Top 8 des coffres-forts numériques pour bulletin de paie

Vous souhaitez mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie au sein de votre entreprise et vous cherchez le meilleur outil pour vous accompagner. Voici quelques rappels sur vos obligations, notre sélection des meilleurs coffres-forts numériques suivis par quelques conseils pour choisir celui qui sera le plus adapté en fonction de vos besoins.

Coffre-fort numérique et bulletin de paie : quelques rappels

Définition et caractère obligatoire 

La notion de coffre-fort numérique (aussi appelé coffre-fort électronique, virtuel ou e-coffre-fort) est définie par l’article L.103 du Code des postes et des communications électroniques. Il s’agit d’une plateforme hautement sécurisée de distribution, de stockage et d’archivage de documents numériques sensibles (documents RH comme les contrats de travail ou tout autre document confidentiel).

Depuis janvier 2017, les entreprises peuvent choisir de dématérialiser les bulletins de paie à travers la digitalisation des RH, et ce, sans l’autorisation préalable de leurs salariés. Cependant, en tant qu’employeur, vous êtes tenu d’informer vos salariés, au moins 1 mois avant le premier envoi ou au moment de leur embauche, de leur droit de s’opposer à la transmission électronique de leur bulletin de salaire (article D3243-7 du Code du travail). Le salarié peut alors notifier son opposition à tout moment, et sa prise en compte doit être effective dans un délai maximum de 3 mois.

Incitées à utiliser cette nouvelle pratique, les entreprises doivent alors s’équiper d’une solution pour assurer la distribution et l’archivage des fiches de paie électroniques.

Ainsi, les coffres-forts numériques ont émergé pour s’adapter aux besoins des services RH. Ils ne sont pas obligatoires, mais l’entreprise reste, quant à elle, dans l’obligation d’utiliser un outil de stockage et de distribution qui respecte les dispositions émises par la loi El Khomri, du 8 août 2016. Aussi, aujourd’hui, seuls les coffres-forts numériques suivent les obligations en matière de confidentialité et d’intégrité et respectent plusieurs normes.

Il est par exemple déconseillé d’envoyer les bulletins de paie des salariés par mail ou encore de les stocker sur des espaces de gestion de documents comme Google Drive (non sécurisés).

Pour rappel, le bulletin de paie regroupe plusieurs données personnelles de vos salariés, comme le nom, le numéro de sécurité sociale, la date de naissance, l’adresse postale, les rémunérations, etc. Il est impératif de veiller à sécuriser ces données.

C’est pourquoi, votre entreprise doit se conformer à plusieurs obligations :

• les fiches de paie doivent être stockées grâce à un outil sécurisé et dédié ;
• les documents doivent être lisibles dans des formats standards type PDF (non-modifiables) ;
• l’accès des salariés doit être sécurisé et traçable, grâce à la signature électronique par exemple ;
• l’outil utilisé doit disposer d’une fonctionnalité permettant de notifier à l’employeur de la bonne réception de la fiche de paie par le salarié.

Quels sont les avantages d’un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie ?

L’utilisation d’un coffre-fort numérique pour le bulletin de paie offre des avantages aussi bien à votre entreprise qu’à vos salariés.

Pour l’employeur, il permet de :

• respecter vos obligations en termes d’accessibilité, de pérennité (disponibilité des bulletins de salaire pendant une durée de 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié), et de confidentialité des données personnelles des salariés (conformément aux normes RGPD) ;
• faciliter la gestion de la paie ;
• gagner du temps et améliorer votre productivité, la distribution des fiches de paie se fait en quelques clics et sans erreurs ;
• améliorer votre image de marque employeur : en optant pour le CFN, vous renvoyer l’image d’une entreprise innovante et respectueuse de l’environnement, soucieuse de la RSE ;
• réaliser des économies en réduisant les impressions papiers (10 à 30 centimes d’euros par document) et les frais d’envoi éventuels.

