités et de plusieurs autres critères, dont bien souvent le nombre d’utilisateurs.

Alors pour vous faciliter la tâche, nous vous proposons de comparer les tarifs des meilleurs outils collaboratifs dans ce tableau.

*à partir de, hors formule gratuite

Comme toujours, nous vous conseillons d’identifier les quelques outils qui vous intéressent le plus, puis d’obtenir plusieurs devis. Seulement à ce moment-là, vous serez en mesure de comparer objectivement les solutions.