Domiciliation Entreprise

Domiciliation d’entreprise : définition et quelques rappels

Lorsque l’on parle de domiciliation d’entreprise ou domiciliation commerciale, il s’agit tout simplement de définir et de déclarer l’adresse fiscale et juridique de votre entreprise. Cela implique qu’elle peut être différente de l’adresse physique de vos bureaux ou de votre local par exemple. On parle également de siège social.

Cette adresse doit aussi figurer sur tous les documents officiels de l’entreprise (courriers à en-tête, devis, factures, etc).

L’adresse de domiciliation de votre entreprise indique également la nationalité de l’entreprise, son statut juridique et a par conséquent un impact en terme de fiscalité. Vous pouvez choisir l’adresse des locaux de l’entreprise comme adresse de domiciliation de l’entreprise. Mais d’autres solutions existent, comme nous le verrons par la suite.

Enfin, il ne faut pas confondre domiciliation d’entreprise et boîte postale. Cette dernière consiste simplement à disposer d’une boîte aux lettres externalisée permettant de conserver votre courrier.

À qui s’adresse la domiciliation d’entreprise ?

La domiciliation de votre entreprise est obligatoire, quel que soit votre statut :

• auto-entrepreneur et entrepreneur individuel ;
• société ;
• association.

Vous êtes donc tous concernés, quel que soit votre statut juridique ou la nature de votre activité. La question qui est réellement importante est donc plutôt de s’intéresser aux options et à leurs avantages et coûts, selon votre situation.

Quelles options pour domicilier une entreprise ?

Il existe plusieurs possibilités quant à la domiciliation d’une entreprise. Rappelons qu’une fois établie, l’adresse de domiciliation devra être déclarée auprès du Centre de Formalités des Entreprises, préalablement à l’immatriculation au Registre des Commerces et des Sociétés ou au Répertoire des Métiers.

La domiciliation commerciale avec les sociétés de domiciliation

Les entreprises de domiciliation sont des prestataires de services proposant d’héberger l’adresse de votre entreprise moyennant un coût. Il existe de nombreuses sociétés de domiciliation “classiques”, comme Sofradom ou ABC LIV qui existent depuis plusieurs dizaines d’années. En plus de ces choix historiques, de plus en plus de sociétés de domiciliation d’entreprise en ligne voient le jour (comme SeDomicilier ou Kandbaz par exemple).

Simples et rapides, toutes ces solutions permettent d’avoir accès à des adresses prestigieuses rapidement, de gérer certaines de vos tâches administratives et parfois même de faciliter les démarches de création d’entreprise (le tout à un tarif intéressant). Nous reviendrons sur leurs avantages plus longuement.

Les autres solutions de domiciliation

Si vous êtes en train de lire ce guide, c’est certainement que vous êtes surtout intéressé par les société de domiciliation. Il nous semble malgré tout important de vous présenter les autres options, afin que vous puissiez faire un choix éclairé.

Tout d’abord, il est tout à fait possible de domicilier son entreprise chez soi et ce même si l’activité est exercée dans un lieu différent. De nombreux entrepreneurs individuels (micro-entreprise, SASU ou EURL) le font.

Du côté des sociétés, seule l’adresse du dirigeant peut être enregistrée comme adresse de domiciliation d’entreprise, et non pas celle d’un associé ou d’un collaborateur. Que le dirigeant ou l’entrepreneur soit locataire ou propriétaire de leur domicile n’importe pas. Sachez cependant qu’un locataire devra en revanche informer par écrit le bailleur ou le syndicat de copropriété de la domiciliation de son entreprise à cette adresse, avant la demande d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés.

Certains dirigeants ou entrepreneurs choisissent d’établir la domiciliation de leur entreprise à la même adresse que celle où est exercée l’activité. Cela signifie que le siège social et le local commercial ou professionnel résident à la même adresse. Cela reste une solution simple et économique puisqu’aucun frais supplémentaire n’est engagé. L’intérêt est également de regrouper sur un même lieu toutes vos activités. Vous ne communiquez qu’une seule et unique adresse que ce soit à l’administration ou à vos clients, fournisseurs, partenaires…

Parmi les autres options de domiciliation, on peut aussi citer :

• la pépinière d’entreprises permettant de bénéficier de nombreux avantages : espace partagé, accès à des équipements et des services mutualisés, accompagnement par des professionnels ;
• un espace de coworking afin de mutualiser les coûts avec d’autres créateurs ou entrepreneurs ;
• le siège social d’une autre société.

