En bref
- La situation de travaux est un dispositif de facturation propre au secteur du BTP, pour des longs chantiers.
- Pour établir les factures de situation, un chiffrage d’avancement du chantier doit être réalisé (en pourcentage).
- La facture de situation est un document contractuel qui doit comporter plusieurs mentions obligatoires pour être conforme.
Dans le secteur du bâtiment, il n’est pas rare que les professionnels établissent des situations de travaux, notamment pour des chantiers de longue durée où les paiements sont effectués au fur et à mesure de l’avancement des travaux. Ce dispositif permet de suivre et de facturer les travaux réalisés à des étapes clés du projet.
Mais de quoi s’agit-il exactement ? Comment réaliser une situation de travaux ? Quels sont les avantages et les risques de ce dispositif ? On vous explique tout dans notre article.
Qu’est-ce qu’une situation de travaux ?
La situation de travaux, aussi appelée situation d’avancement, est un document contractuel couramment utilisé dans le secteur du BTP. Elle est établie en fonction des étapes clés du chantier. Le principe est alors de chiffrer l’avancée des travaux, afin de pouvoir établir des factures de situation, aussi appelées des factures d’avancement.
C’est pourquoi il est important de créer un planning détaillé du chantier, avant le début du projet, avec toutes les tâches à réaliser et les postes clés (comme le gros œuvre, la plomberie, etc.). Cela permet d’avoir une vue d’ensemble des différentes étapes du chantier et de déterminer les moments appropriés pour facturer l’avancement aux clients.
En effet, la situation de travaux se calcule en pourcentage de réalisation de l’ouvrage, soit dans sa globalité, soit pour une prestation spécifique (on parle alors de marché). L’article L1111-2 du Code de la commande publique définit ce qu’est un ouvrage et établit très clairement la liste des travaux concernés.
La situation globale
Lorsqu’il y a plusieurs marchés en cours simultanément (comme les travaux de peinture, les raccordements électriques, les revêtements de sol, etc.), une facture de situation globale peut être établie. Celle-ci résume l’avancement individuel de chaque marché sans entrer dans le détail des tâches. Elle fournit un pourcentage global d’avancement du projet, utile notamment pour un chantier de rénovation.
La situation détaillée
La facture de situation détaillée est généralement utilisée pour évaluer l’avancement qualitatif des travaux. Elle est émise à des étapes clés du chantier, ou lorsque des lots spécifiques sont terminés. Ce document fournit un aperçu détaillé des travaux effectués pour chaque lot, en indiquant les pourcentages d’avancement et les montants correspondants.
Pour chaque situation, une facture est associée, avec le degré d’avancement du chantier.
Cette facture doit être adressée au maître d’ouvrage, au moment de l’échéance. En fonction du client, l’échéance de la facture de situation peut être chaque mois ou aux dates définies dans le contrat.
Pourquoi faire une situation de travaux ou d’avancement ?
Une situation de travaux ou d’avancement revêt une importance stratégique pour les maîtres d’œuvre et les maîtres d’ouvrage. Elle permet notamment de disposer d’une vision globale de toutes les étapes du chantier et ainsi de :
- réaliser un suivi précis de l’avancement des travaux ;
- d’optimiser la coordination entre l’ensemble des parties prenantes ;
- d’assurer une communication transparente ;
- échelonner les paiements en fonction de l’avancement du chantier ;
- s’assurer de disposer d’une trésorerie suffisante pour l’exécution des travaux.
Vous l’aurez compris, étaler la facturation d’un chantier dans le temps, en éditant des factures intermédiaires (factures d’avancement) tout au long de sa progression, permet de maintenir une certaine transparence financière et d’optimiser la gestion de vos ressources. D’où l’importance de recourir à ce dispositif.
Sachez que vous pouvez faire appel à des sociétés d’affacturage pour éviter les problèmes de trésorerie liés aux retards de paiement de vos factures de situations.
Il s’agit d’un organisme de crédit, appelé le factor. Ce dernier paie alors directement les factures d’avancement de vos clients et se fait par la suite rembourser par le maître d’ouvrage. Cette pratique est très répandue dans les marchés publics.
Comment faire une facture de situation ?
Tout comme pour une facture classique, la facture de situation, pour être conforme, doit comporter certaines mentions obligatoires :
- la date d’émission de la facture ;
- l’identité de l’entreprise (raison sociale, numéro de SIRET, numéro TVA intracommunautaire et coordonnées) ;
- l’identité du client ;
- l’adresse du chantier (si différente de l’adresse de facturation) ;
Mais aussi des mentions spécifiques telles que :
- le numéro de devis identique au numéro de situation de travaux ;
- la désignation des marchés ;
- le degré d’avancement des travaux (pourcentage) dans leur globalité ou par marché ;
- les montants HT et TTC ;
- le montant total HT et TTC.
