Comment faire une facture d'acompte (modèle et exemple) ?

Bonus : modèle facture d'acompte Excel et Word

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Avec le nombre important d’impayés en France, il est souvent judicieux de facturer un acompte à ses clients. Cependant, la facture d’acompte est un élément qui n’est pas toujours facile à appréhender : doit-on payer la TVA sur la totalité, sur l’acompte, pas du tout ? La facture entre-t-elle en compte dans le bilan ? Ou plus simplement, une fois la facture d’acompte payée, doit-on la solder par une autre facture d’acompte ou un autre type de document ? Toutes ces informations sont nécessaires à une gestion sereine et saine de votre entreprise, et nous vous les expliquons en détail, en plus de vous fournir un modèle de facture d’acompte (Excel et Word) à utiliser avec vos clients.

Facture d’acompte et acompte : quelques rappels

Qu’est-ce qu’un acompte ?

Un acompte est un paiement partiel effectué en amont de la livraison d’un bien ou d’une prestation. À la différence des arrhes, un acompte peut donner lieu à la demande de versement de dommages et intérêts en cas de rupture du contrat de l’une ou l’autre des parties. Par ailleurs, si vous souhaitez vous rétracter avant la livraison, le solde de la facture reste dû dans le cadre d’un acompte, contrairement aux arrhes.

À retenir Un acompte est un engagement entre les deux parties. Le client s’engage à payer la totalité de la prestation à la fin de celle-ci. Quand à vous, vous vous engagez à réaliser l’intégralité de la prestation.

C’est donc une double sécurité pour vous entrepreneur : si votre client fait de la résistance au moment du paiement, vous avez déjà encaissé une partie de la somme due et vous disposez d’éléments complémentaires au devis pour prouver la volonté de votre client à vous passer commande.

Définition d’une facture d’acompte

L’acompte constitue un montant partiel ou un pourcentage du montant total, qui doit être payé d’avance. La somme sollicitée est à votre discrétion. Par contre, lorsque vous demandez un acompte à un client, vous devez alors émettre une facture d’acompte. La facture d’acompte n’est donc que le document qui vous sert à demander et matérialiser l’acompte. À la livraison ou la fin de prestation, vous devrez alors envoyer à votre client une facture de solde.

Est-il obligatoire de faire une facture d’acompte ?

Si l’acompte avant travaux n’est pas obligatoire, la facture d’acompte l’est. En effet, afin d’équilibrer la dépense dans les livres de compte de votre client, il convient donc de lui remettre une facture d’acompte conformément à l’article 289 du Code Générale de l’Impôt (CGI), depuis 2004. Celle-ci doit être fournie avec les détails de la TVA.

Quelles sont les mentions obligatoires pour une facture d’acompte ?

Une facture d’acompte qui respecte la norme doit reprendre globalement les mentions obligatoires d’une facture :

  • La facture : identifiez le document par le mot « facture » pour le différencier d’un devis, d’une note de crédit ou d’un reçu. 
  • Le numéro de facture unique : le numéro de facture est obligatoire et doit être unique pour chaque facture (sans doublon) pour une identification claire. Vous devez conserver une trace des numéros et des références utilisés. Il n’est pas possible de préfixer ou de donner une numérotation différente aux factures d’acomptes par rapport aux factures “classiques”.
  • Le nom, l’adresse et les mentions légales de votre entreprise : la situation est différente pour les entreprises individuelles et les sociétés à responsabilité limitée. Dans tous les cas, il faut indiquer clairement votre raison sociale, votre adresse commerciale ainsi que l’endroit où le client peut vous contacter en cas de question ou de litige.
  • Le nom de la société et l’adresse du client : il s’agit d’une procédure standard pour toutes les factures (sauf les factures simplifiées de TVA). Elle reste néanmoins importante pour les clients qui veulent récupérer la TVA facturée.
  • Une description des biens/services : une description claire des biens et des services facturés, chaque service ou article figurant sur une ligne séparée pour une identification claire.
  • La date de la fourniture : c’est la date à laquelle les biens ou les services ont été délivrés. La date de fourniture peut être différente de la date de facturation. Néanmoins, elle est généralement comprise dans un délai de 30 jours.
  • La date de la facture : C’est la date à laquelle la facture a été générée et non à laquelle les marchandises ont été fournies.
  • Le montant des différents biens ou services à payer : Si vous avez une liste d’articles dans la description, chacun d’eux sera marqué d’un montant individuel.
  • Le montant total à payer : il s’agit de la somme totale de tous les biens figurant sur la facture.

