Gagner du temps, économiser de l’argent, maîtriser sa gestion financière ou garder un oeil sur son activité, … de nombreuses raisons poussent les entrepreneurs à prendre en charge leur comptabilité eux-mêmes. Peut-on faire sa comptabilité soi-même ? Quels sont les avantages et comment s’y prendre ? Nous y répondons dans cet article.
Faire sa comptabilité soi-même : les obligations selon les statuts et les régimes
Si l’on songe à gérer sa comptabilité soi-même, la première étape va consister à comprendre les obligations légales à respecter.
Celles-ci vont dépendre du statut juridique et du régime fiscal de l’entreprise.
Ces deux facteurs pris en compte, il existe autant de situations qui auront une incidence sur les règles comptables légales qu’il existe de combinaisons possibles entre statut et régime d’imposition. Il n’est donc pas facile d’y voir clair.
Voici quelques exemples illustrant la complexité du système comptable…
Le régime micro
Les auto-entrepreneurs ou entrepreneurs individuels en micro-BNC ou micro-BIC bénéficient d’une comptabilité simplifiée et allégée. Leurs obligations sont en effet extrêmement limitées et se résument à la tenue d’un livre des recettes et des dépenses.
Si vous êtes soumis au régime de la micro-entreprise, vous avez donc toutes les raisons de tenir votre comptabilité vous-même !
Pas de bilan, compte de résultat ou autres documents obligatoires. C’est un des rares cas où se passer d’un expert-comptable est envisageable. Malgré cela, vous êtes quand même nombreux à opter pour les experts-comptables en ligne, qui proposent des tarifs avantageux pour les micro-entrepreneurs. C’est l’assurance d’avoir du conseil et de l’accompagnement sur d’autres aspects (juridiques, fiscaux ou sociaux).
Les professions libérales
Les professionnels libéraux peuvent exercer leur activité avec un statut de micro-entrepreneur, d’entreprise individuelle ou encore de société. Selon le statut, vous pouvez ensuite choisir le régime fiscal imposé. Il n’existe donc pas une gestion comptable pour les professions libérales, mais bien différentes situations qui définiront les obligations à respecter.
Un professionnel libéral établi en entreprise individuelle avec un régime BNC (Bénéfices non commerciaux) devra par exemple réaliser un compte de résultat fiscal annuel avec la déclaration 2035. Par contre, il ne sera pas obligé d’établir un bilan en fin d’exercice.
Les entreprises : une comptabilité plus poussée
Les entreprises commerciales (SASU, SAS, EURL, SARL, SA…) ont quant à elles des obligations comptables plus importantes qui varient encore une fois selon le statut et le régime d’imposition.
Les obligations légales d’une entreprise qui relèvent du régime des BIC (Bénéfices industriels et commerciaux) et du régime réel normal d’imposition sont les plus lourdes. Elles comprennent notamment un inventaire à réaliser tous les 12 mois minimum ainsi que le dépôt du bilan et compte de résultat annuels au greffe.
Entre identifier les obligations légales propres à sa situation et être capable de réaliser la gestion de sa comptabilité d’entreprise de A à Z en accord avec ces obligations, faire sa comptabilité tout seul nous paraît une tâche compliquée pour la plupart des entrepreneurs.
Pas impossible, ni interdit, mais bel et bien compliqué.
Il est important d’en être conscient dès le début afin de ne pas prendre de risques, notamment du retard dans la tenue de sa comptabilité ou des erreurs qui peuvent être lourdement sanctionnées en cas de contrôle.
Comment faire sa comptabilité soi-même ?
Même si nous le déconseillons, il est possible de tenir sa comptabilité soi-même. Comme nous l’avons mentionné, il n’est pas obligatoire de faire appel à un expert-comptable. Voici quelques pistes pour vous aider à vous lancer.
Suivre une formation pour bien appréhender le sujet
Que vous soyez novice en comptabilité ou que vous possédiez déjà quelques bases, il existe de nombreuses formations qui permettent d’acquérir les connaissances et les compétences pour faire sa comptabilité soi-même. Ces formations sont proposées soit par des organismes de formation, soit par les éditeurs de logiciel de comptabilité. Dans ce dernier cas, ils forment d’une part à la comptabilité mais aussi à l’utilisation du logiciel en parallèle, ce qui permet de pouvoir mettre directement en pratique ses connaissances pour faire sa comptabilité seul.
Utiliser un logiciel de comptabilité
Utiliser un logiciel de comptabilité est sans aucun doute la solution la plus efficace pour faire sa comptabilité soi-même. Cette solution n’est pas obligatoire, mais fortement recommandée par rapport aux autres options.
