Réduction des coûts en entreprise : 4 étapes pour y parvenir

L’amélioration de la rentabilité est un sujet d’attention majeur pour toutes les entreprises. Plusieurs stratégies permettent d’y parvenir : l’augmentation des revenus bien sûr, mais aussi une gestion efficace des coûts. Réduire les coûts de votre entreprise vous permettra non seulement d’augmenter vos marges et de renforcer votre compétitivité, mais aussi d’assurer sa pérennité dans un contexte économique de plus en plus concurrentiel. Dans cet article, nous vous partageons quelques conseils pour optimiser les coûts de votre entreprise et les nombreux avantages que cela présente !

Première étape : identifier, mesurer et analyser les coûts de votre entreprise

Pour optimiser les coûts de votre entreprise à l’avenir, il est indispensable de comprendre vos coûts passés et d’avoir un suivi rigoureux de vos dépenses. Voici comment y arriver en quelques étapes.

La collecte de vos données de dépenses

Collectez d’abord des données précises sur les dépenses de votre entreprise, via vos factures et relevés de compte ou grâce à un logiciel de gestion des coûts pour automatiser la collecte.

La catégorisation de vos coûts

Classez ensuite les coûts par catégories (par exemple : salaires, loyers, énergie, charges sociales, achats de marchandises, etc.). Vous identifierez ainsi plus facilement les dépenses principales de l’entreprise et celles qui sont superflues. Des pistes d’optimisation intéressantes pourront par la suite être suggérées pour les postes de dépenses les plus importants.

L’identification de vos charges fixes et variables

Différenciez également les charges incompressibles (charges considérées comme fixes et qui restent généralement constantes ; elles sont indépendantes des résultats de l’entreprise) des charges compressibles (charges variables, elles peuvent être ajustées ou réduites en fonction de l’activité de l’entreprise).

En évaluant ces charges et en les intégrant dans votre planification financière, vous vous assurerez de leur viabilité à long terme, même en cas de variations de revenus ou de situations économiques difficiles.

L’analyse et le suivi des coûts

Analysez les coûts suivant un « axe analytique », c’est-à-dire selon un ensemble dont le suivi et l’analyse des coûts sont pertinents pour votre entreprise : cela peut être par produit, offre de service, projet, département, magasin, zone géographique ou encore business unit.

Ayez un suivi rigoureux de vos coûts et actualisez-les régulièrement en fonction des fluctuations de l’activité et des besoins de votre entreprise, ainsi que des conjonctures économiques.

L’évaluation de vos coûts

Évaluez comment les coûts s’alignent sur vos objectifs et votre budget. Si vous visez une croissance rapide pour votre entreprise, il pourra être justifié de supporter des coûts plus élevés afin d’investir dans son développement ; mais à l’inverse, si vous souhaitez atteindre une rentabilité maximale, il s’avérera nécessaire de minimiser les coûts autant que possible.

Comment réduire les coûts de votre entreprise ?

1. Améliorer la gestion de trésorerie

Optimiser la gestion de votre trésorerie vous permettra de diminuer vos coûts de frais bancaires (tels que les frais de découvert et les frais de gestion de compte), les intérêts liés à l’emprunt et d’éviter des pénalités de retard de paiement.

Vous renforcerez par ailleurs votre stabilité financière sur le long terme.

Voici quelques bonnes pratiques pour y parvenir :

• établissez un plan de trésorerie prévisionnel (ou budget de trésorerie), afin d’anticiper vos flux financiers et d’éviter les découverts et d’éventuelles pénalités de retard ;
• utilisez des outils de suivi de trésorerie, pour visualiser vos flux financiers à court et long terme. Il existe principalement deux types de logiciels : les logiciels de gestion de trésorerie, qui simulent les décisions à prendre pour équilibrer ou réinvestir son solde de trésorerie, et les logiciels d’automatisation bancaire, qui automatisent des processus comptables et financiers permettant ainsi d’alléger les frais relatifs aux activités de l’entreprise ;
• utilisez un logiciel de gestion de factures, afin de suivre vos paiements et vos dettes fournisseurs en temps réel, et de relancer automatiquement vos clients en cas de retard de paiement ;
• négociez ou revoyez les contrats avec vos fournisseurs, dans le but d’obtenir des remises et des conditions de paiement avantageuses, et ainsi d’étaler vos sorties de trésorerie.

