A l’ère du numérique, de plus en plus d’entreprises et d’indépendants veulent se passer des documents papier. Heureusement, la transition numérique des entreprises est facilitée grâce à de nombreux outils qui allient performance, sécurité et efficacité. Comment procéder à la dématérialisation des documents administratifs ? Quelle est la réglementation et sur quels outils s’appuyer ? Retrouvez toutes les informations utiles dans ce guide.
Qu’est-ce que la dématérialisation de documents administratifs ?
Attention à ne pas confondre dématérialisation et numérisation ! Ces deux termes s’inscrivent dans la même démarche de digitalisation des documents mais, leur nature diffère.
- Numériser : il s’agit de transformer des documents originaux papiers en documents numériques (par exemple, en scannant).
- Dématérialiser : ici, l’idée est d’utiliser des logiciels spécialisés dès le début du processus. Ces derniers permettent de créer, rédiger, signer et stocker des documents électroniques.
La dématérialisation des documents consiste à remplacer les documents administratifs en format papier par des fichiers numériques. On distingue :
- l’utilisation d’outils pour créer, modifier, stocker, archiver, signer, partager des documents numériques ;
- la numérisation des documents papier existants pour en obtenir une version numérique.
La dématérialisation des documents administratifs s’applique à tout type de documents :
- les documents commerciaux : devis, factures, bons de commande ;
- les documents juridiques : contrats, mandats ;
- les documents RH : contrats, fiches de paie, notes de frais.
Toutes les entreprises sont concernées : de l’auto-entrepreneur qui établit ses factures et devis numériquement à la PME qui digitalise des mandats de gestion, en passant par la TPE qui édite ses contrats de travail sur un logiciel SIRH.
Dématérialisation des documents administratifs : quelle est la réglementation ?
La transition vers la dématérialisation se réalise généralement progressivement et avant de pouvoir travailler uniquement avec des documents dématérialisés, les entreprises doivent souvent gérer les deux formats. Par exemple, certains salariés peuvent souhaiter conserver les bulletins de paie en version papier alors que d’autres de la même entreprise sont prêts à recevoir uniquement une version numérisée de leurs fiches de paie.
Quoi qu’il en soit, la dématérialisation des documents doit respecter certaines obligations légales.
Un document numérisé a valeur probante si :
- il est inaltérable ;
- il est archivé dans son état d’édition ;
- la personne qui l’a créé peut être facilement identifiable.
Dans la majorité des cas ou si vous ne pouvez pas respecter ces obligations, vous êtes obligé de conserver la version papier du document pendant la durée de prescription légale.
L’enjeu principal d’une dématérialisation réussie est le respect de la réglementation française et européenne en la matière. Légalement, tous les documents peuvent être dématérialisés. On peut penser par exemple aux :
- Factures ;
- Documents comptables ;
- Devis ;
- Contrats ;
- Bulletins de paie ;
- Mandats (prélèvement, gestion…).
Attention, un document numérisé (signé à la main puis scanné) n’a pas de valeur juridique en tant que tel. Seul l’original fait foi.
Pour un document dématérialisé, il existe une norme de sécurité européenne appelée eIDAS, destinée à encadrer les signatures électroniques. Les logiciels proposant des solutions de signature en ligne doivent garantir l’identification des signataires et l’intégrité du document. Cela passe par exemple par l’horodatage des signatures et le cachet électronique.
Start-up, TPE, PME… Toutes les entreprises peuvent passer à la dématérialisation. On vous en dit plus sur les avantages !
Quels sont les avantages de la dématérialisation de documents en entreprise ?
La dématérialisation des documents en entreprise apporte de nombreux avantages.
Tout d’abord d’un point de vue économique. Il n’y a plus de papier et en tendant vers le « zéro papier », votre entreprise profite d’une réduction des coûts d’exploitation (papier, impression, affranchissement, surface dédiée au stockage). Investir une bonne fois pour toutes dans un logiciel reconnu par la norme eIDAS vous permet donc de réaliser de précieuses économies financières.
