Domiciliation Entreprise

Domiciliation d'entreprise : définition et quelques rappels

Lorsque l’on parle de domiciliation d’entreprise ou domiciliation commerciale, il s’agit tout simplement de définir et de déclarer l’adresse fiscale et juridique de votre entreprise. Cela implique qu’elle peut être différente de l’adresse physique de vos bureaux par exemple. On parle également de siège social. Cette adresse doit figurer sur tous les documents officiels de l’entreprise (courriers à en-tête, les devis, les factures, etc).

L'adresse de domiciliation de votre entreprise indique également la nationalité de l’entreprise, son statut juridique et a par conséquent un impact en terme de fiscalité. Vous pouvez choisir l’adresse des locaux de l’entreprise comme adresse de domiciliation de l’entreprise. Mais il peut également faire appel à une société de domiciliation d’entreprise de notre comparatif (ou une autre) comme nous le verrons par la suite. Enfin, il ne faut pas confondre domiciliation d’entreprise et boîte postale. Cette dernière consiste simplement à disposer d’une boîte aux lettres externalisée permettant de conserver votre courrier.

À qui s'adresse la domiciliation d'entreprise ?

La domiciliation de votre entreprise est obligatoire, quel que soit votre statut :

• auto-entrepreneur ;
• société ;
• association.

La question qui est réellement importante est donc plutôt de s'intéresser aux options, et à leur coût, selon votre situation.

Quelles options pour domicilier une entreprise ?

Il existe plusieurs possibilités quant à la domiciliation d'une entreprise. Rappelons qu’une fois établie, l’adresse de domiciliation devra être déclarée auprès du Centre de Formalités des Entreprises, préalablement à l’immatriculation au Registre des Commerces et des Sociétés ou au Répertoire des métiers.

La domiciliation au domicile personnel du dirigeant de la société

Il est tout à fait possible de domicilier chez soi et ce même si l’activité est exercée dans un lieu différent. De nombreux entrepreneurs individuels (micro-entreprise, SASU ou EURL) le font. Du côté des sociétés, seule l’adresse du dirigeant peut être enregistrée comme adresse de domiciliation d'entreprise, et non pas celle d’un associé ou d’un collaborateur. Que le dirigeant ou l’entrepreneur soit locataire ou propriétaire de leur domicile n’importe pas. Sachez cependant qu’un locataire devra en revanche informer par écrit le bailleur ou le syndicat de copropriété de la domiciliation de son entreprise à cette adresse avant la demande d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés.

La domiciliation dans un local propre à l’entreprise (ou partagé)

Certains dirigeants ou entrepreneurs choisissent d’établir la domiciliation de leur entreprise à la même adresse que celle où est exercée l’activité. Cela signifie que le siège social et le local commercial ou professionnel résident à la même adresse. Cela reste une solution économique puisqu’aucun frais supplémentaire n’est engagé. L’intérêt est également de regrouper sur un même lieu toutes vos activités. Vous ne communiquez qu’une seule et unique adresse que ce soit à l’administration ou à vos clients, fournisseurs, partenaires… Enfin, vous êtes libre de choisir un lieu parfaitement adapté à vos besoins, proches de vos clients et fournisseurs par exemple, ou alors un lieu prestigieux ou stratégique améliorant l’image de votre entreprise.

La domiciliation commerciale : les sociétés de domiciliation

Les entreprises de domiciliation sont des prestataires de services proposant d'héberger l'adresse votre entreprise moyennant un coût. Il existe de nombreuses sociétés de domiciliation “classiques”, comme Sofradom ou ABC LIV qui existent depuis plus de de 35 ans. En plus de ces choix historiques, de plus en plus de sociétés de domiciliation d'entreprise en ligne voient le jour (comme SeDomicilier ou Kandbaz par exemple). Simples et rapides, elles permettent d’avoir accès à des adresses prestigieuses rapidement, de faciliter les démarches de création d’entreprise et parfois souvent de gérer vos tâches administratives (le tout à un tarif intéressant).

Autres solutions de domiciliation

D’autres solutions existent pour domicilier votre entreprise. Vous pouvez rejoindre une pépinière d’entreprises afin de bénéficier de tous les avantages que cela comporte (espace partagé, accès à des équipements et des services mutualisés, accompagnement par des professionnels). L’adresse de domiciliation de votre entreprise sera alors l’adresse de la pépinière. Les espaces de coworking se développent de plus en plus, et il est parfois possible d’y domicilier son entreprise. En partageant des locaux avec d’autres créateurs ou entrepreneurs, vous mutualisez les coûts. Enfin, il est aussi possible d’enregistrer l’adresse de domiciliation de votre entreprise au sein du siège social d’une autre société.

