Fiche de paie dématérialisée : obligations et implémentation

Tâche chronophage, la gestion de la paie est une des missions principales des services RH. Depuis 2009, l’apparition de la dématérialisation des fiches de paie a changé quelque peu la pratique ces dernières années. Cela a soulevé de nouvelles questions, notamment en termes de réglementation. Tour d’horizon de la question.

La fiche de paie dématérialisée : est-ce obligatoire en 2025 ?

Le bulletin de paie est un document obligatoire qui doit être remis tous les mois (ou à échéance régulière, selon la périodicité de la paie de l’entreprise) à vos salariés.

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2017, la Loi Travail (ou loi El Khomri) permet aux entreprises de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie, aussi appelé bulletin de paie électronique, et ce, sans l’accord préalable de leurs salariés (auparavant nécessaire).

Même si depuis 2018, le bulletin de salaire a connu quelques évolutions, avec notamment l’apparition du bulletin de salaire simplifié, puis l’ajout d’une nouvelle rubrique (montant net social), en juillet 2023 , sa forme électronique reste néanmoins toujours facultative à l’heure d’aujourd’hui.

Il est important aussi de préciser que les mentions obligatoires figurant sur le bulletin de salaire papier ou dématérialisé sont identiques. Seul le format du bulletin de paie diffère.

Quels sont les avantages d’une fiche de paie dématérialisée ?

L’intérêt pour l’employeur

Même si cela reste facultatif, la mise en place de fiches de paie dématérialisées mérite réflexion, particulièrement quand on connaît les avantages que cela représente. En effet, pour l’entreprise, cela permet :

• de gagner du temps et de réduire les coûts : plus besoin d’imprimer, de mettre sous pli et de réaliser les envois postaux, sans compter l’archivage de ces documents ;
• d’automatiser le processus : les fiches de paie sont alors éditées, classées et transmises de façon électronique aux salariés en quelques clics ;
• de réduire son empreinte écologique, en limitant les impressions papiers, et de véhiculer ainsi une image positive, performante et moderne auprès de ses salariés.

Les services RH peuvent ainsi se consacrer davantage à des missions à plus forte valeur ajoutée, plutôt que sur ces tâches chronophages et fastidieuses.

L’intérêt pour les salariés

Pour les salariés, la dématérialisation du bulletin de paie représente aussi plusieurs avantages :

• un archivage sécurisé ;
• un accès facile et rapide avec la possibilité de les consulter à tout moment et depuis n’importe où ;
• aucun risque de perdre leurs bulletins de paie, ils peuvent les télécharger autant de fois qu’ils le souhaitent.

Les salariés continuent de bénéficier d’une certaine flexibilité puisqu’ils peuvent décider de revenir à une version papier à tout moment.

Comment mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie ?

Quels outils utiliser ?

La plupart des logiciels SIRH ou des logiciels de paie incluent désormais des fonctionnalités de dématérialisation et de stockage et archivage des bulletins de paie.

Citons par exemple Factorial, assez réputé sur le sujet. Une fois les bulletins de paie saisis, ils sont mis directement à disposition de chaque salarié sur un espace sécurisé, aussi appelé coffre-fort numérique (CFN).

Aussi si vous optez pour la dématérialisation des fiches de paie, vous devrez donc vous assurer de disposer d’un ou plusieurs outils vous permettant de réaliser :

• l’édition des fiches de paie ;
• le stockage et l’archivage sur un coffre-fort numérique ;
• la distribution des fiches de paie ;
• l’accès par signature électronique ou authentification sécurisée  ;
• la notification du salarié lors de la mise à disposition et la réception d’un nouveau bulletin de paie. 

Certains logiciels RH “tout-en-un” regroupent toutes ses fonctionnalités. Cependant, il est tout à fait envisageable d’utiliser plusieurs outils spécialisés comme un logiciel de paie, puis un coffre-fort numérique (si votre paie est gérée en externe par exemple).

Quelles précautions prendre ?

À présent que vous connaissez les avantages, vous aimeriez sans doute vous aussi passer à la dématérialisation de vos bulletins de paie ? Si c’est le cas, vous devrez veiller à prendre quelques précautions lors de sa mise en place.

Pour commencer, vous devez en informer vos salariés. En effet, même si l’accord de vos salariés est désormais présumé pour digitaliser leurs fiches de paie, vous devez néanmoins les informer de leur droit de s’y opposer. Aussi, vous devez le faire au moment de leur embauche ou au moins un mois avant l’émission de leur première fiche de paie dématérialisée.

Sachez que le salarié peut faire valoir son droit d’opposition à tout moment, dès l’annonce de la dématérialisation ou bien plus tard, sans limite dans le temps (article D3243-7 du Code du travail). Dès que vous en avez connaissance, vous êtes tenu d’accéder à sa demande dans les meilleurs délais (ou au plus tard dans les 3 mois suivant la notification).

Ensuite, si vous optez pour la remise du bulletin de paie sous forme électronique, vous devez prendre en considération certains points importants :

• l’intégrité des données : elles doivent être authentiques et non modifiables (format PDF), afin d’assurer la valeur juridique du bulletin de salaire dématérialisé, notamment en cas de litige ;
• la disponibilité des bulletins de paie dématérialisés pendant 50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié (article D3243-8 du Code du travail) ;
• la confidentialité des données, respect du RGPD en utilisant un coffre-fort numérique. Il est important alors de bien choisir votre prestataire.

Au-delà des règles d’accessibilité du salarié citées ci-dessus, l’employeur doit conserver les copies de bulletins de salaires de tous ses salariés pendant une durée de 5 ans minimum. Ils peuvent être en format électronique ou papier (article L3243-4 du Code du travail).

Sachez que les bulletins de paie dématérialisés doivent également être ajoutés sur le Compte Personnel d’Activité (CPA) de chaque salarié (article R3243-9 du Code du travail). Il s’agit d’une plateforme en ligne regroupant de nombreuses informations liées à la carrière du salarié, que ce dernier peut consulter à tout moment.

Enfin, si l’activité de l’employeur ou du prestataire cesse, vous devez en informer vos salariés, au moins 3 mois avant la fermeture définitive. Ce délai leur permet de pouvoir récupérer leurs documents. Ils doivent pouvoir récupérer leurs bulletins de salaires “sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé”, comme le souligne l’article D3243-8 du Code du travail.

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