Logiciel de signature électronique

Qu’est-ce qu’un logiciel de signature électronique ?

Un logiciel de signature électronique est un outil destiné à signer et faire signer des documents de façon numérique.

La plupart de ces logiciels ont développé des intégrations natives afin d’optimiser des outils que vous possédez déjà comme HelloSign l’a fait avec son intégration HelloSign for Salesforce.

Comment fonctionne un logiciel de signature électronique ?

Processus

Les logiciels de signature électronique ont, pour la majorité, développé des interfaces intuitives et ergonomiques afin d’en faciliter l’usage. Le processus se fait généralement en 4 étapes : 

• la sélection des documents ;
• l’ajout des signataires ;
• le placement des champs de signatures ;
• la révision et l’envoi.

En plus d’un processus assez facile à prendre en main, les logiciels proposent généralement des dossiers de suivis. Vous pourrez donc suivre l’avancée de votre document et l’archiver une fois le sujet clos. 

Comme vous pourrez le constater sur le schéma ci-dessous, la signature électronique est soumise à plusieurs étapes de sécurisation lors de la réalisation du document mais aussi et surtout lors de la vérification de ce dernier.

Accessibilité des logiciels de signature électronique

Si certains logiciels comme Adobe Sign et Universign proposent des applications mobiles, d’autres comme HelloSign et Yousign ont décidé de rester sur un développement web responsive qui permet aux utilisateurs d’avoir un produit adapté à leur smartphone ou tablette sans avoir à installer l’application.

Sécurité et normes de conformité d’une signature électronique

Rappelons-le, si l’on souhaite fournir un document à valeur juridique, il doit obligatoirement répondre à des normes de sécurité et de conformité. Nous reconnaissons que les normes et les certificats liés au travail numérique ne sont pas toujours évidents à identifier. Vous pouvez être confronté à des réglementations différentes selon votre lieu d’exercice ou votre domaine d'activité…

Pour vous aider, nous avons dégagé les certificats les plus importants pour garantir la valeur juridique de votre document (selon les normes de sécurité aux Etats-Unis et en Europe) :

En France :

• eIDAS (Electronic IDentification Authentication and trust Services) ;
• ETSI (European Telecommunications Standards Institute) ; 
• GDPR (General Data Protection Regulation) ;

Aux Etats-Unis :

• ESIGN (The Electronic Signatures in Global and National Commerce Act)
• UETA (Uniform Electronic Transaction Act)

Il se peut qu’aux Etats-Unis, vous ayez à fournir des certificats supplémentaires notamment dans le domaine de la finance (CFPB, FFEIC…). Même si la plupart des éditeurs veillent à ce que leur outil de signature électronique se plie aux instructions les plus strictes, veillez à choisir la solution de signature électronique qui correspond aux normes auxquelles vous devrez répondre dans la production de vos documents !

Les avantages d’un logiciel de signature électronique 

Avez-vous vraiment des avantages à passer au logiciel de signature électronique ? La réponse est oui et nous vous expliquons pourquoi.

Le logiciel de signature électronique vous permettra de gagner des avantages considérables que ce soit en termes de budget, d’espace ou de temps :

• le gain de temps : souvent équipés de workflow et de fonctionnalités automatiques, les logiciels de signature électronique vous permettront de produire un travail efficace et organisé de façon à augmenter votre temps efficient.
• le gain d’espace : plus besoin d’avoir des piles de dossiers à classer et archiver. Vous aurez le choix entre le stockage sur votre propre ordinateur, smartphone, tablette ou sur un espace de stockage par le cloud.
• les économies sur les dépenses : les logiciels de signature électronique présentent aussi des avantages sur le plan budgétaire ! Le fait de numériser votre travail vous permet de réduire voire de supprimer totalement vos frais liés à l’achat de matériel comme l’encre et le papier mais aussi les potentiels frais d’envoi.

Le logiciel de signature électronique vous promet également une solution efficace qui vous permettra de signer vos contrats plus rapidement et de les réunir sur une seule et même plateforme, réduisant les délais et les éventuels retards.

À qui s'adressent les logiciels de signature électronique ?

Les logiciels de signature électronique sont recommandés pour tous types d’entreprise mais aussi pour les indépendants (et même certains particuliers). 

