Logiciel de paie

Vous recherchez un logiciel de paie efficace, performant et adapté à vos besoins ? Ce guide vous donne toutes les clés pour trouver le bon et se focalise notamment sur les critères pour bien le choisir.

Logiciel de paie : définition et quelques rappels

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?

Un logiciel de paie est un outil informatique qui permet d’automatiser le traitement de la paie, et bien souvent la gestion administrative qui lui est rattachée, pour le compte du personnel d’une entreprise.

Le logiciel peut également établir tous les documents entrant dans le cadre du management de la paie (ex : contrats de travail, arrêts de travail, déclaration unique d’embauche, solde de tout compte etc.).

Que dit la loi sur la paie ?

Si l’utilisation d’un logiciel de paie est facultative, la loi impose certaines obligations qu’il est bon d’avoir en tête avant de choisir votre outil de paie :

• Depuis 2017, la fiche de paie est délivrée par défaut au format électronique. Le salarié peut tout de même en bénéficier au format papier s’il le signale à son employeur.
• L’employeur est tenu de délivrer une fiche de paie au salarié, soit en main propre, soit par voie postale.
• L’employeur doit conserver un double des fiches de paie pendant au minimum 5 ans.
• Certains éléments de la fiche de paie sont obligatoires (ex : identification de l’employeur et du salarié, salaire, cotisations et contributions sociales etc.).
• A contrario, certains éléments sont interdits (ex : l'employeur ne doit pas faire figurer sur la fiche de paie du salarié l'exercice du droit de grève, ou les fonctions de représentant du personnel).

Cela fait beaucoup d’infos à ne pas oublier ? Pas de panique ! Un logiciel prend tout en charge nativement en intégrant toutes les mentions obligatoires dans le processus de traitement de la paie.

Comment fonctionne un logiciel de paie ?

Un logiciel de paie est une solution informatique vous permettant de gérer l'ensemble du processus de paie d'un salarié, de son entrée dans l'entreprise jusqu'à sa sortie.

Le logiciel de paie fait partie de ce qu'on appelle plus largement les logiciels SIRH (Système d'Information Ressources Humaines).

Une fois que vous avez acheté le logiciel de paie, vous devez soit :

• l’installer sur un ou plusieurs postes informatiques de votre entreprise dans le cas d'un logiciel de paie à télécharger
• vous connecter pour l'utiliser en ligne dans le cas d'un logiciel de paie en ligne

Tous les mois, la ou les personnes qui gèrent la paie utiliseront alors le logiciel avec les informations nécessaires pour éditer les fiches de paie (heures travaillées, heures supplémentaires, absences, congés, etc.).

Les avantages d’un logiciel de paie

Le traitement et la gestion de la paie constituent une tâche à la fois complexe et éprouvante pour une entreprise.

Un logiciel adapté à vos besoins vous facilite son déploiement, tout en simplifiant vos démarches administratives. Il vous procure plusieurs avantages majeurs :

• Gain de temps. Grâce à l’automatisation des tâches liées à la gestion de la paie, vous gagnez beaucoup de temps sur la gestion SIRH.
• Centralisation des données. Tous les documents sont conservés sur un même serveur, au sein d’une base de données sécurisée. Vous évitez les risques de pertes de fichiers. Par ailleurs, la plupart des logiciels donnent aussi accès à des données statistiques et à des outils de reporting pour vous permettre de contrôler vos données sociales. Et tout est disponible 7j/7, 24h/24h.
• Être à jour de la réglementation en vigueur. Un logiciel de paie en ligne se met à jour automatiquement en fonction de l’évolution des dispositifs légaux. Il effectue toute la veille à votre place.
• Réduction des erreurs. Erreurs de calcul ou de saisie, oublis, doublons : une solution de paie vous évite tous ces faux pas classiques, que vous pouvez fréquemment rencontrer en utilisant d’autres outils “manuels”, comme un tableur Excel. Il faut savoir qu’une erreur dans le traitement des salaires peut vous coûter cher financièrement en cas de contrôle par l’Urssaf (amendes, redressements, dommages et intérêts etc.). Sans oublier les litiges prud’homaux qui y sont liés, ainsi que l'impact négatif que cela peut engendrer sur votre réputation et votre image de marque.
• Diminution des coûts. En gagnant du temps sur vos tâches administratives, vous réalisez en parallèle des économies financières et pouvez allouer vos ressources humaines sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, afin de maximiser votre retour sur investissement.

