En bref
- Les obligations comptables dépendent de la forme et des statuts juridiques. Dans certains cas, la comptabilité est complexe.
- Il existe plusieurs façons de tenir sa comptabilité et rien n’impose les entrepreneurs à faire appel à un professionnel.
- Alors qu’Excel est fortement déconseillé, les logiciels de comptabilité sont le meilleur moyen pour tenir une comptabilité seul, de manière et rapide.
Gagner du temps, économiser de l’argent, maîtriser sa gestion financière ou garder un œil sur son activité… De nombreuses raisons poussent les entrepreneurs à prendre en charge leur comptabilité eux-mêmes. Peut-on faire sa comptabilité soi-même ? Quels sont les avantages et comment s’y prendre ? Nous y répondons dans cet article.
Faire sa comptabilité soi-même : les obligations selon les statuts et les régimes
Si l’on songe à gérer sa comptabilité soi-même, la première étape va consister à comprendre les obligations légales à respecter.
Celles-ci vont dépendre du statut juridique et du régime fiscal de l’entreprise.
Ces deux facteurs pris en compte, il existe autant de situations qui auront une incidence sur les règles comptables légales qu’il existe de combinaisons possibles entre statut et régime d’imposition. Il n’est donc pas facile d’y voir clair.
Voici quelques exemples illustrant la complexité du système comptable…
Le régime micro
Les micro-entrepreneurs (appelés auto-entrepreneurs jusqu’en 2016) sont des entrepreneurs individuels relevant du régime micro-BNC ou micro-BIC. Ces entrepreneurs bénéficient d’une comptabilité simplifiée et allégée. Leurs obligations sont en effet extrêmement limitées et se résument à la tenue d’un livre des recettes et des dépenses.
Si vous êtes soumis au régime de la micro-entreprise, vous avez donc toutes les raisons de tenir votre comptabilité vous-même !
Vous n’avez pas à établir de bilan, de compte de résultat, ni d’autres documents obligatoires. C’est un des rares cas où se passer d’un expert-comptable est envisageable. Malgré cela, vous êtes quand même nombreux à opter pour les experts-comptables en ligne, qui proposent des tarifs avantageux pour les micro-entrepreneurs. C’est l’assurance d’avoir du conseil et de l’accompagnement sur d’autres aspects que la comptabilité (juridiques, fiscaux ou sociaux).
Les professions libérales
Les professionnels libéraux peuvent exercer leur activité avec un statut de micro-entrepreneur (régime micro-BNC), d’entreprise individuelle ou encore de société adaptée aux professions libérales. Selon le statut, vous relevez ensuite du régime fiscal et social imposé. Il n’existe donc pas une gestion comptable pour les professions libérales, mais bien différentes situations qui définiront les obligations à respecter.
Un professionnel libéral établi en entreprise individuelle avec un régime BNC (Bénéfices non commerciaux) devra par exemple réaliser un compte de résultat fiscal annuel avec la déclaration 2035.
Les entreprises : une comptabilité plus poussée
Les entreprises commerciales (SASU/SAS, EURL/SARL, SA…) ont quant à elles des obligations comptables plus importantes qui varient selon le statut et le régime d’imposition.
Les obligations légales d’une entreprise qui relèvent du régime des BIC (Bénéfices industriels et commerciaux) et du régime réel normal d’imposition sont les plus lourdes. Elles comprennent notamment un inventaire à réaliser tous les 12 mois minimum, l’établissement d’un bilan et d’un compte de résultat, le dépôt du bilan et compte de résultat annuels au greffe.
Entre identifier les obligations légales propres à sa situation et être capable de réaliser la gestion de sa comptabilité d’entreprise de A à Z en accord avec ces obligations, faire sa comptabilité tout seul nous paraît une tâche compliquée pour la plupart des entrepreneurs.
Pas impossible, ni interdit, mais bel et bien compliqué !
Il est important d’en être conscient dès le début afin de ne pas prendre de risques, notamment du retard dans la tenue de sa comptabilité ou des erreurs qui peuvent être lourdement sanctionnées en cas de contrôle.
Comment faire sa comptabilité soi-même ?
Même si nous le déconseillons, il est possible de tenir sa comptabilité soi-même. En effet, il n’est pas obligatoire de faire appel à un expert-comptable, même si c’est recommandé. Voici quelques pistes pour vous aider à vous lancer.
Suivre une formation pour bien appréhender le sujet
Que vous soyez novice en comptabilité ou que vous possédiez déjà quelques bases, il existe de nombreuses formations qui permettent d’acquérir les connaissances et les compétences pour faire sa comptabilité soi-même. Ces formations sont proposées soit par des organismes de formation, soit par les éditeurs de logiciels de comptabilité. Dans ce dernier cas, ils forment d’une part à la comptabilité mais aussi à l’utilisation du logiciel en parallèle, ce qui permet de pouvoir mettre directement en pratique ses connaissances pour faire sa comptabilité seul.
Utiliser un logiciel de comptabilité
Utiliser un logiciel de comptabilité est sans aucun doute la solution la plus efficace pour faire sa comptabilité soi-même. Cette solution n’est pas obligatoire, mais fortement recommandée.
Certains logiciels, comme Indy, sont connectés avec votre banque, la tenue de comptabilité est alors presque automatisée à 100%. Une fois le logiciel choisi, vous devrez procéder aux paramétrages afin de respecter les obligations propres à votre statut et à votre régime fiscal.
Ce paramétrage consiste généralement en deux étapes :
- entrer les informations générales concernant l’entreprise : dénomination sociale, adresse, SIRET, forme juridique, régime fiscal, date de création, dates d’ouverture et de clôture de l’exercice, etc. ;
- paramétrer les données comptables : plan comptable, journaux comptables, … et activer les fonctionnalités souhaitées.
