Tout savoir du contrat de domiciliation (et les pièges à éviter)

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Mis à jour le 05 Déc 2019 dans

contrat de domiciliation

Un contrat de domiciliation est un contrat selon lequel une entreprise fixe son installation au sein de locaux ne lui appartenant pas.

Domicilier son entreprise est une obligation pour définir son adresse juridique et fiscale. Découvrez tout du contrat de domiciliation, dont les points d’attention lorsqu’on signe un contrat de ce type.

Définition du contrat de domiciliation

Le contrat de domiciliation commerciale est une formalité obligatoire pour s’inscrire au registre du commerce et des sociétés.

Bon à savoir Le contrat de domiciliation est aussi appelé convention de domiciliation.

De plus, selon le Code du Commerce, chaque entreprise qui exerce dans des locaux ne lui appartenant pas doit en signer un.

Il convient donc de rédiger un contrat entre la personne morale de l’entreprise domiciliée et le domiciliataire.

Le contrat de domiciliation commerciale se conclut pour une durée minimale de 3 mois renouvelable.  D’ailleurs, le prolongement se fait par tacite reconduction, sauf en cas de préavis de résiliation.

Les obligations qui encadrent le contrat de domiciliation

Les obligations du domiciliataire

  • Le domiciliataire doit être propriétaire des locaux ou justifier d’un bail commercial.
  • Il doit être immatriculé au répertoire des métiers ou au registre du commerce et des sociétés.
  • Le domiciliataire doit mettre à disposition des locaux propres permettant des réunions et le stockage de documents.
  • Il doit informer le greffier du tribunal de commerce en cas de résiliation ou d’expiration du contrat de domiciliation entreprise.
  • Enfin, il communique aux impôts, aux organismes de contributions et cotisations de sécurité sociale une liste des personnes morales domiciliées.

Si le domiciliataire est une entreprise de domiciliation, il doit disposer de l’agrément préfectoral obligatoire, renouvelable tous les 6 ans.

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Les obligations du domicilié

  • Il s’engage à utiliser exclusivement les locaux de sa domiciliation comme siège de son entreprise.
  • En cas de société basée à l’étranger, le domicilié s’engage à l’utiliser comme agence, représentation ou succursale.
  • Aussi, le domicilié doit prévenir le domiciliataire en cas de modification de son activité.
  • Le domicilié donne mandat au domiciliataire (qui doit l’accepter) de recevoir les notifications le concernant.

En cas de domiciliation de plusieurs sociétés du même groupe dans un même local, il n’y a pas nécessité de conclure un contrat entre elles. Il suffit que l’une en ait la jouissance.

Comment obtenir un contrat de domiciliation ?

De nombreux organismes proposent des modèles contrats de domiciliation commerciale prêts à être remplis. Vous pouvez ainsi utiliser le modèle officiel de la CCI, ou bien celui proposé par un des acteurs du juridique en ligne. Ce contrat de domiciliation est destiné aux entreprises domiciliataires et aux sociétés domiciliées.

Bon à savoir Le contrat de domiciliation doit être établi en 3 exemplaires, dont l’un sera transféré au registre du commerce et des sociétés.

Enfin, notez qu’il est possible d’anticiper sur la constitution légale d’une entreprise en élaborant un contrat au nom de son fondateur ou avec des projets de statuts. Puis, il sera ratifié une fois la société créée.

Dans le cas d’une société de domiciliation

Comme nous l’avons mentionné, les sociétés de domiciliation doivent demander un agrément préfectoral destiné à compiler certaines informations :

  • vérifier l’honorabilité du dirigeant ;
  • justifier la propriété ou un bail commercial du local mis à disposition ; 
  • fournir des données administratives précises et complètes ;
  • ne pas avoir eu de condamnation pénale ou administrative (de moins de 5 ans) ;
  • s’engager sur la confidentialité pour ses clients ;
  • ne pas avoir fait l’objet d’une faillite personnelle.
Si vous faites appel à une société de domiciliation, celle-ci se chargera de rédiger et de vous envoyer le contrat de domiciliation à signer.

