Logiciel de caisse

Un logiciel de caisse, qu'est-ce que c'est ?

Lorsque l’on parle de logiciel de caisse, il faut en réalité différencier deux choses : la caisse enregistreuse (matériel) et le logiciel de caisse enregistreuse (système informatisé).

Le logiciel correspond la plupart du temps à une licence dont vous devez faire l’acquisition pour utiliser les fonctionnalités (via un navigateur internet, une application pour tablette ou un logiciel pour ordinateur ou directement intégré dans le système informatique d'une caisse).

La caisse enregistreuse physique correspond au matériel physique : unité centrale, tiroir-caisse et d’autres périphériques. Vous pourrez soit l'acheter soit la louer auprès des acteurs de notre comparatif, ou de distributeurs.

Ceci dit, avec l'évolution de la caisse alphanumérique vers la caisse informatisées, les termes de caisse enregistreuse, terminal point de vente, logiciel de caisse et même logiciel de caisse enregistreuse désignent aujourd'hui la même chose : la combinaison du matériel + logiciel de gestion de caisse pour encaisser vos clients, gérer vos stocks en temps réel et même plus pour certaines ! Bien plus qu'un simple solution d'encaissement donc !

Le fonctionnement d'une caisse enregistreuse

Quel que soit le type de logiciel et de matériel que vous utilisez, le fonctionnement d'une caisse reste le même. La caisse sert à calculer le total de vos clients, gérer l'encaissement, éditer et imprimer le ticket de caisse.

Ensuite, au cas par cas, le logiciel de caisse pourra ouvrir et fermer le tiroir-caisse, gérer un plan de table, gérer les stocks, gérer plusieurs magasins, faciliter le suivi de vos vendeurs... Simple outil d'encaissement au départ, la caisse est aujourd'hui une véritable solution de gestion des points de vente grâce au logiciel intégré.

À qui s'adressent les logiciels de caisse ?

Les logiciels s'adressent aux commerces et aux services de proximité de toute taille, tant pour les commerçants individuels que pour les gros réseaux de franchise avec plusieurs points de vente. Fleuristes, food trucks, herboristerie, cafés, hôtels, restaurants, magasin de décoration, magasin de prêt-à-porter, camion pizza, boucherie, boulangerie, caviste mais aussi sites e-commerce...La liste est sans fin. Toutes les entreprises qui vendent en physique, mais aussi certaines entreprises qui ne font que de la livraison ou de la vente e-commerce utilisent aujourd'hui un logiciel de caisse.

Pourquoi utiliser un logiciel de caisse ?

Il y a selon nous 2 arguments principaux qui devraient suffire à vous convaincre. Le premier argument, c'est qu'il est obligatoire d'utiliser un logiciel de caisse certifié (LNE, NF 525 ou auto-certification).

Ce logiciel de caisse doit respecter certaines conditions fixées par la loi afin de prévenir la fraude à la TVA. En cas de contrôle, les commerçants risquent jusqu'à 7 500 € d'amende. Si vous souhaitez en savoir plus, n'hésitez pas à lire notre article sur les obligations en matière de caisse enregistreuse.

Le second argument, c'est qu'une bonne solution fait gagner énormément de temps et vous aidera à optimiser les performances de votre business. Que ce soit sur la gestion de caisse ou sur la gestion plus globale de votre activité, un logiciel de caisse vous fera gagner du temps. Beaucoup de temps. Et les nombreuses fonctionnalités de suivi des performances qu'intègrent aujourd'hui les bons logiciels de caisse comme Tactill ou Tiller par exemple vous permettront d'identifier des axes d'amélioration, et d'optimiser la performance de votre entreprise.

Les types de caisses enregistreuses

Il existe, pour faire simple, 3 types de caisses enregistreuses

• la caisse enregistreuse numérique ou alphanumérique ;
• la caisse modulaire (tpv) ;
• la caisse enregistreuse tactile.

La caisse enregistreuse numérique, c'est un peu l'ancêtre des caisses. Sans logiciel intégré, il s'agit simplement d'une grosse calculatrice permettant quand même d'afficher le montant des transactions et d'imprimer le ticket de caisse. Ces caisses doivent aujourd'hui obligatoirement être accompagnées d'un logiciel de caisse pour répondre aux exigences de la loi anti-fraude à la TVA de 2018.

