À propos de Notion
Notion, c’est bien plus qu’un logiciel de gestion de projet. C’est un « digital workspace », c’est à un espace de travail en ligne. Lancé en 2016, Notion a atteint 20 millions en 2021, porté par la vague du COVID-19 qui a amené tant de personnes à chercher des outils pour travailler en ligne.
C’est à la fois logiciel de gestion de projet, base documentaire, outil de gestion de base de données no-code et plus encore mélanger plusieurs outils en un.
Tarifs de Notion
Offre gratuite
Notion propose une offre complètement gratuite, adapté à un usage personnel. Elle donne accès à toutes les fonctionnalités de Notion, à son API, et permet de créer un nombre illimité de pages, de listes et de bases de données.
En revanche, vous êtes limité à 5 Mb maximum par fichier, ce qui peut être atteint très rapidement si vous uploadez des images, des PDF ou des vidéos sur votre compte Notion.
De plus, vous n’avez droit qu’à un seul utilisateur dans votre équipe, et pouvez partager des documents avec un maximum de 5 personnes.
Plans payants
La tarification de Notion est simple, lisible, et franchement très abordable.
Le plan Personal Pro, à 4 $ par mois, est parfait pour les indépendants qui utilisent Notion pour organiser leur travail, leurs projets et collaborer avec leurs clients et partenaires.
Le plan Team, à 8 $ par mois et par utilisateur, est idéal pour les équipes de petite ou moyenne taille.
Le plan Enterprise est réservé aux entreprises de taille intermédiaire ou avec de forts enjeux de sécurité, ou qui souhaitent un accompagnement personnalisé.
Voici le détail des possibilités offertes pour chaque offre. Précisons que les tarifs affichés sont valables si vous acceptez de payer un an d’abonnement en une fois.
| Personal | Personal Pro | Team | Enterprise | |
|---|---|---|---|---|
| Prix | 0$ | 4$ par mois | 8 $ / mois / utilisateur | sur devis |
| Accès illimité à toutes les fonctionnalités et à l’API | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Nombre d’utilisateurs | 1 | 1 | illimité | illimité |
| Partage avec des utilisateurs invités | 5 invités maxi | illimité | illimité | illimité |
| Volume de fichiers accepté | 5 MB maxi | illimité | illimité | illimité |
| Historique des modifications | non | 30 jours | 30 jours | illimité |
| Travail en équipe : droits utilisateurs, création d’espaces de travail par équipe | non | non | oui | oui |
| Single sign on, sécurité avancée, export PDF en masse | non | non | non | oui |
| Support prioritaire | non | oui | oui | oui |
| Accompagnement sur mesure | non | non | non | oui |
À qui s’adresse Notion ?
Notion est tellement modulable qu’il peut être utile à tout le monde.
Il est aussi bien utilisé par des étudiants pour stocker les notes prises pendant leurs cours, que par des freelances pour gérer des projets web, ou par des entreprises pour travailler en équipe.
On peut créer son propre outil avec Notion, adapté aux besoins de son entreprise. Voici quelques exemples d’usage de Notion :
- bases documentaires (wiki) collaboratives ;
- tableau de suivi des bugs et évolution sur une application ;
- planification de projets ;
- calendrier éditorial ;
- suivi des comptes rendus de réunion ;
- organisation du recrutement (preque comme un logiciel ATS) ;
- pipeline de prospection ;
- …
Ainsi, Notion est utilisé par tous les services et tous les métiers, de l’IT aux RH en passant par la communication ou les commerciaux. Ajoutons qu’il est particulièrement adapté pour les équipes en télétravail, ou distribuées sur plusieurs bureaux.
Par ailleurs, pour adapter Notion à vos besoins et le paramétrer, vous devez réfléchir en profondeur à vos process, à votre organisation.
Si vous n’avez pas la possibilité ou l’envie de prendre ce temps, et si vous n’avez pas la possibilité de vous faire accompagner, nous vous conseillons de vous orienter plutôt vers des outils « métier » (logiciels de gestion de projet, logiciels CRM…) qui vous accompagneront dans votre utilisation.
