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Ressources Humaines

Comment choisir entre externalisation ou logiciel de paie ?

En bref

  • Deux options existent pour gérer la paie d’une entreprise : faire sa paie en interne grâce à un logiciel de paie ou faire appel à un prestataire externe (on parle d’externalisation).
  • L’externalisation de la paie présente de nombreux avantages (gain de temps, paie conforme, conseils d’experts), mais elle a un coût non négligeable.
  • Utiliser un logiciel de paie est une solution nettement plus économique, apporte plus de flexibilité et d’autonomie, mais requiert du temps.

Garante d’un bon climat social, la gestion de la paie tient une place importante dans la gestion des ressources humaines. Mission chronophage et complexe à réaliser, elle requiert un certain niveau d’expertise (juridique, sociale et fiscale). En tant que dirigeant de PME, vous hésitez encore entre conserver la gestion de la paie en interne, via un logiciel de paie, ou à l’externaliser, via un prestataire externe.

Mais en quoi consiste exactement l’externalisation de la paie ? Vers quels prestataires se tourner ? Quel coût cela représente ? Quelle est la meilleure solution pour votre PME ?

Dans cet article, nous vous présentons les deux solutions pour vous guider dans votre choix en fonction de vos besoins et de votre budget.

Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?

L’externalisation de la paie repose sur le principe de confier la gestion de la paie à un prestataire externe. La paie est alors réalisée par le prestataire choisi, à partir des éléments variables que vous lui avez transmis.

Les différentes formes d’externalisation

Il existe deux formes d’externalisation de la paie.

On parle d’externalisation partielle de la paie lorsque vous utilisez l’outil mis à disposition par votre prestataire pour gérer la paie au quotidien. Vous devez ainsi saisir les données variables directement dans le logiciel de paie pour générer les bulletins de salaire de vos collaborateurs. Vous vous répartissez les tâches avec votre prestataire.

Dans le cas d’une externalisation totale de la paie, vous décidez de vous décharger complètement de la gestion de la paie en interne. Cette mission est déléguée dans sa totalité auprès d’un prestataire externe.

Sachez tout de même, que vous devrez communiquer les données à votre prestataire. Il est de votre responsabilité de vous assurer que ces données soient fiables pour éviter tout risque d’erreur.

Prenez bien le temps d’échanger avec votre prestataire et de contrôler les bulletins de salaire produits.

À qui confier la gestion de la paie de sa PME ?

Vous avez le choix entre plusieurs prestataires :

  • un cabinet d’expertise comptable : pour une question pratique, les PME ont généralement recours à un cabinet comptable. En effet, cela permet de déléguer à un seul prestataire, à la fois la gestion de leur comptabilité, mais aussi la gestion sociale de leur entreprise. Toutefois, soyez vigilant, certains cabinets comptables (notamment les petits) ne possèdent pas toujours de collaborateurs qualifiés dédiés au volet social. L’expertise risque alors de ne pas être à la hauteur de vos attentes.
  • un gestionnaire de paie indépendant : faire appel à un prestataire freelance permet une certaine flexibilité. C’est vous qui choisissez les missions que vous souhaitez lui confier en fonction de vos besoins. Les données traitées étant sensibles, veillez cependant à faire signer une clause de confidentialité.
  • une entreprise spécialisée dans la gestion de la paie : si vous êtes amenés à externaliser totalement la gestion de la paie, privilégiez davantage les entreprises spécialisées, avec des professionnels formés à la paie. Vous pourrez ainsi bénéficier d’une expertise RH sur mesure. Sachez également qu’il existe des cabinets spécialisés dans certains secteurs d’activité tels que le transport ou encore l’audiovisuel.

Enfin, certains éditeurs tels que Sage Paie, 123 Paie ou encore Fiche-Paie.net, proposent un service d’externalisation. Vous travaillez en collaboration sur leur logiciel de paie, puis ils se chargent du traitement. C’est une solution à envisager si vous envisagez à terme d’internaliser la paie.

Pourquoi externaliser la paie d’une PME ?

Externaliser la paie représente de nombreux avantages pour une PME :

  • gagner du temps au quotidien, quelle que soit la forme d’externalisation choisie ;
  • éviter les erreurs de paie et ainsi maintenir un bon climat social ;
  • bénéficier d’une expertise juridique (surtout si la réglementation applicable dans votre secteur d’activité est fluctuante) ;
  • réduire vos coûts (le budget alloué est le même chaque mois, pas de frais de recrutement et de coût de formation nécessaire).

Combien coûte l’externalisation de la paie ?

Forcément, faire appel à un prestataire externe représente un coût non négligeable. Ce coût sera plus ou moins important en fonction de l’effectif de votre entreprise, mais aussi en fonction du prestataire choisi. Assurez-vous de choisir un prestataire adapté à vos besoins et à vos spécificités.

De manière générale, le prestataire choisi vous proposera de vous facturer au bulletin, soit en moyenne 25 euros par bulletin de salaire.

À cela, peut s’ajouter la réalisation de prestations complémentaires liées à l’administration du personnel comme la déclaration d’embauche ou encore la rédaction d’un contrat de travail (comptez en moyenne entre 50 et 100 euros pour ce dernier). D’autres coûts cachés à l’externalisation de la paie sont également à prendre en compte comme le suivi des congés payés ou encore la réalisation de la déclaration sociale nominative (DSN).

Cette activité n’étant pas réglementée, votre prestataire peut fixer librement ses tarifs. Pensez donc à demander clairement sa grille de tarification pour les prestations dont vous avez besoin, afin de vous assurer que cela rentre dans votre budget.

