Logiciel de facturation : est-il obligatoire en 2024 ? 

Vous vous posez des questions concernant l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation, et vous avez toutes les raisons de le faire ! Les changements réglementaires et législatifs des dernières années ont semé le trouble concernant les obligations en la matière, et notamment s’il était obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation. Vous voulez y voir plus clair et savoir si vous êtes concerné ? Suivez le guide !

Logiciel de facturation : est-ce obligatoire ?

Les dernières évolutions législatives et les obligations relatives aux logiciels de caisse certifiés ou encore à la facturation électronique ont porté à confusion de nombreux entrepreneurs sur la question du logiciel de facturation obligatoire. En 2024, la réponse reste toujours la même :

Vous pouvez donc éditer vos factures d’autres façons, tant qu’elles respectent les obligations en vigueur : facturier papier, modèles de facture, tableur, …

Ceci dit, les obligations liées à la facturation sont exigeantes. En effet, les devis et factures doivent contenir certaines mentions obligatoires, être numérotés correctement ou encore être conservés pendant une durée définie. Les professionnels doivent aussi impérativement éditer des factures lors d’opérations en BtoB et des factures électroniques pour les collectivités.

Alors dans les faits, utiliser un logiciel de facturation est implicitement devenu obligatoire pour beaucoup d’entreprises.

Pour qui le logiciel de facturation est-il obligatoire ?

Ce que dit la loi

Nous l’avons dit, la loi n’impose pour l’instant pas d’utiliser un logiciel de facturation pour les TPE, PME ou indépendants. Vous pouvez rédiger vos factures et devis sur le support que vous souhaitez, tout en respectant les obligations légales sur la forme et le fond.

En revanche, la complexité de la loi réside dans le type de logiciel à utiliser en fonction des caractéristiques de l’entreprise utilisatrice.

La loi de finances de 2016 imposait à toutes les entreprises assujetties à la TVA et utilisatrices d’un logiciel de gestion (comptabilité, caisse, gestion commerciale ou facturation) de choisir un logiciel dit “certifié”. Pour être conforme, l’outil doit ainsi répondre aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. S’en est suivie la Loi Anti-fraude de 2018 qui a restreint le champ d’application de cette obligation aux logiciels disposant d’une fonctionnalité de caisse et à certaines entreprises uniquement. Difficile donc de s’y retrouver !

Pour rappel : un logiciel qui enregistre extra-comptablement les paiements peut aussi bien concerner des logiciels de gestion financière, de facturation, de caisse, mais aussi certains terminaux de paiement.

Pour faire simple, l’utilisation d’un logiciel de facturation, qui plus est certifié, est obligatoire en 2024 si :

• vous enregistrez des paiements sur celui-ci ;
• vous êtes assujetti à la TVA ;
• vous facturez (uniquement ou entre autres) des particuliers à travers la vente de biens ou la prestation de services en BtoC.

Si vous encaissez aussi bien des particuliers que des professionnels, vous êtes également concerné.

Les exceptions

Certaines entreprises ne sont pas concernées par ces obligations.

Les entreprises qui travaillent uniquement en BtoB ont de toute façon l’obligation d’émettre des factures. Ces dernières et celles qui réalisent des opérations avec l’Etat (en BtoG) sont dorénavant et/ou progressivement soumises à la facturation électronique. Cela signifie, rappelons-le, une facture dématérialisée, c’est-à-dire qui répond aux critères de lisibilité, d’authencitité et d’archivage. Un logiciel de facturation électronique devient donc indispensable. Il n’a également, en théorie, pas l’obligation d’être certifié mais la plupart le sont également.

Dernière exception, vous n’êtes pas non plus contraint d’utiliser un logiciel de facturation si vous êtes soumis au régime du remboursement forfaitaire de TVA agricole.

Pour résumer, une entreprise doit obligatoirement utiliser un logiciel de facturation, qui plus est certifié, si elle réunit ces conditions :

• vendre des services ou biens à des particuliers ;
• être assujetti à la TVA ;
• et utiliser un outil (un logiciel de facturation) qui enregistre les paiements reçus.

Sur le principe, toutes les autres entreprises peuvent choisir ou non d’utiliser un logiciel de facturation, et que celui-ci soit conforme ou non, c’est-à-dire :

• celles en franchise de TVA ;
• celles qui effectuent des ventes exonérées de TVA ;
• celles qui travaillent exclusivement en BtoB ou avec les collectivités.

Toutefois, si vous décidez d’acquérir ce type d’outil de gestion, vous avez tout intérêt à choisir un logiciel certifié pour vous protéger des risques encourus.