Accessibilité et hébergement
Notion est un logiciel de gestion de projet SaaS, 100% en ligne, accessible depuis n’importe où. Vous avez juste besoin d’un navigateur web pour vous y connecter. Pas de besoin de vous soucier de l’hébergement et des mises à jour : tout est compris dans l’abonnement.
Notion est donc particulièrement adapté au télétravail et aux équipes distribuées dans plusieurs bureaux. Il propose également une application mobile complète, qui permet de prendre des notes et retrouver tout son espace de travail depuis son téléphone.
Enfin, Notion permet de télécharger une version desktop pour Mac ou PC. Toutefois, on regrette que celle-ci ne puisse être utilisée hors connexion, comme le fait Evernote, un concurrent de Notion spécialisé dans la prise de notes.
Inscription et test de Notion
Pour se faire un avis sur Notion, le plus simple est de le tester. Mais quand on démarre avec un nouvel outil, on peut être un peu perdu. Comment se passe la prise en main de Notion ? On vous explique tout ça ci-dessous !
Création du compte
Pour créer un compte sur Notion, c’est très simple : vous avez juste besoin de donner votre adresse e-mail. Vous recevez un code pour valider votre inscription, et c’est parti ! Vous pouvez aussi vous créer un compte avec votre identifiant Google ou Apple.
Vous devez ensuite préciser si vous utilisez Notion seul ou en équipe :
- Si vous utilisez Notion en équipe, vous avez la possibilité de démarrer une période d’essai ;
- Si vous êtes seul, pas de souci, c’est gratuit !
Vous devez ensuite donner un nom à votre espace de travail (par exemple, le nom de votre entreprise. Si vous avez choisi d’utiliser Notion en équipe, vous pouvez inviter vos collaborateurs sur votre espace de travail.
Prise en main de Notion
Votre espace de travail s’ouvre par défaut sur une page qui liste les tâches à accomplir pour découvrir le fonctionnement de Notion, et embarque une sélection de tutoriels vidéo. On vous conseille de suivre le guide pour découvrir Notion pas à pas.
Notion est construit à partir de pages, que vous pouvez classer selon l’arborescence qui vous convient. Mais attention, dans Notion, une page, c’est bien plus qu’un document !
Une page peut être :
- Une page de texte structuré, intégrant tous types de contenus (texte, images, vidéos, tâches…), agencés de la manière qui vous convient.
- Une base de données, c’est-à-dire une liste d’éléments avec des colonnes (dates, montants, listes déroulantes, tags…).
Une base de données peut-être affichée de nombreuses façons : tableau, vue Kanban, Liste, calendrier, galerie d’images, timeline (l’équivalent d’un diagramme de Gantt). Elle peut être également filtrée sur n’importe laquelle de ses colonnes.
Vous pouvez aussi créer des pages de type tableau de bord, qui embarquent plusieurs vues de bases de données : ainsi, sur une même page, vous pourriez avoir une visualisation de votre liste de tâche de la semaine, des projets en cours pour chaque client, et des prospects à relancer !
Templates
Votre espace de travail embarque par défaut plusieurs « templates » pour vous aider à comprendre tout le potentiel de l’outil. Un template est un modèle qui vous permet de répondre à un besoin précis. Notion est livré avec les templates suivants :
- Comptes-rendus de réunion
- Liste de documents
- Tableau de bord d’une équipe
- Tableau de suivi des tâches par équipe
- Liste de tâches personnelle
De plus, vous avez accès à une galerie de templates créés par Notion pour enrichir votre espace de travail en fonction de vos besoins. Il existe des dizaines de templates, classés par thème : design, ressources humaines, IT, marketing, product management, commercial…
Si les templates intégrés dans l’outil ne suffisent pas, il en existe beaucoup d’autres mis à disposition par Notion et par la communauté sur ce site (qui est d’ailleurs créé avec Notion).
Vous pouvez ainsi, par exemple, importer en un clic un template qui intègre à votre espace Notion un suivi de roadmap projet en mode agile. Vous n’avez plus qu’à le personnaliser pour répondre à vos besoins.
