En bref
- Au-delà des obligations légales, la numérotation des factures est une méthode indispensable pour optimiser votre gestion et éviter les erreurs.
- Plusieurs façons de numéroter ses factures existent : séquentielle, avec préfixe temporel, préfixe particulier, etc.
- Pour vous aider, vous pouvez opter pour un logiciel de facturation qui vous garantit la conformité avec les obligations de numérotation des factures.
Le Code du Commerce et le Code Général des Impôts ont établi de nombreuses règles relatives à la facturation et notamment à la numérotation des factures. Mais au-delà des obligations légales, une numérotation pertinente des factures facilite aussi une bonne gestion au quotidien.
Numérotation des factures : quelles sont les règles générales à respecter ?
Pour être conforme, une facture doit respecter plusieurs obligations dont un système de numérotation stricte, qui fait d’ailleurs partie des mentions obligatoires d’une facture. En effet, le Code de Commerce et le Code Général des Impôts réglementent les principes de numérotation des factures. Voici les trois principales règles à retenir (et à appliquer!) :
- chaque facture doit disposer d’un numéro unique, deux (ou plusieurs) factures ne peuvent donc pas avoir le même numéro ;
- la numérotation doit suivre une suite chronologique temporelle, la facture n° 12 ne peut pas avoir été créée avant la facture n°11 ;
- la numérotation doit respecter une suite continue, sans rupture (elle ne peut pas être interrompue, avoir des trous).
Quelques autres principes existent. Si la facture comporte plusieurs pages, le numéro de facture doit être indiqué sur chaque page ainsi que les numéros de page sous la forme “1/3, 2/3, 3/3”. Vous pouvez démarrer la numérotation de vos factures au numéro de votre choix.
C’est notamment utile si vous ne souhaitez pas que vos clients sachent que vous réalisez votre première facture.
Des erreurs sont vite arrivées. Dans tous les cas, il est interdit de supprimer une facture. Si elle comporte des erreurs ou n’aboutit pas, vous devrez la conserver et créer une facture d’avoir. En effet, la suppression d’une facture créerait une rupture dans votre système de facturation, perçue comme une fraude par l’administration fiscale. Une fois la facture transmise à votre client, il est aussi interdit de la modifier, que ce soit la numérotation, le contenu, etc… Si par erreur vous avez utilisé deux fois le même numéro de facture, il est plus judicieux de l’expliquer sur la facture afin d’être transparent avec l’administration fiscale en cas de contrôle.
Le cas particulier la numérotation de factures distinctes
La numérotation de factures selon un système de séries distinctes est autorisée par l’administration fiscale dans certains cas particuliers :
- votre entreprise possède plusieurs sites ou établissements qui facturent eux-mêmes leurs clients ;
- votre entreprise traite avec plusieurs catégories de clients, dont les règles de facturation diffèrent (particuliers et professionnels par exemple) ;
- votre entreprise utilise plusieurs systèmes d’édition de factures (papier et électronique par exemple).
Si vous vous trouvez dans l’une de ces situations, vous pouvez numéroter vos factures avec des séries distinctes. Concrètement, cela signifie qu’un système de numérotation propre à chaque série différencie les factures émises aux clients, par chaque établissement ou encore selon le mode de facturation.
Les bonnes pratiques de numérotation des factures
Pour vous aider à mettre en place une numérotation des factures conforme, voici quelques informations complémentaires sur les pratiques possibles et des exemples de numérotation de factures.
Numérotation classique
Il s’agit du système de base de numérotation de factures de façon séquentielle, souvent considéré comme le plus simple.
Dans ce cas, vos factures seront par exemple numérotées ainsi : 001, 002, 003, 004…
Comme nous l’indiquions précédemment, il n’est pas obligatoire de commencer par le numéro 1. Vous pouvez très bien numéroter votre première facture avec le numéro 45, 100, ou autre. Le principal point à respecter est que les numéros suivants se suivent.
Numérotation de factures avec préfixe temporel
Pour faciliter votre organisation, il est possible d’ajouter un préfixe temporel au système de numérotation. Deux options existent :
- année + numéro : vous utilisez l’année comme préfixe puis ajouter une séquence de chiffres chronologique et continue ;
- année + mois + numéro : vous utilisez l’année et le mois comme préfixe puis ajouter une séquence de chiffres chronologique et continue.
Certains choisissent de faire repartir la suite de chiffres de zéro à chaque début de période. Cette pratique est généralement déconseillée afin d’éviter les suspicions de l’administration fiscale sur la suppression ou l’ajout de factures en fin de mois ou d’année. Toutefois, si pour des raisons pratiques et organisationnelles, vous souhaitez repartir de zéro en début de période, il est préférable de le faire en début d’année, mais pas à chaque début de mois.
Vous pouvez ajouter des “-” ou des “/” entre les valeurs pour faciliter la lecture. Par exemple : “F2020/12/52”.
Voici un exemple de numérotation avec le préfixe année : F-2020-72, F-2020-73, puis à partir de 2021 vous passerez à F-2021-01, F-2021-02, F2021-03, …
Et un exemple de numérotation avec les préfixes année + mois : F-2021-01-001, F-2021-01-002, … Puis à partir de Février : F-2021-02-18, F-2021-02-19, …
Numérotation de factures distinctes
Concernant les factures distinctes dont nous parlions ci-dessus, le système de numérotation repose alors sur un préfixe particulier, suivi éventuellement d’un préfixe temporel, puis de la série de chiffres. Ainsi, vous pouvez définir un préfixe particulier pour chaque catégorie de clients.
Par exemple, si vous réalisez des ventes en magasin mais aussi par internet, votre numérotation peut prendre la forme suivante :
- FM-2020-11-48, FM-2020-11-49, … pour les factures réalisées en magasin ;
- FI-2020-11-112, FI-2020-11-113, … pour les factures réalisées par internet.
Si vous facturez des particuliers et des entreprises, vous pourriez utiliser la numérotation suivante :
- FP-702, FP-703, FP-704, … pour les factures aux particuliers ;
- FE-850, FE-851, FE-852, … pour les factures aux entreprises.
Dans ce cas, vous devez vous assurer que les numéros de chaque catégorie se suivent, sans interruption, qu’ils sont uniques et chronologiques.
Les avantages d’un logiciel pour numéroter ses factures
Vous l’aurez compris, plusieurs règles sont à respecter pour la numérotation des factures et une grande vigilance est requise, notamment lorsque le volume de factures devient important.
Les logiciels de factures ne sont pas une obligation. Mais l’utilisation d’un logiciel de facturation est fortement conseillée pour être en conformité avec la loi (concernant la numérotation de facture, mais pas seulement !). Grâce à ce type d’outils, les factures sont numérotées automatiquement. Le risque d’erreur est ainsi très faible, au-delà de tous les autres avantages qu’un logiciel de facturation offre (gain de temps, archivage, …).
FAQ
Faut-il numéroter une facture d’acompte ?
Les factures d’acompte doivent respecter les mêmes règles que les factures de vente et s’intégrer dans la même série chronologique, en suivant le même système de numérotation.
Faut-il numéroter un devis ?
Il n’est pas obligatoire de numéroter les devis. Pour des raisons de gestion et d’organisation, il est cependant conseillé de suivre un système de numérotation chronologique.
Que se passe-t-il dans la numérotation en cas d’avoir ?
Pour le traitement des factures d’avoir, deux options sont possibles : les factures d’avoir s’intègrent dans votre série de factures et suivent la même numérotation, ou vous utilisez un préfixe différent pour les avoirs, les différenciant ainsi des autres factures, tout en respectant les mêmes principes de base de la numérotation de factures.
