En bref
- La dématérialisation des documents administratifs consiste à convertir les documents papier en fichiers numériques pour faciliter leur gestion, leur partage et leur archivage.
- La dématérialisation est soumise à des obligations réglementaires afin de respecter les normes de sécurité, la protection des données et les règles d’archivage.
- Chaque entreprise est libre de déterminer ses besoins en dématérialisation : facturation, CRM, RH, signature numérique. Il existe de nombreux logiciels sur le marché.
À l’ère du numérique, de plus en plus d’entreprises et d’indépendants veulent se passer des documents papier. Heureusement, la transition numérique des entreprises est facilitée grâce à de nombreux outils qui allient performance, sécurité et efficacité. Comment procéder à la dématérialisation des documents administratifs ? Quelle est la réglementation et sur quels outils s’appuyer ? Retrouvez toutes les informations utiles dans ce guide.
Qu’est-ce que la dématérialisation de documents administratifs ?
La dématérialisation des documents administratifs consiste à remplacer les documents en format papier par des fichiers numériques.
Le zéro papier peut s’appliquer à tout type de documents :
- les documents commerciaux : devis, factures, bons de commande ;
- les documents juridiques : contrats, mandats (prélèvement, gestion) ;
- les documents RH : contrats, bulletins de paie, notes de frais.
Toutes les entreprises sont concernées : de l’auto-entrepreneur qui établit ses factures et devis numériquement à la PME qui digitalise des mandats de gestion, en passant par la TPE qui édite ses contrats de travail sur un logiciel SIRH.
Numérisation et dématérialisation : quelles différences ?
Attention, numériser un document, ce n’est pas le dématérialiser ! Ces deux termes s’inscrivent dans la même démarche de digitalisation mais leur nature diffère :
- la numérisation désigne la transformation de documents originaux papiers en documents numériques (par exemple, en scannant) ;
- la dématérialisation consiste à utiliser des logiciels spécialisés dès le début du processus. Ces derniers permettent de créer, rédiger, signer et stocker des documents électroniques.
Un document numérisé n’a pas la même valeur juridique qu’un document dématérialisé. ll ne répond pas non plus aux mêmes obligations.
Dématérialisation des documents administratifs : quelle est la réglementation ?
La validité juridique
La loi du 13 mars 2000 a consacré la validité juridique des documents numériques. Elle attribue la même force probante que les documents papier, à condition que leur intégrité soit assurée. Cela passe notamment par l’utilisation de technologies telles que les signatures électroniques, les horodatages ou les systèmes de chiffrement.
Notez que le cas des documents numérisés est plus complexe. Ainsi, un document numérisé a valeur probante uniquement si :
- il est inaltérable ;
- il est archivé dans son état d’édition ;
- la personne qui l’a créé peut être facilement identifiable.
Dans la majorité des cas ou si vous ne pouvez pas respecter ces obligations, vous êtes obligé de conserver la version papier du document pendant la durée de prescription légale.
Attention, un document numérisé (signé à la main puis scanné) n’a pas de valeur juridique en tant que telle. Seul l’original fait foi.
Les règles d’archivage
Concernant l’archivage, les documents dématérialisés doivent respecter des normes précises pour garantir leur conservation sur le long terme. Plusieurs normes, telles que les certifications NF Z42-013 et ISO 14641, encadrent l’archivage électronique. Elles imposent des conditions rigoureuses sur la pérennité des fichiers et leur traçabilité.
Ces règles garantissent ainsi que les documents numérisés restent accessibles, authentiques et conformes aux exigences légales, même après plusieurs années.
La protection des données personnelles
Le processus de dématérialisation des documents administratifs doit respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Celui-ci impose notamment :
- la mise en place de protocoles de cryptage pour sécuriser les données durant leur transmission et leur stockage ;
- l’utilisation de contrôles d’accès rigoureux pour limiter l’accès aux seules personnes habilitées ;
- des audits réguliers pour vérifier la conformité des processus de dématérialisation et de stockage des données ;
- des obligations concernant la durée de conservation des données.
La facturation électronique
La facturation électronique, rendue obligatoire pour les marchés publics depuis 2020, va progressivement être étendue à toutes les entreprises.
Plus précisément, l’émission de factures électroniques deviendra obligatoire :
- à compter du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
- à compter du 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises.
Toutes les entreprises auront l’obligation de recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026.
Quels sont les avantages de la dématérialisation de documents en entreprise ?
