Dématérialisation factures fournisseurs : quelles solutions ?

La transition digitale s’invite dans la comptabilité des entreprises. Elles vont désormais devoir ranger leurs factures papier au profit de formats électroniques. C’est la dématérialisation des factures fournisseurs. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Quels sont les avantages ? Et les solutions à utiliser pour intégrer ce nouveau processus ? Découvrez les réponses.

• Axonaut – Le meilleur pour centraliser votre gestion
• Regate – Le meilleur pour la richesse des fonctionnalités
• Sellsy – Le meilleur pour la gestion de la relation client et fournisseurs
• Spendesk – Le meilleur pour la gestion des dépenses et achats
• Sage Business Cloud Factu & Compta – Le meilleur pour la gestion comptable
• Zeendoc – Le meilleur pour son nombre illimité d’utilisateurs

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures fournisseurs ?

Définition

La facture fournisseur est le document comptable émis par le fournisseur pour le paiement de la prestation délivrée. Pour les entreprises, cela permet de payer le prestataire, mais également de déduire les charges du résultat comptable et la TVA. En outre, elle atteste de l’exécution de la transaction commerciale.

Historiquement, ces documents étaient sous format papier. Mais avec la transition numérique, les factures fournisseurs se dématérialisent. C’est initialement l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 puis les Loi de finances successives qui définissent le cadre de la facturation électronique, et donc de la dématérialisation des factures fournisseurs. En effet, elles prévoient l’abandon progressif du format papier au profit des factures électroniques aussi bien pour les clients que les fournisseurs. Mais qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?

Une facture électronique est une sous-famille des factures dématérialisées. Elle doit remplir plusieurs critères (authenticité, lisibilité, stockage) et doit être accompagnée d’un fichier sous forme structurée pouvant être lu informatiquement.

À qui s’adresse la dématérialisation des factures fournisseurs ?

À ce jour, la dématérialisation des factures fournisseurs s’adresse aux entreprises :

• assujetties à la TVA ;
• établies en France ;
• dans le cadre d’une opération effectuée sur le territoire national.

Cela signifie notamment que les auto-entrepreneurs non assujettis ne sont pour l’instant pas concernés.

Quelles sont les actions à mettre en place selon la loi ?

Le calendrier de déploiement de la facturation électronique s’étale de manière progressive entre 2024 et 2026.

Après plusieurs modifications, le gouvernement indique que toutes les entreprises concernées par ce projet doivent être en capacité de recevoir des factures fournisseurs dématérialisées à partir de juillet 2024.

Il s’agit en fait de deux calendriers distincts.

Pour respecter l’obligation de recevoir des factures électroniques fournisseurs, vous allez devoir opter pour une plateforme intermédiaire. Plusieurs choix s’offrent à vous :

• une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ;
• le portail public de facturation (PPF) (actuel Chorus Pro) ;
• les opérateurs de dématérialisation (OD).

Afin de vous aider à visualiser le processus de dématérialisation des factures, nous avons réalisé un schéma ci-dessous.

Vous allez donc devoir vous équiper d’un logiciel de dématérialisation des factures, et les solutions sont déjà nombreuses !

Notre sélection de logiciels de dématérialisation des factures fournisseurs

Axonaut

Solution tout-en-un très complète, Axonaut est un logiciel de facturation mais aussi de CRM, comptabilité et trésorerie.

Axonaut récupère tous les documents et crée automatiquement les dépenses associées. Vous pouvez payer vos fournisseurs en un clic directement depuis l’interface. Tout est centralisé sur votre portail fournisseurs pour une gestion facilitée. En plus, Axonaut répond aux obligations liées à la facturation électronique et est candidat OD.

Une offre unique et très complète est disponible à partir de 49,99€, dont le prix est dégressif en fonction de la durée d’engagement. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Axonaut.

Regate

Regate est un logiciel de gestion complet qui participe à la transition numérique des factures fournisseurs.

Vous pouvez numériser vos factures papier en quelques clics, valider le paiement par les managers, et même planifier le règlement directement depuis la plateforme. L’ensemble des informations issues des factures est directement retransmis dans les écritures comptables. Mais Régate, c’est aussi un outil de gestion financière complet qui vous permettra de centraliser des tâches indispensables à la pérennité de votre entreprise comme la gestion des notes de frais, des budgets ou encore des moyens de paiement de vos équipes.

Les tarifs dépendent du nombre de factures fournisseurs par mois et les modules choisis. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Regate.

