Logiciel de paie

Vous recherchez une solution pour gérer la paie de votre entreprise ? Nous vous expliquons ce que ce sont les logiciels de paie, leur fonctionnement et leurs avantages. Il ne vous reste plus qu’à utiliser notre comparateur pour choisir le vôtre !

Logiciel de paie : définition et quelques rappels

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?

Un logiciel de paie est un outil informatique qui permet d’automatiser le traitement de la paie d’une entreprise, et bien souvent la gestion administrative qui lui est rattachée.

Ce type de solution est en mesure de créer et de gérer des bulletins de salaire en collectant les données nécessaires à l’établissement de la paie, puis en effectuant tous les calculs associés (ex : ajout d’heures supplémentaires, congés payés, etc.). Un logiciel de paie peut également établir tous les documents entrant dans le cadre du management de la paie.

Que dit la loi sur la paie ?

Si l’utilisation d’un logiciel de paie est facultative, la loi impose certaines obligations qu’il est bon d’avoir en tête avant de choisir votre outil de paie :

• L’employeur est tenu de délivrer une fiche de paie à l’ensemble des salariés.
• Depuis 2017, la fiche de paie est transmise par défaut au format électronique. Mais un salarié peut tout de même en bénéficier au format papier s’il en fait la demande auprès de son employeur.
• L’employeur doit conserver un double des fiches de paie pendant au minimum 5 ans, au format papier ou numérique.
• Certains éléments de la fiche de paie sont obligatoires.

Depuis le 1er juillet 2023, les fiches de paie doivent notamment inclure l’identification de l’employeur et du salarié, les informations relatives au salaire, le montant des cotisations et contributions sociales, les différents montants de revenu ou encore les données relatives à l’impôt sur le revenu. A contrario, certains éléments sont interdits (ex : l'employeur ne doit pas faire figurer sur la fiche de paie du salarié l'exercice du droit de grève, ou les fonctions de représentant du personnel).

Cela fait beaucoup d’informations à ne pas oublier ? Pas de panique ! Un logiciel prend tout en charge nativement en intégrant toutes les mentions obligatoires dans le processus de traitement de la paie.

Comment fonctionne un logiciel de paie ?

Un logiciel de paie est une solution informatique vous permettant de gérer l'ensemble du processus de paie d'un salarié, de son entrée dans l'entreprise jusqu'à sa sortie.

Tous les mois, la ou les personnes qui gèrent la paie utilisent le logiciel en renseignant toutes les informations nécessaires pour éditer les fiches de paie (heures travaillées, heures supplémentaires, absences, congés, etc.). Ensuite, le logiciel se charge de créer les bulletins de paie, que vous pourrez obtenir au format numérique ou imprimer pour un format papier.

Enfin, toutes les données de paie sont transmises en quelques clics aux organismes concernés grâce à la déclaration sociale disponible chaque mois.

Les avantages d’un logiciel de paie

Le traitement et la gestion de la paie constituent une tâche à la fois complexe et chronophage pour une entreprise.

Un logiciel adapté à vos besoins facilite votre quotidien, tout en simplifiant vos démarches administratives. Il vous procure plusieurs avantages majeurs :

• Gain de temps : grâce aux nombreuses automatisations, la majorité des tâches liées à la gestion de la paie s’effectue en quelques clics ;
• Centralisation des données : tous les documents sont conservés sur un même serveur, au sein d’une base de données sécurisée, limitant les risques de perte de fichiers.
• Analyse et reporting : la plupart des logiciels donnent accès à des données statistiques et à des outils de reporting pour vous permettre de suivre et contrôler vos données sociales. Et tout est disponible 7j/7, 24h/24h.
• Être à jour de la réglementation en vigueur : un logiciel de paie en ligne effectue toute la veille à votre place et se met à jour automatiquement en fonction de l’évolution des dispositifs légaux.
• Réduction des erreurs : une solution de paie vous évite de nombreuses erreurs dans la création d’une fiche de paie, que vous pouvez fréquemment rencontrer en utilisant d’autres outils “manuels”, comme un tableur Excel.
• Diminution des coûts : en gagnant du temps sur vos tâches administratives, pouvez allouer vos ressources humaines sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, afin de réaliser des économies financières et maximiser votre retour sur investissement.

Il faut savoir qu’une erreur dans le traitement des salaires peut vous coûter cher financièrement en cas de contrôle par l’Urssaf (amendes, redressements, dommages et intérêts etc.). Sans oublier les litiges prud’homaux qui y sont liés, ainsi que l'impact négatif que cela peut engendrer sur votre réputation et votre image de marque.