Quelles entreprises utilisent un logiciel de fiche de paie ?

Les avantages cités ci-dessus peuvent correspondre à n’importe quel type d’entreprise (TPE, PME, grandes entreprises), quel que soit votre taille et votre statut (micro-entreprise, société, freelance etc.).

L’adoption d’un tel outil dépend surtout de vos besoins, mais aussi du nombre de salariés  (on y reviendra). Après, dans la pratique, on constate que plus une entreprise dispose de salariés, plus elle a intérêt à automatiser la gestion et le traitement de la paie avec un logiciel.

Enfin, si la gestion de la paie est souvent la chasse gardée des services comptabilité et DRH, l’utilisation d’un outil de paie en ligne peut permettre dans certains cas de responsabiliser d’autres secteurs de l’entreprise en les impliquant un peu plus.

Dans les faits, on distingue essentiellement 3 cas de figure :

• Les logiciels de paie qui s'adressent aux experts-comptables (comme Silae par exemple)
• Les logiciels de paie qui permettent aux TPE-PME d'internaliser (comme Payfit)
• Les logiciels SIRH plus complets avec une gestion de la paie externalisée (comme Eurécia ou Nibelis)

Les fonctionnalités d’un logiciel de paie

Comme vous le constatez, un logiciel de paie cumule différents avantages sur plusieurs aspects. Techniquement, cela se matérialise par de multiples fonctionnalités.

Si elles peuvent varier en fonction de l’outil que vous choisirez, on retrouve quand même bien souvent les options de base suivantes chez chacun d’entre eux :

• création, saisie et édition des fiches de paie en prenant en compte différents paramètres (prélèvement à la source, primes, heures supplémentaires, congés payés etc.) ;
• création de documents administratifs courants : contrats et certificats de travail, promesses d’embauche, arrêts de travail, attestations Pôle Emploi, déclarations uniques d’embauche (DUE), soldes de tout compte etc ;
• paiement des salaires et des cotisations sociales ;
• suivi des salariés (absences, congés, RTT etc.) ;
• édition de bulletin de paie dématérialisé ;
• stockage des fiches de paie ;
• intégration automatique des écritures comptables ;
• réalisation des déclarations annuelles des données sociales (DADS) et des déclarations sociales nominatives (DSN) ;
• tenue d’un registre du personnel ;
• gestion des tableaux de bord et export de données (masse salariale, charges sociales, plannings etc.).

Les critères pour choisir un logiciel de paie

Après ce topo sur les avantages et les fonctionnalités incontournables d’un outil de paie, vous allez maintenant découvrir sur quels éléments vous baser pour bien le choisir.

Mais juste avant, on vous propose un petit avant-propos qui nous semble nécessaire. Avant de vous lancer dans la quête du meilleur logiciel de paie, pensez d’abord à établir vos besoins en vous posant notamment les questions suivantes :

• Quelles fonctionnalités souhaitez-vous ?
• Qui va utiliser le logiciel au sein de votre entreprise ?
• Quelles sont vos attentes et vos prérequis ?

Et évidemment, définissez quel budget vous souhaitez y consacrer. Cela vous permettra d’y voir plus clair et d’avancer plus sereinement. Une fois ce travail préparatoire effectué, il ne vous reste plus qu’à vérifier que le logiciel que vous souhaitez adopter remplisse les critères ci-dessous.

Facilité d’utilisation

La gestion de la paie est un domaine complexe et technique, mais ce n’est pas pour ça que le logiciel de paie que vous allez choisir se doit de l’être ! Au contraire, privilégiez un outil simple d’utilisation, intuitif et ergonomique.

