Les entreprises ne peuvent faire l’impasse sur l’établissement de la paie. Cependant, l’élaboration d’une fiche de paie, également appelée bulletin de salaire, peut représenter un poste de dépense important. Il est donc primordial de veiller à l’optimisation des coûts liés à la gestion de la paie. Dans cet article, nous vous proposons de mieux cerner cette question du coût global d’une fiche de paie à travers les différentes possibilités de réalisation d’une paie, les éléments qui peuvent influer le prix global de la paie et enfin les solutions permettant de réduire ce coût.
Combien coûte une fiche de paie ?
Souvent considéré comme fastidieux, le réflexe premier des entreprises consiste à vouloir déléguer l’établissement du bulletin de salaire. C’est notamment la solution privilégiée par les petites et moyennes entreprises. Afin de vous aider à faire le meilleur choix, voici un récapitulatif des prix auxquels vous pouvez vous attendre si vous optez pour l’externalisation de vos fiches de paie ou bien la réalisation en interne de celles-ci.
Le prix d’une fiche de paie chez un expert-comptable
Le prix d’une fiche de paie chez un expert-comptable oscille entre 20 et 30€. Cependant, comme dans tous les cas où vous allez recourir à un prestataire, le prix ne suffit pas pour faire votre choix. Il vous faudra considérer toutes les prestations annexes qui justifieront le montant proposé et qui rentreront dans le cadre des besoins que vous aurez défini en amont.
Le prix d’une fiche de paie réalisée soi-même
En règle générale, réaliser ses fiches de paie soi-même se révèle moins cher dès lors que vous avez plus de dix salariés.
Cependant, pour réaliser vous-mêmes vos fiches de paie, cela implique que vous ayez les ressources en interne, et notamment :
- du personnel formé et compétent ;
- un logiciel de paie adapté et performant.
La rémunération d’un gestionnaire paie se situe aux environs de 30000€ par an minimum. Cependant, pour optimiser cette dépense, nous vous recommandons de plutôt choisir un collaborateur polyvalent tel qu’un comptable pour qui la paie ne sera pas sa mission principale. Opter pour un logiciel de gestion de la paie en ligne est aussi un investissement rapidement rentabilisé.
Si vous envisagez de réaliser vos fiches de paie vous-même, vous pouvez vous appuyer sur un modèle de fiche de paie téléchargeable en le format qui vous convient.
Quels éléments influencent le prix global d’un bulletin de paie ?
Etablir une fiche de paie conforme ne se résume pas à rentrer quelques données dans un logiciel de paie. Pour mieux maîtriser ce poste de dépenses, il vous faut donc comprendre ce qui peut l’impacter. Que vous décidiez d’externaliser ou non l’élaboration de la paie de vos collaborateurs, plusieurs éléments influencent le prix global d’un bulletin de paie. Il s’agit notamment de :
- la complexité du secteur d’activité ;
- les évolutions législatives et réglementaires ;
- le tarif du logiciel de paie utilisé ;
- le coût humain et matériel.
La complexité du secteur d’activité
On ne gère pas de la même manière la paie d’un secteur comme l’hôtellerie-restauration et la paie d’une entreprise de services. En effet, dans un restaurant, le recueil des éléments variables de paie et notamment les heures de travail peut s’avérer complexe. Pour garantir la fiabilité des données recueillies, vous aurez peut-être besoin d’utiliser un logiciel de pointage.
De la même manière, dans le domaine de la restauration, il est fréquent de recourir à des contrats courts. Inévitablement, cela induit de procéder à l’établissement d’un solde de tout compte et augmente le temps consacré à l’élaboration de la paie.
La complexité d’un secteur d’activité implique d’y consacrer davantage de temps pour produire une paie fiable.
Les évolutions législatives et réglementaires
La paie est un domaine éminemment complexe. En effet, le législateur a tendance à souvent intervenir, ce qui conduit à augmenter le risque d’erreur de paie. Du côté des entreprises, elles doivent veiller à se tenir régulièrement informées de ces évolutions législatives au risque de faire l’objet d’un redressement URSSAF. Si l’entreprise opte pour l’internalisation de sa paie, elle devra s’engager à former en permanence son personnel en charge de la paie et opter pour un logiciel de paie mis à jour régulièrement.