La caisse modulaire (ou semi-modulaire) est l'évolution de ces caisses anciennes. On parle parfois de terminal point de vente, terme censé désigner davantage que la simple caisse. Plus imposante, elle est généralement composée d’une unité centrale dans laquelle le logiciel est intégré, et de différents modules : tiroir-caisse,  écran, lecteur de codes-barres, afficheur de prix et imprimante. Les mises à jour sont plus complexes qu'avec les caisses modernes.

Enfin, la caisse enregistreuse tactile, dernière arrivée sur le marché des caisses, se compose d'une tablette (iPad le plus souvent) sur laquelle est installé un logiciel de caisse. Résolument plus modernes, ces caisses ont l'avantage de coûter souvent moins cher que les autres caisses, tout en permettant d'adapter le logiciel de caisse précisément aux différents domaines d'activité. C'est ainsi qu'ont fleuri des logiciels pour les salons de coiffure (Wavy ou Flexy par exemple), pour la restauration (L'Addition ou Lightspeed), pour la vente en ligne, la vente à emporter...On apprécie leur simplicité d'utilisation, le nombre de fonctionnalités et les mises à jour inclues.

Comment choisir un logiciel de caisse ?

Vous vous demandez quel logiciel de caisse choisir ? La plupart des logiciels de gestion de caisse de notre comparatif sont adaptés à différents métiers et différents besoins. Pour vous aider à y voir plus clair, intéressons-nous quand même aux critères de choix qui vous permettront de bien les comparer.

Respect de la législation

Prenez un logiciel de caisse qui respecte la loi, c'est une obligation. Les éditeurs auront opté entre deux choix :

• l'auto-attestation ;
• l'attestation par un organisme tiers type AFNOR (NF 525) ou LNE.

Dans les deux cas, ils respecteront la loi et doivent être en mesure de vous fournir le certificat de conformité. Notez que tous les acteurs de notre comparatif des logiciels de caisse respectent la législation, sauf Loyverse (que nous déconseillons donc aux entreprises Françaises, du moins pour le moment).

Type de commerce

À notre avis, le type de commerce est le critère de choix numéro 1, puisque c'est lui qui dictera les fonctionnalités spécifiques dont vous aurez besoin (même s'il existe des caisses tous commerces comme Tactill).

Une petite épicerie ou une boulangerie-pâtisserie avec un seul point de vente pourra se contenter d'un logiciel de caisse en ligne couplé à une caisse numérique "traditionnelle", ou opter pour une caisse enregistreuse pour boulangerie ou pour commerce plus complète.

Un food truck ou un camion pizza aura besoin de pouvoir encaisser en mobilité, là où un établissement bien installé et de grande taille aura peut-être besoin de gérer plusieurs caisses, mais fixes, et cherchera un logiciel dédié permettant de gérer les plans de salles.

Un salon de coiffure ou de beauté préférera un logiciel adapté à la prise de réservation, au paiement en ligne et ç la gestion d'une carte de fidélité, tandis qu'un commerce plus classique de proximité sera intéressé par ce qui touche à la gestion du stock en temps réel. Un bar-tabac voudra pouvoir lire les codes-barres des jeux à gratter... chaque commerce et chaque métier a ses spécificités.

Enfin, si votre entreprise comprend plusieurs établissements, il vous faudra un logiciel de caisse enregistreuse permettant de gérer de nombreux vendeurs et plusieurs points de vente. La taille et le type de commerce ont donc un impact important sur vos choix.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités découlent directement du type de commerce. Rappelons quelques-unes des fonctionnalités essentielles d'un logiciel de caisse :

• gestion des articles et produits en temps réel ;
• mode hors-ligne ;
• création et gestion de fichiers clients et fournisseurs ;
• programme de fidélités ;
• gestion des stocks et de l'approvisionnement ;
• plans de salles ;
• gestion des commandes en cuisine ;
• gestion des commandes en ligne et de la livraison ;
• édition des tickets de caisse ;
• Z de caisse ;
• gestion du fond de caisse ;
• outils de suivi des ventes (statistiques par produit, par client, par vendeur...) ;
• connexion à votre site e-commerce ;
• carte de fidélité ;
• prise de rendez-vous ;
• envoi d'e-mail promotionnel ;
• etc.

