Tâche chronophage, la gestion de la paie est une des missions principales des services RH. L’apparition de la dématérialisation des bulletins de paie a changé quelque peu la pratique ces dernières années. Tour d’horizon de la question.
Le bulletin de paie dématérialisé est-il obligatoire en 2021 ?
Depuis le 1er janvier 2017, la Loi Travail permet aux entreprises de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie sans devoir obtenir l’accord préalable de leurs salariés (auparavant nécessaire). La dématérialisation des bulletins de paie n’est cependant toujours pas une pratique obligatoire.
Par cette nouvelle loi, les entreprises sont incitées à délaisser les fiches de paie papier et on tend progressivement vers une normalisation du bulletin de paie dématérialisé.
Quels sont les avantages du bulletin de paie dématérialisé ?
L’intérêt pour l’employeur
L’avantage pour les employeurs est le gain de temps et d’argent induit par la mise en place du bulletin de paie dématérialisé. Impression, mise sous pli, distribution ou envoi postal et enfin archivage deviennent de l’histoire ancienne. La procédure est automatisée : les fiches de paie sont éditées, classées et transmises de façon électronique aux salariés en quelques clics. Les services RH peuvent consacrer davantage de temps sur des missions à valeur ajoutée, plutôt que sur ces tâches chronophages et fastidieuses.
Autre avantage, en limitant les impressions papier dont les fiches de paie font partie, l’entreprise réduit aussi son empreinte écologique. Elle diffuse par ailleurs une image positive, performante et moderne auprès de ses salariés.
L’intérêt pour les salariés
Pour les salariés, la dématérialisation du bulletin de paie leur garantit un archivage sécurisé. Les documents sont facilement accessibles depuis un espace sécurisé. Le risque de les égarer est quasi nul et surtout les bulletins de paie sont accessibles à tout moment depuis n’importe où.
Les bulletins de paie doivent également être ajoutés sur le CPA de chaque salarié (le Compte Personnel d’Activité est une plateforme regroupant de nombreuses informations liées à la carrière du salarié et mises à sa disposition).
Enfin, les salariés continuent de bénéficier d’une certaine flexibilité puisqu’ils peuvent décider de revenir à une version papier à tout moment. L’employeur a alors 3 mois pour remettre en place la distribution papier pour le salarié demandeur.
Comment mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie ?
Quels outils utiliser ?
La plupart des logiciels SIRH ou des logiciels de paie incluent désormais des fonctionnalités de dématérialisation et de stockage et archivage des bulletins de paie. Citons par exemple Factorial, assez réputé sur le sujet. Une fois les bulletins de paie saisis, ils sont mis à disposition de chaque salarié sur un espace sécurisé, aussi appelé coffre-fort numérique.
Si vous optez pour la dématérialisation des fiches de paie, vous devrez donc vous assurer de disposer d’un ou plusieurs outils vous permettant de réaliser :
- l’édition des fiches de paie ;
- le stockage et l’archivage sur un coffre-fort numérique ;
- la distribution des fiches de paie ;
- l’accès par signature électronique ou authentification sécurisée ;
- la notification du salarié lors de la mise à disposition et la réception d’un nouveau bulletin de paie.
Certains logiciels RH “tout-en-un” regroupent toutes ses fonctionnalités. Mais il est aussi possible d’utiliser plusieurs outils spécialisés comme un logiciel de paie puis un coffre-fort numérique (ce peut-être le cas si votre paie est gérée en externe par exemple).
Quelles précautions prendre ?
Avant de passer à la digitalisation des fiches de paie, vous devez en tant qu’employeur informer vos salariés de cette démarche au moins un mois avant l’émission de la première fiche de paie dématérialisée (ou lors de l’embauche), sans pour autant devoir explicitement obtenir leur autorisation. Du côté des salariés, ils bénéficient tous d’un droit d’opposition leur permettant de refuser l’émission d’un bulletin de paie électronique et ainsi continuer à recevoir une version papier.
Il se peut qu’au sein d’une même entreprise, certains salariés acceptent de recevoir un bulletin de paie dématérialisé alors que d’autres souhaitent disposer d’une version papier.
Au-delà des règles d’accessibilité du salarié citées ci-dessus, l’employeur doit conserver les copies de bulletins de salaires de tous ses salariés pendant une durée de 5 ans, en format électronique ou papier. Enfin, si l’activité de l’employeur cesse ou le prestataire de mise à disposition des bulletins ferme, l’employeur doit informer ses salariés dans un délai d’au moins 3 mois afin de leur laisser le temps de récupérer les documents stockés.
FAQ
Qu’est-ce que la dématérialisation du bulletin de paie ?
Le bulletin de paie dématérialisé est tout simplement forme électronique du bulletin papier, dont la remise du bulletin de paie s’effectue par voie dématérialisée.
Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?
La dématérialisation des bulletins de paie permet un gain de temps très important pour les équipes RH, et est aussi très pratiques pour les salariés.
Comment dématérialiser les bulletins de paie ?
La plupart des logiciels SIRH ou des logiciels de paie incluent désormais des fonctionnalités de dématérialisation et de stockage et archivage des bulletins de paie. Une fois les bulletins de paie saisis, ils sont mis à disposition de chaque salarié sur un espace sécurisé, aussi appelé coffre-fort numérique.
