Le guide pour créer sa stratégie de communication interne 

La stratégie de communication interne est un outil efficace pour optimiser le fonctionnement d’une entreprise. Bien menée, elle peut en effet renforcer la cohésion des équipes et l’engagement des collaborateurs. Une communication interne structurée permet également d’accompagner les changements et d’améliorer la réussite globale de l’organisation. Comment élaborer une stratégie de communication performante ? Quels outils utiliser ? Voici tout ce qu’il faut savoir.

Qu’est-ce qu’une stratégie de communication interne ?

La stratégie de communication interne désigne un plan d’action qui garantit une transmission fluide des informations au sein de l’entreprise. Il est indispensable de l’aligner sur la stratégie globale de l’organisation.

Elle définit les outils, les messages, les canaux et les méthodes utilisés pour diffuser des informations entre les différents niveaux hiérarchiques et entre les équipes. Elle doit comporter plusieurs étapes, selon des objectifs préalablement définis. Elle doit aussi prévoir des indicateurs de performance (KPI) afin d’évaluer l’efficacité des actions mises en place et les ajuster si nécessaire.

Quels sont les objectifs et enjeux d’une stratégie de communication interne ?

L’objectif principal de ce plan de communication est de fournir à chaque salarié une vision claire de son rôle et de ses missions. Elle consiste plus précisément à :

• définir les objectifs de l’entreprise ;
• réfléchir sur le contenu, les messages à véhiculer ;
• segmenter vos salariés pour une communication efficace ;
• choisir des canaux de communication pertinents.

La stratégie de communication interne occupe une place importante au sein de l’entreprise. Ce travail regroupe en effet de multiples enjeux ayant un impact sur la productivité de votre organisation. Elle permet d’instaurer un climat de confiance avec vos collaborateurs en misant sur la clarté et la transparence. Elle vient également renforcer la motivation et l’engagement de vos collaborateurs qui se sentent considérés et intégrés dans l’organisation.

Les 7 étapes pour élaborer une stratégie de communication interne performante

Élaborer un plan de communication efficace demande une certaine préparation en amont. Il est nécessaire de ne pas brûler les étapes afin de vous assurer de détenir l’ensemble des éléments indispensables à la construction d’un plan d’action pertinent et profitable sur le long terme.

1. Réaliser un état des lieux

Avant même d’élaborer votre plan d’action, il est primordial d’identifier ce qui fonctionne et à l’inverse ce qu’il faudrait améliorer. La première question à se poser est donc de savoir comment, à ce jour, fonctionne la communication interne dans votre entreprise. Listez les forces et faiblesses de votre stratégie actuelle.

Pour cette étape clé, vous pouvez directement vous adresser à vos collaborateurs pour identifier les axes d’améliorations. Il est aussi possible de passer par un prestataire externe qui réalisera un audit.

Vous pouvez ainsi évaluer les outils et moyens de communication utilisés, le type de messages et informations transmis, les délais, etc.

2. Comprendre sa cible

Une communication efficace au sein d’une entreprise est une communication adaptée à l’ensemble des collaborateurs. Pourtant, il est bien évident qu’en fonction du profil de votre salarié, la manière de communiquer va être relativement différente.

Vous pouvez par exemple diviser vos salariés en plusieurs groupes, en fonction de l’âge ou encore du poste occupé.

3. Définir les objectifs

Pour élaborer un plan d’action concret, il est indispensable de définir au préalable les objectifs de votre communication interne.

N’oubliez pas, comme dans l’élaboration de toute stratégie, les objectifs fixés doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis (méthode SMART).

4. Déterminer un budget

Pour déterminer le budget nécessaire à la mise en place de votre stratégie de communication, vous devez recenser les actions prévues (achat d’outils, organisation d’événements, etc.). Prenez également en compte les coûts liés aux logiciels, aux supports de communication ou à la formation des équipes par exemple. N’oubliez pas enfin de prévoir une marge pour les imprévus et d’éventuelles mesures correctives.

5. Choisir les canaux de communication

Vous devez choisir des canaux et des supports de communication adaptés à votre cible. Ainsi, vous pouvez transmettre les informations via :

• des newsletters ;
• les outils Google Workspace ;
• des réunions d’informations ;
• l’intranet ;
• un livret d’accueil pour vos nouvelles recrues ;
• etc.

N’oubliez pas que votre stratégie de communication interne s’inscrit dans la durée. Veillez donc à ce que vos supports de communication soient mis à jour de manière régulière. L’attention de vos collaborateurs doit être maintenue.

6. Établir le plan de communication interne

Pour établir votre plan de communication interne, vous pouvez utiliser des logiciels de gestion de projet. Ces derniers possèdent des fonctionnalités qui vous permettront de créer facilement vos projets, de les partager et de suivre l’avancement de votre projet.

Grâce à un logiciel de gestion de projet, vous aurez une vision globale de votre plan de communication.

