Transfert de siège social : formalités et coûts en 2023

Le transfert de siège social (aussi appelé changement de siège social) consiste à modifier l’adresse juridique et administrative officielle de votre entreprise. Dans quels cas devez-vous transférer votre siège social ? Où domicilier votre société ? Comment procéder ? Réponses dans ce guide détaillé.

Le transfert de siège social : c’est quoi ?

Au moment de créer votre entreprise, vous établissez votre siège social à l’adresse de votre choix. L’adresse du siège social fait l’objet d’une clause obligatoire des statuts de votre société. Il s’agit de l’adresse juridique et administrative officielle de votre société. Cette adresse peut correspondre à l’adresse du siège de direction effective, mais ce n’est pas toujours le cas.

Votre entreprise déménage ? Vous devez effectuer le transfert de siège social, c’est à dire changer l’adresse de votre société.

L’importance de l’adresse

L’adresse de votre siège social est déterminante.

• Vous n’êtes pas soumis à la même fiscalité selon que votre entreprise est établie en France ou à l’étranger.
• L’adresse de votre siège social détermine la compétence territoriale des tribunaux en cas de litige.
• Le département de votre siège social détermine le greffe compétent auquel est rattachée votre entreprise. C’est auprès du R.C.S. (registre de commerce et des sociétés) de ce greffe que votre société est immatriculée.
• C’est également auprès de ce greffe que sont transmis les comptes annuels, ainsi que de toute déclaration de modification de la personne morale. Ces formalités passent désormais par le Guichet électronique des formalités d’entreprise (ou Guichet unique).
• C’est à l’adresse du siège social mentionnée dans vos statuts que vous recevez le courrier en provenance des différentes administrations.
• L’adresse du siège social figure enfin sur vos devis, factures et tous vos documents commerciaux légaux.

En cas de changement d’adresse, vous devez donc procéder au transfert du siège social.

Pourquoi et où transférer votre siège social ?

Plusieurs circonstances peuvent vous amener à transférer votre siège social, dont les suivantes :

• vous aviez établi votre siège social au domicile d’un dirigeant au moment de créer la société et le dirigeant déménage, quitte la société ou perd son statut de dirigeant : la domiciliation de l’entreprise à son domicile n’est plus justifiée ;
• le siège social était établi à l’adresse d’une boutique et le bail se termine ou vous vendez le local commercial ;
• vous déménagez les bureaux de votre société auxquels était établi le siège social : il faut déclarer l’adresse de vos nouveaux bureaux et modifier officiellement l’adresse du siège social ;
• vous décidez de déplacer l’activité de votre entreprise à l’étranger.

Plusieurs possibilités s’offrent à vous selon votre situation, conformément aux articles L123-11 et suivants du Code de commerce :

• vous établissez votre société à l’adresse de votre local d’exploitation (si vous en avez un), loué ou possédé par l’entreprise (boutique, atelier, lieu d’exposition, etc.) ;
• vous choisissez de transférer le siège social dans vos bureaux, que la société en soit locataire ou propriétaire (Notez que la domiciliation est également possible en pépinière d’entreprise) ;
• vous domiciliez votre entreprise à l’adresse du dirigeant – qu’il soit locataire ou propriétaire de son domicile (Attention : l’établissement du siège social au domicile d’un associé n’est pas autorisé) ;
• vous choisissez une société de domiciliation d’entreprise agréée par l’Etat.

Quelle que soit la nouvelle adresse après transfert du siège social, vous devez obligatoirement disposer d’un justificatif d’occupation valable – bail commercial, bail professionnel, titre de propriété…

Transfert de siège social ou transfert d’établissement ?

La loi distingue le siège social de l’établissement principal de l’adresse d’un établissement secondaire.

• Le siège social figure sur tous les documents administratifs et commerciaux officiels de l’entreprise. Il correspond souvent au lieu de direction effective de l’entreprise. L’adresse du siège social est désignée en tant que telle dans les statuts et sur l’extrait K-bis.
• L’établissement principal correspond au lieu d’exploitation principale de l’activité. Le siège social peut être fixé à l’adresse de l’établissement principal mais ce n’est pas toujours le cas.
• L’établissement secondaire est établi à une adresse distincte de celle du siège social et de l’établissement secondaire. Il s’agit de bureaux ou de magasins secondaires, situés hors ressort du Tribunal de commerce de votre siège social. Ce lieu d’exploitation permanent doit faire l’objet d’une immatriculation au RCS.

Le transfert du siège social doit obligatoirement être déclaré dans la mesure où il implique la modification des statuts. Si l’adresse des établissements ne fait pas l’objet d’une clause statutaire, la loi impose néanmoins de déclarer toute modification d’adresse d’un de ces établissements.

La procédure de transfert de siège social est similaire à la procédure de transfert d’établissement.

Comment préparer son transfert de siège social ?

Vous devez préparer votre déménagement dans vos nouveaux bureaux ou dans votre future boutique, le cas échéant. Vous avez l’obligation de faire enregistrer le transfert de siège social, c’est-à-dire changer officiellement l’adresse de votre entreprise.

