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Facturation

Quelle plateforme de dématérialisation partenaire choisir ?

En bref

  • La facturation électronique est un dispositif progressivement mis en place, applicable à toutes les entreprises et dont l’objectif est de lutter contre la fraude à la TVA.
  • Dans ce cadre, un nouveau processus de facturation est instauré impliquant de nouveaux acteurs : les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), mais aussi le PPF et les OD.
  • Les plateformes de dématérialisation partenaires sont des solutions logicielles qui ont obtenu une immatriculation auprès de la DGIFP. La liste officielle n’est pas encore disponible mais certains acteurs se sont déjà positionnés en tant que candidat.

Avec la mise en place progressive de la facturation électronique, de nouvelles obligations vont s’imposer aux entreprises assujetties, avec notamment la transmission des données de facturation à l’administration fiscale. Et pour les accompagner : les plateformes de dématérialisation partenaires. De quoi s’agit-il ? Quelles sont-elles et comment choisir sa PDP ? On éclaircit ce sujet encore flou pour beaucoup d’entre vous.

Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire ?

Dans le cadre de l’instauration de la facturation électronique en France, les entreprises qui facturent en BtoB vont devoir passer par un prestataire homologué par l’Administration fiscale pour envoyer leurs factures. Il s’agit des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).

Revenons d’abord quelques pas en arrière : à partir de 2024 (la date reste à confirmer par le gouvernement), toutes les entreprises qui traitent en BtoB seront dans l’obligation de fournir des factures électroniques. Une facture électronique est différente d’une facture dématérialisée. Il s’agit d’une facture dans un format structuré, qui est lisible à la fois informatiquement et par l’œil humain (grâce à un PDF par exemple). Il existe plusieurs formats de facture électronique. Le plus utilisé est le format franco-allemand Factur-X qui comprend un PDF et un fichier de données structuré (XML). Mais on peut aussi citer les formats UBL, UNCEFACT, CII, XML, EDIFACT, etc.

Une facture papier scannée ou un fichier Excel converti en PDF sont des documents dématérialisés mais pas électroniques.

Pour permettre aux entreprises d’éditer et transférer ces factures électroniques, le gouvernement a opté pour un mode organisationnel en “Y” (à l’opposé du mode en “V”) qui intègre un acteur additionnel (ou plusieurs, nous y reviendrons) dans le processus de facturation. Ce sont les plateformes de dématérialisation partenaires.

La plupart des plateformes de dématérialisation partenaires sont en réalité des logiciels de facturation ou de comptabilité, déjà existants, qui ont ou vont effectuer une demande d’immatriculation auprès de la DGFiP.

En effet, pour pouvoir agir en tant que PDP, les plateformes doivent déposer un dossier de candidature d’immatriculation auprès du gouvernement, disponible depuis mai 2023. L’immatriculation est valable pendant 3 ans et peut être reconduite.

Quel est le fonctionnement du processus de facturation électronique avec les PDP ?

Avec le mode en Y, les factures électroniques doivent être traitées par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) avant d’être transmise au Portail Public de Facturation (PPF). Concrètement, le processus est le suivant :

  • une facture est déposée sur la PDP qui se charge de la convertir au bon format ;
  • la PDP contrôle, vérifie et valide les données (identité, mentions obligatoires, montant) ;
  • la PDP envoie la facture au client pour règlement ;
  • la PDP transmet les données de la facture électronique au PPF.

La mission du PPF est de contrôler et pré-déclarer la TVA.

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Schéma en Y du processus de dématérialisation des factures

Pourquoi utiliser une plateforme de dématérialisation partenaire ?

Les plateformes de dématérialisation partenaires sont des acteurs reconnus par l’Etat, et c’est bien là leur premier avantage. Au-delà du caractère obligatoire, les PDP présentent d’autres avantages. Elles respectent bien évidemment toutes les étapes de la facturation électronique, mais vont aussi plus loin.

Tout d’abord, ce type de plateforme est capable de traiter et convertir plusieurs formats de facture, contrairement au PPF. Elle peut par exemple extraire des données, grâce à la technologie OCR, afin de les transmettre au bon format.