2. Diminuer les coûts de logistique

La logistique correspond à l’ensemble des frais qu’une entreprise assume pour la gestion de sa marchandise, qu’elle soit entrante, dormante ou sortante.

Ils comprennent :

• les coûts de transport ;
• les coûts de stockage ;
• les coûts des outils logistiques ;
• les coûts d’inventaire ;
• les coûts de main-d’œuvre.

Généralement évalués entre 10 et 15 % du chiffre d’affaires d’une entreprise, avec d’importantes variations selon les secteurs, les coûts de logistique représentent des dépenses conséquentes pour de nombreuses sociétés.

Pour réduire les coûts logistiques de votre entreprise, il est essentiel d’optimiser chaque étape de votre chaîne logistique.

Commencez par améliorer la gestion de vos stocks en veillant à maintenir un niveau de stock adapté à votre activité, sans surstockage, ni rupture. Vous disposez pour cela de nombreuses solutions, telles que :

• l’utilisation de systèmes de gestion d’entrepôt (WMS) ;
• l’analyse des flux de marchandises ;
• la mise en place de racks (étagères industrielles ou rayonnages) et d’étagères optimisés ;
• la rotation du stock ;
• l’utilisation de la technologie RFID (Identification par Radiofréquence) ;
• l’externalisation du stockage.

Pensez également à maximiser le taux de remplissages de vos emballages (enveloppes, cartons ou palettes) et de vos véhicules de transport. Ayez en tête que tout l’espace que vous payez mais qui reste inutilisé est considéré comme perdu.

En effet, en analysant les itinéraires empruntés par vos transporteurs et en utilisant des applications d’optimisation des tournées par exemple, vous pouvez diminuer les distances parcourues, les temps de trajet et la consommation de carburant.

Enfin, privilégiez des partenaires logistiques de qualité, avec qui vous partagez les mêmes valeurs. En plus de réduire les risques de retard, de perte ou de détérioration de marchandises, ils peuvent vous permettre de bénéficier de meilleures conditions tarifaires et d’améliorer durablement la performance de votre logistique.

Réduire vos coûts logistiques est ainsi une très bonne manière d’atténuer la pression sur vos finances en réalisant des économies à long terme, tout en améliorant l’efficacité de votre chaîne d’approvisionnement Procure-to-Pay.

3. Utiliser les nouvelles technologies pour digitaliser les processus

La digitalisation des processus opérationnels permet d’améliorer leur efficacité et leur productivité, et ainsi de réduire les coûts associés (papier, impression, stockage, communication). En automatisant ces processus, vous éviterez également les risques d’erreurs liées à la manipulation, réduirez les coûts de main-d’œuvre associés et améliorerez la satisfaction de vos clients. Vous libérerez vos collaborateurs d’un certain nombre de tâches chronophages au profit de tâches à plus haute valeur ajoutée, en proposant de nouvelles offres adaptées aux clients par exemple.

Voici quelques exemples de technologies qui peuvent être utilisées.

Les technologies dédiées à l’automatisation des processus sont généralement les premières à être déployées. Parmi les solutions les plus utilisées figurent les applications métiers qui permettent de gérer des processus, stocker et analyser des données et de communiquer avec des clients ou des partenaires. La Gestion Électronique des Documents (ou GED) facilite quant à elle le stockage, le classement et l’archivage des documents, tout en réduisant les coûts liés au papier et à la gestion des archives. Elle fluidifie ainsi les processus de travail. L’Échange de Données Informatisé (ou EDI) complète cette démarche en automatisant les échanges de documents commerciaux (bons de commande, avis d’expédition, factures, demande de devis, demandes de prêt, etc.) entre deux organisations par voie électronique, permettant ainsi de raccourcir les délais de traitement et de diminuer les erreurs de saisie (d’au moins 40 %).