La domiciliation via une société de domiciliation : réglementation, avantages et pièges à éviter

La domiciliation d'entreprise est un réel enjeu stratégique à traiter avec précaution. Si vous optez pour la domiciliation commerciale, avec un des acteurs de notre comparatif ou un autre, voici quelques éléments à prendre en compte pour faire le bon choix.

La réglementation des sociétés de domiciliation

Les entreprises de domiciliation d’entreprise sont soumises à certaines obligations légales. Elles doivent notamment vous fournir un numéro d’agrément préfectoral pour chaque adresse de domiciliation qu’elles gèrent. Sans cet agrément, la société de domiciliation commerciale ne peut exercer son activité. Certaines conditions sont nécessaires pour obtenir cet agrément : conditions d’honorabilité du dirigeant, absence de condamnation pénale, lieu d’établissement, confidentialité de ses clients, … L’obtention de cet agrément donne lieu à un numéro d’agrément préfectoral, indispensable à l’entrepreneur ou au dirigeant pour sa demande d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés. Si vous optez pour une domiciliation commerciale, souvenez-vous donc de vérifier que l’entreprise de domiciliation possède un agrément préfectoral. Toutes les sociétés de domiciliation présentes dans notre comparatif possèdent cet agrément.

Domiciliation commerciale : quels avantages ?

• Les nombreux services proposés. La plupart des entreprises de domiciliation offrent en effet bien plus qu’une adresse pour votre entreprise. En proposant souvent un service global, elles accompagnent d’une part les créateurs dans toutes les démarches liées à la création de leur entreprise. Ensuite, certaines tâches administratives sont prises en charge : gestion du courrier (numérisation et renvoi), secrétariat téléphonique, location de salles, voire la comptabilité.
• Le choix de l’adresse (parmi les adresses proposées bien sûr). Cela permet de bénéficier d’une adresse prestigieuse. Cela présente un réel intérêt pour l’image de votre entreprise auprès de vos partenaires. La réputation et la confiance que vous dégagez seront nettement valorisées.
• Ne pas utiliser son adresse personnelle. Si vous êtes auto-entrepreneur ou entrepreneur individuel sans local, en choisissant de faire appel à un prestataire, vous n’avez pas à utiliser votre adresse personnelle pour tout ce qui est lié à votre entreprise. Vous protégez ainsi votre vie privée, et limitez les frais de transfert de siège social en cas de déménagement.

Le contrat entre la société de domiciliation et le domicilié

Le contrat de domiciliation est un élément clé dans la relation avec la société de domiciliation mais aussi lors de la création de votre entreprise auprès du Registre du Commerce et des Sociétés. L’entreprise domiciliataire et l’entreprise domiciliée doivent avoir signé un contrat écrit, conclu pour une durée de 3 mois minimum et renouvelable par tacite reconduction. Le Registre du Commerce et des Sociétés devra être notifié de cet accord lors de l’immatriculation de l’entreprise utilisatrice. Le contrat définit différents éléments de la relation entre les deux parties, notamment la mise à disposition des bureaux et des documents légaux par la société de domiciliation ainsi que l’engagement de l’entreprise à utiliser cette adresse comme siège social. Outre ces éléments obligatoires, les parties peuvent convenir d’autres éléments : prestations administratives ou bureautiques, accompagnement aux formalités juridiques, etc…

Les pièges à éviter

En souscrivant à un contrat avec une entreprise de domiciliation, certains points requièrent toute votre attention.

• Le prix. Certains tarifs d’appel peuvent paraître très attractifs. Il est important de regarder quels sont les services inclus et lesquels sont optionnels. Même si ces derniers sont listés comme « facultatifs », ils sont parfois obligatoires et facturés en supplément. Un exemple : regardez bien ce qui est inclus et pas inclus dans la gestion du courrier (renvoi ou non, numérisation…). Le montant de la facture est susceptible de vite monter ! Nous vous conseillons tout d’abord de définir précisément votre besoin, puis de privilégier une entreprise la plus transparente possible sur ces tarifs.
• Le contrat. Comme indiqué précédemment, le contrat de domiciliation est un contrat de 3 mois minimum, avec tacite reconduction. Soyez donc vigilant quant à la durée d’engagement précisée dans le contrat. Certaines entreprises imposent une durée d’engagement plus longue.
• Les infrastructures. N’hésitez pas à visiter les locaux avant de choisir votre entreprise de domiciliation. Si vous avez besoin d’utiliser des salles de réunion ou d’avoir accès à des espaces bureautiques, il est nécessaire d’exiger une visite de l’établissement.
• L’agrément préfectoral. Enfin, l’agrément préfectoral est l’élément indispensable et obligatoire dont doit disposer la société de domiciliation que vous aurez choisie. Assurez-vous qu’il est toujours valide (il doit être renouvelé tous les 6 ans).

