Domiciliation : ouvrir une boîte postale pour son entreprise

Vous souhaitez recevoir votre courrier professionnel à une autre adresse que celle de votre domicile ? La boîte postale d’entreprise est peut-être la solution. Découvrez dans cet article ses avantages et les étapes pour l’obtenir.

Qu’est-ce qu’une boîte postale pour entreprise ?

La boîte postale est un service proposé par LaPoste. Il s’agit d’une boîte aux lettres externalisée (située dans les bureaux de LaPoste) vous permettant de recevoir votre courrier à une adresse différente de celle de votre domicile personnel. Ces casiers sont généralement sécurisés par un verrouillage avec un code. Vous pouvez y accéder durant les horaires d’ouverture du bureau de poste. Vos courriers y sont stockés jusqu’à ce que vous veniez les récupérer.

Pour les reconnaître, il s’agit des adresses incluant la mention « BP ».

Boîte postale et domiciliation postale : quelle est la différence ?

La boîte postale a pour objectif principal de vous permettre de recevoir votre courrier. En revanche, ce n’est pas une solution de domiciliation d’entreprise.

En effet, l’adresse de votre boîte postale ne correspond pas à l’adresse de votre siège social. Si vous souhaitez domicilier votre entreprise ou association à une autre adresse que celle de votre domicile, il faudra donc passer par une société de domiciliation. Cela permet ainsi de garder une certaine confidentialité et un respect de la vie privée, puisque l’adresse de l’entreprise notée sur les factures, les devis, les contrats ou autres documents sera celle choisie au sein de la société de domiciliation. Et contrairement aux boîtes postales, aucune mention « BP » n’est indiquée sur l’adresse sélectionnée.

Il existe toutefois un point commun entre les deux : la possibilité de recevoir son courrier à une autre adresse que son domicile.

À qui s’adresse la boîte postale ?

La location d’une boîte postale peut être contractée par un particulier ou par un professionnel.

Cela dit, c’est une solution souvent privilégiée par les entrepreneurs. Et pour cause, en optant pour une boîte postale, vous indiquez que votre courrier doit rester au bureau de poste jusqu’à ce que vous veniez le récupérer. C’est donc idéal si vous n’avez pas de service dédié à la gestion du courrier.

Avec cette solution, vous ne risquez pas de perdre des informations pour faute d’organisation. Tout se passe au sein d’une agence postale.

Quels sont les avantages de la boîte postale professionnelle ?

Éviter les risques de perte, de renvoi ou de vol

Nous venons de le dire, le premier avantage concerne la gestion du courrier. La détention d’une boîte postale implique que tout le courrier reçu reste dans le bureau de poste jusqu’à ce que vous veniez le chercher. À défaut, les services de LaPoste peuvent renvoyer votre courrier à son destinataire si vous n’êtes pas venu le récupérer dans un délai de X jours.

Cela vous évite ainsi de perdre des colis ou des courriers importants.

Un stockage sécurisé

Pendant que votre courrier reste dans la boîte aux lettres externalisée, ce sont les services de LaPoste qui sont responsables du stockage de votre courrier. Alors si vous n’avez pas le temps de récupérer vos colis, cette solution vous permet de sécuriser la conservation de votre courrier.

Aussi, en cas de changements d’adresse de votre siège social fréquents ou si vous êtes peu présent à votre adresse de livraison, vous savez que votre courrier est gardé en lieu sûr et attend votre retour. Vous n’avez pas besoin d’être présent pour le passage du facteur et pouvez récupérer votre courrier quand vous le souhaitez (durant les heures d’ouverture du bureau de poste).

Le choix de l’adresse

Le choix de l’adresse de la boîte postale est libre. Alors si vous vivez dans un quartier mal réputé ou peu connu, il vous est parfaitement possible de changer l’adresse de réception de votre courrier en choisissant une adresse de boîte postale plus neutre. Ce faisant, vous améliorez votre image de marque auprès de vos clients potentiels et de vos partenaires.

Quelles sont les limites de la boîte postale pour une entreprise ?

Si la boîte postale est bénéfique pour les entreprises, il convient toutefois d’être conscient de ses inconvénients :

• Un service proposé uniquement par LaPoste : vous ne pourrez donc pas faire jouer la concurrence pour obtenir des tarifs plus avantageux.
• Une absence de domiciliation : la boîte postale n’est qu’une solution pour recevoir votre courrier, et non pour y définir l’adresse de votre siège social.
• Le manque de boîtes postales : les bureaux de poste ne disposent pas d’une quantité illimitée de boîtes postales. Si vous souhaitez une adresse prestigieuse pour recevoir votre courrier, vous risquez d’être confronté aux indisponibilités des boîtes aux lettres. Et surtout, toutes les agences ne proposent pas ce service.
• Des limites pour certains documents : les factures ne peuvent pas être transmises dans cette boîte postale.

Comment ouvrir une boîte postale pour son entreprise ?

Ouvrir une boîte postale professionnelle est un processus relativement simple pour les entrepreneurs. Voici les étapes à suivre :

• Sélectionner un bureau de poste proposant ce service : il doit se trouver dans votre zone géographique.
• Préparer ses pièces justificatives : pour les entreprises, il s’agit du Kbis (ou autre élément permettant de démontrer le numéro de SIRET). L’idée est de prouver que la boîte postale sélectionnée soit dans la bonne zone géographique.
• Choisir une formule et les modalités de paiement : vous pouvez louer une boîte postale au mois ou à l’année. Pour les modalités de paiement, le choix est varié (chèque, cash, carte bancaire ou virement).
• Sélectionner les options : selon les bureaux de poste, vous pouvez sélectionner des options supplémentaires (payantes), comme la réexpédition ou les alertes emails et/ou sms.
• Signer le contrat : il est également possible d’autoriser d’autres personnes à venir récupérer le courrier. Dans ce cas, il faudra signer un mandat spécial.
• Prévenir ses partenaires : pour recevoir votre courrier à cette nouvelle adresse, il suffit de prévenir ses fournisseurs, ses clients, les administrations, etc.

Combien coûte une boîte postale professionnelle ?

Seul le service Flexigo de LaPoste permet de bénéficier d’une boîte postale. À ce titre, les tarifs sont les mêmes pour tous. Mais cela dépend de votre abonnement. Si vous choisissez l’option mensuelle, le coût de la boîte postale est de 59 € par mois. En revanche, si vous optez pour la formule annuelle, l’abonnement vous coûtera 99 € par an.

Quelles sont les alternatives à la boîte postale ?

Outre la boîte postale, il existe d’autres solutions vous permettant de recevoir votre courrier. Voici les principales :

• La pépinière d’entreprises : il s’agit d’un service pour les jeunes entreprises qui vous permet de bénéficier de locaux, mais aussi et surtout d’un accompagnement en matière de gestion. La réception du courrier en fait évidemment partie.
• Le coworking : en tant que freelance, les espaces de coworking sont une bonne solution pour travailler en dehors de son domicile. En plus de vous offrir un espace de travail agréable, vous pourrez aussi y recevoir vos correspondances.
• Le domicile personnel : il n’existe aucune restriction quant au fait de recevoir votre courrier à votre domicile.
• Le local commercial : si vous avez déjà un local commercial, il est plus simple d’y recevoir aussi l’ensemble de vos colis.
• La société de domiciliation : cette solution est plus complète puisqu’elle vous permet également de domicilier l’adresse de votre siège social.

FAQ