La réduction des coûts
En tendant vers le « zéro papier », votre entreprise profite d’une réduction des coûts d’exploitation (papier, impression, affranchissement, surface dédiée au stockage). Investir une bonne fois pour toutes dans un logiciel conforme aux normes, telles que la certification eIDAS, vous permet donc de réaliser de précieuses économies financières.
Le gain de temps
La gestion des documents devient bien plus rapide grâce à la dématérialisation. Les fichiers peuvent être créés, partagés et signés en quelques clics, ce qui supprime les tâches chronophages comme l’impression, le scanner ou l’archivage manuel. Cela permet aux collaborateurs de consacrer davantage de temps à leur cœur de métier.
Une communication plus fluide
Avec les documents dématérialisés, la communication interne et externe se fait plus facilement et plus rapidement. Les informations peuvent être partagées en temps réel, permettant aux équipes, ainsi qu’aux clients, fournisseurs ou partenaires, de collaborer de manière plus fluide et efficace.
L’optimisation de l’espace de travail
La dématérialisation permet de libérer de l’espace de stockage physique en éliminant les armoires et les classeurs remplis de documents papier. Vous accédez facilement et à tout moment à vos fichiers, directement depuis un ordinateur ou un serveur partagé.
La sécurisation des documents
Puisqu’elle utilise des systèmes de cryptage, des sauvegardes régulières et un accès restreint aux informations sensibles, la dématérialisation garantit la sécurité et la confidentialité des documents. Cet archivage numérique assure également leur accessibilité à long terme, même après plusieurs années.
Comment dématérialiser et archiver des documents administratifs ?
Le processus de dématérialisation des documents se réalise généralement par étapes. Une entreprise va choisir de se passer de version papier d’abord pour un type de document, avant de passer à un autre type.
Plus concrètement, vous devez être en mesure de créer, archiver, partager et signer les documents. Pour cela, vous allez donc recourir à :
- la signature électronique : elle assure l’identité du signataire et l’intégrité du document et doit respecter la norme eIDAS.
- le cachet électronique : il s’agit de la version numérique du tampon de votre entreprise que vous pouvez apposer sur vos documents ;
- l’horodatage : il vient en complément de la signature ou du cachet électronique et indique l’heure et la date ;
- l’archivage : il intervient une fois les documents signés et rassemble les éléments de preuve (signature, cachet, horodatage).
L’archivage permet de respecter les obligations légales de conservation des documents. On utilise généralement un coffre-fort numérique.
Quels outils pour réaliser la dématérialisation de documents ?
De nombreux logiciels existent pour procéder à la dématérialisation de vos documents, selon vos besoins, votre budget, la taille de votre entreprise.
Vous pouvez tout d’abord vous équiper d’un logiciel de facturation et/ou de comptabilité. Vous pourrez ainsi traiter toute la partie commerciale de votre activité de façon dématérialisée. En complément, un ERP apporte des fonctionnalités additionnelles dans la relation client et fournisseur, la gestion des stocks ou encore le marketing.
Pour traiter la partie RH, les logiciels SIRH permettent de gérer tous les documents relatifs aux salariés : contrats, bulletins de paie, attestations, notes de frais, … La plupart des SIRH contiennent un coffre-fort numérique dédié.
Bien évidemment, vous ne pourrez vous passer d’un logiciel de signature électronique. Vous n’aurez ainsi pas à imprimer des documents pour les signer puis les scanner (ils perdraient d’ailleurs leur valeur juridique si vous procédez ainsi !). Ici, vous signez le document en ligne et le transmettez à son destinataire électroniquement.
On peut citer d’autres outils spécifiques dédiés à l’archivage et la signature électronique tels que la solution française oodrive_sign, Green GED et son utilisation intuitive ou encore Youdoc pour les grandes entreprises.
FAQ
À quoi sert la dématérialisation de documents administratifs ?
La dématérialisation permet aux entreprises de concrétiser leur transition numérique et digitale. Les documents dématérialisés ont la même valeur juridique que les documents papiers et présentent de nombreux avantages supplémentaires.
Comment dématérialiser des documents ?
Pour dématérialiser vos documents, utilisez des logiciels respectant la norme eIDAS (DocuSign, Oodrive, Universign…).
Quel intérêt pour une entreprise de dématérialiser des documents administratifs ?
Les intérêts sont multiples : la dématérialisation de documents administratifs permet un gain de temps, d’argent et d’espace tout en garantissant une traçabilité et un archivage des données complet.
