À propos de HelloSign
HelloSign est une plateforme de travail numérique qui comprend des solutions de signatures électroniques. En 2010, Joseph Walla et Neal O’Mara décident de créer un logiciel de signature électronique qui permettra aux entreprises d’optimiser leur travail en ligne et donc d’économiser du temps et de l’argent. Les deux partenaires ont également créé HelloFax, un outil d’envoi et de réception de fax, ainsi que HelloWorks, un outil développé pour réaliser des formulaires intelligents.
En 2018, HelloSign est racheté par Dropbox, soucieux de proposer des services aussi adaptés aux professionnels.
Tarifs de HelloSign
HelloSign propose 4 plans de tarification dont un plan gratuit. Le prix de départ d’un abonnement payant est de 15 $US et vous avez la possibilité de souscrire au pack Entreprises uniquement sur devis, afin d’accéder aux fonctionnalités plus avancées.
| Free | Essentials | Standard | Premium | |
|---|---|---|---|---|
| Tarif par mois et par utilisateurs | Gratuit | 15 $US par mois | 25 $US par mois | sur devis |
| Demandes de signatures par mois | 3 | illimitées | illimitées | illimitées |
| Partage de fichiers | oui | oui | oui | oui |
| Piste d’audit | oui | oui | oui | oui |
| Connexion SSO | non | non | non | oui |
| Workflow designer | non | non | oui | oui |
| SLA 99% | oui | oui | oui | oui |
| Modèles | 0 | 5 | 15 | illimité |
| Rappels et notifications | oui | oui | oui | oui |
HelloSign propose en plus un plan dédié pour son API, qui se compose de 3 plans payants et d’un plan sur devis :
- Bronze : 99 $US/mois.
- Argent : 249 $US/mois.
- Or : 449 $US/mois.
Vous pouvez retrouver toutes les informations liées à ces abonnements sur la page de tarification HelloSign API.
À qui s’adresse HelloSign ?
HelloSign s’adresse aux entreprises, qu’elles soient des multinationales, des TPE ou des PME. C’est un outil optimisé pour traiter un nombre important de documents grâce au stockage sur le cloud de Dropbox. Les tarifs abordables de HelloSign permettent également d’en faire un outil très pratique et apprécié de certains indépendants.
On recommande cette solution de signature électronique pour :
- les commerciaux, pour faire signer des contrats plus rapidement (HelloSign a développé HelloSign pour Salesforce de façon à optimiser le flux de travail des équipes commerciales) ;
- les RH, qui pourront faire circuler plus facilement les documents d’intégration mais aussi réaliser différents types de contrats (nouvelle embauche, avenants) ;
- le secteur des finances, qui nécessite un haut niveau de sécurité ;
- et aussi les assurances, un secteur qui génère beaucoup de documents à signer et à archiver.
Sécurité
HelloSign, comme beaucoup de logiciels de signature électronique, s’applique à faire respecter des normes de sécurité et de conformité au sein de sa structure. C’est la raison pour laquelle cet outil est soumis à toutes les normes les plus strictes de sécurité au niveau des Etats-Unis, de l’Europe mais aussi au niveau international :
- eIDAS ;
- RGPD ;
- ISO27001 ;
- ETSI.
Chaque document signé ou à signer via HelloSign est accompagné d’une piste d’audit non modifiable où l’on retrouve la date, l’identité des signataires ainsi que le lieu de signature (grâce à l’adresse IP).
L’entreprise américaine faisant appel à Amazon Web Service pour le stockage de ses données, ces dernières peuvent être hébergées soit aux Etats-Unis, soit en Europe.
Inscription et test de HelloSign
Un plan gratuit pour tester HelloSign est disponible. Il est assez limité mais peut suffire à un essai. Il est également possible de bénéficier de 30 jours d’essais gratuits sur les plans payants. Pour ce faire, il faudra renseigner ses informations (adresse mail, nom, prénom) mais aussi ses coordonnées bancaires ! Aucun retrait ne sera fait avant le délai des 30 jours et vous pouvez résilier l’abonnement à tout moment.
La page d’accueil du logiciel est agréable et ergonomique. Pour vous connecter, il vous suffit de votre adresse mail ainsi que du mot de passe que vous aurez choisi au préalable. Le menu à gauche regroupe les catégories : Signer des documents, envoi groupé, modèles, documents, équipe et intégrations.
Vous pouvez cliquer directement sur le bouton “Signer ou Envoyer” pour être amené à la page des documents à signer. Le bouton “Créer un modèle” sert lui aussi de raccourci cependant il n’est pas permis dans le plan gratuit de créer des modèles.
Une fois que vous avez cliqué sur “Signer ou envoyer” vous pouvez choisir vos documents et suivre le processus qui se fait en 4 étapes :
- sélection des documents ;
- ajout des signataires ;
- placement des champs de signatures ;
- révision et envoi.
