Domicilier son entreprise est une obligation pour définir son adresse juridique et fiscale. Plusieurs solutions existent pour la domiciliation d’une entreprise, dont la domiciliation commerciale. Un contrat de domiciliation est alors rédigé lorsqu’une entreprise fixe son installation au sein de locaux ne lui appartenant pas.
Définition, obligations, contenus : découvrez tout du contrat de domiciliation, dont les points d’attention lorsqu’on signe un contrat de ce type.
Contrat de domiciliation : définition
Selon le Code du Commerce, chaque entreprise qui exerce dans des locaux ne lui appartenant pas doit signer un contrat de domiciliation. Il convient donc de rédiger un contrat entre la personne morale de l’entreprise domiciliée et le domiciliataire. De plus, une copie du contrat de domiciliation commerciale est une formalité obligatoire pour s’inscrire au registre du commerce et des sociétés afin de justifier l’adresse du siège social de l’entreprise.
Il permet d’encadrer la relation entre l’entreprise domiciliée et la société domiciliataire en stipulant diverses clauses concernant notamment les obligations de chacune des parties, les conditions du contrat et sa résiliation.
Le contrat de domiciliation commerciale se conclut pour une durée minimale de 3 mois renouvelable. D’ailleurs, le prolongement se fait par tacite reconduction, sauf en cas de préavis de résiliation.
Les obligations qui encadrent le contrat de domiciliation
Plusieurs obligations encadrent la signature d’un contrat de domiciliation, aussi bien du côté du domiciliataire que du domicilié.
Les obligations du domiciliataire
- Le domiciliataire doit être propriétaire des locaux ou justifier d’un bail commercial.
- Il doit être immatriculé au répertoire des métiers ou au registre du commerce et des sociétés.
- Le domiciliataire doit mettre à disposition des locaux propres permettant des réunions et le stockage de documents.
- Il doit informer le greffier du tribunal de commerce en cas de résiliation ou d’expiration du contrat de domiciliation entreprise.
- Enfin, il communique aux impôts, aux organismes de contributions et cotisations de sécurité sociale une liste des personnes morales domiciliées.
Si le domiciliataire est une entreprise de domiciliation, il doit disposer de l’agrément préfectoral obligatoire, renouvelable tous les 6 ans.
Les obligations du domicilié
- Il s’engage à utiliser exclusivement les locaux de sa domiciliation comme siège de son entreprise.
- En cas de société basée à l’étranger, le domicilié s’engage à l’utiliser comme agence, représentation ou succursale.
- Aussi, le domicilié doit prévenir le domiciliataire en cas de modification de son activité.
- Le domicilié donne mandat au domiciliataire (qui doit l’accepter) de recevoir les notifications le concernant.
En cas de domiciliation de plusieurs sociétés du même groupe dans un même local, il n’y a pas nécessité de conclure un contrat entre elles. Il suffit que l’une en ait la jouissance.
Que doit contenir un contrat de domiciliation commerciale ?
Pour être valide, le contenu du contrat de domiciliation doit répondre aux obligations légales. Ainsi, il doit être écrit et inclure les mentions obligatoires suivantes :
- l’identité des parties ;
- les informations relatives à l’agrément préfectoral de la société de domiciliation ;
- l’adresse de domiciliation ;
- les prestations et services souscrits ;
- le tarif des prestations ;
- la durée de contrat (3 mois minimum) ;
- les modalités de paiement ;
- les obligations de chaque partie ;
- les conditions de résiliation.
Modèle de contrat de domiciliation
Pour vous aider, voici un modèle de contrat de domiciliation gratuit à télécharger et à compléter. Il peut et doit bien sûr être adapté à votre situation.
Comment obtenir un contrat de domiciliation ?
Les sociétés de domiciliation
Un contrat de domiciliation s’obtient auprès d’une société de domiciliation d’entreprise. Comme nous l’avons mentionné, les sociétés de domiciliation doivent obtenir un agrément préfectoral avant de proposer tout service de domiciliation d’entreprise.
Les entreprises de domiciliation en ligne présentent l’avantage de pouvoir obtenir ce contrat encore plus rapidement.
