Facture de situation

Tout comprendre de la facture de situation de travaux. BONUS : modèle gratuit à télécharger

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Modèle à jour

Très répandues, surtout dans le secteur du BTP, les factures de situation présentent de nombreux avantages, aussi bien en termes de gestion opérationnelle que financière. Découvrez en plus sur les situations de travaux et retrouvez notre modèle gratuit de facture de situation.

Qu’est-ce qu’une facture de situation ?

Une facture de situation est une facture intermédiaire qui permet d’échelonner dans le temps le règlement d’un projet ou d’un chantier en fonction de son état d’avancement. On parle aussi de situation de travaux, de factures d’avancement ou de factures intermédiaires. 

Concrètement, cela signifie que vous transmettez des factures intermédiaires à votre client tout au long de l’avancement du projet en fonction de situations de travaux. Cela peut être :

  • à échéances régulières (tous les mois par exemple) ;
  • à des dates définies au contrat ;
  • à l’achèvement d’un lot ou d’une prestation. 

Vous pouvez éditer autant de factures intermédiaires que vous le souhaitez, en fonction de ce qui a été convenu avec votre client au préalable.

Pour calculer une facture de situation de travaux, on se base :

  • soit sur un pourcentage d’avancement du chantier, c’est ce qu’on appelle une facture d’avancement global ou facture de situation globale ;
  • soit en détaillant les prestations réalisées, on parle alors de facture de situation détaillée. 
Le calcul d’un pourcentage d’avancement peut aussi être utilisé dans une facture de situation détaillée.

À l’issue du projet, lorsque toutes les prestations ont été réalisées, une facture de clôture (ou facture finale) est émise. Elle montre le décompte de toutes les factures d’acompte et intermédiaires déjà réglées ainsi que le solde restant. La facture finale est primordiale d’un point de vue juridique. 

À quoi sert une facture de situation ?

Une facture de situation de travaux présente plusieurs avantages. Tout d’abord, elle permet de générer de la trésorerie de façon régulière. En effet, certains chantiers peuvent durer plusieurs mois voire années. Il est donc judicieux de pouvoir disposer d’un fonds de roulement durant toute la durée du projet qui permettra de faire face aux dépenses liées : salaires, achats de stock, … 

Ensuite, faire une facture de situation de façon régulière au cours d’un projet permet, aussi bien à vous-même qu’à votre client, de connaître rapidement et efficacement la progression des travaux. De votre côté, vous disposez d’une visibilité précise (surtout si vous utilisez la méthode de la facture de situation détaillée) sur votre planning, votre situation comptable et votre gestion opérationnelle. 

Alors dans quel cas faire une facture de situation ? Cette pratique est très répandue surtout dans le secteur du BTP. Les activités du Web, de la communication ou de l’informatique tendent aussi à utiliser les factures de situation lorsque les professionnels travaillent sur des projets à long terme. 

Les mentions obligatoires sur une facture de situation

Comme toutes les factures, les factures de situation doivent respecter certaines obligations légales, dont la présence de mentions obligatoires

Certaines de ces mentions obligatoires sont communes à tous les types de facture :

  • votre identité ;
  • l’identification du client ;
  • le numéro de la facture et la numérotation de la situation ;
  • la date d’émission. 

Concernant le corps de la facture de situation, on doit y retrouver :

  • le numéro de devis ;
  • la désignation de la prestation ;
  • la quantité ;
  • le pourcentage d’avancement ;
  • le pourcentage d’avancement lors de la dernière échéance ;
  • le taux de TVA
  • le montant HT, de TVA et TTC;
  • les conditions de paiement. 

Modèle de facture de situation

Pour ceux qui le souhaitent, nous mettons à disposition gratuitement un modèle de facture de situation à télécharger sous deux formats :

  • Modèle facture de situation Excel à télécharger ici
  • Modèle facture de situation Word à télécharger ici

Enfin, certains cherchent un modèle au format PDF. Aucun intérêt à notre avis, il sera beaucoup plus facile de le modifier sous Word ou Excel et d’en télécharger ensuite une version finalisée en PDF.

Pour respecter la réglementation en vigueur, mieux vaut passer par une solution qui est inaliénable, en ce sens où vous n’avez pas la possibilité de modifier manuellement une facture une fois que celle-ci aura été émise. C’est certes plus contraignant si vous faites une erreur, car il faudra émettre un avoir pour la recommencer ou l’annuler sans la supprimer, mais cela vous garantit une traçabilité parfaite des numéros de facture.

Comment faire une facture de situation de travaux ?

Vous pouvez réaliser une facture de situation avec un modèle comme nous vous le proposons ici. Vous pouvez aussi utiliser un logiciel de facturation. Ces outils disposent d’une fonctionnalité pour créer une facture de situation rapidement en quelques clics depuis un devis. Le risque d’erreur est nettement limité et le gain de temps assuré. Il est généralement possible de créer autant de factures de situation que nécessaire, et les calculs sont faits automatiquement en prenant en compte les factures d’acompte et intermédiaires déjà émises. 

Pour les professionnels du bâtiment, des logiciels de facturation spécialisés existent.

Choisir un des meilleurs logiciels de devis facture bâtiment comme Obat ou encore Tolteck par exemple vous permettra de gérer non seulement les factures de situation de travaux, mais aussi vos bibliothèques d’ouvrage, les factures d’acompte ou encore les factures d’avoir.

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FAQ

Quelle est la différence entre facture d’acompte et facture de situation ?

Une facture d’acompte doit être émise et réglée avant le début des travaux, alors que la facture de situation est éditée une fois les travaux entamés et à la réalisation d’une prestation ou d’un lot. Elles sont aussi traitées différemment d’un point de vue comptable.

Pourquoi faire une facture de situation de travaux ?

Les factures de situation de travaux permettent d’obtenir des paiements plus réguliers de ses clients, sans devoir attendre la fin du chantier. Elles soulagent la trésorerie, facilitant ainsi le paiement des dépenses liées au projet. Elles permettent aussi de suivre précisément l’avancement de l’ouvrage.