En bref
- À la fois justificatif comptable et preuve juridique d’une vente ou d’une prestation (et de la transaction qui l’accompagne), la création d’une facture est soumise à des règles strictes.
- Un bon processus de facuturation passe par des bons outils et de l’automatisation, afin de gagner du temps du devis jusqu’au paiement en passant par les relances.
- Les acomptes, la TVA ou la suppression de factures sont les principaux écueils à éviter.
S’il existe un élément de gestion de votre entreprise sur lequel vous pouvez gagner en temps et en efficacité, c’est bien le processus de facturation. Très réglementé, il n’en est pas moins obligatoire et récurrent. Nous vous donnons ici quelques conseils pour transformer ce qui pourrait être un pensum en un véritable atout pour votre activité.
Processus de facturation : quelles sont les règles à respecter ?
Si vous lisez cet article, il y a de grandes chances que vous soyez un professionnel ou que vous souhaitiez le devenir. Or, toute activité professionnelle a une obligation de facturation pour les ventes de :
- produits ou services à d’autres professionnels ;
- produits ou services à des particuliers qui font la demande d’une facture ;
- services à des particuliers pour un montant supérieur à 25€TTC.
À la fois justificatif comptable et preuve juridique d’une vente ou d’une prestation (et de la transaction qui l’accompagne), la création d’une facture est donc soumise à des règles strictes. Voici les plus importantes d’entre elles :
- Une facture doit être écrite en français ;
- être établie en 2 exemplaires (un pour vous, un pour le client) ;
- comprendre une date d’émission et une date de prestation (vente ou service) ;
- être associée à un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue ;
- comporter les informations d’identification obligatoires du vendeur et de l’acheteur ;
- intégrer le prix de vente HT et TTC, ainsi que le taux de TVA et toute réduction octroyée ;
- établir les conditions de paiement et de pénalités, ainsi que la durée légale.
En réalité, nous vous conseillons de démarrer dès maintenant votre transition vers la facturation électronique, comme vous le verrez dans la suite de l’article.
Les 6 bonnes pratiques d’un processus de facturation qui fonctionne
Vous l’aurez constaté, la réglementation de la facturation est stricte mais finalement très standardisée. C’est pourquoi il est assez simple d’optimiser votre processus de facturation en suivant quelques bonnes pratiques. Une facturation efficace vous fera non seulement gagner du temps administratif et comptable, mais elle est aussi la gageure du sérieux de votre entreprise vis-à-vis de vos clients.
1. Digitaliser votre processus
La 1ère bonne pratique reste la plus importante à nos yeux, et vous orientera naturellement vers toutes les autres étapes : la digitalisation de votre processus. D’abord pour une raison simple. Même si l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas encore obligatoire, la facturation est en passe de devenir obligatoirement électronique.
Bientôt, toutes les entreprises devront s’y soumettre à partir de 2026. Ça tombe bien, vous constaterez que le digital permet d’automatiser tout le processus de facturation, afin de le rendre beaucoup plus efficace, moins chronophage et plus sûr. En partie grâce aux fonctions intégrées dans plusieurs logiciels de facturation très fiables et simples d’utilisation.
2. Établir un devis
Si votre entreprise vend des prestations de service, un processus de facturation efficient commence avant même l’envoi de la facture. En effet, établir un devis personnalisé vous permettra d’établir une relation de confiance avec votre futur client, et de cadrer votre prestation. Si le client attend de vous des services supplémentaires, vous aurez ainsi un document écrit auquel vous référez.
Aujourd’hui, les logiciels de facturation tels Sellsy, INFast ou Freebe vous permettent de réaliser des devis en quelques clics, avant de les transformer rapidement en facture une fois acceptés. Un vrai gain de temps sur le processus.
3. Créer un carnet d’adresses clients
Si vous croyez en votre produit ou en votre travail sur vos prestations, il est normal de penser à la fidélisation client. Alors pourquoi vous embêter à chercher et rentrer les informations d’un client récurrent à chaque fois que vous devez lui transmettre une facture ? Ça tombe bien, c’est une fonction native des logiciels qui vous permettront de créer, enregistrer, éditer vos clients comme bon vous semble, afin de faciliter les processus de création de facture pour des clients déjà existants.
4. Automatiser les relances et abonnements
Rien de plus frustrant que de courir après le paiement d’une facture lorsqu’on a un agenda déjà bien rempli. L’automatisation des relances, envoyées en fonction des conditions de paiement établies au préalable, est un bon moyen de ne pas vous faire oublier de vos clients. Elle vous permettra aussi de réduire délais de paiement et impayés : un vrai plus dans le BFR de votre entreprise ! Aujourd’hui, certains logiciels de comptabilité vous permettront de mettre en place ces automatisations facilement.