Sellsy

Logiciel français, Sellsy centralise votre facturation, comptabilité et relation client.

Depuis l’interface, vous pouvez importer toutes vos factures fournisseurs. Grâce à la technologie OCR, toutes les données sont extraites et remplir les champs correspondants. Il vous suffit de vérifier les données et créer la facture fournisseur dans l’outil. La saisie comptable est automatisée. On apprécie les nombreuses automatisations.

Il est nécessaire de souscrire au module de gestion des achats pour pouvoir gérer la dématérialisation des factures fournisseurs sur Sellsy, c’est-à-dire la formule Evolution à partir de 59€/mois. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Sellsy.

Spendesk

Solution spécialisée dans la gestion des dépenses professionnelles, Spendesk facilite la dématérialisation des factures fournisseurs.

Concrètement, le logiciel vous propose les fonctionnalités suivantes : la centralisation des factures en un seul et même endroit, la saisie automatique grâce à la reconnaissance visuelle (OCR), la validation par les responsables de service ainsi que l’association des factures et justificatifs. Spendesk propose également plusieurs fonctionnalités pour la gestion des notes de frais, les cartes de visite, ou encore le reporting des dépenses.

Il faudra passer par une demande de devis pour connaître les tarifs. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Spendesk.

Sage Business Cloud Compta & Facturation

Le logiciel Sage Business Cloud Compta & Facturation est un outil 100% en ligne qui s’adresse à tous types d’entreprise. Développé par l’éditeur Sage, qui regroupe un large choix de solutions de gestion d’entreprise, Sage Business Cloud Compta & Facturation promet une solution modulable et facile à utiliser.

L’outil vous permet de créer manuellement ou d’importer vos factures d’achats et factures fournisseurs. Pour une facture importée, les données sont extraites et devront être révisées afin que la transaction soit créée. Vous pourrez aussi créer différents documents personnalisés, comme les factures, les devis, les bons de commande, les avoirs, etc…

Les tarifs démarrent à partir de 25€/mois et un essai gratuit est proposé. Pour en savoir plus, lire notre avis sur Sage Business Cloud Compta & Factu.

Zeendoc

Soucieux de l’environnement, Zeendoc se présente comme la solution de dématérialisation des factures fournisseurs écologiques.

En plus de limiter le papier, l’entreprise se charge également de replanter des arbres afin de protéger la planète. Mais ce sont surtout les fonctionnalités relatives au traitement des factures qui nous intéressent. Sur ce point, sachez que Zeendoc vous permet d’archiver vos factures à un seul et même endroit, classer automatiquement vos documents comptables et protéger vos informations confidentielles.

Il faudra passer par une demande de devis pour connaître les tarifs. Vous pouvez aussi profiter d’une démo pour découvrir l’outil.

D’autres outils vont très certainement venir s’ajouter à cette liste à mesure que la facturation électronique se développe sur le territoire. Nous ne manquerons pas de mettre à jour cette sélection des meilleurs logiciels de dématérialisation des factures fournisseurs.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs ?

L’instauration de la dématérialisation des factures fournisseurs a plusieurs objectifs :

• augmenter la compétitivité des entreprises ;
• lutter contre la fraude à la TVA ;
• mieux connaître l’activité des entreprises du territoire.

Mais au-delà des objectifs généraux, opter pour la dématérialisation des factures fournisseurs apportent aussi des avantages à votre entreprise :

• simplicité de gestion : les factures numériques sont regroupées au sein d’un seul et même outil, ce qui en simplifie la gestion au quotidien.
• gain de temps : il n’est plus nécessaire de saisir l’intégralité des factures, tout est automatisé. Cela permet ainsi d’améliorer la productivité des collaborateurs des services comptables et financiers.
• réduction des délais de paiement : comme les factures sont traitées plus rapidement, les délais de paiement sont aussi réduits.
• archivage : les factures fournisseurs sont sauvegardées dans les serveurs de l’entreprise ou dans le cloud, limitant ainsi le stockage papier.
• sécurité : comme les factures numériques sont plus simples à gérer, il est plus facile d’effectuer des contrôles (doublons, failles, fraudes, …).
• réduction des coûts : entre le traitement, le stockage et l’impression, les factures papier représentent un certain coût pour les entreprises qui disparaît avec la dématérialisation.
• transparence : cela concerne surtout l’administration fiscale, puisqu’en cas de contrôle, la dématérialisation des factures fournisseurs simplifie fortement la vérification des documents comptables.

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