Ergonomie et facilité d’utilisation
Est-ce que Notion est facile à prendre en main et à utiliser au quotidien ?
On va vous faire une réponse « de normand » : ça dépend !
L’ergonomie de Notion est vraiment léchée, le produit est beau et épuré, et chaque interaction a été pensée avec attention en prenant en compte l’expérience utilisateur.
Mais c’est aussi la complexité de Notion : ce n’est pas un logiciel de gestion de projet ou un CRM clé en main, c’est un outil no-code qui permet de créer le logiciel dont VOUS avez besoin, à partir de bases de données sur mesure, de documents, et de pages construites avec des blocs. On peut même créer un site web avec Notion ! Par contre, il faut prendre le temps de comprendre son fonctionnement et l’étendue énorme de possibilités qu’il vous offre.
Fonctionnalités
On entre au cœur du sujet, le plus important quand on choisit un logiciel pour son entreprise : les fonctionnalités. Et de ce côté, Notion est assez incroyable puisqu’il permet de tout faire !
Récapitulatif des fonctionnalités
Notion, on l’a dit, n’est pas uniquement un logiciel de gestion de projet. Mais il supporte très bien la concurrence avec les outils du marché, spécialisés dans le suivi de tâches et la planification de projets.
Voici un récapitulatif des fonctionnalités que vous pourrez retrouver dans Notion.
| Fonctionnalités | Compris dans Notion ? |
|---|---|
| Planification de projets | oui |
| Vue Kanban | oui |
| Vue Gantt | oui |
| Modèles de projets | oui |
| Suivi de l’avancement des projets | oui |
| Gestion de tâches | oui |
| Gestion des ressources | non |
| Suivi du temps et des dépenses | avec intégrations |
| Outils de collaboration | oui |
| Gestion d’équipes et d’invités | oui |
| Gestion de documents | oui |
| CRM | oui |
| Facturation | non |
| Application mobile | oui |
| Intégrations avec outils tiers | oui |
Planification des tâches et des projets
Avec Notion, vous pouvez tout aussi bien suivre des projets complexes, avec une multitude de parties prenantes, que créer des to-do lists toutes simples : c’est vous qui voyez !
Notion intègre les vues les plus couramment utilisées en gestion de projet :
Une vue Kanban, comme dans Trello
Une vue Timeline (diagramme de Gantt)
Et bien sûr des vues plus classiques (listes, calendrier…).
Ce qui est très intéressant avec Notion, c’est que vous allez pouvoir créer, pour chaque élément à suivre (tâche, projet, étape d’un projet…), une multitude de champs personnalisés, et utiliser ces champs pour filtrer les tableaux de suivi, et visualiser les données comme il vous convient.
Ainsi, pour une seule liste de tâches, si chacune est affectée à un membre de l’équipe, associée à un projet et à un client, vous allez pouvoir afficher les tâches :
- par collaborateur, pour suivre sa charge de travail ;
- par projet, pour suivre l’avancement de chaque projet ;
- par client, pour partager avec votre client une vision globale de l’avancement de ses projets.
De ce point de vue, Notion peut se rapprocher de Monday, un autre outil de gestion de projet très personnalisable et flexible.
Gestion des ressources et suivi du temps
Notion est fait pour être utilisé en équipe, et s’il est bien paramétré, il permet de mettre en place un suivi et un planning d’équipe très pratique pour gérer vos projets. Par contre, il n’intègre pas de time tracking (possibilité de mettre en route des chronomètres pour enregistrer le temps passé sur une tâche). En revanche, vous pouvez enregistrer votre temps passé dans une application tierce et le ressaisir dans Notion.
De ce point de vue, Notion ne permet pas facilement de gérer des feuilles de temps ou de suivre facilement sur quoi vos collaborateurs ont travaillé sur une période donnée. Le seul moyen de le faire est de passer par une saisie manuelle.
