En bref
- La digitalisation des ressources humaines consiste à automatiser et numériser les processus RH, tels que le recrutement, la gestion de la paie et la formation.
- Digitaliser ses processus RH permet à l’entreprise d’optimiser la gestion des datas, d’améliorer la prise de décision et de renforcer sa marque employeur.
- Il existe de nombreux SIRH pour soutenir les professionnels des ressources humaines. Le choix de l’outil dépend des besoins spécifiques de chaque entreprise.
La digitalisation RH désigne l’intégration de technologies numériques dans la gestion des ressources humaines. Elle permet de gagner en efficacité, de réduire les coûts administratifs et d’améliorer l’expérience des employés ainsi que la prise de décision. Enjeux, avantages et outils incontournables, voici tout ce qu’il faut savoir.
Digitalisation RH : de quoi parle-t-on ?
Qu’est-ce que la digitalisation en entreprise ?
La digitalisation en entreprise consiste à remplacer ou améliorer des processus manuels par l’utilisation d’outils numériques. Elle peut intégrer les technologies numériques dans l’ensemble des processus, produits et services de l’entreprise. Cela inclut l’utilisation de logiciels, de plateformes en ligne et d’outils digitaux pour automatiser les tâches, communiquer plus rapidement et optimiser la gestion des données.
La digitalisation des ressources humaines : qu’est-ce que c’est ?
Les professionnels RH peuvent digitaliser leurs process à plusieurs niveaux :
- automatisation des processus de recrutement ;
- suivi des compétences et gestion des parcours de développement ;
- gestion des performances, suivi des objectifs et des KPI ;
- automatisation du calcul des salaires, gestion des cotisations et des déclarations sociales ;
- gestion des congés et suivi des plannings ;
- communication interne et gestion de l’information RH en temps réel ;
- suivi de la Qualité de Vie au Travail (QVT) via des sondages en ligne ;
- gestion des talents et des carrières (promotions, mobilités internes, etc.).
Les 4 enjeux de la digitalisation des ressources humaines
La gestion des RH est par nature une activité qui peut se révéler très chronophage, du fait d’un grand nombre de tâches administratives.
Dans ce contexte, la digitalisation RH s’impose de plus en plus et recouvre plusieurs enjeux.
La sécurité et l’échange des informations RH
La digitalisation permet de centraliser les datas RH dans des systèmes sécurisés, où chaque utilisateur accède uniquement aux données auxquelles il est autorisé. Cela facilite la gestion des données tout en garantissant leur confidentialité.
Cela permet aussi aux professionnels RH de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme l’accompagnement des collaborateurs. La digitalisation réduit également les risques liés à la gestion manuelle des informations.
L’optimisation de la productivité
La généralisation du télétravail a renforcé le besoin de digitaliser certains aspects des ressources humaines au sein des entreprises. La mise en place d’un projet RH permet ainsi de faciliter l’accès aux documents. Il réduit le risque de perte ou de recherche fastidieuse d’informations.
Elle optimise aussi le traitement des demandes administratives, comme celles concernant les congés payés ou le suivi des absences. Par ailleurs, la digitalisation améliore la gestion des temps et activités, ainsi que les processus de recrutement et d’onboarding, en les rendant plus rapides et plus efficaces, même à distance.
Avoir une vision d’ensemble des processus RH
La gestion des ressources humaines peut parfois sembler opaque, d’où l’importance de standardiser les processus RH. La digitalisation permet d’améliorer la transparence de ces processus et facilite la communication entre les salariés, la direction et les équipes RH.
L’utilisation d’un ERP RH permet d’uniformiser et d’automatiser ces processus.
L’amélioration de son engagement sociétal et environnemental
La société dans son ensemble est de plus en plus préoccupée par les questions liées à la protection de l’environnement. Par conséquent, la réduction des déchets et donc des impressions papier apparaît comme un levier d’action essentiel. Concrètement, cela peut se manifester par une place croissante de l’échange d’informations en ligne via les emails, l’automatisation d’un certain nombre d’actions grâce à des logiciels RH, ou plus spécifiquement par la dématérialisation du bulletin de paie.
Outre l’impact environnemental, la digitalisation des RH est un atout majeur en matière de responsabilité sociale et environnementale mais aussi de valorisation de la marque employeur.
Quels sont les principaux avantages de la digitalisation RH ?
Amélioration de la prise de décision grâce à l’analyse des données
La digitalisation des processus RH permet de collecter et d’analyser une quantité importante de données sur les collaborateurs : performances, absences, compétences, etc. Ces données, une fois centralisées et traitées par des outils numériques, aident à avoir une vision claire des besoins et des dynamiques de l’entreprise.
Les responsables RH et les dirigeants peuvent ainsi prendre plus facilement des décisions stratégiques (gestion des talents, recrutements, plans de formation, etc.).
Le respect des contraintes légales et réglementaires
La législation sociale impose aux professionnels des RH une gestion rigoureuse de l’administratif, particulièrement en matière de paie et d’administration du personnel. En effet, lors d’un contrôle Urssaf, l’entreprise doit être en mesure de produire rapidement les documents demandés.
De la même manière, l’administration impose de plus en plus une gestion dématérialisée des ressources humaines depuis le choc de simplification. Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises ont l’obligation de réaliser les déclarations sociales en un seul et même document transmis en ligne, la Déclaration Sociale Nominative (DSN).
Par ailleurs, les espaces de stockage de données en ligne, qu’il s’agisse de coffres-forts numériques ou de logiciels en ligne, répondent à des règles strictes en matière de protection des données, notamment le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
Pour l’entreprise comme pour le salarié, c’est la garantie de voir ses données RH et personnelles traitées de façon sécurisée.