Quelles entreprises utilisent un logiciel de fiche de paie ?

Les avantages cités ci-dessus concernent n’importe quel type d’entreprise, quels que soit votre taille (TPE, PME, grandes entreprises) et votre statut (micro-entreprise, société, associations, etc.).

S’équiper d’un tel outil dépend surtout de vos besoins, mais aussi du nombre de salariés (on y reviendra). Dans la pratique, on constate que plus une entreprise emploie de salariés, plus elle a intérêt à automatiser la gestion et le traitement de la paie avec un logiciel (si elle souhaite le faire en interne).

Enfin, si la gestion de la paie est souvent la chasse gardée des services comptabilité et DRH, c’est aussi un outil accessible aux TPE ne disposant pas d’équipes ou de personnel dédié ou expérimenté en gestion de la paie.

Pour vous aider à savoir quel outil est mieux adapté aux caractéristiques de votre entreprise, voici un tableau comparatif.

	TPE	PME	ETI+	Externalisation de la paie
Payfit	Oui	Oui	Non	Non
Sage Business Cloud Paie	Oui	Oui	Non	Non
Fiche-Paie.net	Oui	Oui	Non	Non
123Paie	Oui	Oui	Non	Oui
Listo Paye	Oui	Oui	Non	Non
macompta.fr	Oui	Oui	Non	Non
Sage 100 Paie & RH	Non	Oui	Non	Non
Mapaye	Oui	Oui	Non	Oui
BestPaye	Oui	Oui	Non	Non
Cegedim SRH	Oui	Oui	Oui	Oui
ADP Paie	Oui	Oui	Oui	Oui
EBP Paie	Oui	Oui	Non	Oui
Silae	Non	Non	Non	Non
Nibelis	Non	Oui	Oui	Oui
Cegid Paie	Oui	Oui	Oui	Non

Tous ces outils peuvent aussi être utilisés par les professionnels de la paie, c’est-à-dire les cabinets comptables ou les cabinets conseils en charge de la paie de leurs clients. Seul ADP Paie n’est pas adapté à cette formule.

Les fonctionnalités d’un logiciel de paie

Comme son nom l’indique, un logiciel de paie sert avant tout à traiter la paie d’une entreprise. Mais pas seulement : il englobe un ensemble de fonctionnalités administratives qui vont plus loin que la simple édition de bulletins de paie.

Les fonctionnalités peuvent varier en fonction de l’outil que vous choisirez. Mais, on retrouve quand même bien souvent les fonctions de base suivantes chez chacun d’entre eux :

• création, saisie, édition et dématérialisation des fiches de paie en prenant en compte différents paramètres (heures supplémentaires, congés payés, primes, prélèvement à la source, etc.) ;
• création de documents administratifs RH (contrats et certificats de travail, attestations Pôle Emploi, déclarations uniques d’embauche (DUE), soldes de tout compte, etc) ;
• stockage et archivage des fiches de paie et autres documents RH ;
• paiement des salaires et des cotisations sociales ;
• réalisation des déclarations annuelles des données sociales (DADS) et des déclarations sociales nominatives (DSN) ;
• tenue d’un registre du personnel ;
• gestion des tableaux de bord et export de données ;
• intégration automatique des écritures comptables.

Ensuite, d’autres fonctionnalités viennent compléter l’outil. Les logiciels SIRH qui incluent un module paie possèdent ainsi de nombreuses autres fonctions : gestion du temps, gestion des absences, recrutement, formations, etc.

Les critères pour choisir un logiciel de paie

Maintenant que vous connaissez les avantages et les fonctionnalités incontournables d’un outil de paie, vous allez découvrir sur quels éléments vous baser pour bien le choisir.

Mais avant de vous lancer dans la quête du meilleur logiciel de paie, pensez d’abord à établir vos besoins en vous posant notamment les questions suivantes :

• Quelles fonctionnalités souhaitez-vous ?
• Qui va utiliser le logiciel au sein de votre entreprise ?
• Quels sont vos attentes et vos prérequis ?

Et évidemment, définissez quel budget vous souhaitez y consacrer. Cela vous permettra d’y voir plus clair et d’avancer plus sereinement. Une fois ce travail préparatoire effectué, il ne vous reste plus qu’à vérifier que le logiciel que vous souhaitez adopter remplisse les critères ci-dessous.

Les fonctionnalités

Avant tout chose, vérifiez que les fonctionnalités de base (listées ci-dessus) sont bien présentes dans l’offre proposée. Elles sont indispensables pour une bonne gestion de la paie. Ensuite, vous pouvez vous intéresser et comparer les autres fonctionnalités. Certaines sont une belle addition à un logiciel de paie et rendent l’outil vraiment performant. Voici quelques exemples.

