Ressources Humaines

Organisation du travail : 10 conseils pour gagner en efficacité

L’organisation du travail est un élément central de la vie d’une entreprise. En effet, elle impacte de manière significative la productivité des collaborateurs et donc la rentabilité d’une entreprise. Pourtant, parvenir à adopter une organisation du travail fluide peut vite virer au casse-tête.

Vous souhaitez mettre en place une organisation du travail au service de l’efficacité de votre entreprise. Découvrez dans cet article nos dix conseils pour y parvenir.

Qu’est-ce que l’organisation du travail ? Éléments de définition

L’organisation du travail renvoie à l’ensemble des activités ayant pour finalité la répartition puis la coordination des tâches et responsabilités attachées à chacun.

En d’autres termes, l’organisation du travail répond à la question suivante : comment le travail et le temps peuvent-ils être répartis entre les différents membres d’un atelier ou d’une entreprise en vue d’optimiser son efficacité ?

Les enjeux derrière la mise en place d’une organisation du travail optimale

L’organisation du travail se révèle déterminante à la fois pour l’entreprise mais aussi pour le salarié. En effet, une organisation du travail optimale doit permettre de satisfaire aux exigences de rentabilité de toute entreprise. Quant au salarié, il recherche le meilleur équilibre entre sa vie personnelle et sa vie professionnelle.

Optimiser la gestion du temps

Le concept d’organisation du travail a largement évolué dans le temps. Le taylorisme au début du XXe siècle était caractérisé par un morcellement des tâches et des rapports hiérarchiques forts.

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Les exigences de rentabilité des entreprises n’ayant cessé de croître, la productivité s’est alors peu à peu imposée dans le débat autour de l’organisation du travail.

Les recherches constantes autour de la productivité et de l’amélioration des performances se sont alors progressivement déplacées vers plus de flexibilité. Quant à l’autonomie des individus, elle est de plus en plus valorisée pour que chacun prenne ses responsabilités quant à la gestion de son temps au travail.

Dégager du temps pour ses priorités afin d’atteindre des objectifs déterminés

Derrière toute organisation du travail, on retrouve en lame de fond la question de l’affection du temps comme ressource essentielle.

À ce titre, il est donc important de clarifier les objectifs et la finalité d’une tâche pour tendre vers la réalisation de celle-ci.

Fluidifier le travail d’équipe en favorisant la circulation de l’information

Le manque de communication interne peut nuire fortement à la qualité des relations de travail. Cela peut par la suite diminuer le niveau de confiance et le degré d’implication des collaborateurs.

Ainsi, grâce à une organisation du travail optimisée, il sera plus aisé d’adresser la bonne information à la bonne personne.

Nos 10 conseils pour une organisation du travail qui rime avec efficacité

1. Choisir les bonnes méthodes d’organisation du travail

Pour être efficace, une bonne méthode de travail a pour vocation de servir les objectifs de performance d’une entreprise. Ainsi, sa finalité est de permettre à chacun de savoir quoi faire et comment le faire.

Une méthode d’organisation du travail pertinente contribue ainsi à l’amélioration de la productivité et donc de la rentabilité.

Il existe plusieurs méthodes d’organisation du travail. Parmi les plus connues, on trouve :

  • La méthode 5 S qui se caractérise par une standardisation des postes de travail.
  • La méthode GTD (Getting Things Done). Basée sur 5 piliers, cette méthode a pour objectif principal l’amélioration de la productivité.
  • La méthode Pomodoro. Très connue, cette méthode repose sur une gestion minutée et structurée du temps. Réparties sur des intervalles de 25 minutes puis une courte pause de 5 minutes, les sessions de travail doivent permettre de venir à bout du multitâche en maintenant un niveau élevé de concentration.
  • La méthode Agile Scrum. Partant du postulat que le besoin initial peut évoluer, la méthode Agile Scrum s’articule autour de « sprint » d’une durée de deux à quatre semaines. Une fois les objectifs atteints, il est possible de passer au palier suivant.

2. Former les managers

Les managers ont un rôle primordial dans l’amélioration de l’organisation d’une entreprise. En effet, il est attendu d’eux qu’ils accompagnent les collaborateurs dans un monde du travail soumis à de profondes mutations.

Il ne s’agit pas seulement d’acquérir de nouveaux savoirs ou compétences. Il s’agit bien d’acquérir les « soft-skills » indispensables pour répondre aux besoins de flexibilité de l’organisation du travail.

3. Impliquer les collaborateurs

Outre la formation du management à plus de flexibilité, les collaborateurs aspirent à plus d’autonomie dans leur travail.