Focus sur la domiciliation via une société de domiciliation

La domiciliation d’entreprise est un réel enjeu stratégique à traiter avec précaution. Si vous optez pour la domiciliation commerciale, avec un des acteurs de notre comparatif ou un autre, voici quelques éléments à prendre en compte pour faire le bon choix.

La réglementation des sociétés de domiciliation

Les entreprises de domiciliation d’entreprise sont soumises à certaines obligations légales. Elles doivent notamment vous fournir un numéro d’agrément préfectoral pour chaque adresse de domiciliation qu’elles gèrent.

Certaines conditions sont nécessaires pour obtenir cet agrément : conditions d’honorabilité du dirigeant, absence de condamnation pénale, lieu d’établissement, confidentialité de ses clients, … L’obtention de cet agrément donne lieu à un numéro d’agrément préfectoral, indispensable à l’entrepreneur ou au dirigeant pour sa demande d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés. Si vous optez pour une domiciliation commerciale, souvenez-vous donc de vérifier que l’entreprise de domiciliation possède un agrément préfectoral.

Toutes les sociétés de domiciliation présentes dans notre comparatif possèdent cet agrément !

Le contrat entre la société de domiciliation et le domicilié

Le contrat de domiciliation est un élément clé dans la relation avec la société de domiciliation mais aussi lors de la création de votre entreprise.

L’entreprise domiciliataire et l’entreprise domiciliée doivent avoir signé un contrat écrit, conclu pour une durée de 3 mois minimum et renouvelable par tacite reconduction. Le Registre du Commerce et des Sociétés devra être notifié de cet accord lors de l’immatriculation de l’entreprise utilisatrice. Le contrat définit différents éléments de la relation entre les deux parties, notamment la mise à disposition des bureaux et des documents légaux par la société de domiciliation ainsi que l’engagement de l’entreprise à utiliser cette adresse comme siège social.

Outre ces éléments obligatoires, les parties peuvent convenir d’autres éléments : prestations administratives ou bureautiques, accompagnement aux formalités juridiques, etc… Nous vous invitons à bien lire les Conditions Générales de Vente du ou des prestataires afin de ne pas avoir de mauvaises surprises !

Domiciliation commerciale : quels avantages ?

La domiciliation commerciale convainc de nombreux entrepreneurs et c’est peu surprenant au vu de tous les avantages.

On commence avec les nombreux services proposés. La plupart des entreprises de domiciliation offrent en effet bien plus qu’une adresse pour votre entreprise. En fournissant souvent un service global, elles sont en mesure d’accompagner tout d’abord les créateurs dans toutes les démarches liées à la création de leur entreprise. Ensuite, certaines tâches administratives sont prises en charge : gestion du courrier (numérisation et renvoi), secrétariat téléphonique, location de salles, voire la comptabilité comme avec Kandbaz.

Second avantage, opter pour une société de domiciliation vous permet d’accéder à un vaste choix d’adresses pour domicilier votre entreprise (parmi les adresses proposées bien sûr). Cela permet de bénéficier notamment d’une adresse prestigieuse, sans pour autant en subir les charges liées. Cela peut avoir un réel intérêt pour l’image de votre entreprise auprès de vos partenaires. La réputation et la confiance que vous dégagez seront nettement valorisées. Mais vous pouvez aussi choisir une adresse où la CFE (Cotisation Foncière des Entreprises) est moins chère ou encore une adresse facilement accessible pour organiser vos réunions et rendez-vous.

Pour illustrer nos propos, voici la diversité des adresses proposées par les sociétés de domiciliation de notre comparatif.

Enfin, dernier avantage : ne pas devoir utiliser son adresse personnelle. Si vous êtes auto-entrepreneur ou entrepreneur individuel sans local, en choisissant de faire appel à un prestataire, vous n’avez pas à utiliser votre adresse personnelle pour tout ce qui est lié à votre entreprise. Vous protégez ainsi votre vie privée, et limitez les frais de transfert de siège social en cas de déménagement.

Comment choisir son entreprise de domiciliation ?

Les critères de choix

Que ce soit par simplicité, pour éviter les coûts plus tard (en cas de changement d’adresse) ou encore pour profiter d’une adresse prestigieuse, de nombreux entrepreneurs font appel aux entreprises de domiciliation commerciale. Les critères de choix et de comparaison des différents acteurs sont relativement simples :

• les adresses disponibles ;
• les services proposés ;
• le statut juridique ;
• le tarif.

