Ressources Humaines

Digitalisation RH : 4 enjeux, 3 avantages et 5 logiciels

La gestion des ressources humaines n’échappe pas à l’ère du digital et de la dématérialisation. C’est d’autant plus indispensable que la fonction RH donne lieu à une production importante de documents tout au long de la vie du salarié en entreprise. C’est dans ce contexte-ci que le numérique a progressivement transformé la gestion des RH afin de libérer du temps à ces professionnels. Ils sont alors en mesure d’accomplir des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Qu’est-ce que précisément la digitalisation des RH ? Quels enjeux se cachent derrière cette dernière ? Quels sont les principaux avantages à digitaliser sa gestion des RH ? Enfin, découvrez nos cinq logiciels qui contribueront à une digitalisation RH réussie.

Digitalisation RH : de quoi parle-t-on ?

Qu’est-ce que la digitalisation ?

De manière générale, la digitalisation évoque principalement la numérisation de certains documents. C’est d’ailleurs la définition qui est proposée par le dictionnaire Robert qui définit la digitalisation comme l’”action de digitaliser ; numérisation.”

La digitalisation en entreprise renvoie quant à elle à une conception beaucoup plus large de l’optimisation de l’organisation dans un souci d’amélioration des performances globales. Il s’agit de la suite logique de l’évolution technologique de nos sociétés qui tend à remplacer la gestion traditionnelle de l’activité par des outils numériques performants et notamment divers logiciels.

La digitalisation des ressources humaines : qu’est-ce que c’est ?

La digitalisation des RH peut se définir comme l’ensemble des pratiques mises en œuvre pour dématérialiser les divers domaines de la gestion des ressources humaines tels que le recrutement, la formation et la gestion des compétences, la gestion de la paie, la QVT, etc.

Le recours massif au télétravail lors de la pandémie de COVID-19 a en outre accéléré le besoin de dématérialiser l’activité de la fonction RH dans un souci de simplification et de meilleure fluidité des échanges d’informations.

Les 4 enjeux de la digitalisation des ressources humaines

La gestion des RH est par nature une activité qui peut se révéler très chronophage, du fait d’un grand nombre de tâches administratives. C’est dans ce contexte que sa digitalisation s’impose de plus en plus. Pour l’entreprise, les principaux enjeux de la digitalisation des ressources humaines sont les suivants :

  • l’amélioration de son engagement sociétal et environnemental ;
  • la sécurité et l’échange des informations RH ;
  • l’optimisation de la productivité ;
  • avoir une vision d’ensemble des processus RH.

L’amélioration de son engagement sociétal et environnemental

La société dans son ensemble est de plus en plus préoccupée par les questions liées à la protection de l’environnement. Par conséquent, la réduction des déchets et donc des impressions papier apparaît comme un levier d’action essentiel. Concrètement, cela peut se manifester par une place croissante de l’échange d’informations en ligne via les emails, l’automatisation d’un certain nombre d’actions grâce à des logiciels RH, ou plus spécifiquement par la dématérialisation du bulletin de paie.

Outre l’impact environnemental, la digitalisation des RH est un atout majeur en matière de responsabilité sociale et environnementale mais aussi de valorisation de la marque employeur.

La sécurité et l’échange des informations RH

Les données RH sont par nature sensibles et nécessitent de pouvoir y accéder rapidement et en toute simplicité. Ainsi, leur digitalisation permet à chacun, en fonction des autorisations accordées, de pouvoir récupérer ou accéder facilement à l’information dont il a besoin pour se concentrer efficacement sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Les professionnels de la fonction RH peuvent alors s’imposer plus facilement comme un partenaire stratégique auprès de la direction.

L’optimisation de la productivité

La généralisation du télétravail a eu pour effet de renforcer la nécessité de digitaliser plusieurs pans de l’activité des entreprises. La digitalisation de l’activité RH permet donc de limiter la perte ou la recherche de divers documents, d’améliorer le délai de traitement des demandes telles que les demandes de congés payés ou le suivi des absences, la gestion des temps et activités ou bien encore la gestion du recrutement et de l’onboarding.

Avoir une vision d’ensemble des processus RH

La gestion des ressources humaines peut parfois sembler opaque pour certains. C’est pourquoi l’harmonisation des processus RH est primordiale. Ainsi, la digitalisation renforce la visibilité sur ces derniers tout en fluidifiant la communication entre salariés, direction et bien sûr collaborateurs RH. À l’heure où l’on se doit d’être réactif, la digitalisation des RH permet de rendre transparents les process, indépendamment des personnes qui ont la charge de les déployer concrètement.

Quels sont les principaux avantages de la digitalisation RH ?

La digitalisation RH présente de nombreux avantages. Parmi les principaux, on citera ces trois points :

  • un gain de temps favorisant la préservation de la santé mentale ;
  • un meilleur respect des contraintes légales et réglementaires ;
  • l’adaptation aux nouveaux modes de travail.

Un gain de temps favorisant la préservation de la santé mentale

Ces dernières années, les questions autour de la qualité de vie au travail élargies aux conditions de travail ont pris une place centrale dans les réflexions des professionnels RH. Ainsi, à travers la digitalisation RH, les entreprises ont un rôle déterminant à jouer pour favoriser la réduction du stress, le sentiment de bien-être au travail et permettre à chacun de gagner du temps en réduisant la gestion papier, à travers l’automatisation de leurs diverses demandes RH notamment.