De même, vous ne pouvez bien sûr visualiser le planning de chaque membre de votre équipe, et répartir les tâches au sein de vos collaborateurs ; mais vous ne pouvez pas simplement mettre en place une affectation « intelligente » des tâches en fonction de la charge de travail de vos collaborateurs, comme le font certains outils spécialistes de la gestion de projet.
Collaboration
Notion, c’est l’outil collaboratif par excellence !
Vous pouvez déclencher une conversation avec un collègue à tout moment en saisissant un commentaire sur une page, ou mentionnez un collaborateur dans un document. Chaque personne peut être notifiée des modifications apportées à une tâche ou à un projet qu’il suit. Mais il est également possible de cloisonner les données, en créant des espaces de travail par équipe avec l’offre Team.
Avec Notion, vous pouvez aussi collaborer efficacement avec vos partenaires ou vos clients : non seulement vous pouvez partager un document en lecture seule, mais vous pouvez également inviter vos clients, sous-traitants, prestataires à collaborer avec vous sur un projet ; ils n’auront accès qu’aux documents partagés avec eux.
Enfin, vous pouvez publier des pages sur le web, accessibles à tous : vous pouvez même leur associer un nom de domaine sur mesure et ainsi, utiliser Notion pour publier un blog, une FAQ ou tout type de document sur Internet !
Automatisation
L’automatisation est encore une faiblesse de Notion.
Contrairement à Trello ou Monday, Notion ne propose pas d’outils d’automatisation, avec déclencheurs et actions associées, qui permettraient de créer des workflows et d’automatiser des tâches : envoyer un e-mail quand une tâche arrive à échéance, ou encore mettre à jour le statut d’un projet quand on l’attribue à un collaborateur. Des petits malins se sont emparés de ce problème, et proposent des outils payants : nous n’avons pas pu tester ces solutions et n’avons pas d’avis sur le sujet.
Mais il est probable que Notion améliore prochainement ce point, surtout depuis que l’entreprise a racheté Automate.io, un éditeur spécialisé dans la création de connecteurs entre applications et l’automatisation des tâches.
De plus, Notion a annoncé en octobre 2021 la sortie de son API en version bêta. Elle permet aux développeurs de créer des automatisations. Cela a également permis de connecter Notion à Zapier et IFTTT, ce qui rend possible la mise en place d’automatisations simples.
Gestion de documents
La gestion documentaire est particulièrement puissante dans Notion : il faut dire qu’avant même la gestion de projets, Notion est avant tout un outil de prise de notes. Ainsi, vous pouvez très bien utiliser Notion pour remplacer vos documents Google Docs, et tout outil de rédaction ou de prise de notes.
Il est très facile de lier des documents entre eux, de créer des sommaires automatiques et des arborescences de fichiers. On peut intégrer un fichier externe, comme un PDF ou une vidéo Youtube dans une page, et le visualiser directement dans Notion. Enfin, le moteur de recherche est puissant et permet de retrouver facilement vos documents par mot-clé.
Ainsi, Notion est particulièrement adapté pour :
- créer des bases documentaires, wiki et FAQ ;
- prendre des notes et rédiger des documents (articles, rapports, comptes rendus de réunion…)
D’ailleurs, savez-vous que cet avis a été rédigé sur Notion ?
Le seul point faible de Notion au niveau des documents, c’est sa gestion des versions. La version gratuite ne permet pas de suivre l’historique d’un document, et le plan Personal Pro ne vous donne accès qu’à 30 jours d’historique.
De plus, le suivi des modifications est assez sommaire. Contrairement à Google Docs ou Microsoft Word, Notion ne permet pas à un utilisateur de suggérer des modifications sur une page, ou de mettre en évidence les modifications apportées.
Intégrations
On l’a déjà dit précédemment, Notion est encore faible sur le plan des intégrations avec les autres outils, puisque son API n’a été publiée que très récemment. Ainsi, Notion ne propose pas de marketplace de connecteurs, comme le font ses concurrents Monday ou Trello.