Vous allez donc devoir trouver un prestataire qui propose une adresse qui vous satisfait, avec des services qui vous sont utiles, qui accepte votre statut juridique. Et tout cela à un prix cohérent avec votre budget. Vous comprenez maintenant l’intérêt de ce comparatif !

Ce sont généralement les 3 premiers critères qui influencent le tarif de la domiciliation, nous y reviendrons. Comme toujours, nous vous invitons à demander plusieurs devis avant de choisir.

Concernant les adresses disponibles, certaines sociétés de domiciliation sont propriétaires de l’ensemble des adresses qu’elles proposent (c’est le cas de Les Tricolores). Sofradom quant à elle est la société de domiciliation qui propose le plus grand nombre d’adresses (en nom propre ou via des partenaires) offrant ainsi un large choix.

L’ensemble des prestataires conservent votre courrier et vous pourrez vous rendre dans les locaux pour le récupérer. Si vous êtes loin de l’adresse de domiciliation, alors soyez attentifs aux services liés au courrier. Par exemple, LegalPlace Domiciliation ou SeDomicilier incluent la numérisation du courrier quotidienne. Pour d’autres, la réexpédition ou un scan de votre courrier peut être une option payante. C’est un critère qui peut les départager !

*limité à certaines adresses chez SeDomicilier et Kandbaz

Lors de votre sélection, pensez aussi à anticiper vos besoins futurs. À mesure que votre entreprise se développe, vous pourrez avoir besoin de services complémentaires par exemple. Ou en cas de déménagements fréquents, vous pouvez privilégier une adresse facile d’accès pour vos réunions et rendez-vous.

Enfin, vous pouvez aussi regarder si une application mobile est disponible. Digidome, Les Tricolores et Kandbaz en possède une. Pratique pour gérer votre compte et vos services à distance !

Qui sont les acteurs présents dans ce comparatif de domiciliation d’entreprise ?

Historiquement, les entreprises de domiciliation avaient pignon sur rue. Mais comme quasiment tous les secteurs, le marché est chamboulé par l’arrivée de nouveaux acteurs de la domiciliation en ligne. Comme vous pouvez le constater, la plupart des acteurs que nous avons inclus sont plutôt des acteurs « en ligne ». 

Même si certaines entreprises qui proposent ces services digitaux sont établies depuis plus de 40 ans, ils proposent tous (ou presque) un service dans l’air du temps :

• une souscription rapide et en ligne (signature électronique, téléchargement des pièces justificatives, etc.) ;
• des services faciles à gérer depuis son compte sur un espace client (accès ordinateur ou via une application mobile) ;
• des prix avantageux.

Les points d’attention

Lors de la souscription à un contrat avec une entreprise de domiciliation, certains points requièrent toute votre attention.

Le prix

Certains tarifs d’appel peuvent paraître très attractifs. Il est important de regarder quels sont les services inclus et lesquels sont optionnels. Même si ces derniers sont listés comme « facultatifs », ils sont parfois obligatoires et facturés en supplément. Un exemple : regardez bien ce qui est inclus et pas inclus dans la gestion du courrier (renvoi ou non, numérisation…). Le montant de la facture est susceptible de vite monter ! De même, certains frais peuvent être facturés en supplément, tels que des frais selon le mode de paiement utilisés pour régler vos factures.

Par ailleurs, il est monnaie courante dans ce secteur de pratiquer une hausse des tarifs après x mois de souscription (généralement 12 mois). Encore une fois, lisez attentivement les Conditions Générales de Vente pour détenir toutes les informations.

Nous vous conseillons tout d’abord de définir précisément votre besoin, puis de privilégier une entreprise la plus transparente possible sur ces tarifs.

Le contrat

Comme indiqué précédemment, le contrat de domiciliation est un contrat de 3 mois minimum, avec tacite reconduction. Certaines entreprises proposent ou imposent une durée d’engagement plus longue. De même, un préavis doit être respecté lors de la rupture de votre contrat de domiciliation. Généralement, il est équivalent à la durée de la période d’essai, c’est-à-dire 3 mois. Pour les autres services, les durées de préavis peuvent être réduites (souvent 1 mois).

Les infrastructures

N’hésitez pas à visiter les locaux avant de choisir votre entreprise de domiciliation. Si vous avez besoin d’utiliser des salles de réunion ou d’avoir accès à des espaces bureautiques, il est nécessaire d’exiger une visite de l’établissement.