La formalité juridique de transfert de siège social nécessite de réunir un certain nombre de documents.

Avant de découvrir la suite de la procédure détaillée, voici votre check-list des documents à prévoir pour le Guichet électronique de formalités des entreprises (Guichet unique). Vous pouvez cocher ou barrer chaque ligne à mesure que vous êtes en possession desdits documents.

Un exemplaire du PV d’AG autorisant le transfert du siège social.	✓
Une copie des statuts à jour	✓
Une attestation de parution d’un avis dans un journal ou support d’annonces légales (2 en cas de changements de département)	✓
Un justificatif d’occupation à la nouvelle adresse (justificatif de domicile, contrat de domiciliation, bail commercial, titre de propriété…)	✓

Quelles sont les formalités de transfert de siège social à accomplir ?

Changer l’adresse de votre siège social vous oblige à mettre à jour vos statuts. Or toute modification des statuts doit être enregistrée au Guichet unique.

Pour cela, vous devez suivre une procédure stricte en 4 étapes :

1. Décider du transfert de siège social ;
2. Modifier les statuts avec la nouvelle adresse ;
3. Publier un avis de modification au JAL ;
4. Déclaration du transfert de siège au Guichet unique.

En cas de transfert d’un établissement, la procédure est identique. Découvrez comment procéder pas à pas.

Décider du transfert du siège social

Les modalités de prise de décision du transfert de siège social varient en fonction de la forme de votre société.

• Société à responsabilité limitée (SARL) : en tant que gérant, vous pouvez décider de l’opportunité du transfert de siège social. En vertu de l’article L223-30 du Code de commerce, néanmoins, vous devez faire ratifier votre décision par les associés. Vous convoquez une assemblée générale extraordinaire (AGE) conformément aux dispositions légales et statutaires. Puis vous procédez au vote. Vous devez obtenir le consentement des associés présents ou représentés qui détiennent au moins la moitié des parts sociales. Au terme de l’AGE, veillez à transcrire les débats par écrit. Vous devrez en effet joindre à votre demande de modification au guichet unique un exemplaire du PV d’AG.
• Sociétés par actions simplifiées (SAS) : en tant que président, vous décidez librement du transfert de siège social. La loi n’impose pas la ratification de votre décision en AG. Attention néanmoins, vos statuts peuvent prévoir des modalités plus strictes. Conformez-vous aux dispositions statutaires le cas échéant. Quoi qu’il en soit, officialisez votre décision par écrit, à joindre à votre déclaration de transfert de siège social.
• Société civile : il faut rassembler tous les associés dans une AGE.

Modifier les statuts avec la nouvelle adresse

Une fois la décision prise et entérinée, vous devez modifier les statuts. C’est-à-dire que vous mettez à jour la clause relative au siège social de la société. 

Concrètement, vous devez :

1. Remplacer l’ancienne adresse par la nouvelle adresse ;
2. Dater et certifier les statuts mis à jour : otre signature des statuts modifiés doit être précédée de la mention “certifiés conformes à l’original”.

Publier un avis de modification au JAL

Le transfert de siège social doit faire l’objet d’une publication dans un journal d’annonces légales (JAL) pour être opposable aux tiers.

Pour un gain de temps, la plupart des JAL proposent d’effectuer la procédure en ligne. Le directeur de publication vous adresse une attestation de parution par mail.

L’avis doit comporter les informations suivantes :

• identité de la société : dénomination sociale (éventuellement suivie du sigle) ;
• montant du capital social ;
• numéro Siren ;
• mention “R.C.S.” suivie du nom de la ville d’immatriculation ;
• ancienne adresse et nouvelle adresse du siège social.

Le JAL vous facture la publication au nombre de lignes. Veillez à être succinct pour réduire vos frais !

Attention, les formalités de publicité varient sensiblement en fonction de l’adresse de votre nouveau siège social. Les voici au cas par cas.

Transfert au sein du même département

Votre nouveau siège social est établi dans le même département que votre ancien siège social ? Choisissez un journal d’annonces légales du lieu du siège social pour y publier votre annonce légale de transfert de siège.

Changement de département

Si votre nouveau siège social est établi dans un autre département, vous ne relevez plus du même ressort du Tribunal de commerce. Par conséquent, vous devez publier 2 avis :

• un premier avis dans un JAL de l’ancien département ;
• un second avis dans un JAL du nouveau département.

Chaque publication est payante. Le transfert de siège social dans un nouveau département implique donc un coût supérieur pour votre transfert de siège social.

Déclaration du transfert de siège au Guichet unique

Vous avez décidé – et voté, le cas échéant – le transfert de siège social. Vos statuts sont modifiés et vous avez fait publier une annonce légale. Reste à enregistrer la modification de la personne morale sur le site du Guichet unique !

1. Réunissez tous les justificatifs : reportez-vous au récapitulatif des documents à joindre tel que présenté ci-avant ;
2. Transmettez le dossier de demande de transfert de siège social sur le site du Guichet unique : le Guichet unique se charge alors de transmettre les pièces et de communiquer l’information aux administrations concernées.

Faut-il transférer son transfert de siège social seul ou accompagné ?

