Vous souhaitez mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie au sein de votre entreprise et vous cherchez le meilleur outil pour vous accompagner. Voici quelques rappels sur vos obligations, notre sélection des meilleurs coffres-forts numériques suivis par quelques conseils sur comment choisir.
Coffre-fort numérique et bulletin de paie : quelques rappels
Définition et caractère obligatoire
La notion de coffre-fort numérique (aussi appelé coffre-fort électronique, virtuel ou e coffre-fort) est définie par l’article L.103 du code des postes et des communications électroniques. Il s’agit d’une plateforme hautement sécurisée de distribution, de stockage et d’archivage de documents numériques sensibles. Il peut s’agir de bulletins de paie, de documents RH comme des contrats de travail ou de tout autre document confidentiel. On parle aussi de Système d’Archivage Electronique (SAE).
Depuis janvier 2017, les entreprises peuvent choisir de dématérialiser les bulletins de paie à travers la digitalisation des RH, sans nécessité d’obtenir l’autorisation préalable de leurs salariés. Incitées à utiliser cette nouvelle pratique, ces dernières doivent s’équiper d’une solution pour la distribution et l’archivage des fiches de paie électroniques. Ainsi, les coffres-forts numériques ont émergé et s’adaptent aux besoins des services RH. Ils ne sont pas obligatoires mais l’entreprise reste dans l’obligation d’utiliser un outil de stockage et de distribution qui respecte les dispositions émises par la Loi El Khomri. Ainsi, seuls les coffres-forts numériques suivent les obligations en matière de confidentialité et d’intégrité et respectent plusieurs normes.
En pratique, votre entreprise doit se conformer à plusieurs obligations :
- les fiches de paie doivent être stockées grâce à un outil sécurisé et dédié ;
- les documents doivent être lisibles dans des formats standards type PDF ;
- l’accès des salariés doit être sécurisé et traçable, grâce à la signature électronique par exemple ;
- l’outil utilisé doit disposer d’une fonctionnalité permettant de notifier l’employeur de la bonne réception de la fiche de paie par le salarié.
Quels sont les avantages d’un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie ?
L’utilisation d’un coffre-fort numérique pour le bulletin de paie offre des avantages aussi bien à votre entreprise qu’à vos salariés.
Tout d’abord, en utilisant un coffre-fort électronique conforme à la réglementation en vigueur, vous êtes sûr de respecter vos obligations en termes d’accessibilité, de pérennité et de confidentialité. D’un point de vue pratique, la distribution des fiches de paie se fait en quelques clics et sans erreurs. Vous ferez aussi des économies en réduisant les impressions papiers et les frais d’envoi éventuels. Si des salariés choisissent d’opter pour la version papier de leurs fiches de paie, vous serez en mesure de gérer les deux processus en parallèle.
Pour les salariés, ils bénéficient d’un accès instantané et depuis n’importe où à l’ensemble de leurs bulletins de paie. Ils n’ont plus de soucis d’archivage ou de perte de documents. Les coffres-forts numériques peuvent aussi être utilisés pour stocker d’autres documents personnels et ainsi centraliser l’ensemble sur un seul outil.
Les meilleurs coffres-forts électroniques de bulletin de paie
Factorial
Factorial est un logiciel complet de gestion des RH, incluant un coffre-fort numérique. Tous les documents relatifs à ses salariés, y compris les fiches de paie, sont stockés et transmis en un clic. Il convient aux TPE et PME.
Personio
Personio est un acteur du marché des logiciels RH qui a pour but de digitaliser les processus et les tâches RH répétitives. Parmi les nombreuses fonctionnalités proposées, le coffre-fort permet un accès centralisé à tous les documents et toutes les données.
Nibelis
Logiciel de paie, Nibelis combine des fonctions de gestion RH, de gestion de la paie et un coffre-fort électronique. Avec ses offres sur-mesure, il s’adresse aussi bien au TPE qu’aux grandes entreprises.
Pagga
Adaptée aux TPE et PME, Pagga est une solution dédiée de coffre-fort numérique aux tarifs transparents et abordables. Elle peut être intégrée à la suite logicielle RH Lucca mais est aussi compatible avec de nombreux autres logiciels de fiche paie.
Peopledoc
Entreprise française présente à l’international, Peopledoc est un outil de communication et de gestion RH poussé adapté aux PME et grandes entreprises. En plus de son coffre-fort numérique MyPeopleDoc, il allie des outils de communication, de gestion des compétences ou encore d’analyses de données RH.
eDoc
eDOC est une solution spécialisée et dédiée au stockage et la distribution des bulletins de paie électroniques. Doté d’un outil de signature électronique, il dispose aussi d’une interface utilisateurs et d’une application mobile. Il convient à toutes les tailles d’entreprise.
Comment fonctionne un coffre-fort numérique ?