Au même titre que les relances, la récurrence de facturation d’un produit par abonnement est aujourd’hui facilement automatisable, et vous fera gagner de nombreuses heures sur votre gestion comptable. Enfin, si vous êtes prestataire de services, un logiciel de facturation compatible avec l’API Tiers de Prestation vous permet d’accélérer et d’automatiser les paiements de vos clients. De leur côté, ils bénéficient de l’Avance immédiate de crédit d’impôt.
5. Faciliter le paiement en ligne
Si indiquer vos coordonnées bancaires en pied-de-page de votre facture pour recevoir vos paiements par virement est déjà une bonne pratique, vous pourriez aller encore plus loin. Aujourd’hui, des logiciels de paiement par lien ou TPE en ligne vous permettent d’envoyer rapidement des liens de paiement à vos clients, afin que ceux-ci puissent vous payer à distance avec une carte de crédit. Pratique, rapide et très sécurisé, vous vous démarquerez de vos concurrents avec ce service client supplémentaire.
6. Intégration comptable et lecture de KPIs
Le devis est accepté, la facture émise, la demande de paiement par lien envoyée et le service / produit finalement payé ? C’est parfait ! Mais vous pourriez ajouter une dernière pierre à l’édifice de votre processus de facturation : son intégration directe dans votre comptabilité.
En effet, plusieurs logiciels vous permettent de lier votre compte bancaire directement, afin de pouvoir effectuer des rapprochements bancaires facilement consultables par votre expert-comptable. Cette centralisation des données est d’autant plus efficace qu’elle s’accompagne d’autres fonctions de suivi, comme des tableaux de KPI (indicateurs de performance) qui vous permettront de savoir où vous en êtes sur votre chiffre d’affaires facturé, encaissé et votre rentabilité. Un vrai plus dans la gestion de votre trésorerie.
3 écueils à éviter pour améliorer votre processus de facturation
1. Créer des factures classiques pour vos acomptes
La comptabilisation des acomptes suscite toujours quelques questionnements. Soyons clairs : si vous pouvez émettre des factures spécifiques d’acomptes à vos clients afin qu’ils puissent vous payer, celles-ci ne doivent pas être passées en comptabilité, et donc ne pas rentrer dans la numérotation de vos factures standards ! En effet, vous comme votre client ne comptabiliserez que la facture finale. Celle-ci doit présenter le montant total de votre prestation ou produit, et un solde à payer égal au total minoré de l’acompte déjà versé.
Sur INFast par exemple, les factures d’acomptes sont automatiquement créées pour un client lorsque le devis est marqué comme « signé ». Ainsi le solde à régler est calculé automatiquement. Pratique.
2. Choisir le mauvais taux de TVA
Dans certains secteurs comme la restauration ou des secteurs réglementés comme la santé, il peut vite devenir complexe de s’en sortir avec les différents taux de TVA à 5,5% 10% et 20%. Veillez à bien associer chacun de vos produits et de vos services avec le bon taux de TVA afin de ne pas commettre d’erreurs de facturation.
Enfin, sachez que les logiciels comptables et de facturation vous permettent généralement de créer vos produits en amont, en leur appliquant le bon taux de TVA, ce qui réduira la marge d’erreur et vous fera gagner un temps précieux.
3. Supprimer une facture erronée après envoi
La réglementation sur la numérotation des factures est claire : il ne doit pas y avoir de “trous” dans la continuité des numéros de factures. Alors comment faire si vous avez commis une erreur sur votre facture initiale ?
D’abord ne vous inquiétez pas, ça nous arrive à tous ! Ensuite, 2 options s’offrent à vous :
- Émettre une facture rectificative : la facture rectificative est une nouvelle facture, avec son propre numéro, et avec la mention “Annule et remplace” associée à la facture erronée. Cette option est à envisager si votre client n’a pas encore réglé la 1ère facture. Il n’aura alors qu’à la remplacer dans sa comptabilité en payant la facture rectificative.
- Émettre un avoir : Un avoir, ou “facture d’avoir” ou même “note de crédit” chez nos voisins belges, est un document qui permet d’annuler comptablement un paiement en le recréditant à votre client. C’est l’option à prendre en considération si votre client a déjà payé votre facture, ou si par exemple vous vendez un abonnement. Dans ce dernier cas, votre avoir lui évitera ainsi de payer la facture suivante du même montant.
FAQ
Qu’est-ce qu’un processus de facturation ?
Un processus de facturation comprend toutes les étapes de facturation, de la création d’un devis au suivi des paiement, en passant par les relances.
Comment améliorer le processus de facturation ?
Pour améliorer votre processus de facturation, il est fortement recommande d’automatiser certaines tâches, mais aussi de les centraliser pour avoir une vision globale du suivi des factures.
Est-il obligatoire de dématérialiser une facture ?
Toutes les entreprises devront avoir un processus de facturation digitalisé en 2026 !