Dès que le logiciel paramétré, vous êtes prêt à débuter votre comptabilité seul.
De très nombreux entrepreneurs ont choisi de faire leur comptabilité eux-mêmes, mais finissent par être obligés de faire appel à des experts-comptables pour rattraper des retards ou erreurs de comptabilité.
L’avantage du logiciel comptable, c’est son coût. En effet, c’est un moyen peu onéreux de tenir sa comptabilité seul. Sans parler des autres avantages et fonctionnalités qu’ils possèdent : gestion de la facturation, suivi de la trésorerie, etc.
Mais prendre un logiciel de comptabilité n’est pas incompatible avec le recours à un expert-comptable, au contraire. Dans ce cas, vous réaliserez-vous même une partie de la comptabilité (souvent la saisie et/ou les rapprochements), et l’expert-comptable sera là pour le bilan, télétransmettre votre liasse fiscale mais aussi la remplir, et vous accompagner toute l’année.
En confiant seulement une partie de vos tâches à votre expert-comptable (les plus complexes) et en réalisant les autres avec un logicel de comptabilité, vous faites ainsi des économies !
Faire sa comptabilité sur Excel
Les obligations concernant la tenue de la comptabilité sont plus souples que celles liées à la facturation : aucune entreprise n’est dans l’obligation de posséder un logiciel de comptabilité. Certains choisissent donc de faire leur comptabilité sur Excel.
Les données comptables traitées sur informatique doivent en effet faire l’objet d’une procédure de validation. Celle-ci interdit toute modification ou suppression ultérieure des données (article 921-3 du Plan comptable général).
Sur Excel et les autres tableurs, les données ne sont pas suffisamment protégées et peuvent être supprimées ou modifiées, ce qui va à l’encontre d’une bonne tenue comptable. Utiliser Excel ne permet donc pas de figer les données comptables, et vous expose en cas de contrôle fiscal.
Par contre, il est possible de tenir sa comptabilité manuellement, en s’assurant qu’il n’y ait ni ratures ni blanc. Ce n’est cependant pas recommandé et il est conseillé d’utiliser un logiciel.
Faire sa comptabilité soi-même : les risques
Il existe quelques avantages à tenir sa comptabilité seul. Mais est-ce réellement une bonne idée ?
Avant de se lancer, il est important de prendre en considération
- le volume de travail ;
- le niveau de responsabilité ;
- et donc les risques encourus.
Selon la méthode que vous choisissez, vous êtes dans l’obligation de respecter les règles comptables en vigueur. En cas de contrôle fiscal, si certaines obligations ne sont pas respectées, les sanctions peuvent être très lourdes : 500 000 euros d’amende et 5 ans d’emprisonnement.
En réalisant votre comptabilité vous-même, le risque d’erreur est plus important et relève de votre propre responsabilité. Les conséquences (sans même aller aussi loin que les sanctions citées ci-dessus) peuvent vous coûter cher : si vous devez faire appel à un cabinet pour rattraper les erreurs, mais aussi en termes de temps et d’énergie perdus.
Quelles sont les alternatives au fait de faire sa comptabilité soi-même ?
Recourir à un expert-comptable pour la gestion de sa comptabilité n’est pas obligatoire, bien que recommandé dans de nombreux cas. Le rôle de l’expert-comptable sera de gérer votre comptabilité, mais aussi de vous accompagner sur la création d’entreprise, la paie, et vous fournir du conseil en matière comptable et fiscale.
Pour ceux qui se demandent, les différences entre un comptable et un expert-comptable reposent principalement sur le fait qu’un expert-comptable est inscrit auprès de l’Ordre des Experts-Comptables et qu’il a la capacité de certifier vos comptes.
Parmi les experts-comptables, vous pouvez aussi décider d’utiliser un cabinet d’expertise-comptable en ligne. Depuis quelques années, ces cabinets se développent de plus en plus. Ils offrent une solution moderne, économique et performante. Citons ainsi Dougs, Keobiz ou encore Socic. La gestion de votre comptabilité se fait à distance, à travers des interfaces clients qui facilitent le travail et garantissent la tenue de votre comptabilité par des professionnels.
Par ailleurs, faire appel à un expert-comptable vous permet, sous certaines conditions, de déduire de votre revenu imposable les honoraires des prestations effectuées. Il s’agit d’une réduction d’impôt appliquée sur les frais de comptabilité. Sachez qu’elle concerne aussi l’abonnement à un logiciel de comptabilité !
FAQ
Est-il possible d’établir sa comptabilité tout seul ?
Il est possible de faire sa comptabilité tout seul mais, selon le type d’entreprise et le type d’activité exercé, les règles comptables, fiscales et sociales diffèrent. Tenir sa comptabilité seul peut s’avérer très compliqué et source de retard ou encore d’erreurs.
Comment faire sa comptabilité tout seul ?
Si vous décidez de réaliser votre comptabilité seul, il est recommandé de suivre une formation si vous n’êtes pas familiarisé avec cette matière. Il est par ailleurs recommandé d’utiliser un logiciel de comptabilité, sachant que les éditeurs de logiciels dispensent le plus souvent des formations.
Combien coûte un logiciel de comptabilité ?
Les tarifs des logiciels de comptabilité varient. En moyenne, comptez entre dix à trente euros par mois. Plus vous choisirez de fonctionnalités, plus votre abonnement sera onéreux. Les prix peuvent alors grimper jusqu’à 30 à 50 euros par mois pour gérer à la fois la facturation, la comptabilité, ou encore la partie commerciale. Pour les logiciels « on premise » ou à télécharger, vous achetez une licence, donc le tarif peut-être beaucoup plus élevé.