L’adaptation aux nouveaux modes de travail
Les outils numériques se sont largement imposés dans nos pratiques de travail : télétravail, communication asynchrone, formation en ligne, etc. Ces nouvelles pratiques incitent la fonction RH à délaisser de plus en plus le format papier pour faire en sorte que la communication demeure la plus fluide possible. La digitalisation RH présente alors l’avantage de diminuer le temps de traitement des demandes pour une meilleure qualité des échanges, même lorsque ces derniers se font à distance.
Amélioration de l’expérience collaborateur
La digitalisation des ressources humaines simplifie l’accès aux informations et services pour les employés. Par exemple, les collaborateurs peuvent soumettre leurs demandes de congés, consulter leurs fiches de paie, suivre leurs heures de travail ou accéder à des formations via des plateformes en ligne.
Cela libère du temps aux services RH qui peuvent ainsi se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Renforcement de la marque employeur
L’utilisation d’outils numériques dans le recrutement, l’onboarding et la gestion des talents permet à l’entreprise de se démarquer et de se positionner comme un acteur moderne et dynamique. Elle renforce ainsi son image de marque employeur.
La digitalisation montre que l’entreprise se soucie du bien-être de ses employés, ce qui améliore sa réputation et contribue à l’attraction des talents.
5 types de logiciel pour une digitalisation RH réussie
Pour réussir la digitalisation des ressources humaines de son entreprise, il convient de s’équiper de bons outils, et notamment de logiciels SIRH performants.
Un logiciel SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est un outil conçu pour gérer les fonctions RH d’une entreprise : recrutement, onboarding, paie, gestion des congés, etc. Nous vous proposons ci-dessous une liste de cinq logiciels incontournables pour digitaliser efficacement votre gestion RH.
Un logiciel de recrutement (ATS)
Un recrutement peut être à la fois très coûteux, chronophage et énergivore. Digitaliser ses processus de recrutement peut donc se révéler très judicieux. Outre le gain de temps, un logiciel de recrutement, également appelé logiciel ATS (Applicant Tracking System), a pour objectif de simplifier et de centraliser la communication entre les différents intervenants du parcours de recrutement.
Ce type de logiciel est particulièrement adapté aux entreprises soucieuses d’optimiser leurs campagnes de recrutement et qui doivent gérer un flux important d’informations.
Un logiciel d’onboarding
Un logiciel d’onboarding est une solution numérique qui facilite l’intégration des nouveaux employés en centralisant les tâches administratives, la formation et la gestion des premiers jours au sein de l’entreprise. Ce type de logiciel comporte plusieurs avantages :
- il centralise toutes les étapes administratives ;
- il permet de créer un parcours d’intégration sur-mesure pour chaque nouvel arrivant ;
- les nouveaux employés ont accès aux ressources et informations à tout moment ;
- il assure un suivi personnalisé et favorise un engagement dès le premier jour.
Un logiciel de paie
La paie est un indispensable de la gestion des ressources humaines. Cependant, établir un bulletin de paie peut s’avérer particulièrement compliqué. Pour se conformer à la loi et réussir sa paie, il est fortement recommandé de se tourner vers un logiciel de fiche de paie en ligne.
Digitaliser la paie, c’est à la fois répondre à la nécessité de produire une paie fiable mais aussi se conformer à l’obligation de dématérialisation de la paie voulue par l’administration.
Un logiciel de gestion des temps et activités
La gestion des temps et des activités (GTA) est essentielle pour optimiser la planification des ressources humaines et contrôler les coûts. Un logiciel de GTA permet de suivre les heures de travail des collaborateurs, d’organiser les plannings en fonction des absences et de faciliter la gestion du temps. Ce type de logiciel garantit également le respect des contraintes légales concernant les heures supplémentaires et la gestion des congés. Il s’agit aussi d’un outil d’analyse très utile pour améliorer la productivité et la flexibilité au sein de l’entreprise.
Adopter un logiciel de GTA est une excellente solution pour y parvenir mais aussi pour s’adapter aux nouvelles formes d’organisation du travail, particulièrement le télétravail.
Un logiciel de gestion des congés et suivi des absences
La gestion des congés et le suivi des absences sont sans doute l’une des activités les plus chronophages de la gestion RH. Suivre le nombre de jours de congés pris et ceux restants conformément aux dispositions légales et conventionnelles, suivre les demandes et enfin répartir la charge de travail au sein de l’équipe sont autant d’étapes qui donnent lieu à une grande quantité de documents si l’entreprise n’a pas opté pour la digitalisation du suivi des congés et absences. En outre, cela accroît le risque d’erreur de traitement.
La meilleure alternative reste alors de vous tourner vers un logiciel de gestion des congés et de suivi des absences.
FAQ
Qu’est-ce que la digitalisation des RH ?
La digitalisation des ressources humaines désigne la transition de la gestion RH traditionnelle, souvent basée sur des supports papier, vers une gestion automatisée et numérique. Elle passe généralement par la mise en place d’un SIRH complet qui permet une gestion à 360° des tâches.
Quels sont les enjeux de la digitalisation des ressources humaines ?
Les enjeux RH incluent la sécurisation des données RH et la facilitation des échanges, l’optimisation des performances et de la productivité, ainsi qu’une vue d’ensemble des processus RH. Elle permet aussi d’améliorer l’engagement sociétal et environnemental de l’entreprise.
Quels sont les principaux avantages de la digitalisation RH ?
La digitalisation des ressources humaines facilite la prise de décisions grâce à l’analyse des données. Elle assure la conformité légale de l’entreprise et facilite l’adaptation aux nouveaux modes de travail, comme le télétravail. Elle améliore l’expérience collaborateur et renforce la marque employeur.