N’oubliez pas que certains profils moins aguerris aux données comptables seront peut-être amenés à l’utiliser : ne leur rendez pas la vie impossible. Ils doivent pouvoir entrer facilement des données et réaliser des opérations basiques, si besoin.

Pour avoir un premier aperçu de l’ergonomie et de la prise en main d’une solution, vous pouvez profiter des démos et/ou essais gratuits proposés par certaines solutions comme PayFit ou Listo Paye. Il s’agit d’un bon moyen de savoir si un outil vous convient, tout en évaluant la courbe d’apprentissage nécessaire pour correctement le maîtriser.

La taille de votre entreprise (et le nombre d’utilisateurs)

Si vous êtes une TPE avec une poignée de salariés, vous avez peut-être moins d’intérêt à utiliser un logiciel de fiche de paie. Son coût de revient sera probablement plus élevé qu’en faisant appel à un prestataire tiers, ou en confiant cette tâche à une personne en interne. Pour une PME, la donne n’est pas le même. Grosso modo, plus vous disposez de salariés, plus un outil de paie va s’avérer intéressant. Mais là encore, à vous de comparer les coûts des différentes solutions.

Enfin, n’oubliez pas de vous demander qui va utiliser votre logiciel. La présence d’un espace employé nous semble par exemple incontournable pour que vos salariés puissent consulter leurs bulletins de paie. Si vous souhaitez autoriser la collaboration avec votre comptable, un accès personnalisé peut aussi être intéressant.

En règle générale, plus le nombre de salariés de votre entreprise est important, plus le prix à payer augmentera, dans le cas d’un logiciel payant.

Les fonctionnalités

On vous conseille d’abord de vérifier que des fonctionnalités classiques soient bien prévues dans l’offre que vous allez choisir (création, saisie et édition des fiches de paie ; création de documents administratifs ; automatisation de vos déclarations sociales etc.).

Opter pour un logiciel RH complet, qui intègre aussi des fonctionnalités utiles à la gestion des équipes (ex : gestion des notes de frais, gestion des congés, gestion du temps de travail) sera également un vrai plus.

Ensuite, tout dépend de vos besoins. Pour écarter le risque d’oublis, consultez de façon attentive le site web du logiciel de paie que vous souhaitez tester. Il présente de façon détaillée les options incluses. Vous pouvez aussi aller à la pêche aux informations en joignant le service client, par e-mail ou téléphone lorsque cela est possible.

Le prix

Comme le dit l’adage, l’argent, c’est le nerf de la guerre. Évidemment, ce critère fondamental va occuper une place prépondérante dans votre choix final. Le préalable, c’est d’abord de vous fixer un budget, comme on vous l’a déjà expliqué. Pour le reste, voici deux conseils qui nous paraissent élémentaires :

• N’optez pas pour le logiciel de paie dernier cri si vous n’avez pas besoin de toutes ses fonctionnalités. Inutile de surpayer un outil pour ne pas en tirer profit à 100%.
• Ne faites pas non plus une fixation à tout prix sur les logiciels de paie gratuits. Sur le papier, c’est intéressant car l’investissement de base est nul. Si le logiciel en question répond à tous vos besoins, pourquoi pas. En revanche, sachez que les outils gratuits sont bien souvent limités : support inexistant, absences de mises à jour, personnalisation impossible ou complexe etc.

Il est parfois plus judicieux de dépenser quelques euros par mois pour un outil plus performant, qui vous fera gagner un temps précieux.

Flexibilité et évolutivité

L’un des principaux atouts d’un bon logiciel de paie réside dans sa flexibilité et son évolutivité.

L’outil de votre choix devra être capable de s’adapter à tous ses changements. On vous conseille donc de miser sur une solution stable et pérenne qui dispose d’une expérience certaine dans le secteur. Un bon moyen de le savoir consiste à se renseigner sur l’historique de la société. Vous pouvez aussi consulter des avis et témoignages clients, lorsqu’ils existent.