Le respect des contraintes légales et réglementaires

La législation sociale impose aux professionnels des RH une gestion rigoureuse de l’administratif, particulièrement en matière de paie et d’administration du personnel. En effet, lors d’un contrôle URSSAF, l’entreprise doit être en mesure de produire rapidement les documents demandés. De la même manière, l’administration impose de plus en plus une gestion dématérialisée des ressources humaines depuis le choc de simplification. Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises ont l’obligation de réaliser les déclarations sociales en un seul et même document transmis en ligne, la Déclaration Sociale Nominative (DSN).

Par ailleurs, les espaces de stockage de données en ligne, qu’il s’agisse de coffres-forts numériques ou de logiciels en ligne, répondent à des règles strictes en matière de protection des données, notamment le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Pour l’entreprise comme pour le salarié, c’est la garantie de voir ses données RH et personnelles traitées de façon sécurisée.

L’adaptation aux nouveaux modes de travail

Les outils numériques se sont largement imposés dans nos pratiques de travail : télétravail, communication asynchrone, formation en ligne, etc. Ces nouvelles pratiques incitent la fonction RH à délaisser de plus en plus le format papier pour faire en sorte que la communication demeure la plus fluide possible. La digitalisation RH présente alors l’avantage de diminuer le temps de traitement des demandes pour une meilleure qualité des échanges, même lorsque ces derniers se font à distance.

Les 5 logiciels incontournables pour une digitalisation RH réussie

Pour réussir la digitalisation des ressources humaines de son entreprise, il convient de s’équiper de bons outils, et notamment de logiciels performants. Nous vous proposons ci-dessous une liste des cinq logiciels incontournables pour digitaliser efficacement votre gestion RH.

Un logiciel de recrutement (ATS)

Un recrutement peut être à la fois très coûteux, chronophage et énergivore. C’est pourquoi, se tourner vers une digitalisation de son processus de recrutement peut se révéler très judicieux. Outre le gain de temps, un logiciel de recrutement, également appelé logiciel ATS (Applicant Tracking System), a pour objectif de simplifier et de centraliser la communication entre les différents intervenants du parcours de recrutement.

Ce type de logiciel est particulièrement adapté aux entreprises soucieuses d’optimiser leurs campagnes de recrutement et qui doivent gérer un flux important d’informations.

Un logiciel d’onboarding

Le recrutement des meilleurs talents ne saurait se résumer à la seule phase de recrutement. En effet, l’intégration de la nouvelle recrue a également une importance cruciale. Plus communément appelée phase d’onboarding, cette étape d’intégration est jalonnée d’échanges de documents administratifs et de transmissions de directives.

Afin que chacun puisse rapidement prendre ses marques et se mettre au travail, l’utilisation d’un logiciel d’onboarding est souvent une excellente solution pour abaisser le niveau de charge mentale du nouveau collaborateur, agir conformément à la loi en récoltant toutes les informations nécessaires à la paie et l’administration du personnel. Enfin, le logiciel d’onboarding est un atout précieux pour valoriser votre marque employeur dans un contexte de recrutement tendu.

Un logiciel de paie

La paie est un indispensable de la gestion des ressources humaines. Cependant, établir un bulletin de paie peut s’avérer particulièrement compliqué. Pour se conformer à la loi et réussir sa paie, il est fortement recommandé de se tourner vers un logiciel de paie en ligne.

Digitaliser la paie, c’est à la fois répondre à la nécessité de produire une paie fiable mais aussi se conformer à l’obligation de dématérialisation de la paie voulue par l’Administration.

Un logiciel de gestion des temps et activités

La gestion des temps et activités (GTA) est souvent le parent mal-aimé de la gestion des ressources humaines. Or, elle est bien souvent déterminante pour réussir à mieux maîtriser ses coûts et améliorer la productivité. Adopter un logiciel de GTA est une excellente solution pour y parvenir mais aussi pour s’adapter aux nouvelles formes d’organisation du travail, particulièrement le télétravail.

Un logiciel de gestion des congés et suivi des absences

La gestion des congés et le suivi des absences sont sans doute l’une des activités les plus chronophages de la gestion RH. Suivre le nombre de jours de congés pris et ceux restants conformément aux dispositions légales et conventionnelles, suivre les demandes et enfin répartir la charge de travail au sein de l’équipe sont autant d’étapes qui donnent lieu à une grande quantité de documents si l’entreprise n’a pas opté pour la digitalisation du suivi des congés et absences. En outre, cela accroît le risque d’erreur de traitement.

La meilleure alternative reste alors de vous tourner vers un logiciel de gestion des congés et de suivi des absences.

FAQ

Qu’est-ce que la digitalisation des RH ?

La digitalisation des ressources humaines consiste à passer d’une gestion papier à une gestion numérique de la fonction. Outre la numérisation des documents administratifs, la digitalisation RH passe généralement par la mise en place d’un SIRH complet qui permet une gestion à 360° des ressources humaines de l’entreprise.

Quels sont les enjeux de la digitalisation des ressources humaines ?

Les enjeux de la digitalisation des RH sont l’amélioration de l’engagement sociétal et environnemental de l’entreprise, la sécurité et l’échange des informations RH, l’optimisation de la productivité et la vision d’ensemble des processus RH.

Quels sont les principaux avantages de la digitalisation RH ?

La digitalisation RH présente de nombreux avantages. Parmi les principaux, on peut citer le gain de temps favorisant la préservation de la santé mentale, le meilleur respect des contraintes légales et réglementaires et l’adaptation aux nouveaux modes de travail.

Guillaume Robez

Responsable éditorial

Guillaume est le co-fondateur d'independant.io. Sa spécialité ? Décrypter les offres, lire les conditions générales et les grilles tarifaires pour vous dénicher les meilleurs produits et services.