Parmi ces fonctionnalités, l'année 2020 et la crise sanitaire ont révélé l'importance d'avoir un site internet orienté e-commerce. Rappelons qu'un site e-commerce vous permet de vendre directement en ligne, mais aussi de proposer le click and collect. Dans cette logique, chercher un logiciel de caisse directement intégré est un bon point de départ pour les commerçants qui souhaitent vendre en ligne sans avoir à tout réécrire dans leurs logiciels en fin de journée.

À vous de voir lesquelles sont primordiales pour votre activité, et choisissez une caisse de notre comparatif qui en inclut un maximum.

Matériel

La question du matériel est aussi un critère de choix. Si vous en avez déjà, il faudra prendre un logiciel de caisse enregistreuse compatible. Sinon, il faudra envisager d'en acheter - neuve ou d'occasion - ou d'en louer (ici aussi il faudra choisir).

Enfin, il faudra faire avec vos préférences, entre un terminal point de vente modulaire traditionnel et une caisse enregistreuse tactile, beaucoup plus moderne (mais certains n'aiment pas encaisser sur iPad).

N'oubliez pas non plus les consommables liés à l'utilisation quotidienne de votre caisse, et notamment les rouleaux de papier utilisés pour éditer les tickets de caisse, mais aussi les périphériques (lecteur de carte bancaire, lecteur de code-barres...).

Budget

Comme vous pouvez le constater, le budget n'est pas forcément le premier critère de choix de notre liste. Pourquoi, tout simplement car certaines solutions un peu plus chères peuvent vous faire gagner beaucoup plus de temps.

Posez-vous quand même cette question : quel est votre budget pour les années à venir. C'est la meilleure manière de comparer les différentes solutions, entre caisse complète et prix du logiciel, de la tablette et les différents modules (e-commerce par exemple).

Préférences d'usages

Il faudra aussi faire avec vos préférences d'usage :

• Cherchez-vous un logiciel de caisse open source ? Un logiciel en ligne ? Une application ?
• Voulez-vous un terminal point de vente complet ou juste un logiciel ?
• Votre logiciel doit-il être compatible Mac ou PC ?

Facilité d'utilisation

Pas facile de juger de l'ergonomie d'un logiciel de caisse enregistreuse avant de s'être engagé. Profitez donc au maximum des démonstrations proposées par les différents acteurs ou même des essais gratuits lorsqu'il y en a pour tester les logiciels vous-même. En dehors de l'interface visuelle que vous aurez directement sur l'écran tactile, qui doit bien évidemment être simple à utiliser, nous vous recommandons de prêter une attention toute particulière au back-office. Paramétrer le back-office est en effet primordial pour pouvoir gagner du temps sur la prise en main de votre caisse enregistreuse.

Support

Même si la plupart des logiciels de notre comparatif proposent un support inclus, ce n'est pas toujours le cas (et notamment pour les logiciels de caisse gratuits). Vérifiez donc bien ce qui est inclus (aide à la prise en main, aide en cas de mises à jour, formation...).

Combien coûte un logiciel de caisse ?

Même s'il est compliqué de répondre à cette question, voici quelques exemples de tarifs de marques référencées sur cette page :

• Tactill démarre à 29€ par mois ;
• Tiller commence à 79€ par mois ;
• iZettle Go est gratuit mais les frais sont plus élevés ;
• Lightspeed démarre à 59€ par mois ;
• Wavy démarre ) 29€ par mois ;

Et gardez en tête que le prix du logiciel ne représente pas le prix total d'une caisse, voir notre article dédié sur le prix d'une caisse enregistreuse si vous souhaitez en savoir plus. D'ailleurs, notez qu'il existe des logiciels de caisse gratuits, mais attention à bien inclure le coût du matériel, et aussi les montants de commission à l'encaissement pour comparer correctement le prix total de votre caisse.