En bref
- Le Procure-to-Pay, ou Purchase-to-Pay ou P2P, représente l’ensemble du processus d’achat de votre entreprise, de la demande d’achat au paiement de la facture.
- Optimiser le cycle de Procure-to-Pay apporte de nombreux avantages, aussi bien en interne (financier, organisationnel, etc.) qu’en externe (relation fournisseurs).
- Le Procure-to-Pay fait partie des fonctions qui méritent d’être digitaliser. Il existe aujourd’hui de nombreux outils pour vous aider, des logiciels spécialisés aux solutions plus généralistes.
Procure-to-Pay est le terme anglo-saxon qui désigne le processus d’approvisionnement d’une entreprise. Dans cet article, nous vous expliquons la logique derrière le “Procure-to-Pay”, ainsi que les avantages que présentent les outils qui automatisent ce processus.
Qu’est-ce que le Procure-to-Pay ?
Le Procure-to-Pay est le terme qui désigne le cycle du processus d’achat. Ce processus comprend toutes les étapes qui vont de la demande d’achat d’un service ou d’un produit, jusqu’au paiement de la facture.
Aux côtés du cycle Procure-to-Pay, les notions de Purchase-to-Pay et de Source-to-Pay sont aussi fréquemment utilisées. Ces termes désignent eux aussi un processus d’approvisionnement mais la différence réside dans la nature de la première étape :
- la première étape du Procure-to-Pay est la demande du produit (ou le fait de le mettre dans son panier) ;
- celle de Purchase to Pay est l’achat du produit (le fait de le payer) ;
- celle de Source to Pay contient le processus du choix du fournisseur (donc l’accent est porté sur les étapes de la détermination de celui-ci, des phases de test, etc.).
Plus qu’un processus regroupant diverses étapes, le Procure-to-Pay englobe également des aspects d’optimisation et de digitalisation. Il s’agit ainsi de chercher à améliorer les différentes étapes et de s’aider d’outils digitaux pour
Quels processus sont inclus dans le cycle du Procure-to-Pay ?
Le cycle Procure-to-Pay sera différent pour chaque entreprise, en fonction des relations avec les fournisseurs, des intermédiaires, de la nature des produits et d’autres éléments. Néanmoins il existe en général 4 grandes étapes qui caractérisent ce processus.
1. La demande d’achat
Cette étape consiste à identifier le produit ou service souhaité et émettre sa volonté d’achat. Il peut s’agir de l’ajout du produit ou service à un panier ou d’envoyer une demande d’achat à l’entreprise concernée. La demande d’achat est ainsi créée, puis traitée et autorisée.
2. L’approvisionnement
L’approvisionnement regroupe les étapes consistant à émettre un bon de commande ou d’achat, de le transmettre au fournisseur. On poursuit avec le suivi de la commande puis la réception des marchandises ou services. Enfin, on évalue la bonne exécution des services ou la conformité et qualité de la marchandise.
3. La gestion de la facture et des relations fournisseur
La troisième étape du cycle consiste à recevoir et trier les factures d’achat reçues. Elles sont ensuite validées, traitées en interne, puis rapprochées au niveau comptable. L’objectif est de vérifier la conformité des factures fournisseur avec la commande reçue, d’identifier d’éventuelles fraudes mais aussi de s’assurer de respecter les délais de paiement.
4. Le paiement
Dernière étape, une fois les factures validées, le paiement peut être effectué. À ce moment, le montant dû est versé à l’entreprise. Le compte Fournisseur est mis à jour au niveau comptable et les données financières relatives à la dépense sont synchronisées dans les différents outils de suivi de trésorerie, etc.
Quels sont les avantages des outils Procure-to-Pay ?
Le Procure-to-Pay peut (et à tout intérêt!) être automatisé grâce à des outils spécifiques. Ce ou ces outils ont plusieurs objectifs.
Ils permettent tout d’abord d’améliorer l’efficacité de ce processus, notamment grâce à la dématérialisation des processus et documents. En utilisant un outil Procure-to-Pay, vous garantissez :
- une meilleure visibilité et connaissance des processus ;
- plus de contrôle et de centralisation des données, ce qui réduit nettement les risques d’erreurs ;
- une réduction des délais, et donc une accélération des processus ;
- l’extraction de données fiables qui permettent de réfléchir à davantage d’optimisations des processus dans une optique d’amélioration continue.
L’utilisation d’une solution Procure-to-Pay assurer aussi le respect des lignes budgétaires. Ces outils offrent une meilleure qualité et une meilleure fiabilité des données, et donc meilleure gestion des coûts. Les coûts liés aux ressources humaines nécessaires à la gestion de ces processus sont aussi plus limités.
Enfin, comme beaucoup d’outils digitaux, ils ont avant tout pour objectif de permettre aux entreprises et leurs équipes d’optimiser leur temps. En automatisant des tâches chronophages, vous pouvez vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et donc plus intéressante aussi bien pour vous que vos collaborateurs.
Quel logiciel choisir pour automatiser le Procure-to-Pay ?
Il existe de nombreux logiciels pour automatiser le Procure-to-Pay, certains sont généralistes et d’autres spécialisés.
Parmi les outils spécialisés, on peut citer Oxalys, Tipalti, Precoro, WeProc ou encore Yooz. Des ERP peuvent aussi être utilisés dans le cadre des processus Procure-to-Pay. C’est le cas de Axonaut, Cegid Quadra Entreprise, NetSuite.
Enfin, des solutions de dématérialisation sont aussi adaptées à ces fonctions. Parmi elles, Regate ou Sellsy valent le coup d’œil.
Il n’existe pas vraiment de meilleur logiciel, tout est fonction de vos besoins. Il est ainsi nécessaire de les comparer et de les choisir selon les fonctionnalités qui sont disponibles comme le reporting financier, la facturation interne, la gestion de fournisseurs, de la conformité des produits et du cycle de vie des contrats, ou encore la budgétisation et les prévisions financières. Certains logiciels proposent toutes ces fonctionnalités, d’autres non. À vous de déterminer ce dont vous avez besoin.
Cegid Quadra Entreprise
FAQ
En quoi consiste le processus Procure-to-Pay ?
Le Procure-to-Pay, c’est le processus d’approvisionnement d’une organisation. Le cycle P2P est constitué de toutes les étapes intermédiaires entre la demande d’achat et le paiement de la marchandise.
Quelles sont les différences entre Procure-to-Pay, Purchase-to-Pay et Source-to-Pay ?
Les différences entre ces cycles résident dans la longueur du processus et dans les étapes prises en compte. Le Procure-to-Pay inclut l’ensemble des étapes de la demande jusqu’au paiement. Le Purchase-to-Pay démarre de la phase d’achat jusqu’au paiement, et le Source-to-Pay des étapes du choix du fournisseur au paiement.
Quel est le meilleur système Procure-to-Pay ?
Il n’existe pas de meilleure solution, toutes comportent des fonctionnalités différentes qui répondent ou non aux besoins de votre organisation.
