Comment faire une facture d'avoir ? Modèle et Exemple !

Vous avez besoin d’annuler ou de modifier une facture ? Il vous faudra faire une facture d’avoir. Pour vous aider à y voir plus clair, voici un guide détaillé ainsi qu’un modèle de facture d’avoir (au format Excel).

Facture d’avoir : définition et cas d’utilisation

Définition

La facture d’avoir, également appelée « note de crédit », est un processus comptable qui permet à une entreprise de modifier une facture précédemment émise (l’annuler ou la corriger).

Dans un premier temps, rappelons que les factures sont des documents séquentiels numérotés et chronologiques. Les factures ont un caractère obligatoire car elles permettent un suivi des activités de l’entreprise. Une facture émise est donc enregistrée dans le système de comptabilité et ne peut ni être modifiée ni être supprimée.

L’émission d’un avoir, permettant l’annulation totale ou partielle de la précédente facture, est donc la méthode légale pour modifier une facture. La note de crédit, ou avoir, permet de reconnaître juridiquement une dette envers un client et de l’enregistrer au niveau comptable.

Généralement, une facture d’avoir est valable 5 ans et se conserve 10 ans dans la comptabilité. Une entreprise peut décider d’établir des conditions de vente différentes, réduisant ainsi la durée de validité de l’avoir. Grâce à l’émission de cette facture d’avoir, vous pourrez enregistrer un remboursement partiel ou total d’une facture.

Dans quels cas avez-vous besoin de faire une facture d’avoir

Voici les situations dans lesquelles vous pouvez émettre un avoir :

• Lors d’un geste commercial : les gestes commerciaux sont une arme importante pour les entreprises. Pour regagner la confiance d’un client, le fidéliser ou ne pas le perdre, il est possible de faire bénéficier ce dernier d’une remise. On parle alors souvent de facture d’avoir commerciale.
• Lors d’un retour de marchandises : des retours de marchandises peuvent-être effectués si le client n’est pas satisfait avec vos produits ou services. Vous devrez dans ce cas la modifier ou annuler la facturation.
• Lors d’une erreur sur la facture : une erreur ou un oubli peuvent être à la source de l’émission d’une note de crédit. Les erreurs concernant le prix, le calcul ou les coordonnées du client peuvent alors être corrigées.
• Lors de l’annulation d’une facture : vous pouvez faire face à une demande d’annulation totale d’une facture si le client n’est pas satisfait de vos prestations (si vos services ne correspondaient pas à ce que le client attendait, en cas de dommage sur les marchandises, de double facturation, etc.). 
• Lors de l’ajout de prestations supplémentaires à facturer : le client peut demander d’ajouter des prestations à la facture s’il préfère par exemple avoir une facture unique plutôt qu’une facture pour chaque prestation.

Attention, il ne faut pas confondre la facture d’avoir, ou note de crédit, avec la facture d’acompte ! Les factures d’acomptes représentent des factures notifiant du paiement d’un premier versement, constituant un acompte.

Est-il obligatoire de faire une facture d’avoir ?

La facture d’avoir est un document obligatoire pour annuler ou modifier une facture, puisque la loi interdit de modifier ou supprimer une facture une fois qu’elle a été faite.

Quelles sont les mentions obligatoires pour une facture d’avoir ?

Les factures d’avoir contiennent généralement les mêmes mentions légales obligatoires que les factures classiques facilitant ainsi la comparaison entre les factures émises à l’origine et les factures d’avoir. En revanche, pour les distinguer clairement, il faut que le titre « facture d’avoir » soit clairement visible. Il faut également que soit visible le numéro et la date de la facture qui est actuellement en train d’être modifié ou annulé. 

Les mentions obligatoires qui doivent facturer sur les factures d’avoir sont les suivantes :

• la date d’émission de la facture d’avoir ;
• le numéro de la facture d’avoir ;
• le numéro de facture qu’elle annule ou modifie ;
• le nom du client à qui vous adressez la facture, son adresse et l’adresse de facturation ;
• la date de la vente ou de la prestation de service ;
• l’identité du vendeur (nom ou dénomination sociale, numéro RCS ou RM, adresse du siège, forme juridique et montant du capital en cas de société) ;
• le numéro du bon de commande le cas échéant ;
• la désignation du produit ou de la prestation ;
• le décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni ;
• le prix unitaire et les majorations éventuelles ;
• le taux de TVA applicable ;
• les réductions éventuelles ;
• la somme globale à payer HT et TTC ;
• la date de règlement attendue.

Modèle de facture d’avoir excel à télécharger

Pour ceux qui le souhaitent, nous mettons à disposition gratuitement un modèle de facture d’avoir à télécharger sous deux formats :

• Modèle facture d’avoir Excel à télécharger ici
• Modèle facture d’avoir Word à télécharger ici

Enfin, certains cherchent un modèle au format PDF. Aucun intérêt à notre avis, il sera beaucoup plus facile de le modifier sous Word ou Excel et d’en télécharger ensuite une version finalisée en PDF.

Pour respecter la réglementation en vigueur, mieux vaut passer par une solution qui est inaliénable, en ce sens où vous n’avez pas la possibilité de modifier manuellement une facture une fois que celle-ci aura été émise. C’est certes plus contraignant si vous faites une erreur, car il faudra émettre un avoir pour la recommencer ou l’annuler sans la supprimer, mais cela vous garantit une traçabilité parfaite des numéros de facture.

Comment gérer la TVA sur avoir ?

Après avoir effectué la vente de vos biens ou services, si vous êtes amené à effectuer un une facture d’avoir par la suite, il y aura des modifications indirectes sur la facture initiale déjà comptabilisée. Lorsque vous avez effectué votre vente, la TVA a été collectée sur cette vente.

Les correctifs qui ont affecté le montant du chiffre d’affaires, notamment : les rabais, les factures d’avoir consentis à des clients ou obtenus de fournisseurs doivent être portés en ligne 3C « régularisations » (source).

La comptabilisation d’une facture d’avoir

Pour comptabiliser une facture d’avoir, vous devez suivre avec précision les règles de numérotation des factures. Pour cela, vous pouvez vous fier à la numérotation habituelle automatisée ou créer une numérotation propre aux avoirs. Quelle que soit la méthode de comptabilisation que vous choisissez, il faut suivre les règles de conservation des factures (sous format papier à l’aide d’un processus d’archivage, sur un support électronique pour les factures électroniques).

Pour comptabiliser des avoirs de vos clients lors de votre exercice comptable, il faut :

• Débiter le compte 709 « rabais, remises et ristournes accordées par l’entreprise » et le compte 44571 « TVA collectée » ;
• Créditer le compte 4111 « client – vente de biens ou de prestations de services ».

Comment faire une facture d’avoir ? Les alternatives au modèle

Faire une facture d’avoir en utilisant un modèle ou un exemple est tout à fait possible, mais à vos risques et périls, et choisir un logiciel de facturation est désormais le plus recommandé pour éviter les erreurs. Cela facilite votre travail, en plus de l’aspect sécuritaire et pratique.

La facture d’avoir étant monnaie courante dans le domaine du BTP, c’est tout naturellement qu’un bon logiciel devis-facture du bâtiment comme Tolteck par exemple vous permettra de les faire.

À noter qu’il existe aussi des solutions de facturation en ligne moins spécialisées qui le permettent aussi.

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