Nous avons tout de même remarqué une forte popularité des logiciels de signature électronique au sein de quelques domaines d'activité que voici :

• Les commerciaux : gain de temps sur la signature des contrats, devis…
• Les RH : facilite la transmission des documents d’intégration mais aussi la réalisation de différents types de contrats (nouvelle embauche, avenants) ;
• La finance : gain de temps sur les échanges d’accords de confidentialité, l’édition des factures.
• Les assurances : un secteur qui génère beaucoup de documents à signer et à archiver.

Vous pourrez donc trouver des solutions de signature électronique avec des abonnements (dont nous parlerons un peu plus bas) adaptés à vos besoins, votre activité et la taille de votre entreprise.

Les fonctionnalités d’un logiciel de signature électronique 

Signature électronique (selon différents niveaux)

Comme nous l’avons mentionné précédemment, les signatures électroniques répondent à des normes de sécurité et de conformité des plus strictes. Afin de renforcer cette promesse de sécurité, vous aurez accès, selon vos besoins et l’abonnement auquel vous aurez souscrit, à trois niveaux de signatures. 

• La signature électronique simple ou standard (SES) ;
• La signature électronique avancée (AES) ;
• La signature électronique avec certificat qualité (QES).

Que représentent ces niveaux de signatures et dans quels cas s’appliquent-ils ?

La signature électronique simple ou SES est émise sans certificat personnel au nom du signataire mais elle est sécurisée par un mot de passe ou un code PIN qui sera envoyé par SMS au signataire afin de vérifier son identité. Ce niveau de signature permet la réalisation de documents sans grande valeur juridique comme :

• donner ou recueillir un accord suite à un devis ;
• signer un contrat de bail, de travail ou d’apprentissage ;
• accepter des conditions générales ;
• signer un état des lieux.

La signature électronique avancée ou AES est émise à la suite de la création d’un certificat au nom du signataire qui garantit son identité. Le justificatif d’identité de ce dernier devra être contrôlé au préalable par un prestataire de confiance. Vous pourrez, grâce à la signature électronique avancée, produire des documents plus complexes et à valeur juridique plus importante comme :

• valider un contrat de vente ;
• effectuer des contrats de prêts ;
• réaliser des contrats d’épargne ; 
• souscrire à des contrats d’assurance-vie.

La signature électronique avec certificat qualité ou QES est le plus haut niveau de signature électronique. Pour vous procurer ce certificat, vous devrez fournir un justificatif d’identité puis vous entretenir en face-à-face avec un Opérateur d’Enregistrement Délégué. Le QES vous donnera donc la possibilité de traiter des documents à haut niveau de sécurité comme :

• traiter des actes d’avocats ;
• soumettre des actes juridiques communautaires ;
• gérer des documents administratifs transmis au fisc.

Notez également qu’il est possible, pour chaque document traité via un logiciel de signature électronique, de justifier et de prouver par qui les documents ont été signés avec une piste d’audit non modifiable contenant des signatures cryptées (en cas d’identification numérique), le lieu de signature (remonté grâce à l’adresse IP), la date et l’heure de la signature et les identités des signataires.

Intégrations

La grande majorité des logiciels de signature électronique propose des intégrations afin de répondre à vos demandes les plus précises. Les fonctionnalités du logiciel pourront donc être embarquées dans vos outils comme Slack, Google Docs ou encore Dropbox.

HelloSign a même développé une intégration dédiée à Salesforce afin de faciliter davantage la gestion de vos dossiers depuis votre outil CRM.

API

Les API sont recommandées si vous souhaitez personnaliser vos documents et adapter votre outil de signature électronique à votre marque. Les cas d’usages les plus fréquents pour l’utilisation des API sont :

• la création de formulaires ;
• l’intégration d’une bibliothèque de documents ;
• le cachetage et l’horodatage des transactions pour garantir l’intégrité ;
• le téléchargement de modèles de documents.

Ces API sont développées de façon plus ou moins complexe. D’après les retours d'expériences, Universign ressort comme étant le plus facile à prendre en main avec un processus d’intégration réalisable en seulement 3 étapes contrairement à Adobe Sign qui semble s’adresser aux plus aguerris.