Certains logiciels, comme Indy, sont connectés avec votre banque, la tenue de comptabilité est alors presque automatisée à 100%.
Une fois le logiciel choisi, vous devrez procéder aux paramétrages afin de respecter les obligations propres à votre statut et votre régime fiscal.
Ce paramétrage consiste généralement en deux étapes :
- Entrer les informations générales concernant l’entreprise : dénomination sociale, adresse, SIRET, forme juridique, régime fiscal, date de création, dates d’ouverture et de clôture de l’exercice, …
- Paramétrer les données comptables : plan comptable, journaux comptables, … et activer les fonctionnalités souhaitées?
Une fois le logiciel paramétré, vous êtes prêt à débuter votre comptabilité seul.
On ne compte plus le nombre d’entrepreneurs qui ont choisi de faire leur comptabilité eux-mêmes, mais finissent par être obligés de faire appel à des experts-comptables pour rattraper des retards de comptabilité qui vont parfois jusqu’à un an.
D’ailleurs, prendre un logiciel de comptabilité n’est pas incompatible avec un expert-comptable, au contraire. Dans ce cas, vous réaliserez-vous même une partie de la comptabilité (souvent la saisie et/ou les rapprochements), mais l’expert-comptable sera là pour le bilan, télétransmettre votre liasse fiscale mais aussi la remplir, et vous accompagner toute l’année.
Faire sa comptabilité sur Excel
Les obligations concernant la tenue de la comptabilité sont plus souples que celles liées à la facturation : aucune entreprise n’est dans l’obligation de posséder un logiciel de comptabilité. Certains choisissent donc de faire leur comptabilité sur Excel.
Les données comptables traitées sur informatique doivent en effet faire l’objet d’une procédure de validation. Celle-ci interdit toute modification ou suppression ultérieure des données (article 921-3 du Plan comptable général).
Sur Excel et les autres tableurs, les données ne sont pas suffisamment protégées et peuvent être supprimées ou modifiées, ce qui va à l’encontre d’une bonne tenue comptable. Utiliser Excel ne permet donc pas de figer les données comptables, et vous expose en cas de contrôle fiscal.
Par contre, il est possible de tenir sa comptabilité manuellement, en s’assurant qu’il n’y ait ni ratures ni blanc. Votre comptabilité n’étant dans ce cas pas informatisée, vous ne serez pas dans l’obligation d’établir le Fichier des Ecritures Comptables en cas de contrôle.
Faire sa comptabilité soi-même : les risques
Il existe quelques avantages à tenir sa comptabilité seul. Mais est-ce réellement une bonne idée ?
Avant de se lancer, il est important de prendre en considération le volume de travail, le niveau de responsabilité et donc les risques encourus.
Selon la méthode que vous choisissez, vous êtes dans l’obligation de respecter les règles comptables en vigueur. En cas de contrôle fiscal, si certaines obligations ne sont pas respectées, les sanctions peuvent être très lourdes. Jusqu’à 500 000 euros d’amende et 5 ans de prison en cas de mauvaise tenue de la comptabilité…
En réalisant votre comptabilité vous-même, le risque d’erreur est plus important et relève de votre propre responsabilité. Les conséquences (sans même aller aussi loin que les sanctions citées ci-dessus) peuvent vous coûter cher : si vous devez faire appel à un cabinet pour rattraper les erreurs, mais aussi en termes de temps et d’énergie perdus.
Quelles sont les alternatives au fait de faire sa comptabilité soi-même ?
Tout d’abord, rappelons encore une fois que recourir à un expert-comptable pour la gestion de sa comptabilité n’est pas obligatoire (mais recommandé dans de nombreux cas). Le rôle de l’expert-comptable sera de vous accompagner bien évidemment sur la comptabilité, mais aussi sur la création d’entreprise, la paie, et vous fournir du conseil en matière comptable et fiscale.
Pour ceux qui se demandent, les différences entre un comptable et un expert-comptable reposent principalement sur le fait qu’un expert-comptable est inscrit auprès de l’Ordre des Experts-Comptables et qu’il a la capacité de certifier vos comptes.
Parmi les experts-comptables, vous pouvez aussi décider d’utiliser un cabinet d’expertise-comptable en ligne. Depuis quelques années, ces cabinets se développent de plus en plus. Ils offrent une solution moderne, économique et performante. Citons ainsi ECL Direct ou encore L-Expert-Comptable.com.
La gestion de votre comptabilité se fait à distance, à travers des interfaces clients qui facilitent le travail et garantissent la tenue de votre comptabilité par des professionnels.
