Facturation électronique : quelles obligations dès 2024 ?

Depuis le 1er janvier 2020, le gouvernement Macron met les entreprises sur la voie de la dématérialisation et du numérique. L’une des réformes principales concerne la systématisation des factures électroniques entre 2024 et 2026. Si la raison première d’une facture électronique obligatoire est la lutte contre la fraude à la TVA, cette initiative présente plusieurs avantages pour les entreprises.

Quelques rappels sur la facture électronique ou e-invoice

Définition

Une facture dite électronique, ou “e-facture” et son anglicisme “e-invoice”, est par définition une facture créée et communiquée par voie électronique. Pour être considérée comme telle, elle doit remplir plusieurs critères : 

• Authenticité : la facture électronique doit garantir l’identité de son émetteur (personne physique ou morale) ;
• Intégrité : une fois la facture transmise, elle ne doit pas pouvoir être modifiée, copiée ou supprimée ;
• Lisibilité : une facture électronique doit être créée numériquement, donc dactylographiée de préférence, afin d’être lisible pour un humain autant qu’un programme informatique.

En plus de ces 3 conditions, une facture électronique doit être archivée en sécurité et rester accessible pour une durée de 10 ans. 

Une facture électronique est une sous-famille des factures dématérialisées, qui comprennent aussi les documents physiques (papier) ayant été numérisés par scanner, photo, etc. Ces derniers ne remplissent pas forcément la condition de lisibilité et ne peuvent être considérés comme des factures électroniques.

Qui est concerné ?

Le gouvernement a adopté dans sa Loi de finances 2020 une stratégie progressive quant à la systématisation des factures électroniques.

Aujourd’hui, les entreprises travaillant pour l’Etat (qu’on appelle aussi B2G, soit “Business to Government”) sont déjà soumises à une obligation d’émission de facture électronique via la plateforme publique Chorus Pro.

Pour les autres, l’instauration de la facture électronique devait commencer en 2024, mais le projet a été reporté. C’est la Loi de finances 2024 qui va définir le nouveau calendrier du développement de la facture électronique. Nous savons cependant déjà que les entreprises concernées répondent à ces deux critères :

• les entreprises B2B (“business to business”, donc de professionnel à professionnel) ;
• et assujetties à la TVA.

La facturation électronique est-elle déjà obligatoire en 2024 ?

Comme pour la question du type d’entreprises concernées, l’Etat français a pris ses dispositions pour permettre une systématisation progressive. Ainsi, comme énoncé auparavant, la facturation électronique n’est obligatoire aujourd’hui que pour un petit panel d’entreprises travaillant pour l’Etat.

Initialement prévu pour 2023, le projet a été décalé et semble s’étaler jusqu’en 2026, avec pour commencer des tests de la plateforme en 2024 puis un développement sur la base du volontariat.

En attendant, nous vous rappelons que l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas une obligation pour éditer une facture en 2024.

Facturation électronique : pourquoi ce changement ?

Nous l’avons évoqué en introduction, la raison première du passage à une facturation électronique obligatoire est la lutte contre la fraude de TVA. Mais d’autres objectifs sous-jacents sont associés à cette réforme, dont par exemple :

• Renforcer la compétitivité des entreprises : En réduisant les coûts de gestion de la facturation, la place et les difficultés d’archivage physique, les entreprises devraient bénéficier d’un gain de temps non négligeable dans leurs activités. De plus, la voie numérique devrait permettre une sécurisation optimisée des relations commerciales grâce à un suivi des paiements simplifié et plus facilement automatisable. Ce qui devrait permettre de réduire les litiges et leurs coûts associés.
• Améliorer la relation administration – entreprises : Une collecte de la TVA simplifiée et mieux gérée devrait permettre aux entreprises de mieux aborder l’aspect administratif de leur activité. Du côté de l’administration, la dématérialisation engendrera une connaissance “en temps réel” de l’activité des entreprises, et donc un meilleur pilotage des politiques économiques et financières.

Comment émettre une facture électronique ?

Si depuis le 1er janvier 2020, la transmission des factures électroniques par les entreprises travaillant pour l’Etat se fait via la plateforme publique Chorus Pro, il n’en sera pas nécessairement de même à partir de l’instauration définitive de la facturation électronique pour tous. Deux modèles de transmission sont possibles, avec parfois des plateformes de transmission privées et certifiées par l’Etat jouant le rôle d’intermédiaire.

• Modèle dit “en V” : Ce modèle centralise toutes les transmissions via une plateforme publique, peu importe si une plateforme privée est utilisée dans le processus.
  • Exemple : L’entreprise A émet une facture à destination de l’entreprise B. La facture est transmise à la plateforme publique nationale, qui la redirige vers le client B. Les données de facturation sont, elles, transmises à l’administration fiscale.
• Modèle dit “en Y” : Ce modèle permet d’articuler la transmission des factures en utilisant ou non des plateformes privées et certifiées par l’Etat, ce qui pourrait désencombrer les flux de données et accélérer les processus. À noter d’ailleurs que le rapport de la DGFIP préconise ce modèle. Ici, 3 exemples sont possibles :
  • Exemple 1 : idem que pour le modèle en V, l’entreprise A passe directement par la plateforme publique, qui transmet au client B ou à la plateforme privée de ce même client B, s’il en utilise une. Le cas échéant, c’est cette plateforme privée qui délivrera la facture au client B.
  • Exemple 2 : L’entreprise C émet une facture à destination de l’entreprise D, et passe par une plateforme privée. La plateforme privée joue le rôle d’intermédiaire transparent, et va elle-même transmettre la facture à la plateforme publique. Cette dernière délivre la facture vers le client D ou à sa plateforme privée si elle en utilise une. Dans ce cas, c’est cette plateforme privée qui délivre la facture au client D.
  • Exemple 3 : L’entreprise E émet une facture vers son client F en passant ici aussi par une plateforme privée. Cette fois, la plateforme privée joue le rôle d’aiguilleur et va simultanément diriger la facture vers le client F (ou sa plateforme privée) et vers la plateforme publique. La plateforme publique ne transmettra dans ce cas que les données vers l’administration fiscale.

D’après les informations communiquées par le gouvernement, c’est le mode en « Y » qui a été retenu.

Quel est le format d’une facture électronique ?

Comme vous le savez, tout document numérique dispose d’un format de fichier qui diffère selon sa nature (exemple : TXT est un formats de texte, JPEG un format d’image, MOV un format de vidéo). Concernant les factures électroniques obligatoires, l’administration fiscale acceptera dans un premier temps 3 types de formats de fichier : 

• le format PDF : très largement utilisé, ce format s’apparente à un format d’image donc lisible par les humains ;
• le format XML : le “Extensible Markup Language” est un format de données qui permet aux machines de lire et d’automatiser des données structurées contenues dans un fichier de ce type. Un format pratique pour des entreprises de plus grande taille dont les flux de données sont automatisés ou associés à des interfaces de programmation (API) externes ;
• le format PDF/A-3 : ce format, aussi appelé Factur-X, est un nouveau standard franco-allemand qui permet d’englober dans un seul fichier un format PDF, lisible par les personnes donc, et un format XML, sans avoir à réaliser de conversions complexes pour que les données puissent être lues correctement par des systèmes informatiques.

C’est a priori ce dernier format qui sera considéré comme standard dans l’édition de factures électroniques dans le futur, et il est déjà pris en charge par certaines solutions de facturation.

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