Nous rappelons tout de même que chaque logiciel propose ses propres API selon une grille de tarification transparente fournie sur devis suite à la prise de contact avec un commercial de la société qui vous accompagnera dans vos recherches.

Automatisation

Nous retrouvons les fonctionnalités d’automatisations sur la grande majorité des outils de signature électronique. Nous avons dégagé les possibilités les plus courantes qui sont :

• la gestion des workflows ;
• les relances automatiques ;
• les attributions ;
• les rappels et notifications.

Si les rappels et les notifications semblent communs à tous les logiciels de signature électronique, HelloSign propose par exemple la possibilité de gérer de l’accès des membres de votre équipe dans les paramètres de compte.

Comment choisir un logiciel de signature électronique ?

Stockage des données et sécurité

Le niveau de sécurité ainsi que le lieu de stockage des données peuvent être des critères décisifs selon vos attentes d’un logiciel de signature électronique. Si votre société est basée en France et que vous souhaitez une protection maximale de vos données, il vous sera peut-être préférable de vous diriger vers un logiciel dont les données sont stockées en France ou dans l’UE.

Les données Yousign et Universign sont hébergées en France, HelloSign propose à son utilisateur le choix entre l’Europe et les Etats-Unis tandis que les données d’Adobe Sign sont exclusivement stockées aux Etats-Unis. 

Niveau de sécurité de signature électronique

Rappelons-le, les logiciels de signature proposent pour la plupart trois niveaux de signatures, simple, avancée et qualifiée. Selon votre domaine d’activité, vous serez confronté à des documents à risque plus ou moins élevés. Veillez à identifier vos besoins et vos dossiers à traiter ou en cours de traitement afin de vous diriger vers la solution la plus adaptée à votre travail.

Les documents à faible risque comme les contrats de travail, les devis ou encore les états des lieux pourront être réalisés avec le niveau simple de signature électronique.

Certains documents pour les banques et les assurances comme les contrats de crédits, d’épargne, les contrats d’assurance-vie et les contrats en agence ou à distance de certains produits bancaires et d’assurance peuvent être traités avec le niveau de signature avancée.

En revanche, les documents à grande valeur juridique comme les actes d’avocats ou les actes ayant effet hors du territoire français et de l’UE devront être partagés avec le plus haut niveau de sécurité : la signature électronique qualifiée qui, rappelons-le se démarque par l’obligation de détenir un certificat justifiant de l’identité des signataires suite à un entretien en face à face avec un Opérateur d’Enregistrement Délégué.

Facilité d’utilisation

Si toutes les solutions de signatures électroniques s’appliquent à proposer des interfaces ergonomiques et intuitives, nous avons tout de même constaté, après avoir testé quelques produits, que certains se démarquent de leurs concurrents.

HelloSign et Universign misent sur la facilité d’utilisation de leur solution de signature électronique. En effet, les interfaces sont sobres et les étapes du processus de signature électroniques sont simples et efficaces.

AdobeSign propose plus de fonctionnalités au risque de freiner de potentiels utilisateurs. En revanche, si vous êtes un habitué de la suite Adobe vous ne devriez pas rencontrer de difficultés.

La taille de votre entreprise (et le nombre d’utilisateurs)

Le choix du logiciel de signature dépendra de la taille de votre entreprise et du nombre d’utilisateurs prévus ! Veillez à choisir un outil adapté qui pourra gérer l’ensemble des besoins de tous vos collaborateurs tout en restant dans votre budget prévu à cet effet.

Universign propose par exemple, des packs au nombre de signatures qui permettent aux grandes entreprises de gérer un nombre de signatures très important pour un prix attractif.

Si vous êtes un particulier, un indépendant ou une TPE/PME, vous pouvez vous tourner vers des outils comme DocuSign, HelloSign ou Eversign qui proposent des formules adaptées.

Le prix

Le prix d’un logiciel de signature électronique fait évidemment partie des critères de sélection mais attention, n’en faites pas un critère prioritaire. Les prix de départ varient entre 7€ et 15€ par mois pour des abonnements à l’année mais notez également que la performance ainsi que les niveaux de sécurité en dépendent.

Prenez le temps d’étudier vos besoins et les formules proposées de façon à choisir un outil qui conviendra aux documents que vous souhaitez traiter.