	Note de frais	Espace personnel	Suivi du temps de travail	Congés & absences
Payfit	Oui	Oui	Oui	Oui
Sage Business Cloud Paie	Non	Oui	Non	Oui
Fiche-Paie.net	Non	Oui	Non	Oui
123Paie	Non	Oui	Oui	Oui
Listo Paye	Non	Oui	Non	Oui
macompta.fr	Oui	Non	Non	Oui
Sage 100 Paie & RH	Oui	Oui	Oui	Oui
Mapaye	Non	Oui	Non	Oui
BestPaye	Non	Non	Non	Non
Cegedim SRH	Oui	Oui	Oui	Oui
ADP Paie	Oui	Oui	Oui	Oui
EBP Paie	Non	Non	Oui	Oui
Silae	Oui	Oui	Non	Oui
Nibelis	Oui	Oui	Non	Oui
Cegid Paie	Oui	Oui	Oui	Oui

Opter pour un logiciel RH complet, qui intègre aussi des fonctionnalités utiles à la gestion des équipes (ex : gestion des notes de frais, gestion des congés, gestion du temps de travail) sera un vrai plus.

La taille de votre entreprise, le nombre d’utilisateurs et le nombre de salariés

Une TPE avec une poignée de salariés n’a bien évidemment ni les mêmes besoins ni les mêmes ressources qu’une moyenne entreprise pour gérer la paie. En règle générale, un logiciel de paie va s’avérer de plus en plus intéressant à mesure que vous recrutez. Mais ceci est vrai dans une certaine limite :

• les TPE peuvent trouver un logiciel de paie peu onéreux qui leur permet de gérer leur paie en toute autonomie, à condition d’avoir le temps/les ressources nécessaires à y consacrer ;
• les PME et ETI peuvent préférer externaliser la paie lorsque le traitement devient complexe.

Certains logiciels sont donc parfaitement adaptés aux TPE qui ne bénéficient pas d’expertise en paie en interne. D’autres, plus complets, viennent répondre aux besoins plus complexes des PME.

Enfin, pensez à vérifier le nombre de salariés/de fiches de paie comprises dans l’offre. Même si votre entreprise ne compte que 5 salariés à ce jour, elle devrait (on vous le souhaite !) grandir. Si vous connaissez vos objectifs de croissance, nous vous conseillons de regarder les offres supérieures et le nombre de fiches de paie incluses pour vous éviter d’avoir à changer de logiciel de paie dans quelque temps.

La facilité d’utilisation

La gestion de la paie est un domaine complexe et technique, mais ce n’est pas pour ça que le logiciel de paie que vous allez choisir se doit de l’être ! Au contraire, privilégiez un outil simple d’utilisation, intuitif et ergonomique.

Toutes les personnes sujettes à l’utiliser doivent pouvoir entrer facilement des données et réaliser des opérations basiques, si besoin.

Pour avoir un premier aperçu de l’ergonomie et de la prise en main d’une solution, vous pouvez profiter des démos et/ou essais gratuits proposés par certaines solutions comme PayFit ou Listo Paye. Il s’agit d’un bon moyen de savoir si un outil vous convient, tout en évaluant la courbe d’apprentissage nécessaire pour le maîtriser correctement.

Le prix

Comme le dit l’adage, l’argent, c’est le nerf de la guerre. Évidemment, ce critère fondamental va occuper une place prépondérante dans votre choix final. Le préalable, c’est d’abord de vous fixer un budget. Pour le reste, voici deux conseils qui nous paraissent élémentaires :

• n’optez pas pour le logiciel de paie le plus complet si vous n’avez pas besoin de toutes ses fonctionnalités : inutile de surpayer un outil pour ne pas en tirer profit à 100% ;
• ne faites pas non plus une fixation à tout prix sur les logiciels de paie gratuits : sur le papier, c’est intéressant car l’investissement de base est nul, donc si le logiciel en question répond à tous vos besoins, pourquoi pas. En revanche, sachez que les outils gratuits sont bien souvent limités (support inexistant, absences de mises à jour, personnalisation impossible ou complexe etc.).

Il est parfois plus judicieux de dépenser quelques euros de plus par mois pour un outil plus performant, qui vous fera gagner un temps précieux.

La flexibilité et l'évolutivité

Nous avons déjà évoqué ce point. Vos besoins vont sûrement évoluer au fil du temps (ex : augmentation/baisse du nombre de vos salariés), tout comme les dispositions réglementaires et les nouveautés technologiques.

L’outil de votre choix devra être capable de s’adapter à tous ses changements.

