En bref
- Le prix d’un bulletin de paie varie selon le secteur d’activité de l’entreprise, le nombre de salariés et la solution utilisée (logiciel de paie ou externalisation auprès d’un expert-comptable).
- Le coût d’une fiche de paie chez un expert-comptable est généralement compris entre 20 et 30 €. La rémunération d’un gestionnaire de paie en interne se situe aux environs de 35 000 € par an.
- Utiliser un logiciel en ligne est une alternative moins coûteuse. Cette solution a l’avantage de garantir une mise à jour automatique des données légales.
Les entreprises ne peuvent faire l’impasse sur l’établissement de la paie. Cependant, l’élaboration d’une fiche de paie, également appelée bulletin de salaire, peut représenter un poste de dépense important. Il est donc primordial de veiller à l’optimisation des coûts liés à la gestion de la paie. Dans cet article, nous vous proposons de mieux cerner cette question du coût global d’une fiche de paie à travers les différentes possibilités de réalisation d’une paie, les éléments qui peuvent influer le prix global de la paie et enfin les solutions permettant de réduire ce coût.
Combien coûte une fiche de paie ?
L’établissement des bulletins de salaire est une tâche souvent considérée comme fastidieuse, notamment par les petites et moyennes entreprises. Celles-ci sont donc nombreuses à souhaiter déléguer cette mission. Vous hésitez encore ? Voici les tarifs auxquels vous attendre en cas d’externalisation ou d’internalisation de vos fiches de paie.
Le prix d’une fiche de paie chez un expert-comptable
Le prix d’une fiche de paie chez un expert-comptable oscille entre 20 et 30 €. Cependant, comme dans tous les cas où vous allez recourir à un prestataire, le prix ne suffit pas pour faire votre choix. Il vous faut considérer toutes les prestations annexes qui justifieront le montant proposé.
En plus de l’édition des fiches de paie, l’expert-comptable peut en effet :
- établir les déclarations sociales obligatoires : ceci inclut la déclaration annuelle des données sociales (DADS), les déclarations sociales nominatives (DSN) ou encore les déclarations aux caisses de retraite et mutuelles ;
- gérer le prélèvement à la source : l’expert-comptable calcule et prélève l’impôt sur le revenu directement sur les fiches de paie, en veillant à appliquer le taux personnalisé transmis par l’administration fiscale ;
- gérer les absences et congés des salariés : ce service implique le suivi rigoureux des droits des salariés, comme les congés payés, les absences pour maladie ou les congés parentaux. L’expert-comptable ajuste les fiches de paie en fonction des absences signalées ;
- proposer des prestations de conseil en droit social : cela peut être utile dans des situations particulières, comme l’embauche de nouveaux salariés, une rupture conventionnelle ou la mise en place de nouvelles primes.
Le prix d’une fiche de paie réalisée soi-même
En règle générale, réaliser ses fiches de paie soi-même se révèle moins cher dès lors que vous avez plus de 10 salariés.
Cependant, cela implique que vous ayez les ressources en interne, et notamment :
- du personnel formé et compétent ;
- un logiciel de paie adapté et performant.
Pour optimiser cette dépense salariale, nous vous recommandons de recruter un collaborateur polyvalent, comme un comptable dont la paie ne serait pas l’unique mission. Notez que celui-ci peut tout à fait opter pour un logiciel de gestion de la paie en ligne.
Si vous envisagez de réaliser vos fiches de paie entièrement vous-même, vous pouvez vous appuyer sur un modèle de fiche de paie téléchargeable au format qui vous convient.
Quels éléments influencent le prix global d’un bulletin de paie ?
Établir une fiche de paie conforme ne se résume pas à intégrer une suite de données dans un logiciel de paie. Pour mieux maîtriser ce poste de dépenses, il vous faut donc comprendre ce qui peut l’impacter. Que vous décidiez d’externaliser ou non l’élaboration de la paie de vos collaborateurs, plusieurs éléments influencent le prix global d’un bulletin de paie. Il s’agit notamment de :
- la complexité du secteur d’activité ;
- les évolutions législatives et réglementaires ;
- le tarif du logiciel de paie utilisé ;
- le coût humain et matériel.
La complexité du secteur d’activité
On ne gère pas de la même manière la paie d’un secteur comme l’hôtellerie-restauration et la paie d’une entreprise de services. Ainsi, pour un restaurant, le recueil des éléments variables de paie et notamment les heures de travail peut s’avérer complexe. Pour garantir la fiabilité des données recueillies, vous aurez peut-être besoin d’utiliser un logiciel de pointage.
De la même manière, il est fréquent de recourir à des contrats courts dans le domaine de la restauration. Inévitablement, cela induit de procéder à l’établissement d’un solde de tout compte.
Dans ce cas précis, le gestionnaire de paie aura donc besoin de consacrer davantage de temps à l’élaboration des bulletins de salaire.
Les évolutions législatives et réglementaires
La paie est un domaine éminemment complexe. En effet, les évolutions législatives sont fréquentes, ce qui augmente potentiellement le risque d’erreur de paie.
