Obligation légale ou intérêt économique, de nombreuses entreprises franchissent le pas de la digitalisation de leurs processus. Cela passe par la dématérialisation des factures clients et fournisseurs. De quoi s’agit-il ? Comment faire et quels sont les avantages ? On vous explique tout. Retrouvez aussi notre sélection des meilleurs logiciels de dématérialisation et nos conseils pour choisir le vôtre.
- Pennylane – Le meilleur pour traiter des volumes importants de transactions
- Evoliz – Le meilleur pour le suivi des factures
- Sage 50 – Le meilleur pour sa gamme modulable
- Tiime – Le meilleur pour son interface ergonomique
- Axonaut – Le meilleur pour centraliser votre gestion
- INFast – Le meilleur pour la signature en ligne
- Zeendoc – Le meilleur pour son nombre illimité d’utilisateurs
- Elo – Le meilleur pour les nombreuses intégrations
- Deltic – Le meilleur pour son accompagnement personnalisé
- DocuWare – Le meilleur pour un déploiement On Premise
- Libéo – Le meilleur pour gérer les factures et paiements fournisseurs
- Kolecto – Le meilleur pour gérer sa trésorerie
- Esker – Le meilleur pour les ETI et grandes entreprises internationales
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation des factures est un nouveau dispositif consistant à se passer des factures papier pour n’utiliser que des factures dématérialisées. On en vient à la seconde question : qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?
Une facture dématérialisée est une facture qui respecte les conditions suivantes :
- authenticité : la facture électronique doit garantir l’identité de son émetteur (personne physique ou morale) ;
- intégrité : une fois la facture transmise, elle ne doit pas pouvoir être modifiée, copiée ou supprimée ;
- lisibilité : une facture électronique doit être créée numériquement, dans un format lisible par l’humain autant que par un programme informatique.
Sans oublier les critères d’archivage du document de manière conforme, aussi bien dans la méthode que dans la durée.
Les documents dématérialisés incluent la facture électronique. Mais pas seulement.
Un document numérisé, scanné, photographié peut être considéré comme dématérialisé s’il respecte les conditions citées ci-dessus. Ainsi, un document simplement numérisé n’est pas directement qualifié de dématérialisé. Pour l’être, il doit être traité par un outil informatique qui pratiquera un contrôle, des vérifications et le convertira en un format structuré (c’est-à-dire lisible informatiquement) si nécessaire.
La dématérialisation des factures concerne à la fois :
- les factures clients dans le cadre des cycles O2C (Order to Cash) ;
- les factures fournisseurs dans le cadre des processus P2P (Procure to Pay).
Pourquoi dématérialiser les factures ?
Que ce soit dans les processus avec vos clients ou fournisseurs, la dématérialisation des factures présente de nombreux avantages.
Dans le cadre de la Loi de finances 2024, le gouvernement impose progressivement la mise en place de la facturation électronique. Ainsi, toutes les entreprises qui facturent en BtoB vont devoir être capable d’émettre et recevoir des factures dématérialisées et les traiter en accord avec les nouvelles réglementations. Il s’agit donc plutôt d’une obligation que d’un avantage. Anticiper ces changements en intégrant dès maintenant la dématérialisation des factures dans vos processus semble être un impératif.
Du côté des avantages, dématérialiser vos factures promet :
- des économies d’argent : finis les papiers, les frais d’envoi et d’archivage, une facture dématérialisée coûte nettement moins cher à produire et à traiter qu’une facture papier ;
- des gains de place : vous n’avez plus besoin de stocker des documents papier puisque les documents dématérialisés sont stockés et archivés dans des espaces de stockage en ligne ;
- des économies de temps : grâce à la modernité des logiciels de facturation, les processus de facturation sont accélérés et les délais mieux respectés (une facture papier monopolise 30% de temps de traitement en plus qu’une facture dématérialisée) ;
- une réduction des erreurs : vous profitez de nombreuses automatisations pour créer et traiter vos factures dématérialisées et ainsi réduisez le risque de commettre des erreurs de comptabilité ou de facturation ;
- une amélioration de la sécurité : les données sont soumises à des processus de traitement et d’archivage hautement sécurisés, incomparables à la gestion de factures papier.