Même si les processus peuvent légèrement varier selon le prestataire, les fonctionnalités d’un coffre-fort numérique restent globalement les mêmes.
Du côté de l’entreprise/du service RH
Le coffre-fort peut être intégré à un logiciel RH ou non. Dans le premier cas, les données seront automatiquement accessibles, dans le second cas il faudra importer le fichier comportant les fiches de paie (fourni par votre expert-comptable par exemple). Les fiches de paie sont alors automatiquement horodatées et scellées numériquement. En un clic, l’outil se charge d’attribuer chaque fiche de paie à son salarié grâce au numéro de sécurité sociale ou un autre numéro d’identification et la distribuer dans le fichier du salarié.
Du côté du salarié
Les salariés sont notifiés de la mise à disposition d’une nouvelle fiche de paie. Ils se connectent alors à leur espace sécurisé et peuvent consulter en ligne ou télécharger le document.
Un salarié peut choisir à tout moment de revenir aux fiches de paie papier. Dans ce cas, vous aurez en tant qu’employeur trois mois pour satisfaire sa demande. La plupart des solutions de dématérialisation des bulletins de paie permettent de gérer les deux cas de figure à la fois.
Comment choisir un coffre-fort numérique ?
Les obligations
Premier critère pour choisir un coffre-fort numérique, il faudra s’assurer qu’il possède la certification Afnor. D’autres certifications comme les certifications ISO ou le label délivré par la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique sont gage de qualité.
Parmi ses obligations, le respect des délais légaux de conservation est impératif. Enfin, il faudra aussi s’assurer que le coffre-fort numérique choisi répond aux obligations de :
- pérennité (duplication sécurisée des documents pour éviter la perte) ;
- confidentialité (accès sécurisé par identification) ;
- intégrité (certifié à l’aide de techniques d’empreinte numérique) ;
- traçabilité (historique des utilisateurs).
Vos besoins
Pour choisir un coffre-fort numérique pour bulletin de paie, vous allez aussi devoir analyser vos besoins :
- Quelles fonctionnalités sont nécessaires ? Elles varient selon les prestataires et sont plus ou moins étendues. Certains s’arrêtent strictement à la distribution et à l’archivage des bulletins de paie alors que d’autres peuvent intégrer des fonctionnalités de communication, de gestion RH, d’analyses statistiques RH, …
- Quels contenus souhaitez-vous stocker et distribuer ? Certains coffres-forts numériques sont dédiés uniquement à la gestion des bulletins de paie alors que d’autres offrent un service plus large avec la gestion de tous les documents RH. On peut aussi trouver des coffres-forts numériques qui permettent aux salariés de les utiliser à des fins personnelles pour stocker leurs propres documents (factures, taxes, …).
Les intégrations
Selon votre gestion des RH, il est possible d’utiliser un logiciel de paie ou un logiciel de gestion des RH qui dispose d’un coffre-fort numérique. Dans ce cas, un seul outil facilite la réalisation du processus. Si vous cherchez un coffre-fort électronique externe pour venir en complément de votre logiciel de paie actuel (ou de celui de votre expert-comptable), assurez-vous de la compatibilité et de la facilité des échanges. Dans la même lignée, certains coffres-forts électroniques disposent d’une application mobile qui s’avère pratique pour vos salariés notamment.
Combien coûte un coffre-fort numérique ?
Le coût d’un coffre-fort numérique est variable et il est presque impossible pour nous de donner un tarif moyen. Il repose sur de nombreux critères comme les fonctionnalités incluses ou encore le nombre de salariés de votre entreprise. On peut aussi trouver des coffres-forts numériques gratuits, mais ils restent très limités et plutôt destinés à une utilisation personnelle.
Les tarifs peuvent être soit :
- par salarié ;
- par tranche de nombre de salariés ;
- en forfait mensuel ou annuel.
Des frais de mise en place sont parfois facturés. Certains prestataires affichent leur prix publiquement alors que d’autres invitent à faire une demande de devis. Les prix d’appel que nous avons constatés affichent un tarif de 60 centimes par mois et par salarié par exemple. Mais plusieurs demandes de devis vous permettront d’obtenir des tarifs personnalisés.
FAQ
Les coffres-forts numériques sont-ils obligatoires pour les bulletins de paie dématérialisés ?
Aucun texte de loi n’oblige l’utilisation d’un coffre-fort numérique pour gérer les bulletins de paie dématérialisés. Cependant, ils sont les seuls outils permettant de respecter les obligations légales concernant la mise en œuvre de la dématérialisation des fiches de paie.
Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?
La dématérialisation des bulletins de paie offre de nombreux avantages aussi bien aux entreprises (gain de temps et d’argent, amélioration de la productivité, sécurité et traçabilité de documents confidentiels, démarche écoresponsable) et aux salariés (accessibilité tout le temps et partout, risque de perte limité, archivage facilité).