D’autres technologies contribuent à sécuriser les données et à garantir leur disponibilité. Le cloud computing par exemple permet d’accéder aux informations de l’entreprise depuis n’importe quel terminal connecté, tout en limitant les coûts liés aux infrastructures informatiques et les risques de perte de données en cas de panne ou d’incident. On peut aussi citer le blockchain pour renforcer la sécurité des échanges, l’horodatage électronique pour tracer les transactions et répondre aux obligations contractuelles ou réglementaires.

Enfin, certaines solutions simplifient la diffusion des informations et améliorent l’expérience des utilisateurs. Le QR code, par exemple, est une solution simple et économique pour partager rapidement et gratuitement des informations, faciliter l’accès à des contenus numériques ou améliorer l’expérience des clients et des collaborateurs.

Automatisation des tâches, accès rapide à l’information, analyse de données à grande échelle, développement de l’innovation, amélioration de l’expérience client, valorisation du capital humain, etc., la digitalisation des processus présente incontestablement de nombreux avantages. Elle comporte également d’importants risques et défis (coûts de déploiement élevés, cybercriminalité, dépendance technologique, résistance au changement et déconnexion humaine, etc.) que les entreprises doivent impérativement connaître et anticiper afin de s’en prémunir efficacement.

Pour optimiser son potentiel, il est donc essentiel de bien sélectionner les technologies qui répondent aux besoins spécifiques de l’entreprise et de former ses collaborateurs à leur utilisation.

4. Mettre en œuvre une stratégie d’économie d’énergie

Les postes de dépenses énergétiques sont multiples dans une entreprise. Mettre en œuvre une politique d’économie d’énergie permet non seulement de réduire vos dépenses énergétiques, mais aussi de contribuer à la baisse des émissions de gaz à effet de serre et à la maîtrise des pics de consommation électrique en cas de grand froid.

La mise en œuvre d’une politique de réduction des coûts est d’autant plus d’actualité que les prix augmentent avec les tensions géopolitiques et l’inflation.

Voici donc 5 bonnes pratiques :

• sensibilisez vos salariés aux écogestes traditionnels : éteindre les lumières et débrancher les ordinateurs en partant, n’imprimer que le nécessaire en privilégiant le recto-verso, amener sa propre tasse pour éviter l’utilisation de gobelets en plastique, débrancher les chargeurs non utilisés, etc. ;
• limitez la consommation de votre parc informatique : renouvelez votre matériel vieillissant ou louez-le en privilégiant les modèles peu consommateurs ou labellisés comme tels ;
• utilisez mieux votre bureautique : envoyez des mails moins lourds, limitez le nombre de destinataires, triez et nettoyez régulièrement vos messageries, réglez la mise en veille de vos écrans toutes les 5 minutes, etc. ;
• prêtez attention à la température de vos locaux hiver comme été : la norme NF X35-203/ISO 7730 recommande une température comprise entre 20 et 22 degrés dans les bureaux, 16 et 18 degrés dans les ateliers pour une activité physique moyenne, et 14 et 16 degrés pour une activité physique soutenue ;
• réalisez un Diagnostic des Performances Énergétiques (DPE) pour estimer votre consommation et dégager des pistes d’économies.

Quels sont les impacts de la réduction de ces coûts ?

Réduire les coûts présente de nombreux avantages, et pas seulement financiers.

En premier lieu, cela permet en effet d’obtenir un impact immédiat sur la rentabilité (rentabilité = chiffre d’affaires – charges fixes – charges variables) et la création de valeur.

En renégociant vos contrats fournisseurs, vos factures d’énergie, en digitalisant vos processus, vous abaisserez vos coûts de production et augmenterez vos marges. Vous améliorerez ainsi votre productivité et probablement votre qualité de service et votre maîtrise des risques opérationnels.

Vous pourrez également ajuster vos prix pour gagner en compétitivité, attirer davantage de clients et vous différencier sur le marché.

En obtenant une meilleure visibilité sur vos flux financiers, en prévoyant mieux vos dépenses et tensions de trésorerie, vous optimiserez votre gestion financière et renforcerez la solidité de votre entreprise.

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