Plus largement, la dématérialisation des factures est source de productivité au sein de votre organisation. Les processus sont plus fluides, plus sûrs et plus fiables. Par ailleurs, vous affirmez une image professionnelle auprès de vos parties prenantes.
Comment passer à la dématérialisation des factures ?
Vous êtes convaincus et prêts à vous lancer dans la dématérialisation des factures ? Plusieurs solutions existent pour mettre en place vos nouveaux processus.
Pour répondre aux nouvelles obligations de facturation électronique à paraître avec la Loi de finances 2024, vous avez trois options concernant les factures clients (BtoB) :
- déposer vous-même vos factures électroniques sur le portail public de facturation (PPF) ;
- utiliser un logiciel immatriculé plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ;
- passer par un logiciel opérateur de dématérialisation (OD) qui collabore avec une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
Concrètement, vous allez donc devoir vous équiper d’un logiciel capable de traiter les factures dématérialisées (et donc électroniques). Pour faire simple, vous avez globalement le choix entre :
- un logiciel de facturation ;
- un logiciel de gestion des documents (GED) ;
- un logiciel de signature électronique ;
- un logiciel ERP.
Une fois le logiciel choisi (jetez un œil à notre sélection ci-dessous et retrouvez nos conseils juste après pour trouver le bon logiciel), l’objectif est de centraliser tous vos documents (factures clients & fournisseurs) sur une même plateforme. Cette plateforme est en charge de convertir les fichiers au bon format, extraire les données et les transmettre aux parties prenantes (clients, administration fiscale, etc.) sous le bon format puis les archiver.
Les 13 meilleurs logiciels de dématérialisation des factures
Sans plus attendre, passons à notre sélection des meilleurs outils de dématérialisation des factures. Vous allez voir, ils sont variés !
Pennylane
Pennylane est un logiciel français destiné à la gestion des indépendants, TPE et PME, incluant différents modules dont la facturation.
Outil complet, il intègre toutes les fonctionnalités nécessaires à la dématérialisation des factures et vous fait gagner du temps grâce aux nombreuses automatisations. Les créations de devis, factures (en format Factur-X) et l’import des factures fournisseurs se font en un clic. Et Pennylane va plus loin puisque vous pouvez aussi gérer vos achats, votre trésorerie et votre comptabilité. L’interface est intuitive pour le suivi de votre activité. Pennylane est candidat PDP.
- Adapté aux entreprises avec beaucoup de flux financiers
- Nombreuses intégrations
- Facile à prendre en main
- Certaines fonctionnalités un peu limitées
L’interface est agréable et facile à prendre en main. Le logiciel, 100% en ligne, dispose aussi d’une application mobile. L’offre de Pennylane démarre dès 14€/mois et est sans engagement. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Pennylane.
Evoliz
Logiciel 100% français, Evoliz vous permet de gérer la dématérialisation de votre facturation et de piloter votre activité grâce à de nombreux outils de gestion et de comptabilité.
La création d’un devis ou d’une facture (au format Facture-X) s’effectue en quelques clics. On apprécie les fonctions de suivi des factures (visualisation par les clients, relances, …) et la possibilité de payer en ligne. Du côté des fournisseurs, les factures sont importées puis traiter via la technologie OCR. Evoliz a fait le choix de devenir opérateur de dématérialisation (OD) pour répondre aux obligations de facturation électronique.
- Nombreuses automatisations
- Paiement en ligne des factures
- Pré-comptabilité
- Un peu long à prendre en main
Du côté des tarifs, ils démarrent dès 16€/mois et on apprécie l’essai gratuit pour tester l’outil. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Evoliz.
Sage 50
Sage 50 est un logiciel de gestion très complet mais aussi modulable.
C’est la formule Gestion de Sage 50, avec le pack Standard, qui vous permet de gérer votre facturation clients et fournisseurs. Cela vous permet d’accéder à de nombreuses fonctionnalités : devis / factures, gestion de contacts, comptabilité analytique, synchronisation bancaire, gestion des achats. Tous vos documents sont stockés et organisés dans votre fichier Clients/Fournisseurs. Sage permet déjà de gérer les factures électroniques et les transferts vers Chorus Pro, et il se positionne candidat PDP.