Le logiciel de paie : l’alternative à l’externalisation de la paie

Plusieurs raisons peuvent vous pousser à ne pas vouloir confier la gestion de la paie à un tiers. Et heureusement, il existe d’autres solutions, et notamment les logiciels de paie.

Comment fonctionne le logiciel de paie ?

Le logiciel de paie permet de faciliter la gestion de la paie pour la traiter en toute autonomie. De ce fait, son utilisation reste simple et intuitive. Il vous suffit de saisir les données variables de paie (nombre d’heures travaillées, heures supplémentaires, heures d’absences, primes ou avantages) pour chacun de vos salariés. Le logiciel de paie calculera ensuite automatiquement la paie de votre salarié et générera le bulletin de salaire correspondant.

Assurez-vous de la conformité des éléments saisis avant de valider définitivement votre paie.

Il existe une multitude de logiciels de paie tels que Payfit, Sage Business Cloud ou encore Listo Paye. À vous de choisir celui qui répondra le mieux à vos attentes et vos besoins (fonctionnalités, utilisation, budget, etc.)., si vous êtes une TPE, une PME ou une grande entreprise.

Les avantages à utiliser un logiciel de paie

Les avantages à utiliser un logiciel de paie reposent essentiellement sur ces nombreuses fonctionnalités qui facilitent la gestion de la paie si vous décidez de le faire seul. Ils sont en effet accessibles, même sans connaissance en gestion des RH et plus spécifiquement en paie. Ainsi, même une TPE sans équipe RH peut arriver à gérer la paie de ses salariés seule, sans devoir faire appel à son expert-comptable ou un autre professionnel expert. On peut citer :

  • le calcul automatique des salaires (salaire net à verser) ;
  • la mise à jour automatique du décompte des congés payés ;
  • la réalisation automatique de la DSN ;
  • la dématérialisation des bulletins de paie ;
  • la centralisation et la sécurisation de vos données RH.

L’automatisation de ces tâches représente un gain de temps précieux pour votre gestionnaire de paie. Vous pourrez ainsi réinvestir ce temps dans des missions à plus forte valeur ajoutée.

De plus, le logiciel de paie vous assure de réduire le risque d’erreur. Pour rappel, les erreurs de paie peuvent avoir de lourdes conséquences (redressement URSSAF et fiscal notamment) sur la gestion comptable de votre entreprise.

Les limites des logiciels de paie

Même s’il présente de réels avantages, un logiciel de paie engendre toutefois un coût non négligeable. En effet, au-delà de son coût d’acquisition (forfait annuel), il faut ajouter les coûts annexes liés à la maintenance, aux mises à jour (légales et fonctionnelles).

De plus, vous devrez également former votre collaborateur en charge de la paie pour garantir une utilisation optimale du logiciel. Bien souvent, les collaborateurs ne connaissent qu’une infime partie des fonctionnalités présentes dans le logiciel, qui pourraient pourtant leur faire gagner un temps précieux au quotidien.

Conclusion : logiciel de paie ou externalisation de la paie pour votre PME ?

Les critères de choix

Pour choisir la meilleure option pour votre entreprise, il est nécessaire de réaliser un état des lieux de votre processus de gestion de paie actuel. Ainsi, déterminez au préalable :

  • le nombre de bulletins de salaire mensuel à calculer ;
  • le niveau d’expertise demandé (spécificités de votre secteur d’activité, statut de vos salariés, convention collective applicable, etc.) ;
  • le budget alloué à la gestion de la paie ;
  • les compétences en interne ;
  • le niveau d’autonomie et de responsabilité ;
  • vos éventuelles contraintes informatiques.

C’est ensuite à vous d’évaluer en fonction de votre situation, quelle option est la plus adaptée. En ce qui concerne les logiciels de paie, n’hésitez pas à échanger avec les marques, profiter des démos et essais gratuits pour comprendre le fonctionnement de l’outil et les tester avant de vous lancer.

Tableau comparatif entre externalisation de la paie et logiciel de paie

Pour vous aider à y voir plus clair, voici un tableau comparatif des caractéristiques de chacune des options.

comparatif-externalisation-logiciel-paie
Comparatif entre externalisation de la paie et logiciel de paie

Ainsi, comme vous pouvez le constater, que vous choisissiez de recourir à un logiciel SIRH paie ou à l’externalisation de la paie, cela relève avant tout d’un choix propre à votre entreprise. Ces deux solutions présentent chacune leurs avantages et leurs inconvénients. À vous de déterminer celle qui répondra le mieux à vos attentes, vos besoins et votre budget.

FAQ

Comment internaliser la paie d’une PME ?

Pour internaliser la paie, à savoir gérer la paie en interne, il est nécessaire de recruter un gestionnaire de paie. Pour aider ce dernier dans la réalisation de ses missions, n’hésitez pas à recourir à un logiciel de paie.

Pourquoi gérer la paie d’une PME en interne ?

Gérer la paie en interne présente aussi des avantages : autonomie et souplesse, confidentialité de vos données, maintien des compétences en interne, maîtriser votre processus RH.

Quel est le meilleur logiciel de paie pour une PME ?

Chaque logiciel de paie présente ses avantages et ses limites. À vous de choisir celui qui sera à la hauteur de vos attentes et qui répondra au mieux à vos besoins.

SOURCES
  1. Fiche de paie — Service-public.fr
  2. Tout savoir sur la fiche de paie — Economie.gouv.fr
Emilie Aragon
Rédactrice RH

Émilie est une spécialiste des Ressources Humaines. Diplômée d’un Master Management des Ressources humaines spécialité recrutement, elle occupe pendant plus de 5 ans divers postes dans le secteur RH : chargée de recrutement, responsable administratif et financier, gestionnaire de paie. Ces différentes expériences lui ont permis d'acquérir toute une palette de compétences et de connaissances en matière RH.

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