Vous êtes amené à réaliser des factures de ventes ou de prestations de service et vous souhaitez vérifier que vos factures soient conformes. En effet, plusieurs obligations doivent être respectées lors de l’édition de vos factures et notamment la présence de mentions obligatoires.
Quelles sont les mentions obligatoires sur les factures ?
Les mentions générales obligatoires sur toutes les factures
Pour que la facture soit valable d’un point de vue juridique et comptable, un certain nombre de mentions obligatoires sur une facture doivent être présentes. D’après l’article L441-9 du Code de commerce, voici les mentions que vous devez impérativement inclure dans vos factures en tant que professionnel :
- la date d’émission de la facture ;
- le numéro de la facture ;
- l’identité de votre client ;
- votre identité ou celle de votre entreprise en tant que vendeur ou prestataire de services ;
- la date de la vente ou de la prestation de services ;
- votre numéro d’identification individuel à la TVA ainsi que celui du client s’il autoliquide la TVA ;
- la dénomination du produit ou de la prestation, la quantité et le prix unitaire HT ;
- les majorations éventuelles de prix (frais de transport, d’emballage,…) ;
- le taux de TVA applicable ;
- les réductions éventuelles de prix (remise, rabais, ristourne) ;
- le montant total de TVA ;
- le montant total HT et TTC à payer ;
- les conditions de paiement (date, délai, modes,…) ;
- les conditions d’escompte en cas de paiement à une date antérieure ;
- les taux des pénalités en cas de retard de paiement ;
- le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement (article 22 de la loi n° 2014-626 du 18 juin 2014).
Les mentions obligatoires depuis le 1er octobre 2019
L’ordonnance du 24 avril 2019, applicable à partir du 1er octobre 2019, a ajouté deux mentions obligatoires. Il s’agit de :
- l’adresse de facturation, si elle est différente de l’adresse de livraison, aussi bien pour le fournisseur que pour le client ;
- le numéro du bon de commande, s’il a été préalablement émis par l’acheteur.
Les mentions obligatoires spéciales
En fonction de certaines situations, d’autres mentions doivent aussi être intégrées à vos factures.
Si vous bénéficiez de la franchise de TVA, c’est le cas des auto-entrepreneurs par exemple, la facture doit être établie hors taxe et vous devez ajouter la mention “TVA non applicable, art. 293 B du CGI” (article 22 de la loi n° 2014-626 du 18 juin 2014). De même, si vous êtes sous-traitant dans le secteur du BTP, seule l’entreprise donneuse d’ordre est assujettie à la TVA. Vous devrez donc inclure sur vos factures la mention « autoliquidation » et uniquement le “montant hors taxe”.
Si vous êtes artisan ou auto-entrepreneur et que vous exercez une activité artisanale nécessitant obligatoirement de souscrire une assurance professionnelle (comme la garantie décennale par exemple), vous devez indiquer sur vos factures :
- l’assurance souscrite ;
- les coordonnées de l’assureur ou du garant ;
- la couverture géographique du contrat ou de la garantie.
Enfin, depuis le 15 mai 2022, les entrepreneurs individuels ont l’obligation d’indiquer la mention EI ou Entrepreneur Individuel sur leurs factures (et devis).
Quelques précisions sur les mentions obligatoires d’une facture les plus communes
L’identification du vendeur ou du prestataire
Comme indiqué dans les articles R123-237 et 238, les mentions obligatoires relatives à votre identité vont surtout dépendre de la forme juridique de votre entreprise et du type d’activité.
Si vous êtes entrepreneur individuel :
- nom et prénom ;
- le numéro d’identification de votre entreprise (SIRET ou SIREN) ;
- l’adresse ;
- éventuellement le nom commercial.
Si vous êtes une société :
- la dénomination sociale ;
- la forme juridique ;
- le montant du capital social ;
- l’adresse du siège social (et le nom de l’établissement si différent de la dénomination sociale).
Les commerçants devront aussi indiquer le numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés et la ville du greffe d’immatriculation. Les artisans devront ajouter le numéro d’inscription au Répertoire des Métiers suivi du chiffre désignant la CMA compétente.
Si votre entreprise est en cours d’immatriculation, la mention “Siret en cours d’attribution” doit être ajoutée. À l’inverse, une société en liquidation devra aussi indiquer la mention “société en liquidation” à côté de la dénomination sociale de l’entreprise.
Les mentions liées au produit ou à la prestation
Le ou les produits ou prestations vendus doivent être décrits avec précision.