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Elles bénéficient aussi d’une interopérabilité leur permettant de se connecter à d’autres outils, voire entre PDP, pour faciliter les échanges.

En ce qui concerne l’archivage, les plateformes de dématérialisation partenaires assurent la conservation des fichiers pendant la durée légale minimum de 10 ans ainsi que la continuité des services. L’archivage des données est hautement sécurisé et en conformité avec les obligations légales.

Les PDP proposent aussi des méthodes de contrôle et de vérification avancées. Plutôt que de se limiter aux standards exigés par le PPF, ces outils peuvent assurer la personnalisation des contrôles grâce à l’application de règles en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez appliquer des règles en fonction du type de clients, du secteur d’activité, etc.

Nous l’avons dit, les candidats à l’immatriculation PDP sont principalement des logiciels de facturation ou de gestion. Vous profitez ainsi de toutes les autres fonctionnalités de ces outils. On pense par exemple aux nombreuses automatisations, liées à la saisie notamment ou aux outils d’analyse et de reporting.

Quelles sont les plateformes de dématérialisation partenaires en 2024 ?

Au jour où nous rédigeons cet article, il n’existe pas encore de liste officielle des plateformes de dématérialisation partenaires. Le service d’immatriculation DPD réceptionne des candidatures depuis mai 2023. Les premiers noms devraient être publiés d’ici début 2024, mais quelques acteurs se sont déjà positionnés comme candidat à l’immatriculation PDP. Voici un tableau présentant certains des acteurs ayant fait une demande d’immatriculation PDP :

MarquesTypePour qui ?Tarifs (à partir de)Offre
EvolizGestionTous12,60€30 jours offerts
PennylaneGestionTous14€15 jours offerts
Sage 50Facturation/ComptabilitéIndépendant/TPE18€30 jours offerts
TiimeFacturationIndépendant/TPE0€30 jours offerts
Cegid Devis FacturesFacturationIndépendant/TPE14,95€30 jours offerts
INFastFacturationTous18,75€30 jours offerts
RegateGestionTPE/PME130€demo gratuite
Liste des plateformes de dématérialisation partenaires

D’autres indiquent vouloir opérer en tant qu’opérateur de dématérialisation, comme Axonaut, Sellsy ou Abby.

Nous tiendrons cette liste à jour et compléterons ces informations à mesure que les immatriculations sont validées par l’administration fiscale.

Quelles sont les alternatives aux PDP ?

Pour faire simple, avec la mise en place du dispositif de facturation électronique, vous aurez trois options pour respecter les obligations légales :

  • 1ère option : utiliser un logiciel immatriculé plateforme de dématérialisation partenaire ;
  • 2ème option : passer par un logiciel opérateur de dématérialisation (OD) qui collabore avec une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ;
  • 3ème option : déposer vous-même vos factures sur le portail public de facturation (PPF).

Nous avons déjà présenté la première option en détail. Intéressons-nous donc aux deux alternatives.

Les opérateurs de dématérialisation sont des outils de gestion (logiciels de facturation, de comptabilité, etc.) non immatriculés par l’administration mais capable de gérer la facturation électronique. Cela signifie qu’ils vous permettent de créer et traiter les factures électroniques mais vous ne pourrez pas les transmettre aux destinataires directement depuis l’outil. Celui-ci travaille en collaboration avec une PDP, qui se charge de respecter les obligations légales du processus de facturation électronique, ou directement avec le PPF.

Certains logiciels peuvent être à la fois OD et PDP.

Avec la troisième option, vous utilisez vous-même le service gratuit fourni par l’Etat. Il s’agit de la plateforme Chorus Pro, un service déjà actif pour les factures en BtoG, c’est-à-dire les opérations réalisées pour une collectivité, un établissement public, l’Etat, etc.

Vous pouvez ainsi déposer vos factures électroniques au format Factur-X. Le PPF se charge ensuite d’extraire les données et de les transmettre aux clients et à l’administration fiscale. L’avantage est que c’est un service entièrement gratuit. L’inconvénient : les services et les fonctionnalités sont limités. Notamment, seuls trois formats de facture sont acceptés (on parle de formats socles, à savoir Factur-X, UBL et CII).

