En bref
- Souvent présenté sous forme de tableau, le rapprochement bancaire est la représentation de l’état comparatif final entre le solde affiché sur le compte bancaire, et le solde affiché en comptabilité.
- Le rapprochement bancaire n’est pas obligatoire mais permet de mieux gérer votre trésorerie et gagner du temps pour l’établissement du bilan
- Le rapprochement bancaire peut être fait à la main, sur Excel, ou bien à l’aide d’un logiciel de trésorerie ou comptabilité.
Non, la comptabilité n’est pas qu’une tâche ennuyeuse venant chaque mois importuner les indépendants et les entrepreneurs. C’est aussi et surtout un très bon moyen de mieux suivre l’état de votre trésorerie, afin de prendre ainsi les bonnes décisions pour votre entreprise. Et l’un des leviers pour une meilleure gestion comptable est le rapprochement bancaire. Voici ce qu’il faut savoir.
Qu’est-ce que l’état de rapprochement bancaire ?
L’objectif de la comptabilité est de retracer et de justifier toutes les opérations financières de votre entreprise. Ceci à des fins juridiques certes, mais aussi stratégiques afin d’avoir une vision claire de l’état de santé financier de votre entreprise. Un bon suivi comptable vous permet ainsi de mieux gérer votre trésorerie au quotidien, où de constater des points forts ou des défaillances de votre modèle en analysant les postes de charges et de produits.
Mais le suivi comptable est complexe : grand nombre d’opérations financières, justificatifs manquants, erreurs de saisie ou décalages des dates d’encaissement et comptabilisation sont autant de sources d’erreurs qui peuvent se glisser dans la tenue de la comptabilité d’une entreprise.
Souvent présenté sous forme de tableau, il est la représentation de l’état comparatif final entre le solde affiché sur le compte bancaire, et le solde affiché en comptabilité. On obtient donc un état de rapprochement bancaire après avoir exécuté ledit rapprochement bancaire.
Quelle est l’utilité du rapprochement bancaire ?
Si la réalisation d’un rapprochement bancaire de manière régulière n’est pas obligatoire, elle est fortement conseillée afin de garder une comptabilité propre et compréhensible. Les banques délivrant quasi systématiquement des relevés de comptes mensuels, il est donc facile de mettre en place un rapprochement bancaire chaque mois.
Exécuter cette tâche de manière régulière vous permettra de :
- Mieux gérer votre trésorerie : beaucoup d’opérations financières ayant une date de comptabilisation différente de la date effective d’encaissement / décaissement sur le relevé bancaire, il existe un décalage évident entre le suivi comptable et la trésorerie réelle. Le rapprochement bancaire vous permet ainsi d’avoir un aperçu précis de la réalité de votre trésorerie. Et de ce fait, vous pourrez plus facilement gérer vos créances restant à payer, distinguer les paiements dus mais non encaissés et donc relancer vos clients, ou encore budgéter vos projets efficacement en connaissant les mouvements de trésorerie à venir.
- Gagner du temps lors du bilan : Rien de pire qu’un expert-comptable qui vous présente, lors de l’établissement du bilan annuel, des dizaines de justificatifs manquants, chèques non encaissés ou des erreurs de saisie et des montants erronés sur des opérations largement datées. Le rapprochement bancaire, lorsqu’il est régulier, aura mis en exergue toutes les anomalies de ce type qui doivent être régularisées en comptabilité. Ainsi, vous vous épargnerez quelques heures de travail fastidieux en fin d’année comptable.
Comment faire un rapprochement bancaire ?
Un rapprochement bancaire est une opération relativement simple à faire, mais qui peut s’avérer assez longue si le nombre de mouvements bancaires est important. D’où, encore une fois, l’utilité de le réaliser régulièrement pour éviter le trop-plein.
Lettrage comptable
Avant de commencer un rapprochement bancaire, il faut s’assurer qu’il démarre sur des bases saines, à savoir des comptes équilibrés. Autrement dit, il vous faudra vérifier les soldes de départ de votre compte bancaire (solde en début de relevé et/ou en fin de dernier relevé) et de votre compte 512 en comptabilité, et vous assurer qu’ils sont identiques. Si ce n’est pas le cas, il est temps de faire une réconciliation bancaire sur la période précédente !