Intégration à d’autres logiciels

Si la grande majorité des logiciels de signature électronique propose des intégrations à vos outils (logiciel CRM ou logiciel ERP), il se peut que certains aient développé des fonctionnalités ajustées à vos besoins. Prenons l’exemple de HelloSign qui, rappelons-le, a développé une intégration dédiée à Salesforce.

Logiciel de signature électronique gratuit : mythe ou réalité ?

Il existe effectivement des alternatives gratuites aux logiciels de signature électronique payants. Mais avant de se tourner vers un produit gratuit, veillez à prendre en compte toutes les conditions afin d’éviter une mauvaise surprise.

Universign propose un plan gratuit de 5 signatures offertes dès la première inscription mais les fonctionnalités y ont nettement été réduites. 

Parmi les solutions gratuites les plus utilisées nous retrouvons :

• Smallpdf, plus souvent utilisé pour convertir des documents en pdf, cet outil propose un plan gratuit de signature électronique qui vous permet de réaliser deux tâches par jour. Les signatures et les données sont cryptées en SSL seulement, il n’y a aucune mention concernant les différents niveaux de signatures. Il est donc difficile de savoir quelle sera la valeur d’une signature apposée via Smallpdf. Les données sont hébergées par AWS (Amazon Web Services) ce qui nous laisse penser que le stockage se fait en Europe ou aux Etats-Unis.
• Createmysignature.com (par PandaDoc) propose également de signer des documents en ligne gratuitement. Cependant le service client est très limité et il est assez compliqué de savoir si les politiques en termes de sécurité sont les mêmes pour PandaDoc que pour Createmysignature.com.
• Docsketch fait partie des logiciels de signature électronique qui mettent des plans gratuits à disposition. Leur formule gratuite permet de traiter trois documents par mois pour un utilisateur.

Bien sûr il existe de nombreuses solutions de signatures électroniques en plus des trois que nous avons cités. Vous pouvez également faire appel à Sodapdf, Wondershare (par HiPDF), e-signaturesecurisee.com ou encore onlinesignature.

L’inconvénient de ces outils est le manque de lisibilité des normes de sécurité. Si certains comme Sodapdf précisent respecter les normes eIDAS, peu d’entre eux précisent les niveaux de signatures. Il est donc difficile pour une entreprise de se projeter sans savoir si les documents auront une valeur juridique à la hauteur du niveau de sécurité auxquels ils doivent répondre.

Quel est le tarif d'un logiciel de signature électronique ?

Les prix de départ pour un abonnement “basique” varient généralement entre 9€ et 15€/mois et si la plupart des logiciels proposent des abonnements mensuels, Universign se démarque avec une offre par packs de signatures.

Pour les abonnements mensuels comme ceux de Yousign, AdobeSign, ou Docusign, les prix augmentent en fonction de plusieurs facteurs :

• le nombre d’utilisateurs ;
• les fonctionnalités incluses ;
• les niveaux de signatures ;
• le nombre de contacts.

Il est également possible de faire des demandes sur devis pour les besoins particuliers ainsi que pour utiliser les API.

Comme nous l’avons mentionné plus haut, Universign est le seul à proposer une tarification par packs de signatures avec un prix de départ de 25 signatures pour 49€. Les prix varient donc principalement selon le nombre de signatures mais aussi selon les fonctionnalités incluses et les niveaux de signatures.

Afin de vous donner une vision plus claire des grilles tarifaires nous avons réuni dans ce tableau, les tarifs proposés par AdobeSign, Yousign HelloSign et Universign :

Logiciels de signature électronique	Fonctionnalités principales	Tarif HT
Yousign	- 3 niveaux de signature électronique - Données hébergées en France - API - Piste d’audit	de 25 à 40€/ mois par utilisateur
AdobeSign	- 3 niveaux de signature électronique - Données hébergées aux USA - API - Application pour mobile et tablette - Piste d’audit	de 18 à 40€/ mois par utilisateur
HelloSign	- 3 niveaux de signature électronique - Données hébergées en Europe ou aux USA - API - Piste d’audit	de 15 à 40€/ mois par utilisateur
Universign	- 3 niveaux de signature électronique - Données hébergées en France - API - Application pour mobile et tablette - Piste d’audit - Tarif par pack de signature	à partir de 49€ pour 25 signatures