Comment choisir son entreprise de domiciliation ?

Les critères de choix

Que ce soit par simplicité, pour éviter les coûts plus tard (en cas de changement d'adresse), ou encore pour profiter d'une adresse prestigieuse, de nombreux entrepreneurs font appel aux entreprises de domiciliation commerciale. Les critères de choix sont donc relativement simples :

• L'adresse
• Les services choisis
• Le statut juridique

Comme ce sont ces critères qui influencent le tarif de la domiciliation, vous comprenez maintenant l'intérêt de ce comparatif. Comme toujours, nous vous invitons à demander plusieurs devis avant de choisir.

Qui sont les acteurs présents dans ce comparatif de domiciliation d'entreprise ?

Historiquement, les entreprises de domiciliation avaient pignon sur rue, mais comme quasiment tous les secteurs, le marché est chamboulé par l'arrivée de nouveaux acteurs de la domiciliation en ligne. Comme vous pouvez le constater, la plupart des acteurs que nous avons inclus sont plutôt des acteurs "en ligne". Même si certaines entreprises qui proposent ces services digitaux sont établies depuis plus de 40 ans, il nous a semblé plus cohérent d'inclure des acteurs qui proposent un service dans l'air du temps :

• souscription rapide et en ligne ;
• services faciles à gérer depuis son compte ;
• prix avantageux.

Combien coûte la domiciliation d’entreprise ?

Domicilier son entreprise gratuitement : possible ?

Selon l’option choisie, le prix de la domiciliation de votre entreprise varie, allant de la gratuité à quelques centaines d’euros par mois. Il est donc primordial de réellement définir vos besoins avant la création de votre entreprise afin de choisir la formule qui vous convient le mieux. Si vous décidez d’enregistrer l’adresse de votre entreprise à la même adresse que votre domicile, rien de plus simple, ni de moins cher puisque cela est gratuit.

Vous aurez en effet à effectuer un transfert de siège social (formalité juridique obligatoire). Si vous prévoyez de déménager régulièrement, une entreprise de domiciliation peut donc être une solution à la fois stable et financièrement intéressante.

Ensuite, selon la nature de votre activité, vous possédez ou louez peut-être un local commercial ou professionnel. L’adresse de domiciliation de votre entreprise pourra être à la même adresse que votre local et le coût de la domiciliation sera donc absorbé dans la location ou le remboursement d’emprunt pour l’achat de ce lieu. Il en est de même pour les pépinières et les espaces de coworking. Dans ce cas, vous louez un « espace de travail » et cette charge comprend la domiciliation de votre entreprise. Comptez entre 200 et 400 euros par mois pour ce genre de fonctionnement (voire plus pour un bureau privatif).

Enfin, faites attention aux offres suspicieuses de domiciliation gratuite. Il s’agit bien souvent d’un premier mois d’essai gratuit puis le service devient payant.

Le tarif des sociétés de domiciliation commerciale

Enfin, pour une société de domiciliation, les prix peuvent largement varier d’une société à une autre. Tout dépendra :

• De l''adresse de domiciliation
• Du statut juridique de votre entreprise (généralement les prix sont plus bas pour les auto-entrepreneurs)
• Des services souscrits standards téléphoniques, gestion du courrier, location de bureau ou de salle de réunion, accompagnement juridique etc…

Évidemment, si vous êtes en train de lire ce comparatif, c'est sans doute que vous cherchez à faire des économies. Alors, la domiciliation d'entreprise pas cher, est-ce que c'est possible ? Et bien oui ! Et même avec des entreprises de domiciliation, qui proposent aujourd'hui des tarifs de domiciliation bas et sans engagement, et ce même pour des adresses plutôt prestigieuses. Concrètement, nous avons relevé les tarifs suivants :

• À partir de 5€ par mois pour la domiciliation d'association
• À partir de 15€ par mois pour la domiciliation d'entreprise en ligne

Pour les adresses plus prestigieuses, comptez plutôt une trentaine d'euros par mois. Plutôt abordable pour domicilier une entreprise à Paris dans un quartier réputé.