Préférences d’usage

Schématiquement, un outil de paie peut être utilisé de deux façons différentes :

• En monoposte (On Premise, en anglais) : le logiciel est téléchargé et installé sur le réseau d’ordinateurs de l’entreprise après l’achat d’une Licence.
• En mode SaaS (Software as a Service) : dans ce cas, le logiciel n’est pas installé sur les ordinateurs de l’entreprise, mais dans le Cloud. L’accès se fait en ligne, depuis l’interface en ligne de l’outil choisi. Après l’achat d’un abonnement, l’utilisateur peut y accéder n’importe où et n’importe quand, à condition de disposer d’une connexion internet.

Par rapport au monoposte, un logiciel en mode SaaS se veut plus flexible et mobile. Vous et vos utilisateurs pouvez par exemple vous en servir à partir de n’importe quel appareil, que ce soit un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Pratique si vous êtes fréquemment en déplacement.

Intégration à d’autres logiciels

L’intégration avec d’autres solutions de gestion de l’entreprise, comme un logiciel de comptabilité ou un logiciel CRM, peut être intéressante pour faciliter le partage de données et la communication entre les différents outils. Tout comme la présence d’un écosystème de partenaires.

Stockage des données et sécurité

La question de la sécurité est primordiale. Vous allez manipuler les données personnelles de vos salariés, vous devez donc vous assurer que l’outil de votre choix va en assurer une totale protection.

Y compris en cas de piratage et de pertes de données. On vous recommande de porter une attention particulière à la fréquence des sauvegardes effectuées : plus elles sont régulières, mieux c’est.

N’oubliez pas aussi de contrôler que l’hébergement de vos données soit sécurisé. À ce propos, sachez que les logiciels de fiches de paie en ligne de notre comparatif sont dans l’obligation de respecter des standards extrêmement exigeants en matière de protection des données, de confidentialité et de sécurité.

Enfin, vérifiez que le processus de récupération de vos données soit simple, rapide et efficace. Si jamais vous devez les migrer ou souhaitez changer de logiciel de paie suite à une mauvaise expérience, c’est toujours un plus appréciable.

Conformité avec la loi et les normes en vigueur

Votre logiciel doit être en mesure de s’adapter automatiquement à toute évolution réglementaire au plus vite, afin de respecter le cadre prévu par la législation. Mais ce n’est pas tout : il devra aussi s’adapter à des modifications au niveau de votre convention collective (d’où l’importance de sa flexibilité), à des changements des bases et des taux de cotisations, ou encore à de nouvelles réformes de l’Etat. De votre côté, vous gagnez en sérénité et en tranquillité d’esprit : cela vous évite de devoir faire de la veille juridique… et de la décrypter.

Support et service client

Même si on vous recommande d’opter pour un outil simple et ergonomique, vous pourrez quand même rencontrer quelques blocages à un moment donné, ou faire face à des bugs techniques indépendants de votre volonté.

Lorsque ces déconvenues apparaissent, c’est là que l’on valorise l'importance d’être bien accompagné. Un support client efficace et réactif constitue un véritable plus. Certains logiciels proposent un accompagnement dédié pour installer et vous former à l’outil, ainsi qu’une assistance pour répondre à vos questions.

Là encore, les modalités divergent en fonction des outils. Certains proposent un support uniquement payant. D’autres l’incluent “gratuitement”, mais uniquement si vous souscrivez à une certaine offre.

Enfin, les services d'assistance proposés ne sont pas toujours accessibles par téléphone : certains ne vous aideront que par e-mail. Soyez vigilant sur ce point.

Combien coûte un logiciel de paie ?

Existe-t-il des logiciels de paie gratuits ?

L’offre dédiée à la gestion de la paie est abondante sur le marché. C’est la raison pour laquelle vous trouverez de nombreux logiciels prêts à vous séduire.