Préférences d’usage

Pour faire simple, un outil de paie peut être utilisé de deux façons différentes :

• en monoposte (On Premise, en anglais) : le logiciel est téléchargé et installé sur le réseau d’ordinateurs de l’entreprise après l’achat d’une Licence ;
• en mode SaaS (Software as a Service) : dans ce cas, le logiciel n’est pas installé sur les ordinateurs de l’entreprise, mais dans le Cloud.

Dans le second cas, l’accès se fait uniquement en ligne, depuis l’interface web de l’outil choisi. Après l’achat d’un abonnement, l’utilisateur peut y accéder n’importe où et n’importe quand, à condition de disposer d’une connexion internet. Par rapport au monoposte, un logiciel en mode SaaS se veut donc plus flexible et mobile. Ce sont les outils que nous recommandons, et qui sont majoritairement inclus dans notre comparatif.

Intégration à d’autres logiciels

L’intégration avec d’autres solutions de gestion de l’entreprise, comme un logiciel de comptabilité ou un logiciel de notes de frais, peut être intéressante pour faciliter le partage de données et la communication entre les différents outils. Tout comme la présence d’un écosystème de partenaires. Alternativement, vous pouvez regrder les modules annexes, qui assurent ces fonctions. C'est le cas de macompta.fr : un logiciel tout-en-un et modulable qui inclut par exemple un logiciel de comptabilité.

Stockage des données et sécurité

La question de la sécurité est primordiale. Vous allez manipuler les données personnelles de vos salariés, vous devez donc vous assurer que l’outil de votre choix va en assurer une totale protection. Y compris en cas de piratage et de pertes de données. On vous recommande de porter une attention particulière à la fréquence des sauvegardes effectuées : plus elles sont régulières, mieux c’est.

N’oubliez pas aussi de contrôler que l’hébergement de vos données soit sécurisé. À ce propos, sachez que les logiciels de fiches de paie en ligne de notre comparatif sont dans l’obligation de respecter des standards extrêmement exigeants en matière de protection des données, de confidentialité et de sécurité.

Enfin, vérifiez que le processus de récupération de vos données soit simple, rapide et efficace. Si jamais vous devez les migrer ou souhaitez changer de logiciel de paie suite à une mauvaise expérience, c’est toujours un plus appréciable.

Conformité avec la loi et les normes en vigueur

Votre logiciel doit être en mesure de s’adapter automatiquement à toute évolution réglementaire au plus vite, afin de respecter le cadre prévu par la législation. Mais ce n’est pas tout : il devra aussi s’adapter à des modifications au niveau de votre convention collective (d’où l’importance de sa flexibilité), à des changements des bases et des taux de cotisations, ou encore à de nouvelles réformes de l’Etat. De votre côté, vous gagnez en sérénité et en tranquillité d’esprit : cela vous évite de devoir faire de la veille juridique… et de la décrypter !

Toutes les conventions collectives (ex : celles du BTP) ne sont pas forcément prises en charge par chaque logiciel. Renseignez-vous bien sur ce point.

Support et service client

Même si on vous recommande d’opter pour un outil simple et ergonomique, vous pourriez quand même rencontrer quelques difficultés ou faire face à des bugs techniques indépendants de votre volonté. C’est là que l’on valorise l'importance d’être bien accompagné.

Là encore, les modalités divergent en fonction des outils. Certains logiciels proposent un accompagnement dédié pour installer et vous former à l’outil, ainsi qu’une assistance pour répondre à vos questions. D’autres assurent un support uniquement payant, ou gratuit dans une offre payante supérieure en gamme.

Enfin, les services d'assistance proposés ne sont pas toujours accessibles par téléphone : certains ne vous aideront que par e-mail. Soyez vigilant sur ce point.

Combien coûte un logiciel de paie ?

Existe-t-il des logiciels de paie gratuits ?

On peut trouver des logiciels de paie gratuits, comme les solutions à télécharger Oxygène, Tese ou ABZ Paie (attention à leur compatibilité), ou les solutions open source comme OpenConcerto.

Ces outils peuvent être adaptés dans les cas de figure suivants :

• vous n’avez pas de budget à consacrer au traitement de la paie ;
• vous êtes une petite structure (commerçant, artisan en TPE) qui émet très peu de bulletins de salaire ;
• vous débutez dans le domaine de la gestion de la paie et souhaitez prendre le pouls avant de vous engager sur un outil payant.

Si un logiciel de fiche de paie gratuit vous donne accès à des fonctionnalités de base, variables en fonction des outils, vous serez en revanche assez vite limité en raison de l’absence de services pourtant primordiales (service client, mises à jour automatiques, etc.) et certainement déçu par leur ergonomie.