- Gamme modulable et complète
- Fonctionnalités de facturation avancée
- Synchronisation bancaire
- Pas d’application mobile
Le module Gestion avec l’offre Standard est accessible à 46€/mois pour un seul utilisateur (utilisateurs additionnels en option). On apprécie l’essai gratuit de 30 jours. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Sage 50.
Tiime
Candidat PDP, Tiime est un logiciel de gestion qui inclut un module de facturation 100% gratuit et adapté à tous les statuts.
Il propose une offre complète pour créer des devis et factures personnalisés au format Factur-X. L’outil vous permet d’accélérer vos encaissements grâce aux liens de paiement ou aux prélèvements. Le suivi et le paiement des factures fournisseurs sont efficaces, grâce à des imports et traitements automatisés. L’interface est ergonomique et très facile à utiliser. Accessible à tous les statuts, il pourra vous suivre dans la croissance de votre auto-entreprise.
- Offre gratuite avec facturation illimitée
- Documents personnalisables
- Outil évolutif
- Pas de fonctions comptables
L’offre est composée d’une formule gratuite dédiée à la facturation puis de deux formules payantes plus complètes. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Tiime.
Axonaut
Solution tout-en-un très complète, Axonaut est un logiciel de facturation mais aussi de CRM, comptabilité et trésorerie.
Plus qu’un logiciel de facturation, Axonaut regroupe de nombreuses autres fonctionnalités pour la comptabilité, la trésorerie et le CRM. L’interface épurée d’Axonaut vous permet ainsi de créer devis, factures et bons de commande en quelques clics. Les factures fournisseurs sont importées et traitées informatiquement de façon automatique. Toutes vos données sont centralisées et synchronisées pour vous faire gagner un temps considérable sur votre gestion. Le logiciel prévoit de devenir OD.
- Logiciel tout-en-un
- Tarification transparente
- Facile à prendre en main
- Un peu cher si pas entièrement exploité
Avec Axonaut, vous accédez à l’ensemble des fonctionnalités au tarif unique de base à partir de 41,99€/mois pour un utilisateur, variable selon la durée d’engagement. Les utilisateurs additionnels sont payants. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Axonaut.
INFast
INFast est un logiciel 100% en ligne et entièrement dédié à la facturation.
Simple à utiliser, INFast va à l’essentiel et vous permet d’éditer vos devis et factures. Le répertoire client vous permet de suivre et relancer vos clients pour la signature ou le paiement de vos factures. Vos clients peuvent quant à eux payer leurs factures en ligne grâce au partenariat avec Mangopay. Il ne permet pas encore de collecter vos factures fournisseurs. INFast prévoit de devenir plateforme de dématérialisation partenaire d’ici 2025.
- Signature et paiement en ligne
- Mode hors ligne
- Service client 7j/7
- Pas de gestion des factures fournisseurs
INFast propose deux formules, avec ou sans engagement, à partir d’une vingtaine d’euros par mois. L’essai gratuit de 30 jours vous permet de tester l’outil avant de vous lancer. Pour en savoir plus, lire notre avis sur INFast.
Zeendoc
Zeendoc est une application de gestion électronique des documents (GED) française comptant plus de 7 000 clients et dédiée à la dématérialisation des documents.
Parmi ses fonctionnalités, Zeendoc assure la collecte, l’analyse (quel que soit le format du document) et le classement de vos documents, qu’il s’agisse de factures clients ou fournisseurs. La plateforme vous permet d’envoyer des factures électroniques et de suivre vos factures fournisseurs. Zeendoc est aussi capable d’archiver vos factures et de produire des rapports. Déjà bien développé sur le sujet, Zeendoc est candidat PDP.
- Outil 100% français
- Nombre d’utilisateurs illimités
- Engagement écologique
- Tarifs sur demande
- Pas de création de factures
Il faudra passer par une demande de devis pour connaître les tarifs. Vous pouvez aussi profiter d’une démo pour découvrir l’outil.
Elo
Tout comme Zeendoc, Elo est aussi un logiciel de GED qui vous permet de dématérialiser tous vos documents, y compris vos factures.