Modèle facture d’acompte Excel à télécharger

Pour ceux qui le souhaitent, nous mettons à disposition gratuitement un modèle de facture d’acompte, à télécharger sous deux formats :

  • Modèle facture d’acompte Excel à télécharger ici
  • Modèle facture d’acompte Word à télécharger ici

Enfin, certains cherchent un modèle de facture d’acompte au format PDF. Aucun intérêt à notre avis, il sera beaucoup plus facile de le modifier sous Word ou Excel et d’en télécharger ensuite une version finalisée en PDF.

Pour respecter la réglementation en vigueur, mieux vaut passer par une solution qui est inaliénable, en ce sens où vous n’avez pas la possibilité de modifier manuellement une facture une fois que celle-ci aura été émise. C’est certes plus contraignant si vous faites une erreur, car il faudra émettre un avoir pour la recommencer ou l’annuler sans la supprimer, mais cela vous garantit une traçabilité parfaite des numéros de facture.

La comptabilisation d’une facture d’acompte

Côté émetteur, une facture d’acompte ne s’enregistre pas vraiment en comptabilité. En effet, seul le paiement reçu doit être comptabilisé dans le compte 4191 “Clients – avances et acomptes reçus sur commandes” et dans le compte client 411 qui correspond à votre client. Une fois la totalité des sommes encaissée, il conviendra alors d’enregistrer la facture globale en la lettrant avec le ou les acomptes reçus.

Comment gérer la TVA sur acompte ?

Selon que vous facturiez du service ou des biens, la règle de la TVA s’applique pour la facture d’acompte comme pour une facture définitive. En fonction du cas, vous pouvez être assujetti à la TVA sur encaissement ou au moment de l’émission de la facture (TVA sur les débits).

Dans le cas de la vente de biens, la TVA est due lors de la livraison des produits, dans le cas de la vente de service la TVA est due lors de l’achèvement de la prestation

Ainsi, la TVA est exigible lors de l’encaissement (doc adm. 3 B 23-9) sauf si leur livraison est prévue dans le futur (CJCE 21 février 2006, n°419/02).

Comment faire une facture d’acompte : les alternatives au modèle

Faire une facture d’acompte en utilisant un modèle ou un exemple est tout à fait possible, mais à vos risques et périls, et choisir un les logiciel de facturation est désormais le plus recommandé pour éviter les erreurs. Cela facilite votre travail, en plus de l’aspect sécuritaire et pratique. La facture d’acompte étant monnaie courante dans le domaine du BTP, c’est tout naturellement que les meilleurs logiciels devis-facture du bâtiment vous permettront de les faire. À noter qu’il existe aussi des logiciels de facturation en ligne moins spécialisés qui le permettent aussi.

Enfin, notons que si vous avez besoin d’annuler une facture d’acompte il faudra faire une facture d’avoir, ce qui sera aussi beaucoup plus pratique avec un logiciel de facturation.

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FAQ

Qu’est-ce qu’un acompte ?

Un acompte est une somme d’argent déterminée, généralement un pourcentage du prix total de la vente qui est dû par l’acheteur avant la finalisation de la vente à titre de garantie.

Quand envoyer une facture d’acompte ?

Vous devez émettre et envoyer une facture d’acompte si vous demandez le paiement d’une partie du prix convenu à votre client avant la livraison (en cas d’achat des biens) ou bien avant la réalisation (en cas de prestation de services).

Comment faire une facture d’acompte quand on est auto-entrepreneur ?

Il faut juste facturer l’acompte en indiquant le montant HT en guise de montant TTC. N’oubliez pas de préciser la mention : ”TVA non applicable, article 293B du CG”.

Comment transformer la facture d’acompte en facture définitive ?

Une fois l’encaissement total réalisé, il convient de créer une facture définitive (ou facture finale ou encore de solde) sur laquelle on déduira tout simplement l’ensemble de la ou des facture(s) d’acompte(s).