Ensuite, la dématérialisation représente un gain de temps considérable. Vous pourrez éditer vos documents très rapidement et les parties concernées peuvent signer les contrats en quelques clics. Plus besoin non plus de passer du temps à imprimer et scanner vos documents. Vous pourrez les stocker numériquement. De plus, la communication dans et entre les équipes mais aussi avec les tiers (clients, fournisseurs, partenaires) est fluidifiée, les informations sont partagées plus facilement et plus rapidement. Le travail d’équipe s’améliore et vos salariés sont plus efficaces et peuvent se concentrer sur leur coeur de métier.
Enfin, le stockage numérique des documents dématérialisés permet un gain de place. Dites au revoir aux dizaines ou centaines de classeurs rangés parfois dans des pièces entières dédiées à l’archivage ! Le stockage numérique permet de retrouver rapidement des documents directement depuis son ordinateur, ou un serveur partagé. Mettez donc à profit tout cet espace pour vos collaborateurs, tout en garantissant un archivage sécurisé de vos documents.
Comment dématérialiser et archiver des documents administratifs ?
Le processus de dématérialisation des documents se réalise généralement par étapes. Une entreprise va choisir de se passer de version papier d’abord pour un type de document, avant de passer à un autre type. La facturation ou la comptabilité sont souvent les premiers documents traités numériquement.
Plus concrètement, vous devez être en mesure de créer, archiver, partager et signer les documents. Pour cela, vous allez donc recourir à :
| Moyen | Principe |
|---|---|
| La signature électronique | Elle assure l’identité du signataire et l’intégrité du document et doit respecter la norme eIDAS. |
| Le cachet électronique | Version numérique du tampon de votre entreprise que vous pouvez apposer sur vos documents. |
| L’horodatage | Il vient en complément de la signature ou du cachet électronique et indique l’heure et la date. |
| L’archivage | Il intervient une fois les documents signés, rassemble les éléments de preuve (signature, cachet, horodatage) |
L’archivage permet de respecter les obligations légales de conservation des documents. On utilise généralement un coffre-fort numérique.
Quels outils pour réaliser la dématérialisation de documents ?
De nombreux logiciels existent pour procéder à la dématérialisation de vos documents, selon vos besoins, votre budget, la taille de votre entreprise.
Vous pouvez tout d’abord vous équiper d’un logiciel de facturation et/ou de comptabilité. Vous pourrez ainsi traiter toute la partie commerciale de votre activité de façon dématérialisée. En complément, un logiciel CRM ou un ERP apporte des fonctionnalités additionnelles dans la relation client et fournisseur, la gestion des stocks ou encore le marketing.
Pour traiter la partie RH, les logiciels SIRH permettent de gérer tous les documents relatifs aux salariés : contrats, bulletins de paie, attestations, notes de frais, … La plupart des SIRH contient un coffre-fort numérique dédié.
Bien évidemment, vous ne pourrez vous passer d’un logiciel de signature électronique. Ils vous permettent de ne pas avoir à imprimer des documents pour les signer puis les scanner (ils perdraient d’ailleurs leur valeur juridique si vous procédez ainsi !). Ici, vous signez le document en ligne et le transmettez à son destinataire électroniquement.
On peut citer d’autres outils spécifiques dédiés à l’archivage et la signature électronique tels que la solution française oodrive_sign, Green GED et son utilisation intuitive ou encore Youdoc pour les grandes entreprises.
FAQ
À quoi sert la dématérialisation de documents administratifs ?
La dématérialisation permet aux entreprises de concrétiser leur transition numérique et digitale. Les documents dématérialisés ont la même valeur juridique que les documents papiers, et présentent de nombreux avantages supplémentaires.
Comment dématérialiser des documents ?
Pour dématérialiser vos documents, utilisez des logiciels respectant la norme eIDAS (DocuSign, Oodrive, Universign…).
Quel intérêt pour une entreprise de dématérialiser des documents administratifs ?
Les intérêts sont multiples : la dématérialisation de documents administratifs permet un gain de temps, d’argent et d’espace tout en garantissant une traçabilité et un archivage des données complet.
