4 astuces pour maîtriser les dépenses de votre entreprise

Pour assurer la croissance et la performance de votre activité, il est primordial de porter une attention particulière aux dépenses de votre entreprise. Dirigeant, DAF, professionnel libéral ou indépendant, c’est une mission qui vous incombe. Mais comment faire ?

Dans cet article, nous faisons le point sur les différentes dépenses d’une entreprise, les avantages et les bonnes pratiques d’une gestion optimisée des dépenses.

Qu’est-ce qu’une dépense d’entreprise ?

Pour pouvoir fonctionner, toute entreprise est amenée à effectuer certaines dépenses inhérentes à son activité. Ces dépenses sont plus ou moins importantes et plus ou moins régulières.

Un freelance, un indépendant ou une profession libérale sera l’unique responsable des dépenses de son entreprise. Pour les entreprises comptant des salariés, les dépenses peuvent être effectuées aussi bien par les collaborateurs, que les manageurs ou le chef d’entreprise. Dans ce cas, ce peut être le dirigeant ou bien l’équipe comptable ou le Directeur financier qui se charge de contrôler les budgets.

Quels sont les différents types de dépenses d’entreprise ?

Toutes les entreprises peuvent classer leurs dépenses en trois catégories.

Les dépenses fixes

Il s’agit des charges régulières auxquelles une entreprise doit faire face. Elles ne varient pas en fonction des fluctuations de l’activité. Autrement dit, elles n’augmentent pas à mesure que votre production augmente. Mais elles sont aussi toujours dues même lorsque vous ne réalisez pas de chiffre d’affaires.

Parmi les charges fixes, on peut citer :

• le loyer ;
• les frais d’entretien des bureaux ;
• la maintenance de machines ;
• les salaires (des salariés permanents) ;
• les abonnements ;
• certains frais de transport ;
• les frais bancaires ;
• certains impôts ou taxes locales.

Ces dépenses sont connues en avance et peuvent donc être anticipées. Plus une entreprise a un montant de charges fixes élevé, plus elle doit produire/vendre pour pouvoir être rentable.

Les dépenses variables

Les charges variables fluctuent en fonction du chiffre d’affaires ou du volume d’activité. Elles peuvent donc différer chaque mois et sont plus difficilement prévisibles. Il s’agit entre autres :

• de l’achat de matières premières et/ou de stocks ;
• des frais d’emballage ;
• des frais de déplacement ;
• des frais de gestion du personnel intérimaire, sous-traitant, alternant, stagiaire ;
• des dépenses exceptionnelles (cadeaux à des clients, notes de frais, …).

Les dépenses mixtes

On parle de charges mixtes lorsqu’elles sont à la fois de nature fixe et variable. Le principal exemple est le salaire des commerciaux, avec une partie fixe et une partie variable en fonction des ventes réalisées.

Pourquoi améliorer la gestion des dépenses d’entreprise ?

Nous l’avons dit, bien gérer les dépenses de son entreprise est primordiale pour assurer la pérennité de son activité. Mais pas seulement.

Pour une meilleure rentabilité

Tout comme l’on gère les revenus d’un foyer, le suivi des dépenses de votre entreprise vous permet de connaître l’ensemble des frais engagés et de vous assurer de respecter les budgets. Vous êtes ainsi en mesure d’identifier des dépenses trop importantes ou inutiles mais aussi de contrôler celles qui sont indispensables.

Évaluer régulièrement les dépenses de votre entreprise est utile pour déterminer et suivre le seuil de rentabilité. Cet indicateur de performance vous assure de constituer une trésorerie suffisamment solide. L’objectif in fine est de poursuivre la croissance de votre entreprise.

Vous possédez ainsi une vision nette et précise de la situation financière de votre entreprise et êtes mieux apte à faire face aux imprévus.

Pour plus de transparence auprès des partenaires

Banques, investisseurs mais aussi fournisseurs ou clients sont ou doivent être attentifs à la situation financière de votre entreprise, pour diverses raisons qui leur sont propres. En assurant un contrôle des dépenses rigoureux, vous montrez le sérieux de votre gestion et gagnez la confiance de vos partenaires.

Négociation auprès de fournisseurs ou besoins de financement peuvent être facilités lorsque vous prouvez que vous serez en mesure de rembourser vos échéances ou d’assurer vos paiements sans difficulté.

Pour plus de satisfaction des collaborateurs

L’un des postes de dépenses d’une entreprise sont les frais engagés par les collaborateurs.

Des salariés satisfaits, c’est aussi une amélioration de la productivité, de la fidélité et de l’image de votre entreprise.

4 pratiques pour améliorer la gestion et le suivi des dépenses de votre entreprise

Maintenant que vous avez connaissance de toutes les raisons qui vous poussent à prendre soin des dépenses de votre entreprise, vous vous demandez sûrement comment faire concrètement. Voici 4 bonnes pratiques à mettre en place pour optimiser la gestion des dépenses d’entreprise.

