Tout savoir de la dématérialisation des factures fournisseurs

La transition digitale s’invite dans la comptabilité des entreprises. Elles peuvent en effet ranger leurs factures papier au profit de formats numériques. C’est la dématérialisation des factures fournisseurs. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Quels sont les avantages ? Et les solutions ? Découvrez les réponses.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures fournisseur ?

Définition

La facture fournisseur est le document comptable émis par le fournisseur pour le paiement de la prestation délivrée. Pour les entreprises, cela permet de payer le prestataire, mais également de déduire les charges du résultat comptable et la TVA.

En outre, il atteste de l’exécution de la transaction commerciale.

Traditionnellement, ces documents étaient sous format papier. Mais avec la transition numérique, les factures fournisseurs se dématérialisent. C’est d’ailleurs l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 qui en définit le cadre, prévoyant progressivement l’abandon du format papier au profit des factures numériques stockées au sein des serveurs de l’entreprise.

Il peut s’agir de factures scannées sous format PDF ou de factures électroniques (c’est-à-dire saisies, émises et reçues électroniquement).

À qui s’adresse la dématérialisation des factures fournisseur ?

La dématérialisation des factures fournisseurs s’adresse aux entreprises assujetties à la TVA et établies en France.

Cela signifie-t-il que les auto-entrepreneurs non assujettis doivent continuer à envoyer des factures papier ? La réponse est non, ils peuvent toujours envoyer leurs factures dématérialisées.

Quelles sont les actions à mettre en place selon la loi ?

Le caractère obligatoire de la dématérialisation des factures fournisseurs s’étend sur plusieurs années. La première ordonnance au sujet de la numérisation des factures en France a été appliquée dès 2014 et est devenue obligatoire pour toutes les entreprises du domaine public en 2017.

Entre 2020 et 2021, l’article 153 de la loi de Finances oblige les entreprises privées à mettre en place un processus de facturation digital. L’objectif étant de rendre la dématérialisation des factures obligatoire pour toutes les entreprises entre 2024 et 2026.

Concernant les entreprises avec des relations B2B, l’article 153 de la loi de Finances de 2020 impose la facturation électronique en 3 temps :

• Juillet 2024 : Toutes les entreprises doivent réceptionner des factures électroniques et les grandes entreprises sont dans l’obligation d’émettre des factures électroniques.
• Janvier 2025 : L’obligation d’émission de factures électroniques s’applique aux ETI.
• Janvier 2026 : Application de l’obligation d’émettre des factures électroniques pour les PME et les TPE.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures fournisseur ?

Le fait d’imposer ce processus dématérialisé n’est pas dû au hasard. Voici quelques-uns des avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs :

• La simplicité de gestion : les factures numériques sont regroupées au sein d’un seul et même endroit, ce qui en simplifie la gestion au quotidien. Et surtout, il n’est plus nécessaire de saisir l’intégralité des factures grâce à l’utilisation de certains logiciels. Cela permet ainsi d’améliorer la productivité des collaborateurs des services comptables et financiers.
• La réduction des délais de paiement : comme les factures sont traitées plus rapidement, les délais de paiement sont aussi réduits.
• L’archivage : désormais, il n’est plus nécessaire de réserver une salle entière pour archiver l’ensemble des factures fournisseurs. Ces dernières sont sauvegardées dans les serveurs de l’entreprise ou dans le cloud. Attention toutefois à sécuriser son réseau informatique pour éviter les pertes de données.
• La sécurité : comme les factures numériques sont plus simples à gérer, il est plus facile d’effectuer des contrôles (doublons, failles, fraudes, …).
• La réduction des coûts : entre le traitement, le stockage et l’impression, les factures papier représentent un certain coût pour les entreprises. Or, ces derniers disparaissent avec la dématérialisation.
• La transparence : cela concerne surtout l’administration fiscale, puisqu’en cas de contrôle, la dématérialisation des factures fournisseurs simplifie fortement la vérification des documents comptables.
• La transition numérique : pour les entreprises utilisant toujours le papier pour leurs factures fournisseurs, la dématérialisation est une excellente manière d’entamer progressivement la transition vers le digital. Et pour cause, l’ordonnance n° 2021-1190 prévoit un déploiement de la dématérialisation des factures fournisseurs jusqu’en 2026 (avec un calendrier d’implémentation dès 2024). Ce qui laisse encore le temps aux entreprises les plus en retard.

Quelles solutions pour dématérialiser les factures fournisseur ?