Pointage des écritures
Le gros du travail ! Il vous faudra vérifier chaque mouvement présent sur le relevé bancaire, et pointer son équivalent dans le compte Banque (512) de votre comptabilité. Et inversement. C’est ici que vous pourrez déceler les éventuelles erreurs de saisie de montants, ou les écritures non existantes. Assurez-vous de vérifier tous les paiements émis et reçus (virements, CB, lettre de change, retraits d’espèces), ainsi que tous les chèques émis et encaissés.
Construction de l’état de rapprochement
Vous avez maintenant pointé l’ensemble des écritures existantes, et logiquement décelé quelques écarts ou manquants. Ce sont ces divergences que vous allez mettre en exergue dans l’état de rapprochement bancaire, en calculant les soldes finaux et en les soustrayant pour obtenir un écart à corriger ultérieurement. Cet état de rapprochement bancaire peut se construire de diverses manières, que nous vous expliquons par la suite.
Correction et équilibrage
La dernière étape est évidemment celle de la correction. Il vous faudra équilibrer vos comptes en vue du prochain rapprochement en corrigeant les erreurs de saisie ou en retrouvant les factures et autres justificatifs manquants. C’est aussi ici que vous pourrez relancer vos clients avec des créances en cours, ou établir votre planning de règlement de factures.
Exemple concret de rapprochement bancaire
Quelles sont vos options pour faire un rapprochement bancaire ?
1. Manuellement / Excel
L’état de rapprochement bancaire réalisé manuellement se construit sous forme d’un tableau. Et quand on parle de tableau contenant des nombres, on pense très logiquement à un modèle Excel (ou Google Sheets).
Un tableau de rapprochement bancaire se construit en deux parties :
- La partie “Relevé bancaire” contenant 2 colonnes “debit” et “crédit”, où vous pointerez toutes les opérations présentes sur le relevé.
- L’autre partie correspond au compte Banque de votre comptabilité, avec ces mêmes colonnes “débit” et “crédit”. Attention néanmoins, un montant au “débit” sur relevé bancaire (une dépense) correspond à la colonne “crédit” du compte Banque (512). C’est comme ça que vous pourrez équilibrer les comptes en fin de rapprochement.
Ensuite, chaque opération présente sur le relevé bancaire et en comptabilité sera indiquée sur le tableau, sur une même ligne. L’ensemble des opérations listées représente les écritures dites “rapprochées”.
Les autres écritures seront elles aussi indiquées dans un second tableau similaire, qui rassemble les écritures “non rapprochées”. C’est ce second tableau qu’il faudra corriger par la suite.
La méthode Excel vous oblige à plonger dans la comptabilité et vous donnera une vision directe de votre trésorerie, car on ne retient jamais les choses aussi bien que lorsqu’on les réalise soi-même. Elle vous accordera aussi une grande flexibilité pour réaliser ces rapprochements lorsque bon vous semble. Mais là est aussi le danger : cette méthode est chronophage et peut très vite vous rebuter, au risque de procrastiner cette tâche et d’en perdre tous les bénéfices.
2. Laisser son expert-comptable le faire pour soi
La seconde option pour réaliser un rapprochement bancaire, est de confier cette tâche à un expert-comptable. C’est un moyen simple d’assurer une exécution régulière et sûre de ce travail, qui fait partie intégrante du rôle d’un expert-comptable associé à la tenue de votre comptabilité. Assurez-vous simplement que la lettre de mission en fasse mention.
En effet, les tarifs de ces prestations sont souvent élevés et représentent une dépense annuelle non négligeable pour une petite entreprise. L’autre inconvénient vient du fait que, même si vous fournissez toujours les justificatifs à votre comptable afin qu’il réalise les réconciliations bancaires, vous n’aurez plus une vision directe sur votre trésorerie réelle.