À commencer par les logiciels de paie gratuits comme Oxygène ou ABZ Paie. Ces derniers se téléchargent sur votre ordinateur, mais vérifiez qu’ils soient compatibles avec votre environnement, car il existe des outils de paie pour Mac, Windows etc.

Enfin, dans le domaine gratuit, n’oublions pas aussi de mentionner les logiciels de paie open source, à l’image d’OpenConcerto.

Ces solutions peuvent être adaptées dans les cas de figure suivants :

• Vous n’avez pas de budget à consacrer au traitement de la paie
• Vous êtes une petite structure à la tête d’une TPE (commerçant, artisan) qui émet très peu de bulletins de salaires.
• Vous débutez dans le domaine de la gestion de la paie et souhaitez prendre le pouls avant de vous engager sur un outil payant.

Si un logiciel de fiche de paie gratuit vous donne accès à des fonctionnalités de base (infos du salarié, heures travaillées, congés payés, taux de cotisations), variables en fonction des outils, vous serez en revanche assez vite limité en raison de l’absence d’options pourtant primordiales (service-clients, mises à jour automatiques etc.).

Faites aussi attention à certains “coûts cachés”. Les logiciels ne sont pas toujours 100% gratuits. Ils deviennent payants au-delà d’un certain nombre de salariés, ou après une limite de temps. Parfois, ils vous demandent aussi une durée d’engagement. Pensez à bien éplucher les offres tarifaires avant de passer à l’action.

Idem du côté du support ou de l'accès à un expert de la paie, qui seront souvent très limités si vous optez pour un logiciel de paie gratuit.

Comment se compose le coût d’un logiciel de paie ?

Plusieurs facteurs peuvent faire varier le prix d’un logiciel de paie comme la taille de l’entreprise, le coût de la licence, la maintenance et les mises à jour, l’installation et le paramétrage de votre compte, la personnalisation de l’outil, la formation du personnel etc.

Tous ces aspects sont à évaluer au cas par cas, car chaque concurrent propose ses propres offres. Par exemple, certains vont inclure la maintenance, d’autres vont vous la faire payer.

En règle générale, les solutions de paie proposent plusieurs offres évolutives : plus vous choisirez de fonctionnalités et plus le nombre de fiches de paie à établir sera important, plus votre abonnement sera onéreux.

Côté tarifs à proprement parler, les écarts de prix sont très disparates. Le critère de calcul majeur reste le nombre de salariés de votre entreprise. Si vous avez une seule fiche de paie à établir par mois, vous pouvez vous en tirer pour une centaine d’euros par an.

Dès que vos effectifs vont commencer à grimper, les prix vont suivre la même courbe ascendante. Pour vous donner un ordre d’idées, Sage Business Cloud Paie est disponible à partir de 559€ HT/mois pour 30 salariés. Fiche-Paie.Net propose un forfait illimité à 99€ HT/mois.

Enfin, de grandes entreprises (avec plus de 100 salariés) peuvent par exemple dépenser plus de 50 000€/an pour une solution tout-en-un. Mais encore une fois, les prix dépendent beaucoup des fonctionnalités associées à l’offre en question.

Les alternatives au logiciel de paie

Les solutions proposées tout au long de ces lignes (logiciel de paie en ligne ou à télécharger) ne vous conviennent pas ? Ne jetez pas votre ordinateur par la fenêtre, il peut encore vous servir pour traiter et gérer la paie de votre entreprise.

D’autres alternatives restent à votre disposition. Vous pouvez faire appel à un prestataire externe, un expert-comptable par exemple. Les experts-comptables en ligne proposent des offres de paie externalisées intéressantes pour les petites entreprises et les indépendants. Vous pouvez aussi internaliser la paie avec un gestionnaire de paie.

Enfin, vous trouverez aussi des documents types à télécharger sur internet. On pense par exemple à des modèles de fiches de paie Excel gratuits. En procédant de cette façon, gare aux erreurs et aux fautes de saisie. Cette solution sera surtout à envisager pour les très petites structures avec peu de salariés qui ne souhaitent pas se doter d’un logiciel.