Quand et comment choisir un logiciel immatriculé PDP ?

Le calendrier de l’instauration de la facturation électronique

Le calendrier de la réforme de la facturation électronique n’est pas encore précisé par le gouvernement. Difficile donc de prédire quand vous devrez impérativement appliquer le nouveau processus de facturation.

Ceci dit, pour être opérationnel et éviter toute déconvenue, nous vous conseillons de réfléchir dès maintenant à votre nouvelle procédure et aux outils de dématérialisation des factures que vous souhaitez utiliser. Peut-être que votre logiciel de facturation actuel est candidat PDP. Dans ce cas, peu de questions se posent, tant soit peu que votre logiciel vous convienne toujours et qu’il obtienne l’immatriculation !

Pour les autres, nous vous conseillons de prendre les devants et de choisir un logiciel de facturation candidat à l’immatriculation PDP a minima, ou un OD si vous préférez.

Les critères pour choisir son logiciel PDP

Bien évidemment le premier critère pour choisir votre logiciel de facturation électronique est qu’il soit immatriculé PDP.

La liste des PDP immatriculées sera disponible sur le site de la DGFiP.

Vous devez vérifier les formats que le logiciel est capable de traiter, tout autant que les volumes de facturation.

Ensuite, intéressez-vous aux fonctionnalités de l’outil. Nous l’avons dit, leur avantage est bien plus que le simple respect de la réglementation de la facturation électronique. Pour faire le bon choix, listez vos besoins en termes de facturation et comparez les outils pour trouver celui qui y répond le mieux. Leurs fonctionnalités peuvent inclure :

  • la gestion de la relation client ;
  • les relances automatiques ;
  • la facturation récurrente ;
  • la gestion d’un catalogue d’articles/produits ;
  • la gestion des stocks ;
  • la connexion bancaire ;
  • la comptabilité ;
  • etc.

Enfin, dernier point : le tarif. Le prix d’un logiciel de facturation est variable et repose sur de nombreux facteurs : les fonctionnalités, le volume d’opérations, les automatisations, etc. Les candidats à l’immatriculation PDP n’ont pas évoqué de changement de leur tarification à venir, une fois immatriculé PDP. Pour l’instant, vous pouvez donc vous baser sur les tarifs affichés par les éditeurs de logiciels de facturation. Mais n’hésitez pas à poser la question à l’équipe commerciale : les tarifs vont-ils augmenter avec les évolutions à venir ?

FAQ

PDP, PPF, OD : de quoi s’agit-il ?

Les PDP, pour plateformes de dématérialisation partenaires, sont des outils immatriculés par l’administration fiscale et aptent à traiter le processus du nouveau dispositif de facturation électronique. Le PPF est le portail public de facturation, actuellement désigné Chorus Pro. C’est la plateforme du gouvernement où déposer les factures électroniques et les données obligatoires. Enfin, OD signifie opérateur de dématérialisation. Ce sont des intermédiaires entre les entreprises et les PDP.

Comment devenir plateforme de dématérialisation partenaire ?

Pour devenir plateforme de dématérialisation partenaire, l’éditeur de logiciel doit déposer une candidature d’immatriculation auprès de la DGIPF. Les candidatures sont reçues depuis mai 2023 et la liste officielle des plateformes immatriculées devrait paraître fin 2023 ou début 2024.

Quelle est la différence entre facture électronique et facture dématérialisée ?

Une facture dématérialisée est un document commercial sous format numérique, c’est-à-dire qu’il peut avoir été créé informatiquement, scanné, numérisé. Une facture électronique est une sous-famille des factures dématérialisées qui doit remplir certains critères d’authenticité et de lisibilité, en étant notamment accompagné d’un fichier sous forme structurée pouvant ainsi être lu informatiquement.

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Content Manager

Clémence est diplômée de l'Institut d'Administration des Entreprises, avec un master dans les ressources humaines. Après plusieurs années à travailler dans les RH, puis le marketing en ligne et la rédaction web, elle a rejoint independant.io en 2022 en tant que responsable des contenus sur plusieurs catégories. Côté loisirs, Clémence est passionnée de running et d'équitation.

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