Le tarif du logiciel de paie utilisé
L’un des premiers réflexes lorsqu’on choisit un logiciel de paie consiste souvent à considérer le prix de celui-ci. Or, pour faire le meilleur choix, il vous faudra veiller à considérer l’ensemble des fonctionnalités de celui-ci. En effet, il existe des logiciels de paie gratuits mais ces derniers peuvent s’avérer dangereux pour votre activité : confidentialité des données, mise à jour de la paie en fonction des évolutions législatives.
Il est donc préférable de considérer une solution globale pour gérer la paie de vos collaborateurs qui aille du recueil des éléments variables de paie à l’établissement de la DSN.
Le coût humain et matériel
Parmi les coûts cachés liés à l’élaboration de la paie, figurent :
- Le coût humain : la gestion de la paie implique que votre personnel soit compétent et formé. Cela implique donc de proposer régulièrement à vos salariés des formations liées à la paie ou à la bonne utilisation du logiciel de paie. Par ailleurs, on estime que le salaire d’un gestionnaire paie oscille aux environs de 35000€ annuels. ;
- Le coût matériel : Pour assurer la logistique de la paie et agir en conformité avec la loi en matière de dématérialisation de la paie, vous aurez notamment à choisir un coffre-fort numérique. Il vous faudra en toute logique, disposer d’un ordinateur performant.
Les différents éléments que nous avons cités plus haut vous permettront de mieux comprendre ce qui se cache derrière l’élaboration de la paie de vos salariés. Plus vous avez de paies à gérer et plus vous serez en mesure de réaliser des économies d’échelle.
Quelles solutions pour réduire le coût d’une fiche de paie ?
Puisqu’il s’agit d’un poste de dépense incontournable, il est pertinent de réfléchir aux solutions possibles pour réduire le cout d’une fiche de paie. Parmi ces solutions possibles, on retiendra :
- gérer en interne la paie de ses collaborateurs ;
- déléguer seulement une partie de la paie ;
- s’appuyer sur un logiciel de paie en ligne.
Gérer en interne la paie de ses collaborateurs
Il peut parfois être tentant de se lancer dans la réalisation de la paie de ses salariés. Or, c’est une solution relativement risquée du fait de la technicité même de la paie mais aussi de l’instabilité juridique auquel l’entreprise s’expose. Il reste néanmoins important de comprendre le mécanisme de la paie pour pouvoir choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise.
Déléguer seulement une partie de la paie
Pour élaborer la paie, de nombreuses entreprises ont recours à l’externalisation de la paie en faisant appel aux services de cabinet d’expertise-comptable ou bien de cabinet d’externalisation de la paie. Les tarifs généralement observés se situent en moyenne à 30€ par bulletin.
Pour faire diminuer ce montant, il est possible de ne déléguer qu’une partie de la gestion de paie. Par exemple, l’entreprise garde la main sur la transmission de la DSN ou bien la saisie des éléments variables de paie.
S’appuyer sur un logiciel de paie en ligne
Gérer sa paie à l’aide d’un logiciel de paie peut être une solution intermédiaire. L’entreprise accède alors à une plateforme en ligne sécurisée afin de réaliser soi-même ses paies. La force de cette solution réside dans la simplification du parcours utilisateur ainsi que la possibilité de solliciter les conseils d’experts en cas de difficultés. Il faudra néanmoins vous assurer au préalable que le niveau de complexité de vos paies reste gérable simplement.
FAQ
Pourquoi la fiche de paie coûte-t-elle si cher ?
En raison d’une législation sociale fluctuante et des risques juridiques qui en découlent, la paie peut s’avérer complexe. De plus, une mauvaise gestion de la paie a des impacts sur la gestion comptable et le climat social de l’entreprise.
Quels éléments figurent sur une fiche de paie ?
La fiche de paie contient les éléments suivants : les mentions obligatoires avec notamment les informations permettant l’identification de l’entreprise et du salarié, les éléments permettant de justifier le salaire versé et notamment les éléments variables de paie et enfin d’autres mentions telles que le solde des congés payés ou bien encore le détail des cotisations sociales patronales.
Faut-il réaliser ses fiches de paie soi-même ?
Il faut avant tout retenir qu’en plus d’être complexe, la réalisation de la paie peut être aussi très chronophage. Il faut donc trouver un juste équilibre entre le temps dont on dispose et les ressources mobilisables pour réussir aisément sa gestion de paie en interne. En règle générale, les entreprises de moins de dix salariés ont tout intérêt à externaliser la gestion de la paie pour se concentrer sur le développement de leur activité.