Vous ne pouvez pas créer vos factures sur Elo. Par contre, le logiciel est capable de traiter tous vos documents entrants, quel que soit leur format (factures électroniques, numérisées ou intégrées depuis un logiciel de facturation). Les données sont extraites grâce à un LAD (lecture automatique des données) et les factures sont contrôlées et transmises de façon automatisée tout en respectant les obligations légales. Un tableau de bord vous permet de suivre différentes analyses personnalisées.
- Dématérialisation de tout type de contenu
- Fonctionnalités collaboratives
- Adapté à toutes tailles d’entreprise
- Tarifs sur devis
- Pas de création de factures
Les tarifs sont uniquement disponibles sur devis.
Deltic
Deltic est un logiciel spécialiste de la dématérialisation des documents (factures clients, factures fournisseurs et documents RH).
Grâce à des workflows intelligents, l’outil se charge de collecter, traiter et archiver tous vos documents commerciaux. Les données sont lues grâce à la technologie OCR. Vous gagnez un temps considérable sur l’ensemble de vos processus et êtes sûr de respecter les nouvelles réglementations. Il s’adresse aux TPE, PME et grandes entreprises de secteurs variés : transport, BTP, négoce, conseil, industriel, etc.
- Support et serveurs sécurisés français
- Chef de projet dédié
- Essai gratuit
- Pas de création de factures
La tarification est un peu complexe. La marque distingue les offres “dématérialisation fournisseurs” et “dématérialisation clients” et les tarifs sont fonction des modules et des volumes de documents. À ceci s’ajoutent aussi des frais d’installation.
DocuWare
On poursuit cette sélection avec un autre logiciel GED : DocuWare, un outil qui gère à la fois la dématérialisation des factures clients et des factures fournisseurs.
Une fois les factures téléchargées sur la plateforme, celle-ci extrait les données, les contrôle et les valide. Vous pouvez ensuite définir des workflows selon vos besoins : règlements, relances, etc. L’outil s’intègre à de nombreux ERP pour fluidifier les échanges. Disponible en mode SaaS ou à télécharger, le logiciel DocuWare traite aussi d’autres documents (RH, marketing, juridique, etc.).
- Version Cloud ou en téléchargement
- Nombreuses intégrations
- Adapté à tous les secteurs
- Tarifs sur devis
- Pas de création de factures
DocuWare propose une démo gratuite et un essai gratuit de 30 jours pour découvrir et tester l’interface et ses fonctionnalités. Ensuite, les tarifs sont sur devis.
Libéo
Avec pour objectif de faciliter le quotidien des PME, c’est sans surprise que Libéo s’attelle à la dématérialisation des factures fournisseurs.
Plusieurs modules sont proposés, allant de la collecte des factures au pilotage de la trésorerie en passant par les paiements en ligne simplifiés. Les données sont récupérées grâce à la technologie OCR et tous vos documents sont classés et archivés, et facilement retrouvables. Libéo va même plus loin en intégrant des fonctions de comptabilité. Il convient aussi bien aux entrepreneurs solo qu’aux PME qui traitent de gros volumes de factures fournisseurs.
- Tarifs transparents
- Intuitif et efficace
- Accompagnement complet
- Pas de facturation clients
Du côté des tarifs, 3 formules sont proposées à partir de 49€/mois. Vous devrez ajouter des frais de formation et d’installation. Un essai gratuit de 30 jours est inclus.
Kolecto
Plus récemment arrivé sur le marché, Kolecto est un outil de collecte et de centralisation des factures, mais aussi de paiement en ligne depuis la même interface.
Soutenue par le Crédit Agricole, cette plateforme permet de gérer l’ensemble des processus liés à vos factures (clients et fournisseurs) : collecte, import, conversion, stockage, mais aussi paiement ou réglement. Vous pouvez connecter vos comptes bancaires et ainsi suivre en temps réel votre trésorerie et vos finances. Kolecto se positionne candidat OD.
- Interface intuitive
- Suivi de trésorerie performant
- Paiement des factures inclus
- Tarifs pas encore disponibles
Les tarifs ne sont pas encore disponibles, mais Kolecto indique qu’ils consisteront en une offre gratuite et des modules payants.