L’agrément préfectoral

Enfin, l’agrément préfectoral est l’élément indispensable et obligatoire dont doit disposer la société de domiciliation que vous aurez choisie. Assurez-vous qu’il est toujours valide (il doit être renouvelé tous les 6 ans).

La qualité du service

La qualité du service proposé est un critère à évaluer lors du choix de votre société de domiciliation. Courriers perdus, délai de réexpédition, standard téléphonique peu qualitatif font partie des éléments qui ternissent la réputation de certaines sociétés de domiciliation. Pour essayer d’en savoir un peu plus, vous pouvez lire les avis clients déposés sur internet.

C’est une garantie supplémentaire que l’entreprise de domiciliation respecte certains critères de qualité. Parmi les acteurs de notre comparatif, Sofradom, Les Tricolores, Digidom ou encore Kandbaz sont membres.

Combien coûte la domiciliation d’entreprise ?

Domicilier son entreprise gratuitement : possible ?

Selon l’option choisie, la domiciliation de votre entreprise peut ne rien vous coûter comme vous coûter plusieurs dizaines ou centaines d’euros par mois. Il est donc primordial de réellement définir vos besoins avant la création de votre entreprise afin de choisir la formule qui vous convient le mieux.

Si vous décidez d’enregistrer l’adresse de votre entreprise à la même adresse que votre domicile, rien de plus simple, ni de moins cher, puisque cela est effectivement gratuit.

Vous aurez dans ce cas, à effectuer un transfert de siège social (formalité juridique obligatoire). Si vous prévoyez de déménager régulièrement, une entreprise de domiciliation peut donc être une solution à la fois stable et financièrement plus intéressante.

Ensuite, selon la nature de votre activité, vous possédez ou louez peut-être un local commercial ou professionnel. L’adresse de domiciliation de votre entreprise pourra être à la même adresse que votre local et le coût de la domiciliation sera donc absorbé dans la location ou le remboursement d’emprunt pour l’achat de ce lieu. Il en est de même pour les pépinières et les espaces de coworking. Dans ce cas, vous louez un « espace de travail » et cette charge comprend la domiciliation de votre entreprise.

Comptez entre 200 et 400€ par mois pour ce genre de fonctionnement (voire plus pour un bureau privatif).

Enfin, faites attention aux offres suspicieuses de domiciliation gratuite. Il s’agit bien souvent d’un premier mois d’essai gratuit puis le service devient payant.

Le tarif des sociétés de domiciliation commerciale

Pour une société de domiciliation, les prix peuvent largement varier d’une société à une autre. Tout dépendra :

• de l’adresse de domiciliation ;
• du statut juridique de votre entreprise (généralement les prix sont plus bas pour la domiciliation des auto-entrepreneurs ou des associations) ;
• des services souscris : standard téléphonique, gestion du courrier, location de bureau ou de salle de réunion, accompagnement juridique, etc.

Évidemment, si vous êtes en train de lire ce comparatif, c’est sans doute que vous cherchez à faire des économies. Alors, la domiciliation d’entreprise pas cher, est-ce que c’est possible ? Et bien oui ! Avec des entreprises de domiciliation en ligne, qui proposent aujourd’hui des tarifs de domiciliation bas et sans engagement, et ce même pour des adresses plutôt prestigieuses.

Voici un aperçu de l’offre tarifaire des principales sociétés de domiciliation en ligne.

Certains proposent des offres de domiciliation dédiées aux associations ou aux auto-entrepreneurs, à des tarifs plus compétitifs. C’est le cas de Sofradom, avec sa formule à 5€ pour les associations par exemple.

Pour les adresses plus prestigieuses, comptez plutôt une trentaine d’euros par mois minimum. Cela reste très abordable pour domicilier une entreprise à Paris dans un quartier réputé !

Attention cependant aux prix d’appel affichés par ces sociétés. C’est rarement ce que vous paierez au final ! En fonction de l’adresse choisie, des options souscrites ou encore de la durée d’engagement, vous risquez de recevoir une note plus élevée. Notez aussi qu’il est courant dans ce secteur que les tarifs augmentent après la première année. Vous trouverez plus d’informations dans les Conditions Générales de Vente des sociétés. Comme toujours, nous vous conseillons de définir vos besoins puis de demander plusieurs devis auprès de différents prestataires. Vous pourrez alors comparer les sociétés de domiciliation de façon plus objective.