Pour faire une facture de vente de produit, vous devez indiquer avec rigueur :
- la nature du produit ;
- la marque et la référence ;
- une description du produit ou ses caractéristiques ;
- la quantité, mesurée en unité, poids, volume… ;
- le prix unitaire hors taxe.
Si vous réalisez des prestations de service, vos factures devront contenir :
- la nature de la prestation ;
- la référence ;
- les matériaux fournis le cas échéant ;
- la quantité, mesurée en unité ou en taux horaire ;
- le prix unitaire hors taxe.
Les mentions relatives à la TVA
Ensuite, comme indiqué dans l’article 242 nonies A du Code Général des Impôts, le taux de TVA applicable à vos produits ou services doit figurer sur chaque facture ainsi que le montant total de la TVA due. Si la facture comporte plusieurs produits ou prestations pour lesquels des taux de TVA différents sont applicables, alors chaque taux doit être indiqué sur la ligne du produit ou de la prestation correspondante.
Ensuite, quelques situations particulières nécessitent de respecter certaines obligations :
- les entrepreneurs en franchise de TVA doivent ajouter la mention “TVA non applicable, article 293 B du CGI” ;
- si vous réalisez des prestations de services pour des clients basés dans un pays de l’UE, vous devez indiquer la mention “TVA due par le preneur, article 283-2 du CGI” ;
- si vous réalisez des livraisons intracommunautaires exonérées de TVA, la mention “Exonération de TVA, article 262 ter, I du CGI” doit être incluse.
La numérotation
Chaque facture doit posséder un numéro qui doit être unique, basé sur une séquence chronologique définie au préalable, continue et sans rupture. Il existe plusieurs façons de définir la numérotation de ses factures, comme en ajoutant un préfixe avec l’année par exemple.
Les modalités de paiement
Afin que vos factures soient conformes, les informations relatives au règlement de la facture doivent être indiquées. Pour cela, vous devez ajouter :
- les modes de paiement acceptés ;
- la date à laquelle le paiement doit avoir été réalisé (l’article L441-6 du Code du Commerce définit les délais de paiement entre professionnels) ;
- les conditions d’escompte ou la mention “pas d’escompte accordé en cas de paiement anticipé” le cas échéant.
Si le client ne respecte pas le délai de paiement, il se voit imposer des pénalités de retard. A ce sujet, vos factures doivent faire mention :
- du taux de calcul des pénalités de retard (défini par la loi) : ces pénalités sont dues dès le délai dépassé, c’est-à-dire à partir du lendemain de la date de règlement indiquée sur la facture, sans devoir nécessairement effectuer un rappel auprès de vos clients ;
- de l’indemnité forfaitaire de recouvrement qui s’élève à 40€ minimum, pour couvrir les frais de recouvrement en cas de retard de paiement.
Un exemple de mention des pénalités sur une facture pour le retard de paiement peut être : “Une pénalité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement est applicable en cas de retard de paiement”.
Quel risque en cas d’oubli des mentions légales obligatoires sur une facture ?
D’après l’article 441-9 du Code du Commerce, si vous ne respectez pas ces obligations, vous exposez votre entreprise à des amendes :
- une amende fiscale de 15€ pour chaque mention manquante ou inexacte sur une facture, avec un plafond égal au quart du montant de cette facture ;
- une amende de 75 000€ pour une personne physique ou 375 000€ pour une personne morale, en cas de défaut de facturation, factures fictives ou factures de complaisance.
Ces montants pourront être doublés en cas de récidive sous 2 ans après la première sanction.
FAQ
Mentions obligatoires d’une facture : qu’est-ce qui a changé au 1er octobre 2019 ?
Depuis le 1er Octobre 2019, les factures doivent contenir deux mentions supplémentaires : les adresses de facturation de chacune des parties si elles sont différentes des adresses de livraison et le numéro de bon de commande si l’acheteur a émis ce document au préalable.
A quoi sert une facture ?
La facture est un document commercial prouvant la concrétisation d’une transaction. Elle a une valeur juridique forte. C’est aussi un justificatif comptable indispensable. Enfin, elle est utilisée pour faire valoir les droits et définir les obligations en termes de TVA et auprès des impôts.
Qu’est-ce-qu’une facture conforme ?
Pour être conforme, une facture doit être éditée en respectant un certain nombre d’obligations, aussi bien sur la forme (être rédigée en français, en 2 exemplaires,…) que sur le fond (contenir les mentions obligatoires, les mentions particulières, respecter les règles de numérotation,…).