3. En utilisant un logiciel spécialisé
La troisième solution s’offrant à vous concerne l’utilisation de logiciels de type SaaS (Software as a Service) pour automatiser vos tâches de rapprochement bancaire. Nous avons catégorisé ces solutions en 2 familles : les logiciels de comptabilité générale et ceux spécialisés dans le suivi de la trésorerie.
Dans les deux cas, vous pourrez connecter votre compte bancaire directement afin de créer un flux de données provenant de votre compte vers le logiciel. Ensuite, tout est question de fonctionnalités et de cohérence avec vos besoins.
Les logiciels comptables
Les logiciels de comptabilité comme Pennylane ou Sellsy sont des solutions dites généralistes, qui embarquent des fonctionnalités diverses comme la création de devis, de factures ou le suivi de la TVA. Ces fonctionnalités peuvent même aller vers des outils de suivi prospect et CRM. Le rapprochement bancaire est assuré grâce à la possibilité de synchroniser votre banque, et d’attribuer à chaque dépense son poste comptable, et de charger un justificatif. Une fois vos dépenses comptabilisées et vos factures créées sur le logiciel, le rapprochement est possible. Idem, avec une solution intégrée à votre compte bancaire professionnel comme Indy, le rapprochement bancaire est automatique.
Un logiciel de comptabilité a l’avantage d’être versatile, et de proposer une gestion complète de votre comptabilité de la facturation jusqu’à la comptabilisation. Néanmoins, ils sont moins axés sur la gestion de trésorerie et proposent souvent des rapports d’analyse moins poussés que les outils qui suivent.
Les outils de suivi de trésorerie
Plus spécialisés que les précédents, un logiciel de trésorerie se concentre sur la gestion de votre trésorerie et donc justement des rapprochements bancaires. Ils sont souvent compatibles avec plusieurs comptes bancaires en même temps, ce qui permet d’avoir un aperçu global des liquidités disponibles dans votre entreprise.
Des logiciels comme Agicap, Fygr, iPaidThat ou encore Libeo sont dotés d’outils d’analyse assez poussés, grâce auxquels vous pourrez exécuter des rapprochements bancaires rapides et précis, et simuler une trésorerie prévisionnelle qui vous aidera à prendre des décisions stratégiques plus justes.
Moins complets mais plus spécifiques que les logiciels comptables, les outils de suivi de trésorerie n’en restent pas moins un bon complément pour suivre vos entrées et vos sorties, tandis que vous utiliserez le logiciel comptable pour préparer vos comptes de fin d’année. Mieux, certains softwares comme Agicap peuvent être directement intégrés à une grande variété d’outils de gestion (150+ dans le cas d’Agicap).
Pour résumer, la réalisation de vos rapprochements bancaires via un logiciel – généraliste ou spécialisé – représente un compromis qui nous paraît idéal pour de nombreuses activités, de tailles et de types différents. Aussi, cette solution peut tout à fait être considérée même pour des entreprises plus grandes, qui travaillent déjà avec un prestataire expert-comptable. Ces logiciels viennent dans ce cas pallier le manque de visibilité et de flexibilité évoqué dans la gestion quotidienne de la trésorerie lorsque la gestion comptable est sous-traitée.
FAQ
Comment établir un état de rapprochement bancaire ?
Pour réaliser un rapprochement bancaire, vous devez construire un tableau (ou utiliser un logiciel dédié), qui permet de comparer les relevés de votre compte bancaire professionnel avec compte 512 banque, afin de trouver les écritures rapprochées et non rapprochées.
À quelle fréquence faire un rapprochement bancaire ?
Il est conseillé de faire son rapprochement bancaire tous les mois, même si certains se contentent de le faire une fois par an.
Quel outil utiliser pour faire un rapprochement bancaire ?
Le plus simple pour gérer cette tâche est d’utiliser un logiciel (trésorerie ou comptabilité), mais vous pouvez aussi la déléguer à votre expert-comptable, ou bien encore utiliser un modèle de rapprochement bancaire sur Excel.