Pour les salariés, il permet de :

• disposer d’un accès instantané et depuis n’importe où à l’ensemble de leurs bulletins de salaire ;
• centraliser le stockage de leurs documents, plus de soucis d’archivage ou de perte de documents ;
• utiliser leur CFN pour stocker d’autres documents personnels (copie du permis de conduire, carte d’identité, etc.).

Le coffre-fort numérique permet de centraliser tous les documents de vos collaborateurs dans un seul outil. De plus, si des salariés choisissent d’opter pour la version papier de leurs fiches de paie, vous serez en mesure de gérer les deux processus en parallèle.

Les 8 meilleurs coffres-forts électroniques de bulletin de paie

Factorial

Factorial est un logiciel complet de gestion des RH, incluant un coffre-fort numérique. Tous les documents relatifs à vos salariés, y compris les fiches de paie, sont stockés et transmis en un clic. Il convient aux TPE et PME. Le prix de l’abonnement s’élève à 5,75 € par utilisateur et par mois (facturé annuellement).

Pagga

Adaptée aux TPE et PME, Pagga est une solution dédiée de coffre-fort numérique aux tarifs transparents et abordables. Elle est intégrée à la suite logicielle RH Lucca mais est aussi compatible avec de nombreux autres logiciels de fiche de paie.

Sage 100 Paie & RH

Logiciel en ligne dédié à la gestion de la paie et du personnel, Sage 100 Paie & RH s’adresse aux PME d’au moins une cinquantaine de salariés minimum. Le module Sage Dématérialisation RH inclut le coffre-fort numérique, la signature électronique et l’archivage.

Silae

Aux côtés de son logiciel de paie en ligne Silae Paie et son SIRH, Silae propose un outil de dématérialisation. Le coffre-fort numérique de SIlae vous permet de stocker et de partager avec vos salariés des documents importants, dont les bulletins de paie.

Personio

Personio est un acteur du marché des logiciels RH qui a pour but de digitaliser les processus et les tâches RH répétitives. Parmi les nombreuses fonctionnalités proposées, le coffre-fort permet un accès centralisé à tous les documents et toutes les données.

Nibelis

Logiciel de paie, Nibelis combine des fonctions de gestion RH, de gestion de la paie et un coffre-fort électronique. Avec ses offres sur-mesure, il s’adresse aussi bien aux TPE qu’aux grandes entreprises. 

Peopledoc

Entreprise française présente à l’international, Peopledoc est un outil de communication et de gestion RH poussé adapté aux PME et aux grandes entreprises. En plus de son coffre-fort numérique MyPeopleDoc, il allie des outils de communication, de gestion des compétences ou encore d’analyses de données RH.

eDoc

eDOC est une solution spécialisée et dédiée au stockage et la distribution des bulletins de paie électroniques. Doté d’un outil de signature électronique, il dispose aussi d’une interface utilisateurs et d’une application mobile. Il convient à toutes les tailles d’entreprise. 

Comment fonctionne un coffre-fort numérique ?

Même si les processus peuvent légèrement varier selon le prestataire, les fonctionnalités d’un coffre-fort numérique restent globalement les mêmes. 

Du côté de l’entreprise/du service RH

Vous avez le choix entre deux options, le coffre-fort peut être soit intégré à un logiciel RH ou non.

Dans le premier cas, les données seront automatiquement accessibles. Dans le second cas, il faudra importer le fichier comportant les fiches de paie (fourni par votre expert-comptable par exemple).

Les fiches de paie sont alors automatiquement horodatées et scellées numériquement. En un clic, l’outil se charge d’attribuer chaque fiche de paie à son salarié grâce au numéro de sécurité sociale ou un autre numéro d’identification et la distribuer dans le fichier du salarié. 

Du côté du salarié 

Les salariés sont notifiés de la mise à disposition d’une nouvelle fiche de paie. Ils se connectent alors à leur espace sécurisé et peuvent la consulter directement en ligne ou télécharger le document.

Un salarié peut choisir à tout moment de revenir aux fiches de paie au format papier. Dans ce cas, vous aurez, en tant qu’employeur, trois mois pour satisfaire sa demande. Sachez que la plupart des solutions de dématérialisation des bulletins de paie permettent de gérer les deux cas de figure à la fois.