Rappelons les autres avantages de faire appel à une société pour un contrat de domiciliation commerciale :

  • En plus de mettre des locaux à disposition, les entreprises de domiciliation vous accompagnent dans la création de votre projet.
  • Certaines proposent des services de traitement de courrier et un secrétariat téléphonique. Pour d’autres, cela peut aller jusqu’à la gestion de la comptabilité ou la proposition d’un service juridique.
  • Elles proposent des adresses prestigieuses pour renvoyer une image positive de votre entreprise. 
  • En évitant de domicilier votre entrepris à votre adresse, vous protégez votre vie privée. Enfin, vous pouvez changer de domicile sans que cela n’agisse sur votre siège social.

Les sociétés de domiciliation en ligne : un contrat de domiciliation en quelques clics

Les entreprises de domiciliation en ligne présentent l’avantage de pouvoir obtenir ce contrat encore plus rapidement.

Citons ainsi Kandbaz ou encore SeDomicilier, qui sont très efficaces de ce point de vue.

Ces sociétés proposent en plus des tarifs avantageux et des prestations de services complémentaires :

  • mise à disposition d’adresses prestigieuses ;
  • simplicité et rapidité de la souscription ;
  • accompagnement dans les démarches de création d’entreprise ;
  • gestion administrative et suivi des courriers ;
  • mise à disposition d’un standard téléphonique, etc.

Pour effectuer une domiciliation commerciale en ligne, la liste des documents à fournir est relativement limitée. En général :

  • Un ou plusieurs justificatifs d’identité
  • Un justificatif de domicile de moins de 3 mois
  • Vos projets de statuts ou votre Kbis

Vous pouvez ainsi obtenir votre contrat de domiciliation signé en quelques heures.

Cette efficacité vous permet d’avancer plus dans la suite des démarches (création, transfert de siège…).

Signer un contrat de domiciliation : les points d’attention à retenir

Avant de vous engager dans un contrat de domiciliation commerciale, vous devez vérifier certains points au niveau de vos engagements.

  • La durée du contrat : selon le code du commerce, elle doit être d’au moins 3 mois renouvelables par tacite reconduction. 
  • La durée de l’engagement : elle est très variable selon les entreprises de domiciliation. À noter que la plupart des entreprises de domiciliation en ligne proposent des contrats sans engagement.
  • Les options : attention à faire la différence entre les prestations incluses dans le prix et celles qui sont optionnelles. 
  • Les augmentations de tarifs : beaucoup d’entreprises proposent un tarif préférentiel la première année avec une augmentation conséquente des coûts par la suite. Il est donc judicieux de prendre le temps de faire un calcul sur le moyen et le long terme.
Bon à savoir Une précision importante sur l’engagement : la loi impose un engagement minimum de 3 mois.

Donc quand on dit sans engagement, cela signifie que vous pouvez résilier à tout moment, mais vous aurez tout de même une période de 3 mois à payer.

La plupart du temps, ces 3 mois sont payés d’avance. C’est l’avance de redevance que vous devez payer au départ, qui permet aux entreprises de domiciliation de pouvoir continuer à recevoir votre courrier, et vous laisser le temps de prévenir tous les organismes officiels que votre adresse a changé (soit parce que vous avez déménagé le siège social, soit parce que vous avez fermé votre société).

FAQ 

Quelle est la différence entre le contrat de domiciliation et l’attestation de domiciliation ?

Le contrat de domiciliation est synallagmatique, c’est-à-dire qu’il suppose un échange mutuel entre la société de domiciliation et l’entreprise domiciliée. De ce contrat va découler une attestation.

D’un autre côté, l’attestation de domiciliation consiste à produire une preuve de sa domiciliation au CPE. Elle peut être effectuée au domicile du dirigeant. 

Si ce dernier est propriétaire, il rédige lui-même l’attestation. S’il est locataire, il doit demander à son propriétaire de la lui délivrer. 

Qu’entend-on par contrat de domiciliation à titre gratuit (ou convention de domiciliation à titre gratuit) ?

Ce type de contrat s’adresse plutôt aux dirigeants qui possèdent plusieurs entreprises. Ils ont la possibilité de domicilier l’une d’elles qui sera la société domiciliataire. Puis, ils peuvent désigner l’autre entreprise comme étant bénéficiaire des infrastructures de son siège social. Cette mise à disposition du local peut être instaurée à titre gratuit, comme à titre onéreux.

Le contrat de domiciliation à titre gratuit n’est pas un contrat de sous-location, mais plutôt une convention de mise à disposition gratuite d’un local commercial

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