Faites aussi attention à certains “coûts cachés”. Les logiciels ne sont pas toujours 100% gratuits. Ils deviennent souvent payants au-delà d’un certain nombre de salariés ou après une limite de temps.

Donc l’un dans l’autre, votre logiciel de paie sera peut-être gratuit, mais ne comblera pas toutes vos attentes et risque de vous faire perdre du temps (et donc de l’argent !).

Si vous êtes une PME, une startup ou une grande entreprise, nous vous recommandons de vous tourner vers des logiciels payants, beaucoup plus complets.

Comment se compose le coût d’un logiciel de paie ?

Plusieurs facteurs peuvent faire varier le prix d’un logiciel de paie comme la taille de l’entreprise, le nombre de bulletins, le coût de la licence, la maintenance et les mises à jour, l’installation et le paramétrage de votre compte, la personnalisation de l’outil, la formation du personnel, etc. Tous ces aspects sont à évaluer au cas par cas, car chaque concurrent propose ses propres offres. Par exemple, certains vont inclure la maintenance, où d’autres vont vous la faire payer.

En règle générale, les solutions de paie proposent plusieurs offres évolutives : plus vous choisirez de fonctionnalités et plus le nombre de fiches de paie à établir sera important, plus votre abonnement sera onéreux.

Il est donc très difficile de s’y retrouver pour comparer objectivement les tarifs des meilleurs logiciels de paie.

Côté tarifs à proprement parler, les écarts de prix sont ainsi très disparates. Le critère de calcul majeur reste le nombre de salariés de votre entreprise.

Si vous avez une seule fiche de paie à établir par mois, vous pouvez vous en tirer pour une centaine d’euros par an. Dès que vos effectifs vont commencer à grimper, les prix vont suivre la même courbe ascendante.

Pour vous donner un ordre d’idées, voici un tableau comparant les prix des logiciels de paie de notre comparatif.

	Abonnement mensuel (à partir de)	Tarif par bulletin (à partir de)	Essai gratuit	Engagement
Payfit	49€	17€	Non	Sans
Sage Business Cloud Paie	5€	8€	Non	Sans
Fiche-Paie.net	/	4,95€	Non	Sans
123Paie	Sur devis	Sur devis	Non	N/C
Listo Paye	/	8€	30 jours	Sans
macompta.fr	24,92€	/	30 jours	Avec ou Sans
Sage 100 Paie & RH	64€	/	Non	Avec
Mapaye	25€	9€	Non	Sans
BestPaye	/	6€	Oui	Sans
Cegedim SRH	Sur devis	Sur devis	Non	N/C
ADP Paie	Sur devis	Sur devis	Non	N/C
EBP Paie	Sur devis	Sur devis	Non	N/C
Silae	Sur devis	Sur devis	Non	N/C
Nibelis	Sur devis	Sur devis	Non	Sans
Cegid Paie	Sur devis	Sur devis	Non	N/C

Nous vous conseillons d’effectuer une demande de devis auprès de différents éditeurs pour connaître le prix final pour créer une fiche de paie avec ces solutions. En effet, nous avons essayé de simplifier leurs tarifs dans ce tableau. Mais la réalité est plus complexe.

Par exemple, avec Fiche-paie.net, vous pouvez opter pour des forfaits illimités avec paiement mensuel, en fonction du nombre de salariés. Chez Sage Business Cloud Paie, le tarif par bulletin est dégressif à mesure que le nombre de salariés augmente alors que l’abonnement mensuel, lui, croît. Dernier exemple, Sage 100 Paie possède une grille tarifaire très complexe et donner un prix d’appel n’a finalement que peu de sens.

Les alternatives au logiciel de paie

Les solutions de gestion de la paie proposées tout au long de ces lignes ne vous conviennent pas ? Ne jetez pas votre ordinateur par la fenêtre, il peut encore vous servir pour traiter et gérer la paie de votre entreprise.

Des alternatives restent à votre disposition. Vous pouvez faire appel à un prestataire externe, un expert-comptable par exemple. Les experts-comptables en ligne proposent des offres de paie externalisées intéressantes pour les petites entreprises et les indépendants.

Si vous préférez internaliser la paie, vous trouverez aussi des documents types à télécharger sur internet. On pense par exemple à des modèles de fiches de paie Excel gratuits. Toutefois, en procédant de cette façon, gare aux erreurs et aux fautes de saisie. Cette option sera surtout à envisager pour les très petites structures avec peu de salariés qui ne souhaitent pas se doter d’un logiciel.