À l’heure où nous écrivons ces lignes, voici les moyens de connecter Notion à un outil tiers :
- Développer son propre connecteur avec l’API Notion, accessible en bêta à tous les utilisateurs pour le moment ;
- Utiliser Zapier, IFTTT ou Automate.io pour connecter Notion à tout autre outil : vous pouvez par exemple envoyer un e-mail avec Gmail quand une tâche arrive à échéance, créer une tâche dans Notion à partir d’un tableau Google Sheet, ou encore ajouter un client dans une base de données Notion depuis votre logiciel CRM ;
- Utiliser les intégrations développées par des entreprises externes à Notion.
Reporting
Côté reporting, Notion n’est pas très puissant. Bien sûr, vous pouvez créer des tableaux de bord sur mesure, pour chaque projet, claque client, ou tous types de besoins. Il est possible, pour les utilisateurs avancés, de créer des formules pour calculer, à partir de votre base de données, des sommes, des moyennes…
Service client et support
Quel est le niveau de service client offert par Notion ?
Notion au départ plutôt conçu pour être un outil clés en main. Ainsi, les utilisateurs ont accès à une bibliothèque très fournie de guides, tutoriels et vidéos (en anglais) pour apprendre à utiliser l’outil.
Vous pouvez également contacter le support client (toujours en anglais) :
- par chat ;
- par e-mail ;
- via Twitter.
Les clients payants ont accès à un support prioritaire, mais Notion ne s’engage pas sur les délais de réponse. Mais la force de Notion, c’est sa communauté. Ainsi, vous trouverez sur le web une foule de vidéos, d’articles et de tutos créés par des fanatiques de Notion, dans toutes les langues !
Avis clients sur Notion
Que pensent les utilisateurs de Notion de ce logiciel ? Les avis sur le web sont plus qu’élogieux :
- 4,7 sur 5 sur Capterra pour 415 avis ;
- 4,6 sur 5 sur G2 pour 302 avis.
Les utilisateurs de Notion deviennent vite accros à cet outil ! « Mon second cerveau », « l’outil le plus flexible et le plus intelligent », « mon outil favori »… Les citations sont incroyables.
Ainsi, on ne trouve quasiment pas d’avis négatifs sur Notion sur le web, ce qui est très rare.
Les points d’amélioration se concentrent sur :
- les performances : Notion a connu une croissance très rapide et peut parfois être sujet à des ralentissements, surtout sur les bases de données de taille importante ;
- l’absence d’un véritable mode hors connexion ;
- le manque d’intégrations et d’automatisations à ce jour ;
- la mise en forme des documents qui est sujette à quelques bugs, et qui perturbe les utilisateurs habitués aux outils classiques de traitement de texte.
Avis final Notion
Alors, que vaut le logiciel Notion ?
Vous l’avez compris, Notion est bien plus qu’un logiciel de gestion de projet : c’est un outil extrêmement personnalisable, qui peut être utile à tous !
Avec Notion, vous pouvez tout simplement gérer votre liste de tâches, prendre des notes au quotidien et même sauvegarder des recettes de cuisine ; mais vous pouvez aussi l’utiliser comme un outil CRM gratuit, créer une base documentaire pour vos clients ou encore suivre tous les projets de votre équipe.
Dans tous les cas, si vous adoptez Notion, vous pourrez vite ne plus vous en passer. Que vous vous contentiez d’une utilisation basique de Notion, ou que vous deveniez un utilisateur avancé, vous verrez que cet outil vous fera gagner un temps fou.
Nous conseillons Notion aux équipes qui souhaitent qui sont prêtes à consacrer du temps à sa mise en place. Notion n’est pas un logiciel de gestion de projet clés en main, mais plutôt une boîte à outils no-code : il faut donc prendre le temps de bien comprendre son fonctionnement et ses possibilités, mais aussi prendre le temps de bien réfléchir à son organisation.
Si vous souhaitez un logiciel de gestion de tâches plus traditionnel, on vous conseille de regarder plutôt du côté d’Asana (voire notre avis) ou Trello (voir notre avis).
Et si vous êtes à la recherche d’un CRM, jetez un œil à notre comparatif des meilleurs logiciels CRM.