N’oubliez pas que lorsque le chantier sera finalisé, vous devrez alors éditer une facture de clôture. Cette dernière, en plus de reprendre l’ensemble des mentions obligatoires, devra aussi indiquer le solde restant et lister l’ensemble des factures de situation déjà payées avec le montant associé.
À ce titre, elle peut servir de preuve en cas de litige, d’où l’importance de veiller à sa conformité. D’autant plus, que tout manquement peut vous exposer au paiement d’une amende (15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, pouvant aller jusqu’à 75 000 € en cas de récidive).
Un logiciel de facturation adapté au secteur du BTP, comme Obat ou Tolteck, ou encore Graneet, peut vous aider à réaliser et à personnaliser facilement vos factures d’avancement.
Automatisation du processus, risque d’erreurs réduit, suivi en temps réel, meilleure communication, tels sont les avantages de recourir à l’un de ces logiciels de factures du bâtiment.
Si toutefois, vous ne souhaitez pas pour l’instant investir dans un tel logiciel, pour diverses raisons, nous vous proposons notre modèle de facture de situation. Une solution clé en main pour vous faire gagner du temps dans votre quotidien, à adapter à vos besoins.
Comment comptabiliser une facture de situation ?
Les factures de situation de travaux doivent être éditées au fur et à mesure de l’avancée du chantier. De ce fait, la comptabilisation de ces factures demande une certaine rigueur dans leur gestion. En effet, le traitement comptable de ces factures se veut spécifique, et demande alors une certaine expertise.
Il est important de bien respecter toutes les étapes, à savoir :
- l’enregistrement de la facture en créance client ;
- la répartition des coûts sur les bons comptes ;
- la comptabilisation des revenus ;
- la gestion de la TVA ;
- le rapprochement des paiements reçus avec les créances clients.
N’hésitez pas à vous faire accompagner par un expert-comptable ou à recourir à un logiciel de comptabilité du BTP comme Vertuoza ou Graneet. Il vous permettra, en plus de la facturation, d’exporter vos données comptables.
Quels sont les risques liés à la situation de travaux à connaître ?
Pour rappel, la situation de travaux se base sur un travail de chiffrage. Même si vous suivez scrupuleusement toutes les étapes pour réussir au mieux votre situation de travaux, vous êtes susceptible de faire face à des aléas.
La situation de travaux présente alors deux grands risques.
Risque contractuel
Pour rappel, la situation de travaux prend en compte les éléments du contrat pour chiffrer les degrés d’avancement et établir les factures correspondantes.
Ainsi, si des modifications sont faites sur le contrat initial, cela peut impacter le montant total de la prestation et donc créer un décalage avec le montant facturé dans les situations de travaux. Certes, des ajustements de paiement peuvent être réalisés avec les parties prenantes. Mais il faut faire attention dans le cas où vous faites appel à une entreprise d’affacturage. En effet, cela pourrait la mettre dans une situation délicate.
Veillez aussi à bien rédiger vos clauses du contrat, n’hésitez pas à détailler l’intégralité des travaux compris dans la prestation. En effet, une mauvaise interprétation des travaux inclus ou non dans le contrat pourrait générer des conflits.
Si votre client conteste votre situation de travaux, cela peut engendrer des retards de paiement et impacter fortement votre trésorerie.
Risque financier
Lors de l’établissement de vos situations de travaux, vous devez prendre en compte tous les éléments à votre disposition pour proposer un chiffrage le plus juste possible.
En effet, des erreurs ou des oublis peuvent avoir de lourdes conséquences. Une sous-estimation des coûts dans vos situations de travaux peut compromettre la rentabilité du projet. De même, une surestimation des coûts peut nuire à la relation client.
L’important, c’est de bien communiquer avec votre client pour connaître exactement ces besoins. Vous devez vous assurer qu’il n’y ait pas d’erreur dans le volume de travaux à réaliser ou encore dans les quantités de matériaux utilisés.
FAQ
Quelle est la différence entre acompte et situation de travaux ?
L’acompte est une avance qui doit être versée avant même le début des travaux. La situation de travaux, quant à elle, correspond à une facturation pendant l’exécution des travaux, en fonction de la progression du chantier, avec une échéance chaque mois ou à des dates définies dans le contrat avec le client.
Quelle est la différence entre facture et facture de situation ?
La facture de situation est apparentée à une facture classique. Sa seule différence réside dans le fait qu’elle est utilisée exclusivement dans le secteur du BTP et qu’à ce titre, elle doit contenir des mentions spécifiques, en plus des mentions légales obligatoires, comme la numérotation (facture n° – Situation n° sur devis n°).
Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture de situation de travaux ?
Outre les mentions légales obligatoires communes à toutes les factures, la facture de situation de travaux comporte aussi des mentions spécifiques. Ainsi, vous devez indiquer le numéro de devis correspondant à la situation de travaux, la désignation des marchés et le degré d’avancement des travaux dans leur globalité ou par marché.