Quels sont les risques en cas de non-conformité ?

En cas de contrôle de l’Administration Fiscale, vous devez tout d’abord fournir une attestation de certification provenant de l’éditeur de votre logiciel. Elle prouve que celui-ci a obtenu une certification émise par un organisme indépendant.

Un délai de 30 jours vous sera accordé pour vous équiper d’un logiciel de facturation conforme, sans quoi vous serez à nouveau sanctionné par une nouvelle amende de 7 500€, et ainsi de suite. Vous devrez également régler tous les droits correspondants aux recettes non conformes, ainsi qu’une pénalité de 80% pour manœuvre frauduleuse.

Un éditeur peut vous transmettre une auto-attestation affirmant la conformité de son logiciel. Mais cela ne signifie pas que le logiciel est certifié. Il ne répond pas aux obligations légales d’un logiciel certifié, puisque la certification n’a pas été établie par un organisme indépendant.

Vous l’aurez compris, mieux vaut s’assurer que votre logiciel de facturation est conforme ! Nous vous conseillons de vérifier ce point dès le début de vos recherches du meilleur logiciel de facturation et surtout de faire la demande d’attestation de certification auprès de l’éditeur du logiciel.

Quels sont les avantages à utiliser un logiciel de facturation ?

Soumis ou non à l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation, les indépendants, TPE et PME ont tout intérêt à s’équiper de ce type d’outil.

Le respect des obligations légales

Ces solutions, notamment si elles sont certifiées, vous garantissent d’établir vos devis et factures dans le respect des obligations légales. Comme nous le mentionnions auparavant, la facturation fait l’objet de nombreuses réglementations. Un logiciel de facturation contient toutes les fonctionnalités pour vous faciliter la tâche : ajout automatique des mentions légales, numérotation automatique, suppression des documents contrôlée, … Par ailleurs, si vous optez pour un logiciel de facturation en ligne, vous bénéficiez des dernières mises à jour automatiquement.

Finie la veille légale, vous savez que votre outil inclut les dernières obligations relatives à la facturation !

Enfin, les évolutions législatives de ces dernières années laissent aussi à penser que l’on tend vers une digitalisation de tous les processus, surtout dans le monde de l’entreprise. Alors, autant trouver votre logiciel de facturation et profiter de tous ses avantages dès maintenant !

Moins d’erreurs, plus de temps

En digitalisant et automatisant vos processus de facturation, vous limitez le risque d’erreur. Vos prix, taxes, marges sont automatiquement calculés pour vous. Les informations client sont centralisées et intégrées à vos documents commerciaux. Vos stocks sont mis à jour et les informations financières peuvent même être exportées ou éditées pour votre comptabilité.

Il fait gagner du temps et vous permet de passer moins de temps sur cette tâche chronophage et/ou de vous recentrer sur votre cœur de métier.

La centralisation et la sécurisation des données

Les logiciels de facturation ont aussi pour avantage de centraliser de nombreuses données : information clients, produits/services, stocks, trésorerie, … Vous pouvez ainsi trouver facilement les données importantes de votre entreprise et les exploiter pour effectuer le suivi financier de votre activité.

Les logiciels de facturation en ligne ont par ailleurs pour avantage de pouvoir s’intégrer à vos autres outils de gestion : logiciels de comptabilité en ligne, logiciels de caisse, logiciels CRM, etc… Ainsi, toutes vos données sont synchronisées et partagées automatiquement.

En utilisant un outil de facturation, vous avez aussi la garantie que vos données sont protégées, confidentielles et sécurisées. Les logiciels en ligne ont par ailleurs l’avantage de conserver vos données sur le Cloud. Il est donc plus facile de les récupérer si jamais vous les perdiez.

Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation certifié ?

Pour conclure, vous vous demandez sans doute s’il est nécessaire d’utiliser un logiciel qui a une certification si l’on n’est pas concerné par l’obligation légale.

La réponse est oui. Au-delà de la Loi Anti-Fraude, la législation française est complexe en matière de facturation. Pour obtenir une certification, les éditeurs de logiciels de facturation doivent répondre à des exigences poussées. Les logiciels font l’objet d’un audit avancé. En optant pour un outil certifié, vous avez des garanties sur la fiabilité, la sécurité, la confidentialité de votre logiciel et de ses fonctionnalités. Rassurez-vous, il existe aussi des logiciels gratuits de facturation si vous ne voulez pas investir tout de suite dans des solutions plus avancées.

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