Vous pouvez tout à fait effectuer seul les démarches de transfert de siège social. Pour plus de précautions, ou parce que vous n’avez pas le temps ni l’envie, vous pouvez confier l’accomplissement des démarches à un tiers.

Changer seul l’adresse de sa société

Pour faire enregistrer le transfert de siège social seul, veillez à respecter scrupuleusement les étapes de la procédure.

Les difficultés éventuelles auxquelles faire face sont les suivantes :

• La rédaction de la décision du transfert de siège social adoptée conformément aux statuts (procès-verbal d’AG, décision du représentant légal ou d’un organe collégial). Attention à bien mentionner les éléments d’identification de l’entreprise, ainsi que l’ancienne et la nouvelle adresse. N’oubliez pas en outre de signer l’acte, avec la mention “certifié conforme par le représentant légal”.
• La publication de l’avis dans un JAL. En cas de changement de département du siège social, veillez à faire paraître 2 publications.
• La réunion des éléments du dossier à transmettre au Guichet unique et la transmission en ligne sur le portail e-procédures géré par l’INPI.

Le risque à effectuer seul les démarches : si votre dossier est incomplet ou mal renseigné, vous risquez de perdre du temps en allers-retours avec l’administration.

L’avantage de procéder seul au transfert de siège social : vous économisez le coût du service facturé par un professionnel.

Se faire accompagner par un professionnel

Vous pouvez confier l’accomplissement des démarches de transfert de siège social à un tiers :

• un professionnel du droit ou de l’expertise-comptable (avocat, notaire, expert-comptable) : un spécialiste vous assure la validité de la procédure, il vous conseille en outre sur vos différentes alternatives, où transférer le siège social, comment faire accepter la décision par les associés de SARL, etc. ;
• une legaltech est un service 100% dématérialisé qui vous permet d’économiser d’autant plus de temps puisque toutes les démarches sont effectuées en ligne, nul besoin de vous déplacer.

Professionnel du droit ou legaltech, comment choisir ? Le professionnel du droit facture des honoraires supérieurs à une legaltech. Si vous avez besoin d’être conseillé, néanmoins, c’est l’option la plus judicieuse. Si vous avez juste besoin d’aller vite et si la procédure vous paraît simple, voici quelques Legaltechs que nous recommandons.

Legalstart

Leader des services juridiques en ligne, c’est tout naturellement que Legalstart accompagne aussi les entrepreneurs sur les modifications de société, dont les transferts de siège.

Contract Factory

« Simple, rapide, efficace », telle est la devise de Contract Factory, et évidemment le site prend aussi en charge les transferts de siège, entre autres formalités.

Combien coûte le transfert de siège social ?

Le coût du transfert de siège social se décompose de la façon suivante :

• le déménagement des locaux, le cas échéant ;
• la publication de l’avis dans un journal d’annonces légales : comptez 150 à 250€ (Attention : en cas de changement de département, vous devez publier 2 annonces) ;
• les frais d’enregistrement au Guichet unique : ces frais varient selon que vous êtes en entreprise unipersonnelle ou pluripersonnelle, comptez environ 200€ (frais de greffe + BODACC) ;
• le recours à un professionnel (avocat, expert-comptable…) ou à une legaltech : les tarifs pour ce type d’accompagnement sont libres et variables.

Quels sont les cas particuliers de transfert de siège social ?

La procédure de transfert de siège social ou d’établissement est similaire dans la plupart des circonstances. Attention : 3 situations méritent de s’attarder.

Transfert de siège avec changement de ressort territorial du greffe du Tribunal de commerce

Comme évoqué précédemment, votre déménagement dans un nouveau département vous fait sortir du ressort territorial du greffe du TC initial. Cette situation vous impose une formalité supplémentaire : la publication de 2 avis – un dans l’ancien département, 1 dans le nouveau.

Transfert du siège dans le ressort du tribunal de commerce

Si au contraire vous demeurez dans votre département initial, suivez la procédure classique pour le transfert de siège social. Les statuts peuvent prévoir un mode de prise de décision simplifié pour ce type de modification (décision du gérant pour la SARL, par exemple).

Transfert de siège social à l’étranger

Vous transférez le siège social de votre entreprise à l’étranger ? Votre société, de facto, change de nationalité. Vous devez réunir une assemblée générale pour voter la décision et la règle impose l’unanimité des voix des associés présents ou représentés. Le projet de transfert de siège à l’étranger nécessite une publicité légale et une transmission au greffe du tribunal compétent.

Au-delà de cette formalité, le transfert de siège social à l’étranger emporte des conséquences lourdes. Plus qu’un changement d’adresse de domiciliation, votre départ de France implique aussi la disparition de votre société dans ce pays. Ainsi :

1. Vous procédez à la dissolution-liquidation de votre entreprise en France ;
2. Vous créez une nouvelle société à l’étranger.

Attention alors aux conséquences fiscales et sociales !

Il existe 2 exceptions : le transfert de la société dans un autre pays membre de l’UE n’entraîne pas disparition de la personnalité morale. Par ailleurs, les SA et SCA connaissent des procédures spécifiques.

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