7. Analyser et évaluer les résultats

Pour vous assurer de l’efficacité de votre projet, la meilleure solution est de mettre en place un suivi des indicateurs clés de performance (KPI) pour les RH. Vous pouvez notamment utiliser les KPI suivants :

• le taux de participation : le pourcentage de salariés présents lors des réunions, qui répondent aux enquêtes de satisfaction ou qui s’inscrivent dans les sessions de formation. Un taux de participation élevé reflète un fort engagement de la part de vos salariés ;
• le taux d’absentéisme : il s’agit de connaître le nombre d’absences des salariés (à leur poste mais aussi en réunion, aux évènements, etc.) et cela démontre la qualité des moyens de communication ;
• le taux de turnover : une bonne communication interne est un levier puissant pour la rétention des talents et un manque ou une mauvaise communication peut être une des raisons évoquées en cas de taux de départs élevé ;
• le taux d’ouverture des messages : lors d’envoi de newsletter par mail pour évaluer l’intérêt de vos collaborateurs ;
• les statistiques des canaux de communication utilisés (taux de clics, nombre de connexion, etc.) : cela vous permet de savoir si les canaux de communication choisis sont pertinents et adaptés à votre cible.

Le mieux est encore de recueillir le feebdack de vos collaborateurs, mais aussi de vos managers, afin de mesurer l’impact du plan de communication interne sur la productivité des équipes.

Un suivi régulier et rigoureux de ces différents indicateurs vous permettra d’identifier rapidement les axes d’amélioration et de mettre en place les ajustements nécessaires.

Les 5 bonnes pratiques pour réussir votre stratégie de communication interne

Intégrer les salariés dans le processus

Donnez l’opportunité à vos salariés de s’impliquer dans la communication interne de l’entreprise. Une participation active renforcera l’engagement de vos collaborateurs et permettra d’instaurer un climat de confiance au sein de l’entreprise.

Diversifier les canaux et supports de communication

Vos collaborateurs ayant des profils variés, il est nécessaire de diversifier les canaux et les supports de communication utilisés afin de s’assurer que les informations soient bien transmises auprès de tous.

Utiliser les bons outils

Utiliser de bons outils est indispensable pour concevoir un plan de communication interne efficace et une stratégie qui fonctionne sur le long terme. Aujourd’hui, de nombreux outils sont à votre disposition pour vous faciliter le quotidien.

En effet, sachez qu’il existe de nombreux logiciels pour vous aider dans la diffusion des informations auprès de vos collaborateurs. C’est le cas notamment des :

• logiciels de newsletter interne (Brevo, MailChimp ou encore MailJet, etc.) ;
• intranets, comme Workplace ;
• logiciels pour les réunions interne en visioconférence (Livestorm, GoToMeeting, Zoom, etc.).

Le suivi d’indicateurs clés de performance (KPI) vous permettra d’évaluer l’efficacité de votre communication interne et notamment des outils de communication utilisés.

Adopter le bon ton

Votre communication interne doit être le reflet de votre culture d’entreprise. Le ton utilisé est donc très important lors de la transmission des informations auprès de vos collaborateurs.

Utiliser le bon ton vous permettra de maintenir cette proximité avec vos collaborateurs et de susciter leur attention.

Adapter le plan en fonction des résultats

N’oubliez pas de réaliser un suivi régulier de votre plan de communication interne et de réajuster si nécessaire. Les indicateurs clés de performance sont là pour vous alerter.

Quelques exemples de stratégie de communication interne

Pour vous aider dans l’élaboration de votre stratégie de communication interne, vous pouvez vous inspirer de ces quelques exemples.

Pour rappel, la stratégie mise en place doit vous permettre de réaliser des objectifs bien précis. Elle est donc propre à chaque entreprise et chaque situation.

Vous pouvez, par exemple, en définir une pour engager vos salariés en utilisant un réseau social d’entreprise. En effet, créer une communauté est la meilleure solution pour faire naître un sentiment d’appartenance. Pensez à organiser un team building pour renforcer la cohésion d’équipe et faciliter les échanges.

En cas de changements, vous pouvez accompagner la transition via l’envoi de newsletters ou encore l’organisation de réunions d’informations régulières. Prenez le temps d’expliquer les raisons de ce changement, les différentes étapes à venir. Vos salariés vont forcément formuler leurs inquiétudes et leurs doutes. N’hésitez pas à mettre en place une boîte à questions pour qu’ils puissent s’exprimer librement.

Un dernier exemple est l’amélioration de votre marque employeur. Vous pouvez prévoir d’utiliser le réseau social de votre entreprise pour créer une communauté solide. Vos salariés pourront ainsi relayer les informations et échanger entre eux. Proposez à vos employés de devenir des ambassadeurs et de créer du contenu pour l’intranet de l’entreprise. Mettez en place des outils pour recueillir leurs avis (comme des sondages par exemple) et privilégiez ainsi la communication interne ascendante.

Qui est responsable de la communication interne d’une entreprise ?

En fonction de la taille ou de l’organisation de votre entreprise, la gestion de la communication interne peut incomber à différents acteurs clés.

En effet, il est le mieux placé pour assumer la gestion de la communication interne puisqu’il est en lien constant avec la direction et les salariés. Son rôle est ainsi de retranscrire la stratégie globale de l’entreprise auprès des collaborateurs, via une stratégie RH pertinente.

Une bonne communication interne doit cependant être une responsabilité partagée. Le DRH doit pouvoir ainsi compter sur le service communication ou encore les dirigeants et les managers.

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