Esker
Présent à l’international, Esker est un logiciel 100% en ligne de dématérialisation, qui couvre aussi bien les processus P2P que O2C.
Pilotée par l’IA, la plateforme Esker est très facile à utiliser tout en étant très complète. Grâce à de nombreuses automatisations, ses processus bien structurés vous font gagner du temps. De la gestion automatisée des factures clients et fournisseurs au traitement comptable, Esker vous permet de gagner du temps et de réduire vos coûts. Riche en fonctionnalités, il est plutôt utilisé par les TPE, PME et grandes entreprises aux besoins exigeants. Il est candidat PDP.
- Gestion clients ET fournisseurs
- Nombreuses fonctionnalités
- +70 intégrations
- Tarifs sur devis
- Pas de création de factures
Les tarifs sont uniquement disponibles sur demande et la marque ne semble pas proposée d’essai gratuit.
Il existe de nombreux autres logiciels de dématérialisation des factures clients et fournisseurs. Parmi les plus connus, on peut aussi citer GetYooz, Divalto, Yoo ou encore Open Bee.
Tableau comparatif des logiciels de dématérialisation des factures
Vous le savez désormais, les solutions de dématérialisation des factures sont nombreuses et variées. Pour vous aider à y voir plus clair, voici un tableau comparatif des meilleurs outils.
| Marques | Type | Factures fournisseurs | Factures clients | Tarifs (à partir de) |
|---|---|---|---|---|
| Pennylane | Gestion | 14€ | ||
| Evoliz | Facturation | 16€ | ||
| Sage 50 | Facturation | 46€ | ||
| Tiime | Facturation | 0€ | ||
| Axonaut | Gestion | 41,99€ | ||
| INFast | Facturation | 20,83€ | ||
| Zeendoc | GED | Sur devis | ||
| Elo | GED | Sur devis | ||
| Deltic | GED | Sur devis | ||
| DocuWare | GED | Sur devis | ||
| Libéo | Paiement BtoB | 49€ | ||
| Kolecto | GED & Paiement | Non disponible | ||
| Esker | GED | Sur devis |
Comment choisir son logiciel de dématérialisation des factures ?
Les solutions sont nombreuses pour introduire la dématérialisation des factures au sein de votre entreprise. Afin de faire le bon choix, plusieurs critères doivent être étudiés.
Les fonctionnalités
Nous l’avons dit, la dématérialisation des factures peut s’effectuer à l’aide de différents types d’outil, dont les fonctionnalités vont varier. Parmi les fonctions dont vous avez besoin pour assurer la dématérialisation des factures, on peut citer a minima :
- la création et l’émission de devis et factures clients ou la collecte et la lecture des factures clients ;
- la collecte et la lecture des factures fournisseurs (quel que soit le format) ;
- l’archivage des factures ;
- des tableaux de bord de suivi et d’analyse statistiques.
Si vous possédez déjà un logiciel de facturation, mais que celui-ci n’assure pas la dématérialisation des factures, vous pouvez alors vous tourner vers un logiciel GED. Par contre, si vous cherchez un outil qui permet à la fois de créer des factures clients et de dématérialiser vos factures fournisseurs, alors un logiciel de facturation ou une solution plus complète de gestion semble plus adapté.
Pour faire le bon choix, nous vous conseillons de définir dans un premier temps vos besoins. Quels outils utilisez-vous actuellement ? Avez-vous uniquement besoin d’assurer la dématérialisation des factures ? Souhaitez-vous digitaliser d’autres aspects de votre activité (relation client, comptabilité, etc.) ?
L’immatriculation
Pour ceux qui opèrent en BtoB, vous allez aussi devoir respecter les futures obligations en matière de facturation électronique. Cela rentre dans le cadre de la dématérialisation des factures.
Seules les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) sont approuvées et certifiées par le gouvernement. Mais, vous pouvez aussi opter pour un opérateur de dématérialisation (OD) qui travaille en collaboration avec une PDP.
Dans ces deux cas, il s’agit généralement de logiciels qui disposent des fonctionnalités nécessaires pour assurer la création et le traitement des factures électroniques.