L’organisation du travail doit donc être pensée en vue de favoriser :

  • l’esprit d’initiative ;
  • la synergie entre les différents services ;
  • ainsi que la proactivité des collaborateurs.

Dans le cadre du processus de décision, on veillera à instaurer un climat de travail propice à la prise de parole tout en valorisant celle-ci.

4. Développer une culture d’entreprise saine

La question du sens et de l’alignement professionnel est de plus en plus prégnante. En effet, face aux changements qui s’imposent au monde du travail, les entreprises ayant une culture d’entreprise forte et saine parviennent plus facilement à sortir du lot. Les collaborateurs ont ainsi besoin de se retrouver dans les valeurs véhiculées par leur entreprise.

À l’image des valeurs qui émergent de plus en plus dans la société, les individus sont de plus en plus en recherche de transparence, d’éthique et d’écoresponsabilité.

Ainsi, un travailleur épanoui qui se reconnaît dans les valeurs de son entreprise sera moins enclin à tomber malade. Il sera aussi plus impliqué sur le long terme.

5. Choisir les bons outils

Les outils sont des composantes importantes d’une bonne organisation du travail. Ils participent à :

  • alléger la charge mentale ;
  • fluidifier le travail au sein des équipes ;
  • économiser du temps.

Pour améliorer l’efficacité de l’organisation de travail, il est important de s’équiper d’outils permettant de gagner du temps. Pour la plupart des entreprises, nous recommandant a minima un logiciel CRM pour optimiser la relation client ainsi qu’un outil de gestion de projet pour coordonner les équipes sur les projets complexes.

Pour terminer, sachez qu’il existe de nombreux logiciels SIRH comme Factorial ou Personio par exemple, qui vous permettront d’améliorer la gestion des ressources humaines.

6. Gérer les priorités

Afin d’organiser efficacement le travail, on veillera à clarifier les priorités. Cela permet de rester centré sur ce qui est véritablement important. Ainsi, on peut :

  • classer les tâches par ordre d’urgence ;
  • débuter sa journée de travail par la tâche la plus importante ;
  • oser dire non aux sollicitations excessives de ses collègues ;
  • s’accorder des pauses régulières pour avoir l’énergie nécessaire à son activité.

7. Optimiser le temps alloué aux réunions

L’objectif de toute réunion doit être avant de faciliter l’échange d’informations et de mettre l’intelligence collective au service de l’avancée des projets. Pour cela, il est important de veiller à définir au préalable un ordre du jour, les points à aborder et enfin la durée de la réunion.

8. Adopter la stratégie des petits pas

Très efficace, cette technique consiste à découper un projet en sous-tâches homogènes après les avoir listées et catégorisées. On peut alors les insérer plus facilement au planning et avancer de façon régulière.

9. Suivre les bons indicateurs de performance

Les indicateurs de performance ont pour finalité de valider la pertinence des actions réalisées par rapport aux objectifs fixés. Au sein d’une entreprise, on peut classer ces indicateurs en six grandes catégories : commerciale, ressources humaines, finance et comptabilité, communication, logistique et enfin informatique.

Il est possible de suivre la pertinence des indicateurs selon la méthode SMART. Basée sur cinq critères, cette méthode permet d’évaluer les performances en fonction de leur caractère Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réalisable, et Temporel.

10. Gérer les conflits

Pour une organisation du travail efficace, le levier relationnel est déterminant. Afin de ne pas se laisser submerger par cet aspect, on veillera toujours à agir en amont. Le rôle du management est alors déterminant. Il arbitre en cas de surcharge de travail, délègue aux personnes compétentes la réalisation d’une tâche.

FAQ

Quelles sont les formes principales d’organisation du travail ?

Les modèles d’organisation du travail basés sur le taylorisme-fordisme ont laissé place à de nouveaux modes d’organisation.
On retrouve alors le toyotisme et les Nouvelles Formes d’Organisation du Travail (NFOT) basées sur une flexibilité accrue, le management participatif ainsi que la recomposition des tâches.

Comment améliorer l’organisation du travail en entreprise ?

Pour améliorer l’organisation du travail en entreprise, il est important de veiller à :
– choisir un manager capable de mener avec diplomatie les membres de son équipe vers l’atteinte des objectifs ;
– prendre en compte les aspirations des collaborateurs ;
– s’équiper d’outils performants pour gagner du temps.

Guillaume Robez

Responsable éditorial

Guillaume est le co-fondateur d'independant.io. Sa spécialité ? Décrypter les offres, lire les conditions générales et les grilles tarifaires pour vous dénicher les meilleurs produits et services.