Remettre en question toutes les dépenses de votre entreprise

La première étape consiste à analyser attentivement les dépenses de votre entreprise et questionner leur nécessité. L’objectif est d’arbitrer sur la pertinence de chaque dépense.

Grâce à cet état des lieux, vous allez pouvoir lister toutes les dépenses de votre entreprise, les catégoriser et évaluer leur montant.

Cette étape vous permet de :

• déterminer les fluctuations de montant des dépenses et calculer vos marges ;
• identifier les dépenses superflues et éventuellement récurrentes.

Vos salariés sont désormais en télétravail 50% du temps ? Vous pourriez potentiellement réduire les frais d’entretien des bureaux. Votre abonnement téléphonique est surdimensionné par rapport à vos besoins ? Une formule moins onéreuse pourrait vous être suffisante.

En étudiant chaque poste de dépenses et en vous posant les bonnes questions, il est fort possible que vous arriviez à faire des économies !

C’est un travail qui prend un peu de temps et qui doit être effectué de façon hebdomadaire ou mensuelle selon le volume et le type de dépenses. Mais c’est en le faisant régulièrement et de façon méthodique que vous en tirerez le meilleur bénéfice.

Instaurer une politique de dépenses au sein de l’entreprise

Une politique de dépenses est un ensemble de règles et procédures relatives aux différents coûts et établi de sein de votre structure. Elle a plusieurs finalités.

Tout d’abord, elle permet de structurer et organiser les processus relatifs aux dépenses. Il peut s’agir aussi bien des notes de frais, des déplacements professionnels, des achats de stocks ou encore des budgets liés à des projets.

Votre politique de dépenses doit être harmonisée et transparente. Les mêmes processus et règles s’appliquent à tous vos collaborateurs, quelle que soit leur position. Mais en ayant des procédures déjà structurées, il est aussi plus facile d’identifier les dysfonctionnements, les dépenses excessives ou les abus et ainsi d’adapter les règles.

Enfin, une politique de dépenses assure la collecte et la centralisation des données. C’est un élément indispensable non seulement pour mieux gérer vos budgets comme nous en parlions auparavant, mais aussi pour préparer votre comptabilité et votre suivi analytique.

Dire adieu au papier et bonjour à la dématérialisation

Fournir, conserver, archiver les factures, reçus et autres justificatifs de dépenses est la corvée des collaborateurs, managers et gestionnaires. Heureusement, des nouvelles mesures ont été prises concernant la dématérialisation des documents administratifs.

Vous gagnez du temps, de l’espace et surtout vous évitez les pertes et les courses aux justificatifs. Pour vous aider, les logiciels de gestion des notes de frais sont des outils performants, abordables et surtout qui changent la vie ! On y revient juste après.

Profiter des outils de gestion des dépenses professionnelles

Plusieurs solutions existent pour optimiser la gestion des dépenses professionnelles au sein de votre entreprise.

Les cartes professionnelles

Concernant les dépenses de vos collaborateurs, il est possible de mettre à disposition des cartes bancaires professionnelles. Fournies avec votre compte bancaire professionnel ou par l’intermédiaire d’un fournisseur spécialisé, elles simplifient grandement le contrôle et le suivi des dépenses. C’est une façon sûre et sécurisée d’offrir plus d’autonomie à vos salariés. Et ces derniers n’ont plus besoin d’avancer des frais pro.

Les logiciels de gestion

Nous les avons mentionnés, les logiciels de notes de frais combinent plusieurs fonctionnalités. Ils permettent non seulement de réaliser tout le processus de traitement d’une note de frais de façon digitalisée et dématérialisée : scan du justificatif, établissement automatique de la note de frais, processus de validation par la hiérarchie, remboursement de la note de frais, traitement comptable. Mais ce n’est pas tout.

Ce sont des outils tout-en-un qui permettent de centraliser toute la gestion des dépenses de votre entreprise.

En effet, on retrouve souvent des fonctionnalités de gestion comptable, de facturation ou encore de suivi de la trésorerie. Ils incluent aussi généralement des cartes pro.

Quelles solutions choisir ?

Parmi toutes ces solutions, on peut citer les cartes professionnelles proposées avec les comptes bancaires en ligne dédiés aux professionnels et entreprises. Qonto, Shine ou Blank sont particulièrement appréciés pour la modernité de leurs services et leurs offres abordables.

Pour une solution plus complète, les logiciels de gestion des notes de frais et des dépenses professionnelles sont aussi en plein essor. Certains outils sont dédiés uniquement à cette tâche : Expensya, N2F ou encore Soldo pour ne parler que des plus appréciés. D’autres sont des outils de gestion plus globaux. Regate ou iPaidThat par exemple inclut un module de facturation ou de comptabilité.

À vous de définir vos besoins en fonction de :

• la taille de votre entreprise ;
• le volume et le type de dépenses professionnelles effectuées par vos collaborateurs ;
• les procédures que vous souhaitez digitaliser ;
• votre budget.

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