Rappelons les autres avantages de faire appel à une société pour un contrat de domiciliation commerciale :
- La plupart proposent des services de traitement de courrier et un secrétariat téléphonique, de gestion de la comptabilité ou la proposition d’un service juridique.
- Vous pouvez accéder à des adresses prestigieuses pour renvoyer une image positive de votre entreprise.
- En évitant de domicilier votre entreprise à votre adresse, vous protégez votre vie privée.
- Vous pouvez changer de domicile sans devoir changer l’adresse du siège social.
- En plus de mettre des locaux à disposition, les entreprises de domiciliation vous accompagnent dans la création de votre projet.
Les Tricolores
Pour effectuer une domiciliation commerciale en ligne, la liste des documents à fournir est relativement limitée. En général :
- un ou plusieurs justificatifs d’identité ;
- un justificatif de domicile de moins de 3 mois ;
- vos projets de statuts ou votre Kbis.
Cette efficacité vous permet d’avancer plus dans la suite des démarches (création, transfert de siège…).
Un modèle de contrat de domiciliation
De nombreux organismes proposent des modèles contrats de domiciliation commerciale prêts à être remplis. Vous pouvez ainsi utiliser le modèle officiel de la CCI, ou bien celui proposé par un des acteurs du juridique en ligne. Ce contrat de domiciliation est destiné aux entreprises domiciliataires et aux sociétés domiciliées.
Enfin, notez qu’il est possible d’anticiper sur la constitution légale d’une entreprise en élaborant un contrat au nom de son fondateur ou avec des projets de statuts. Puis, il sera ratifié une fois la société créée.
Signer un contrat de domiciliation : les points d’attention à retenir
Avant de vous engager dans un contrat de domiciliation commerciale, vous devez vérifier certains points au niveau de vos engagements.
- La durée du contrat : selon le code du commerce, elle doit être d’au moins 3 mois renouvelables par tacite reconduction.
- La durée de l’engagement : elle est très variable selon les entreprises de domiciliation. À noter que la plupart des entreprises de domiciliation en ligne proposent des contrats sans engagement.
- Les options : attention à faire la différence entre les prestations incluses dans le prix et celles qui sont optionnelles.
- Les augmentations de tarifs : beaucoup d’entreprises proposent un tarif préférentiel la première année avec une augmentation conséquente des coûts par la suite. Il est donc judicieux de prendre le temps de faire un calcul sur le moyen et le long terme.
Donc quand on dit sans engagement, cela signifie que vous pouvez résilier à tout moment. Mais vous aurez tout de même une période de 3 mois à payer.
La plupart du temps, ces 3 mois sont payés d’avance. C’est l’avance de redevance que vous devez payer au départ, qui permet aux entreprises de domiciliation de pouvoir continuer à recevoir votre courrier, et vous laisser le temps de prévenir tous les organismes officiels que votre adresse a changé (soit parce que vous avez déménagé le siège social, soit parce que vous avez fermé votre société).
FAQ
Quelle est la différence entre le contrat de domiciliation et l’attestation de domiciliation ?
Le contrat de domiciliation est synallagmatique, c’est-à-dire qu’il suppose un échange mutuel entre la société de domiciliation et l’entreprise domiciliée. De ce contrat va découler une attestation.
D’un autre côté, l’attestation de domiciliation consiste à produire une preuve de sa domiciliation au CPE. Elle peut être effectuée au domicile du dirigeant.
Si ce dernier est propriétaire, il rédige lui-même l’attestation. S’il est locataire, il doit demander à son propriétaire de la lui délivrer.
Qu’entend-on par contrat de domiciliation à titre gratuit (ou convention de domiciliation à titre gratuit) ?
Ce type de contrat s’adresse plutôt aux dirigeants qui possèdent plusieurs entreprises. Ils ont la possibilité de domicilier l’une d’elles qui sera la société domiciliataire. Puis, ils peuvent désigner l’autre entreprise comme étant bénéficiaire des infrastructures de son siège social. Cette mise à disposition du local peut être instaurée à titre gratuit, comme à titre onéreux.
Le contrat de domiciliation à titre gratuit n’est pas un contrat de sous-location, mais plutôt une convention de mise à disposition gratuite d’un local commercial.