Fonctionnalités de HelloSign
Signature électronique
HelloSign promet à ses utilisateurs une évolution de l’entreprise vers un business intelligent et efficace. Il dispose depuis 2018, année de rachat par Dropbox, d’une solution de stockage sur le cloud qui permet de gérer d’importants flux de travail tout en continuant à économiser sur le temps et l’espace d’archivage mais aussi sur les coûts liés à l’achat de matériel comme l’encre et le papier.
Comme la plupart de ses concurrents, HelloSign propose trois niveaux de signatures électroniques :
- la signature électronique standard (SES) : sécurisée par un mot de passe ou un code pin (les codes peuvent être différents selon les personnes à qui vous envoyez le document) ;
- la signature électronique avancée (AES) : garantit une identification du signataire, elle doit être créé à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut utiliser avec un niveau de confiance élevé ;
- la signature électronique qualifiée (QES) : nécessite certificat numérique qualifié qui a été créé par un dispositif de création de signature qualifié (QSCD), émis par un fournisseur de services de confiance.
Afin d’aiguiser davantage leur système de sécurité, HelloSign a mis en place un système basé sur les rôles. En effet, vous aurez la possibilité d’accorder différents niveaux d’autorisations selon les membres de vos équipes.
Intégrations
Les entreprises étant de plus en plus demandeuses et exigeantes en termes de fonctionnalités, HelloSign a développé des intégrations qui viendront compléter des outils comme :
- Dropbox
- Google Docs
- Oracles
- Slack…
Avec son outil HelloSign for Salesforce, le logiciel de signature électronique promet un outil intuitif, rapide et productif. Plus besoin de quitter Salesforce pour partager, faire signer les contrats et suivre les demandes !
API
L’API HelloSign est compatible avec OAuth et ses données d’authentification sont cryptées grâce à SSL. Elle suit une grille de tarification transparente, adaptée selon les besoins d’une entreprise. Elle propose des options de signatures intégrées, qui vous permettent de signer ou de faire signer des documents directement depuis votre site internet (sans être redirigé vers hellosign.com).
Vous pourrez donc bénéficier de toutes les fonctionnalités de cette plateforme de travail numérique dans vos outils car HelloSign s’intègre aussi bien dans les meilleures solutions de Gestion de la relation client (CRM) que dans les logiciels ERP.
Automatisation
L’automatisation de HelloSign propose des solutions comme un tableau de bord qui a pour fonctions :
- le suivi et l’avancement des demandes de signature ;
- l’envoi des rappels et notifications aux signataires ;
- une vue sur l’ensemble des documents signés ;
- la gestion de l’accès des membres de votre équipe dans les paramètres de compte ;
- les relances automatiques.
Ces fonctionnalités s’effectuent aussi bien dans le logiciel qu’en externe grâce au nombre important d’intégrations proposées par HelloSign.
Service client et support
Vous pouvez décider de joindre les services de support et commerciaux via un formulaire ou en faisant appel au Chatbot qui met des conseillers à disposition en cas de demandes spécifiques.
HelloSign informe également ses utilisateurs que les délais de réponses sont rallongés à cause du nombre important de demandes et les invite donc à se rendre sur la FAQ qui peut leur fournir des réponses utiles en attendant d’être mis en relation avec un commercial ou un conseiller.
HelloSign : avis clients
HelloSign est un outil de signature électronique très apprécié des utilisateurs et c’est assez clair lorsque l’on constate la note de 4,6/5 par Capterra. Parmi ces avis renseignés nous avons pu dégager les principaux avantages et inconvénients.
Les plus :
- logiciel facile à prendre en main ;
- tarifs abordables ;
- support et service client très réactif.
Les moins :
- moins visible que certains de ses concurrents, peut freiner quelques clients ;
- pas d’application iOS ou Android.
HelloSign : avis final
HelloSign respecte toutes les normes les plus strictes en termes de sécurité et de conformité et s’il n’a pas autant de notoriété que certains de ses plus gros concurrents comme Yousign, AdobeSign ou encore DocuSign, il n’a pas grand chose à leur envier !
L’interface du logiciel est agréable, intuitive et ergonomique. L’outil est rapide, facile à utiliser et possède quelques avantages dont :
- le choix du lieu de l’hébergement des données (USA ou UE) ;
- les tarifs abordables adaptés à toutes les entreprises ;
- un stockage possible sur le cloud de Dropbox ;
- de nombreuses possibilités d’intégrations dont une spécialement dédié à Salesforce qui rend l’outil encore plus performant.
Nous vous encourageons donc, comme d’habitude à profiter de l’essai gratuit pour vous faire une idée vous-même de la solution.