La dernière option est d’utiliser un logiciel GED et de déposer vos factures vous-même sur le portail public de facturation si elles sont converties dans l’un des formats socles acceptés par le PPF (soyez vigilant sur ce point !).
L’utilisation
Si vous vous lancez dans la dématérialisation des factures, c’est sûrement que vous voulez gagner du temps et être plus efficace. Pour effectivement augmenter votre productivité, il est important de choisir un outil intuitif et ergonomique, facile à prendre en main et à utiliser.
Plus l’outil est complet, plus vous aurez besoin de temps pour maîtriser ses fonctionnalités, et c’est normal.
Vous pouvez consulter les avis clients ou profiter d’une démo gratuite ou d’un essai gratuit pour mieux appréhender l’utilisation de l’outil. Tester par vous-même est le meilleur moyen pour savoir si le logiciel répond à vos besoins et vos attentes !
Les intégrations
Les factures dématérialisées allant devenir la norme, votre outil de dématérialisation va vite devenir indispensable à votre quotidien. Pour optimiser son utilisation, nous vous conseillons de regarder les intégrations disponibles. Il s’agit des connexions possibles avec d’autres outils de gestion que vous utilisez déjà : un logiciel de comptabilité en ligne, un logiciel ERP, un logiciel CRM, etc. L’avantage est que toutes vos données sont partagées et vos processus effectués depuis un unique outil. Vous gagnez du temps et limitez le risque d’erreur.
C’est particulièrement important pour un logiciel GED, qui vient souvent compléter d’autres solutions de gestion que vous utilisez déjà.
Le budget
Bien évidemment, se pose la question du coût de ces solutions de dématérialisation des factures. Mais avant de vous arrêter uniquement sur les prix affichés, nous vous conseillons de considérer cette dépense dans sa globalité. Autrement dit, c’est un coût pour votre entreprise à contrebalancer avec les économies que ces nouveaux processus vont vous faire réaliser. Nous l’avons dit, des gains financiers, en temps et en espace sont non négligeables.
En 2011, le Ministère de l’Economie, des Finances et de l’Industrie estimait le coût d’une facture entrante (assumé par le client qui la reçoit) entre 14 et 20€. Le coût estimé d’une facture sortante (assumé par le fournisseur qui l’envoie) était compris entre 5 et 20€.
Donc même si un logiciel de dématérialisation des factures vous coûte quelques dizaines ou centaines d’euros par an, c’est relativement peu comparé aux économies que vous ferez dans le traitement de vos factures.
Concernant le coût, les tarifs sont variables selon les outils en fonction de leurs fonctionnalités et du volume d’opérations qu’ils traitent. Comptez une dizaine d’euros par mois pour les outils aux fonctionnalités basiques et jusqu’à plusieurs centaines d’euros par an pour les logiciels les plus complets.
Pensez à calculer le coût total de vos solutions si vous en utilisez plusieurs (par exemple un logiciel de facturation + un logiciel GED). Il est possible que migrer vers un logiciel de gestion plus complet soit plus intéressant financièrement, et plus efficace au quotidien !
FAQ
Quel logiciel utiliser pour la dématérialisation des factures ?
Certains logiciels de facturation, des outils de GED ou des solutions plus complètes de gestion d’entreprise disposent de fonctionnalités pour dématérialiser les factures clients et fournisseurs. On peut citer entre autres Pennylane, Axonaut, Sage 50, Evoliz, Zeendoc.
Est-on obligé de fournir des factures dématérialisées ?
La Loi de finances 2024 instaure progressivement la facture électronique en France. À terme, la facturation électronique sera généralisée et deviendra une obligation. Vous devrez donc impérativement vous équiper d’un outil de dématérialisation des factures. Le calendrier n’est pas encore fixé par le gouvernement.
Quelle est la différence entre facture dématérialisée et facture électronique ?
Une facture dématérialisée est un document commercial sous format numérique, c’est-à-dire qu’il peut avoir été créé informatiquement, scanné, numérisé. Une facture électronique est une sous-famille des factures dématérialisées qui doit remplir certains critères d’authenticité et de lisibilité, en étant notamment accompagné d’un fichier sous forme structurée pouvant ainsi être lu informatiquement.