La déclaration numérique des factures fournisseurs peut être effectuée via plusieurs options. Ainsi, les entreprises pourront compter sur 3 acteurs :

• La solution publique : aussi appelée Chorus Pro et dont le nom final se transformera en « Portail Public de Facturation » (PPF) aura pour objectif d’offrir une solution de déclaration digitale gratuite. En plus d’offrir un service d’émission des factures, le PPF permet également de centraliser et de stocker des factures à valeur probante pendant 10 ans.
• Les plateformes privées : il existe plusieurs solutions de Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Vous pourrez retrouver la liste officielle des PDP ainsi qu’un calendrier avec les dates clés sur le PDF officiel du gouvernement : Calendrier des plateformes de dématérialisation partenaires.
• Les opérateurs : contrairement aux plateformes partenaires, les opérateurs ne sont pas des équivalents au Portail Public de Facturation. Ils serviront d’intermédiaires pour faciliter la transmission des factures vers les solutions à valeur probante.

Afin de vous aider à visualiser le processus de dématérialisation des factures, nous avons réalisé un schéma ci-dessous.

Regate

Regate est un logiciel de gestion complet qui participe à la transition numérique des factures fournisseurs. La solution vous permet, entre autres, d’automatiser le traitement des factures à travers plusieurs fonctionnalités utiles.

Par exemple, vous pouvez numériser vos factures papier en quelques clics, valider le paiement par les managers, et même planifier le règlement directement depuis la plateforme. Mais Régate est aussi bien plus qu’une solution de facturation, c’est outil de gestion financière complet qui vous permettra de centraliser des tâches indispensables à la pérennité de votre entreprise comme :

• la gestion des notes de frais ;
• les budgets ;
• la gestion des moyens de paiement de vos équipes.

L’ensemble des informations issues des factures est directement retransmis dans les écritures comptables afin de simplifier le calcul des comptes de résultat en fin de période fiscale.

Sage Business Cloud Compta & Facturation

Le logiciel Sage Business Cloud Compta & Facturation est un outil 100% en ligne qui s’adresse à tous types d’entreprise. Développé par l’éditeur Sage, qui regroupe un large choix de solution de gestion d’entreprise, Sage Business Cloud Compta & Facturation promet une solution modulable et facile à utiliser.

L’entreprise propose en effet un accès à l’annuaire Sage qui permet de suivre ses factures, pièces jointes et commandes, de les télécharger, mais aussi d’inviter ses partenaires à échanger via ce canal. Surtout, l’avantage de cette solution est la saisie automatisée des factures qui permet aux comptables de gagner un temps précieux au quotidien.

Enfin vous pourrez créer différents documents personnalisés, comme les factures, les devis, les bons de commande, les avoirs, etc…

Spendesk

Solution spécialisée dans la gestion des dépenses professionnelles, Spendesk facilite la dématérialisation des factures fournisseurs.

Concrètement, le logiciel vous propose les fonctionnalités suivantes : la centralisation des factures en un seul et même endroit, la saisie automatique grâce à la reconnaissance visuelle (OCR), la validation par les responsables de service ainsi que l’association des factures et justificatifs.

En outre, Spendesk propose plusieurs fonctionnalités pour la gestion des notes de frais, les cartes de visite, ou encore le reporting des dépenses.

Zeendoc

Soucieux de l’environnement, Zeendoc se présente comme la solution de dématérialisation des factures fournisseurs écologiques. En plus de limiter le papier, l’entreprise se charge également de replanter des arbres afin de protéger la planète.

Mais ce sont surtout les fonctionnalités relatives au traitement des factures qui nous intéressent. Sur ce point, sachez que Zeendoc vous permet d’archiver vos factures à un seul et même endroit, classer automatiquement vos documents comptables et protéger vos informations confidentielles.

Gestisoft

Gestisoft est d’abord une solution ERP et CRM. Mais il s’agit de solutions ultra-complètes qui vous permettent aussi de dématérialiser vos factures fournisseurs à travers la fonctionnalité GoFinance. L’idée est de vous permettre de mieux gérer vos relations avec vos partenaires, mais également de simplifier les prévisionnels financiers grâce à un traitement des dépenses optimal.

Oxalys

À travers la solution Purchase to Pay, Oxalys simplifie la gestion des relations fournisseurs (notamment grâce à la dématérialisation des factures). Grâce aux documents comptables numériques, vous pourrez contrôler le bien-fondé des dépenses, valider les paiements et simplifier le traitement des factures. Et pour cause, cette solution est directement connectée avec votre logiciel comptable afin que vous puissiez y intégrer facilement les factures.

En outre, le logiciel regroupe l’ensemble des factures et engagements pris auprès de chaque fournisseur. Ce qui permet d’optimiser le partenariat sur le long terme.

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