Si l’entreprise opte pour l’internalisation de sa paie, elle devra s’engager à former en permanence son personnel en charge de la paie et opter pour un logiciel de paie mis à jour régulièrement.
Le tarif du logiciel de paie utilisé
Lors du choix d’un logiciel de paie, se concentrer uniquement sur le prix peut sembler tentant. Certains logiciels gratuits existent, mais ils peuvent présenter des risques pour votre activité, notamment en matière de confidentialité des données ou d’actualisation face aux évolutions législatives.
Il est donc essentiel d’examiner l’ensemble des fonctionnalités avant de faire votre sélection. Privilégier une solution complète permet de gérer efficacement la paie de vos collaborateurs, depuis la collecte des éléments variables jusqu’à l’établissement de la DSN.
Le coût humain et matériel
La production d’une fiche de paie implique des coûts souvent sous-estimés :
- le coût humain : la gestion de la paie nécessite que votre personnel soit compétent et formé. Vous devez donc proposer régulièrement à vos salariés des formations liées à la paie ou à la bonne utilisation du logiciel ;
- le coût matériel : pour assurer la logistique de la paie et être en conformité avec la loi en matière de dématérialisation de la paie, vous devrez choisir un coffre-fort numérique. Ce type de solution représente un investissement supplémentaire, non seulement pour l’achat du logiciel, mais aussi pour les frais récurrents liés à la sécurité des données, aux mises à jour et à l’entretien du système.
Les différents éléments que nous avons cités plus haut vous permettront de mieux comprendre ce qui se cache derrière l’élaboration de la paie de vos salariés. Plus vous avez de paies à gérer et plus vous serez en mesure de réaliser des économies d’échelle.
Quelles solutions pour réduire le coût d’une fiche de paie ?
Établir des fiches de paie est incontournable pour une entreprise et vous ne pourrez donc pas échapper à ce poste de dépense. Il est alors pertinent de réfléchir aux solutions possibles pour réduire le coût d’une fiche de paie :
- gérer en interne la paie de ses collaborateurs ;
- déléguer seulement une partie de la paie ;
- s’appuyer sur un logiciel de paie en ligne.
Gérer en interne la paie de ses collaborateurs
Il peut être tentant de se lancer dans la réalisation de la paie de ses salariés. Or, cette solution est relativement risquée du fait de la technicité même de la paie mais aussi de l’instabilité juridique à laquelle s’expose l’entreprise.
La gestion interne de la paie nécessite donc un investissement en temps et en compétences pour éviter les erreurs et garantir le respect des délais. Cependant, elle garantit un contrôle direct sur les données salariales, ce qui peut être un atout pour les entreprises dont les processus de paie sont relativement simples.
Déléguer seulement une partie de la paie
De nombreuses entreprises font appel aux services d’un cabinet d’expertise-comptable ou d’un cabinet d’externalisation de la paie. Les tarifs généralement observés se situent en moyenne à 30 € par bulletin.
Cependant, pour réduire ce coût, il est possible de déléguer seulement certains aspects de la gestion de la paie. Par exemple, l’entreprise peut conserver la gestion de la transmission de la DSN ou la saisie des éléments variables de paie (heures supplémentaires, primes, etc.), tout en confiant l’établissement des bulletins de paie à un professionnel. Une autre option consiste à externaliser la vérification des déclarations fiscales ou sociales, tout en gérant la création des fiches de paie en interne à l’aide de logiciels adaptés.
Cette approche hybride permet de combiner l’expertise externe pour les tâches les plus techniques et la gestion interne pour les processus plus simples. Elle réduit ainsi les coûts tout en laissant à l’entreprise une certaine autonomie dans le suivi des paies.
S’appuyer sur un logiciel de paie en ligne
Gérer sa paie à l’aide d’un logiciel de paie peut être une solution intermédiaire. L’entreprise accède alors à une plateforme en ligne sécurisée afin de réaliser soi-même ses paies. La force de cette solution réside dans la simplification du parcours utilisateur ainsi que la possibilité de solliciter les conseils d’experts en cas de difficultés. Il faudra néanmoins vous assurer au préalable que le niveau de complexité de vos paies reste gérable simplement.
FAQ
Pourquoi la fiche de paie coûte-t-elle si cher ?
En raison d’une législation sociale fluctuante et des risques juridiques qui en découlent, la paie peut s’avérer complexe. De plus, une mauvaise gestion de la paie a des impacts sur la gestion comptable et le climat social de l’entreprise.
Quels éléments figurent sur une fiche de paie ?
La fiche de paie mentionne le salaire brut, les charges sociales (salariées et patronales) et le net à payer. Elle inclut aussi les éléments variables comme les heures supplémentaires, les primes et les absences. Elle comporte enfin des informations relatives aux congés payés et aux retenues fiscales.
Faut-il réaliser ses fiches de paie soi-même ?
La gestion de la paie est à la fois complexe et chronophage. Il est important de trouver un équilibre entre le temps disponible et les ressources mobilisables pour gérer efficacement la paie en interne. En général, les entreprises de moins de 10 salariés ont tout intérêt à externaliser cette tâche.