Comment choisir un coffre-fort numérique ?

Les obligations

Premier critère pour choisir un coffre-fort numérique, il faudra s’assurer qu’il possède la certification NF 461 délivrée par l’AFNOR (NF Z42-013, NF Z42-020). D’autres certifications comme la certification ISO 14641-1 ou le label délivré par la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique sont également un gage de qualité.

Parmi ses obligations, le respect des délais légaux de conservation est impératif. Ainsi, selon l’article L3243-4 du Code du travail, le délai minimum de conversation des bulletins de paie est de 5 ans. Aussi pour les bulletins de paie sous forme électronique, selon l’article D3243-8 du Code du travail, vous devez garantir la disponibilité des bulletins de paie pour le salarié :

• soit pendant 50 ans ;
• soit jusqu’à l’âge de la retraite de votre salarié, plus 6 ans (soit 75 ans).

La loi précise également, qu’en cas de cessation d’activité du prestataire du CFN, le salarié doit en être informé et bénéficier d’un délai de 3 mois minimum pour pouvoir récupérer l’intégralité des bulletins de paie et autres documents RH avant la fermeture définitive du service.

Enfin, vous devrez aussi vous assurer que le coffre-fort numérique choisi répond aux obligations de :

• pérennité (duplication sécurisée des documents pour éviter la perte) ;
• confidentialité (accès sécurisé par identification) ;
• intégrité (certifié à l’aide de techniques d’empreinte numérique) ;
• traçabilité (historique des utilisateurs).

Le coffre-fort numérique doit alors bénéficier des mesures de sécurité adaptées et conformes, pour répondre à l’ensemble de ces obligations (article R55-3 du code des postes et des communications électronique).

Vos besoins

Pour vous aider à choisir la solution de CFN la plus adaptée à votre entreprise, il faudra au préalable déterminer concrètement vos besoins.

• Quelles fonctionnalités sont nécessaires ? Elles varient selon les prestataires et sont plus ou moins étendues. Certains s’arrêtent strictement à la distribution et à l’archivage des bulletins de paie alors que d’autres peuvent intégrer des fonctionnalités de communication, de gestion RH, d’analyses statistiques RH, etc.
• Quels contenus souhaitez-vous stocker et distribuer ? Certains coffres-forts numériques sont dédiés uniquement à la gestion des bulletins de paie alors que d’autres offrent un service plus large avec la gestion de tous les documents RH. Il existe aussi des coffres-forts numériques qui permettent aux salariés de les utiliser à des fins personnelles pour stocker leurs propres documents (factures, taxes, etc.). Soyez donc attentif à la capacité de stockage du CFN choisi.

Les intégrations

Selon votre gestion des RH, il est possible d’utiliser un logiciel de paie ou un logiciel de gestion des RH qui dispose d’un coffre-fort numérique. Dans ce cas, un seul outil facilite la réalisation du processus.

Si vous cherchez un coffre-fort électronique externe pour venir en complément de votre logiciel de paie actuel (ou de celui de votre expert-comptable), assurez-vous de la compatibilité afin de faciliter la distribution automatique des bulletins de salaire générés.

Dans la même lignée, certains coffres-forts électroniques disposent d’une application mobile qui s’avère pratique pour vos salariés notamment.

Combien coûte un coffre-fort numérique ?

Le coût d’un coffre-fort numérique est variable. Il repose sur de nombreux critères comme les fonctionnalités incluses ou encore le nombre de salariés de votre entreprise. On peut aussi trouver des coffres-forts numériques gratuits, mais ils restent très limités et plutôt destinés à une utilisation personnelle. 

Les tarifs peuvent être soit :

• par salarié ;
• par tranche de nombre de salariés ;
• en forfait mensuel ou annuel. 

Des frais de mise en place sont parfois facturés. Certains prestataires affichent leur prix publiquement alors que d’autres invitent à faire une demande de devis. Les prix d’appel que nous avons constatés affichent un tarif de 60 centimes par mois et par salarié par exemple. Mais plusieurs demandes de devis vous permettront d’obtenir des tarifs personnalisés. 

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